Manual book ini memberikan informasi tentang implementasi sistem informasi Medical Information System (IPO MEDIS) khususnya pada modul Gudang. Modul Gudang berisi informasi stok gudang medik dan non-medik, permintaan pembelian, penerimaan barang, dan permintaan unit. Petugas gudang dapat mengecek stok, mengirim permintaan unit, menambah permintaan pembelian, dan memonitor status permintaan pembelian.

1. Manual Book
PBRS0301 Gudang
Implementasi Pelayanan Operasional Medical
Information System (IPO MEDIS)
Modul Gudang berisi gudang medik dan non
medik berfungsi untuk memberikan informasi
mengenai Stok Gudang, Permintaan
Pembelian, Penerimaan Barang, dan lain-lain.
1
Release 01
2016
PT Nusantara Sebelas Medika

2. 0301 – Gudang
Tugas : Log in pada sistem
Deskripsi : Menggunakan tampilan depan sistem aplikasi untuk log in
PENDAHULUAN
Sebelum memulai mengoperasikan aplikasi, perlu diketahui identifikasi dan familiar terhadap setiap
elemen dari di layar aplikasi sistem IPO MEDIS.
 Login
Login ini digunakan sebagai fasilitas pengguna untuk dapat mengakses ke dalam
sistem, pada menu login ini user harus memasukan User ID yaitu nama user dan
password (kata kunci) yang telah terdaftar dalam Sistem Aplikasi.
Jika belum terdaftar bisa menghubungi Pengelola Sistem Aplikasi yaitu Sistem
Administrator/bagian TI (bagian penanggung jawab sistem komputerisasi) bisa dilakukan Registrasi
User.

3. 0301 – Gudang
Tugas : Familiar terhadap layar utama sistem dalam modul
Deskripsi : Identifikasi dan familiar setiap elemen dalam layar sistem aplikasi
Isi keterangan user id dan password setelah itu “ klik” untuk memasuki modul
yang akan di tuju, setelah “klik” submit maka secara automatis modul yang diinginkan akan terbuka
dan opsi “klik” untuk batal.
 Layar Utama
Setelah melakukan login pada sistem, sistem akan menampilkan tampilan utama. Setiap modul yang
dipilih akan menampilkan menu yang berbeda. Tetapi tampilan utama akan tertera seperti gambar
berikut. Detail akan di deskripsikan di bawah ini :
Menu Bar
 Dashboard akan menampilkan presentasi grafis status saat ini (snapshot) dan tren yang dikelola
sebagai informasi yang mencakup keseluruhan modul
 Profil merupakan deskripsi singkat terkait aplikasi rumah sakit maupun klinik serta sekilas profil
perusahaan.
 Ganti Password merupakan fasilitas yang ditujukan untuk user yang ingin mengganti password
(kata sandi) akun yang dimilikinya.
 Log out merupakan menu untuk keluar dari sistem

4. 0301 – Gudang
Tugas : Familiar terhadap konsep akses menu dan kode aktivitas
Deskripsi : Menjalankan aktivitas praktis dengan dua cara pada sistem aplikasi
Akses Menu Modul
Pada setiap modul terdapat beberapa menu yang mempunyai fungsi dapat
memberikan informasi yang akan dibutuhkan secara cepat dan akurat sesuai
dengan kebutuhan.
 Aktivitas Praktis Sistem
Terdapat dua cara dalam aktivitas praktis dalam sistem , yakni:
Akses Menu
Menu ini memiliki fungsi dapat memberikan informasi yang akan dibutuhkan
secara cepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan.
Kode Aktivitas
Kode aktivitas digunakan untuk menunjukan proses dalam sistem aplikasi. Kode aktivitas juga
merupakan alat bantu untuk memunculkan dan mencari kode-kode lain dan opsi-opsi navigasi.
Keterangan:
Penggunaannya adalah klik “tanda ” untuk halaman awal, klik “tanda ” untuk halaman
sebelumnya, ”tanda ” untuk ke halaman selanjutnya, klik “tanda ” untuk ke halaman terakhir,
jika ingin mengetahui langsung halaman yang dituju dapat memasukan no. halaman
yang diinginkan.
Kemudian penggunaan drop down merupakan menu yang jika
kita mengarahkan kursor ke menu tersebut maka akan muncul menu lainya yang memanjang
kebawah, seperti contoh pemilihan Dokter rujukan di bawah ini :

