Breve panoramica del metodo Kan Ban e sua applicazione alla gestione del progetto di ricerca ENEA, “Smart Working X Smart Cities”. Il team di ricerca ha sperimentato l’uso del metodo KAN BAN, largamente impiegato nel settore della produzione sulla scia degli insegnamenti della Lean organization e del metodo Toyota, nell’organizzazione dell’attività progettuale. Il gruppo, che opera a distanza, ha personalizzato l’esperienza adoperando strumenti a disposizione gratuitamente sul web, tra cui Skype, Trello, Hangout e Drive. Le attività sono state condotte nell’ambito di un progetto formativo svolto con strumenti di e-learning e con strumenti di lavoro collaborativo a distanza che coinvolge due tirocinanti del Master di Economia Pubblica dell’Università La Sapienza e della Luiss School of Government

1. ALCUNE VALUTAZIONI SUL METODO
KAN BAN APPLICATO AI PROGETTI DI RICERCA
ANALISI E APPLICAZIONE DEL METODO KANBAN NEL PROGETTO "SMART-WORKING FOR SMART CITIES”
Giorgia Martucci, Marina Penna, Elisabetta Tatì

3. ONCE UPON A TIME IERI
1. Ufficio LUN., MAR.,
MER., GIO., VEN.
2. lavoro individuale e
lavoro di gruppo
3. Incontri cadenzati
necessari ai fini
dell’organizzazione
(telefono,
comunicazione
verbale, ecc.)
1. Avvento del
digitale
2. Nuovi mezzi
di
comunicazio
ne (es.email)
3. Contatti più
facili anche
tra sedi
distanti

4. OGGI
1. Superamento e_mail
2. Video conferenze
3. Soluzione e gestione per il mantenimento dei contatti
4. Nuove risorse informatiche
5. Decentralizzazione posto di lavoro

5. RITMI DI LAVORO DIVERSI
evoluzione degli stili di
vita e della società

6. Vi è mai capitato di
avere serie
difficoltà nel
gestire un team di
ricerca?

7. PUNTI CHIAVE CONSIDERATI NELL’ORGANIZZAZIONE
DEL GRUPPO E DEL FLUSSO DI LAVORO
• SINCRONIZZAZIONE E COORDINAMENTO DEL LAVORO DEI SINGOLI
E DEI GRUPPI NEL COMPLESSO DELLE ATTIVITA’
• CONCILIAZIONE DEI TEMPI PER OGNI MEMBRO DEL GRUPPO
• USO CORRETTO E FRUTTOSO DEGLI STRUMENTI DIGITALI
• METODO DI COMUNICAZIONE EFFICACE (BASTA CON LE EMAIL E
LA NECESSARIA PRESENZA DI UN COORDINATORE 24H/24H)
• RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI E RISPARMIO DI TEMPO

8. IL NOSTRO PROGETTO
CONTESTO

9. GRUPPO DI RICERCA
• 3 UNITA’:
1. ritmi di vita diversi
2. età diverse
3. modalità di spostamento e residenza diverse
4. Diversificazione progetti formativi
• MOTIVAZIONI E PROVENIENZE DIVERSE
A. Marina_ricercatore Enea_ Laureata in Chimica
B. Giorgia_ stagista_laureata in Economia
C. Elisabetta_ stagista_laureata in Scienze politiche

10. ALLA RICERCA DI UN NUOVO METODO DI
LAVORO
FLUSSO DI
LAVORO
INTUITIVO
Metodo
di lavoro
A DISTANZA
EFFICACE
ED
EFFICIENTE
Cosa
stavamo
cercando?

11. SELEZIONE DEGLI STRUMENTI
ASANA
TOGGL
TRELLO
EMAIL
CHAT
DOODLE
CONNECT
SKYPE
INCONTRI IN
SEDE
DROPBOX
ENEABOX
DRIVE
HANGOUT
DOODLE
EMAIL
ADOBE
CONNECT
DRIVE
Ricerca e sperimentazione

12. LO STRUMENTO SELEZIONATO: TRELLO

13. La Bacheca sul Kanban

14. Dentro la SCHEDA...

15. Questa applicazione nasce da una nostra
invenzione?
1. LAVORARE IN GRUPPO PER FLUSSO DI LAVORO
2. VISUALIZZAZIONE DEL LAVORO IN DO-DOING-DONE
(all’occorrenza bacheche di “idea”, “ready” e “check”)
3. CONDIVISIONE A DISTANZA DEL PROCESSO DI
ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO
4. SFOGO PER LA CREATIVITA’ ED I SUGGERIMENTI
5. METODO PARTECIPATO DI LAVORO
6. LAVORO ALLO STESSO TEMPO CONDIVISO ED INDIPENDENTE

16. OPPURE TUTTO QUESTO HA UN NOME?

17. “Start with what you do now”

18. KANBAN CONTENUTI
1. Cosa è Kanban: origini
2. Valori e fondamenti del metodo
3. Il sistema dei Flussi: immagini di sintesi
4. Il metodo nel settore della produzione: esempio di facile
comprensione “produzione pizza”
5. il Metodo nell’organizzazione del lavoro per gruppi di Lavoro:
in ufficio & a distanza