5. 0301 – Gudang
Tugas : Log out pada sistem
Deskripsi : Menggunakan tampilan depan sistem aplikasi untuk log out (keluar)
Berikut merupakan lambang sering ditemukan dalam sistem aplikasi :
atau “Edit” merupakan fasilitas untuk pengeditan Bagian,
proses, jenis proses atau komponen.
“Hapus” merupakan fasilitas untuk menghapus bagian
proses, jenis proses atau komponen.
“Print” merupakan fasilitas untuk melakukan cetak,
biasanya untuk melakukan cetak Tracer.
(*)
Merupakan simbol yang munucul di sisi kanan kolom entry
data yang menunjukan bahwa kolom tersebut wajib diisi
(mandatory)
“Calendar” merupakan fungsi untuk mempermudah
pemilihan tanggal untuk mengisi field tanggal.
Merupakan lambang untuk melihat detail di dalam suatu
bagian, detail tersebut akan muncul dilayar baru
 Log Out
Log out digunakan sebagai fasilitas pengguna untuk dapat keluar dari sistem aplikasi menuju tampilan
depan sistem aplikasi.

6. 0301 – Gudang
Tugas : Mengecek Stok Gudang
Deskripsi : Petugas Gudang mengecek stok gudang untuk mendapatkan informasi stok
MODUL GUDANG MEDIS DAN NON MEDIS
Pada Modul Gudang Medik dan Non Medik berfungsi untuk memberikan informasi mengenai Stok
Gudang, Permintaan Pembelian, Penerimaan Barang, Permintaan Unit, Master Tabel dan Laporan.
Untuk pembelian barang di dalam sistem ini juga tercakup Daftar Supplier (Pemasok), Harga, Masa
Kadaluarsa Obat (Expire Date) dari masing obat/barang dan berapa lama proses pengiriman obat
(Lead Time) dari mulai dipesan sampai dengan diterima di gudang Rrumah Sakit.
301 – 1 Cek Stok Gudang
Modul Gudang Medik / Non Medik  Stok Gudang  Stok Gudang
301 – 1.1 Cek Stok Gudang Medik
 Stok Gudang
Tab Stok Gudang digunakan unutk melihat stok barang medik, untuk melihat total
laporan stok dapat pilih tab fungsi Cetak Depo Stok Gudang dan jika ingin
mendownload secara excel maka klik tab fungsi Cetak Excel.
 Kartu Stok
Tab kartu Stok merupakan fasilitas untuk melihat stok dan keluar masuk barang

7. 0301 – Gudang
 Obat Expired
Untuk melihat daftar obat yang akan sudah kadarluasa dan yang akan kadarluasa (
kurang dari 3 bulan sebelum tanggal kadarluasa).
 Stok Kurang
Untuk melihat daftar stok barang yang kurang dari stok minimum
301 – 1.2 Cek Stok Gudang Non Medik
 Stok Gudang
Tab Stok Gudang digunakan unutk melihat stok barang nonmedik, untuk melihat
total laporan stok dapat pilih tab fungsi Cetak Depo Stok Gudang dan jika ingin
mendownload secara excel maka klik tab fungsi Cetak Excel.

8. 0301 – Gudang
Tugas : Mengecek Stok Gudang
Deskripsi : Petugas Gudang mengecek stok gudang untuk mendapatkan informasi stok
 Kartu Stok
Tab kartu Stok merupakan fasilitas untuk melihat stok dan keluar masuk barang
 Stok Opname
Tab Stok Opname digunakan untuk melihat stok opname yang ada di unit
301 – 2 Cek Stok Gudang
Modul Gudang Medik / Non Medik  Stok Gudang  Stok Gudang

9. 0301 – Gudang
Tugas : Mengirimkan permintaan unit
Deskripsi : Petugas Gudang melihat barang permintaan, menyesuaikan stok dan mengirimkan permintaan ke unit
Tab Stok Gudang digunakan unutk melihat stok barang medik/ non medik, untuk melihat total
laporan stok dapat pilih tab fungsi Cetak Depo Stok Gudang dan jika ingin mendownload secara excel
maka klik tab fungsi Cetak Excel.
Kolom Stok Sekarang menunjukan informasi mengenai jumlah stok barang medik /non medik yang
ada di gudang.
301 – 3 Input Data Pengiriman ke Unit
301 – 3.1 Melihat Permintaan Unit
Modul Gudang Medik / Non Medik  Permintaan Unit  Permintaan Unit
Sebelum memenuhi permintaan unit, langkah awalnya yakni melihat dafar permintaan
dari unit dengan cara mencari no. Permintaan ataupun bagian instalasi yang mengirim
permintaan.

10. 0301 – Gudang
Kemudian klik nomer permintaan untuk melihat jenis barang medik/ non medik yang
diminta.
301 – 3.2 Pengiriman Barang ke Unit
Modul Gudang Medik / Non Medik  Permintaan Unit  Pengiriman Ke Unit
Permintaan yang masuk dari unit selanjutnya akan masuk dalam daftar pengiriman ke
unit, kemudian klik
Setelah klik Kirim maka akan muncul detail pemesanan dan data yang harus dimasukan
untuk melakukan pengiriman.
Petugas gudang wajib input jumlah pengiriman, keterangan, penerima permintaan
yang di unit dan siapa yang menyerahkan. Dan mencentang barang di kolom ceklis
barang.

11. 0301 – Gudang
Tugas : Cetak Bukti Serah Terima
Deskripsi : Petugas Gudang mencetak bukti serah terima sebagai bukti pengiriman barang ke unit
Setelah mengisi (menginput data pengiriman ke unit) maka klik Kirim Barang untuk
menyelesaikan administrasi pengiriman.
301 – 4 Cetak Bukti Serah Terima
Modul Gudang Medik / Non Medik  Permintaan Unit  Pengiriman Ke Unit  Kirim Barang
Setelah melakukan input data pengiriman, maka klik Kirim Barang untuk menyelesaikan administrasi
pengiriman. Akan muncul notifikasi untuk meneruskan aktivitas ke pengiriman barang.

12. 0301 – Gudang
Tugas : Menambah Permintaan Pembelian
Deskripsi : Petugas Gudang menambah permintaan pembelian ke bagian Logistik medik / non medik melalui
persetujuan kepala gudang
Setelah Klik Ok maka akan muncul tombol cetak (seperti gambar di bawah ini) untuk mencetak bukti
serah terima barang yang selanjutnya dilakukan pengiriman barang ke unit.
Bukti serah terima di print kemudian dibawa ke unit peminta untuk ditanda tangani penerima.
301 – 5 Tambah Permintaan Pembelian
Modul Gudang Medik / Non Medik  Permintaan Pembelian  Permintaan Pembelian 
Tambah PP
Untuk menambahkan permintaan pembelian maka pilih Tab Tambah
Kemudian selanjutnya petugas gudang mengisikan detail permintaan pembelian.

13. 0301 – Gudang
Tugas : Input Data Permintaan Pembelian
Deskripsi : Petugas Gudang melengkap informasi permintaan pembelian ke bagian Logistik medik / non medik melalui
persetujuan kepala gudang
301 – 6 Input Data Permintaan Pembelian
Modul Gudang Medik / Non Medik  Permintaan Pembelian  Permintaan Pembelian 
Tambah PP
Untuk menyelesaikan data permintaan pembelian maka petugas menginputkan seluruh barang
permintaan dan jumlah yang dibutuhkan
Setelah mengisi data permintaan maka klik Tab Selesai. Kemudian akan muncul notifikasi untuk
memberitahu data yang diinputkan sudah benar atau belum.

14. 0301 – Gudang
Tugas : Monitoring permintaan pembelian
Deskripsi : Petugas Gudang monitoring hasil PP apakah sudah di setujui kepala gudang dan masuk ke bagian logistik
Setelah klik Tab Selesai. Untuk merevisi PP (Permintaan Pembelian) yang telah dibuat maka masuk
ke Tab Revisi PP dan klik simbol untuk edit, dan simbol untuk menghapus PP
Untuk menampah pembelian non PO maka klik tab Pembelian Non PO.
301 – 7 Melakukan Proses PP
Modul Gudang Medik / Non Medik  Permintaan Pembelian  Monitoring PP
Petugas Gudang yang ingin melakukan pemantauan (monitoring) terhadap permintaan pembelian,
maka klik simbol untuk mengecek status barang.

15. 0301 – Gudang
Berikut merupakan informasi monitoring detail permintaan pembelian. Kolom Status menunjukan
informasi persetujuan PP. Dikatakan PP telah di-ACC adalah ketika PP telah melewati persetujuan
kepala gudang dan telah diproses oleh Logistik Medik / Non Medik.
Keterangan :
 Selanjutnya ialah PP yang dibuat di gudang medik / non medik masuk dalam list PP,
detail proses bisnis yang berlangsung yakni Pengadaan Logistik dapat dilihat secara
detail di PBRS0401