19. Cosa è Kanban? …. le sue origini
E' un METODO per definire, gestire e migliore la
produzione di beni e SERVIZI
La parola Kanban deriva dalla composizione delle
parole:
Kan: “visuale”
Ban: “segnale”
La metodologia faceva uso di cartellini visuali e di
lavagne dove questi cartellini erano attaccati per
monitorare gli stati di avanzamento della
produzione, l’approvvigionamento, l’acquisto o la
movimentazione dei materiali.
ORIGINI:
è uno strumento di lavoro che nasce in Giappone
nell’ambito della manifattura Lean e della
Toyota production
PRODUZIONE SNELLA: metodo per il controllo dei
flussi di produzione per evitare la
sovrapproduzione delle merci in entrata o dei
prodotti finiti in uscita
A partire dal 2007 Kanban è stato introdotto nel
software management come metodologia di
gestione e controllo (David J. Anderson)

20. PRINCIPI DEL METODO
COLLABORAZIONERISPETTO
TRASPARENZA
FLUSSI
EQUILIBRIO
LEADERSHIP
ACCORDI
FOCUS SUL
CLIENTE

21. Fondamenti del metodo
• Identificare le possibili opportunità di miglioramento:
miglioramento continuo
• Rappresentazione del flusso di lavoro: esplicitare il valore
• Limitare il Work-in-Progress: limiti per le attività in sospeso
• Controllo e gestione del flusso di attività: azioni e conseguenze
delle stesse
• Rendere esplicite le politiche di processo: ridurre gli sprechi per
raggiungere obiettivi coerenti

22. Kanban e produzione: PIZZERIA AL TAGLIO
• APPROCCIO PULL: ridurre al minimo le scorte per avere un prodotto di
qualità, tirando la produzione—>poche pizze pronte e CALDE
• METODO LEAN: nessuna pianificazione preventiva della quantità finale da
produrre, l’unico indicatore sono le scorte. —> in base alle scorte di pizza
sul bancone decide se fare altra pizza.
• PRODUZIONE SNELLA: ottimizzazione dei sistemi di produzione per dedicarsi
a task di alta priorità—> un forno più grande permetterà di cuocere più
velocemente
• FASI DI LAVORAZIONE DIVERSE:Task a bassa priorità vengono svolte se le
scorte sono sufficienti —> 3-4 pizze gli permettono di ripulire il negozio

24. Kanban in ufficio
• Strumento di comunicazione visuale
• Stabilizza il flusso di lavoro
• Inserisce dei Limiti
• Non più Sovraccarico e Sbilanciamento nei flussi di attività!
• Ottimizzazione nella gestione delle Urgenze!
• Organizza: scadenze,informazioni e ruoli

25. ESEMPIO PRATICO LAVAGNA KANBAN
TO DO ANALYZE WORK VERIFY DONE
DOING DONE DOING DONE
LIMITI DEL
WORK IN
PROGRES
presentazio
ne
raccolta
dati
analisi
norme
raccolta
dati
report dati
precedenti
dati
interviste
1-luglio 5-luglio 20-luglio15-luglio 29-luglio10-luglio 25luglio
MARINA
ELI
GIO

26. I NOSTRI ACCORGIMENTO PER COSTRUIRE LA LAVAGNA
VISUALE
1. Inserire una legenda per la simbologia
2. Per ogni lavoratore stabilire un’etichetta riconoscitiva
3. Stabilire WIP precisi
4. Suddivisione chiara in colonne
5. Suddivisione orizzontale delle colonne per “storie” diverse
6. Misurazione delle metriche e raccolta dati
7. Implementare strumenti di feedback e controllo
8. Incentivare al miglioramento continuo e al cambiamento

27. L’ORIGINALITÀ DELLA NOSTRA APPLICAZIONE
• Applicazione del KANBAN METHOD ad un progetto di ricerca
• Utilizzo del KANBAN METHOD nell’ottica del lavoro collaborativo a
distanza
• Applicazione del metodo nella forma del PROTOKANBAN: metodo
System thinking approach to introducing KANBAN (STATIK)
• Come misurare i risultati che non siano la consegna di un bene al
cliente (progressi immateriali)
• Con quali risultati il metodo è sostituibile?

28. Aspetti positivi & Difficoltà incontrate
TRELLO
FREE
INTUITI
VO
TRACCIA
IL
LAVORO
INTERA
TTIVO
FRAMMENTARIETA’
ORDINE LOGICO
• rischio discontinuità nel
lavoro
• l’importanza della
motivazione
• difficoltà a ricostruire a
distanza le modifiche dei
compagni di ricerca
• utile in una prima fase un
incontro in sede almeno una
volta a settimana
• l’importanza di una simbologia
efficace

29. Grazie per l’attenzione e per i vostri feedback
smartworkingxsmartcities@gmail.com
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