Unit 1 menjelaskan cara masuk ke sistem SAP dan tata letak layar umum. Unit 2 menjelaskan struktur organisasi penjualan dan distribusi dalam SAP seperti organisasi penjualan dan saluran distribusi serta pabrik. Unit 3 menjelaskan proses penjualan dalam SAP mulai dari inquiry, quotation, sales order, pengiriman barang, pengiriman barang keluar gudang, hingga pembuatan invoice.

1. HARI SABARNO 0218101202 / A SAP SALES & DISTRIBUSI
UNIT 1 NAVIGATION
Dalam unit ini menjelaskan dan menunjukkan cara masuk ke sistem SAP
Gambar 1 : Logging on to an SAP system (cara log in ke SAP)
Ikon logo SAP muncul di task bar (Bersama dengan nomor release SAP) dan sistem
(sudut kanan bawah desktop). Saat memilih tombol Tab, setelah memasukan data dalam
bidang, kursor bergerak ke awal bidang berikutnya. Namun, jika kalian memasukan jumlah
karakter maksimum yang mungkin ada dalam bidang, kita tidak harus memilih tab. Contoh
jumlah karakter maksimum yang dapat dimasukan dibidang klien adalah Layout, Navigation,
and Personalization. Menu tersebut akan membantu jika kita tidak tahu kode transaksi.
Gambar 2 : General screen layout
Daftar favorit dan menu pengguna berbasis peran di SAP Easy Access, kita dapat
membuat daftar menu favorit yang berisi:
 Transactions/transaksi,
 Files/file,
 Web addresses/daftar web, dan
 Links to other application/link
untuk mengakses aplikasi lain.
Gambar 3 : Navigation Tree
Role-based user menus atau menu pengguna berbasis peran adalah kumpulan
kegiatan yang digunakan dalam scenario bisnis. Pengguna mengakses transaksi, laporan,
atau aplikasi berbasis web melalui menu pengguna. Pengguna juga dapat mengubah aspek
tertentu dari peran yang ditugaskan, misalnya membuat menu daftar favorit sendiri.
Gambar 4 : Sessions
Untuk berpindah antar sesi, klik bagian mana saja dari ‘window’ yang berisi sesi yang
ingin kalian gunakan (atau gunakan Alt + Tab). ‘window’ yang kalian pilih akan menjadi aktif
dengan bergerak di depan semua layar computer kalian. Setiap sesi menggunakan sumber
daya sistem. Ini mempengaruhi waktu yang dibutuhkan sistem SAP untuk menjawab
perintah kalian.
Gambar 5 : Status bar

2. Status bar provides menyediakan informasi umum tentang sistem SAP dan transaksi
atau tugas yang ingin dikerjakan. Di sebelah kiri status bar, pesan sistem ditampilkan. Di sisi
kanan status bar terdiri dari tiga bidang. Satu dengan informasi di server, dua dengan
informasi tentang status.
 Di paling kiri status bar : mengidentifikasi kesalahan pesan, dan mengidentifikasi
pesan sistem lain.
 Untuk menyembunyikan bidang status, pilih ikon di sebelah kiri atau kana , dan
 Untuk menampilkan informasi sistem pilih salah satu bidang status :
- System,
- Client,
- User,
- Program,
- Transaction, dan
- Response time.
Kolom status kedua menampilkan server yang terhubung dengan kita. Bidang status
ketiga menentukan mode entri data. Dengan memilih bidang ini, kita dapat beralih antara
mode sisipkan (INS) dan timpa (OVR).
Help Featrus / fitur bantuan sistem SAP
 Application help : opsi di layar awal menampilkan bantuan untuk memulai SAP,
 SAP library : semua dokumen online dicari disini,
 Glossary : pencarian istilah definisi,
 Release notes : catatan yang menjelaskan perubahan fungsional yang terjadi,
 SAP service marketplace : memungkinkan akses ke SAP service marketplace,
 Create a support message : membuat pesan masalah langsung dari sistem, dan
 Settings : digunakan saat memerlukan bantuan.
Gambar 6 : Getting help
Gunakan F1 untuk bantuan menu, fungsi dan pesan. Gunakan F4 untuk informasi
tentang niali yang ingin kita input.
UNIT II ENTERPRISE STRUCTURE IN SALES AND DISTRIBUTION
1. Struktur Umum Penjualan dan Distribusi
Langkah yang paling penting adalah mendefinisikan struktur perusahaan. Diperlukan
analisis yang menyeluruh tentang bagaimana organisasi/perusahaan akan menjalankan

3. bisnisnya dan berapa perusahaan cabang yang dimiliki perusahaan. Setiap cabang
perusahaan memproduksi material produk dan pendistribusian yang berbeda (SAP AG:
2006).
Williams (2008) menyebutkan data organisasi terdiri dari:
 Organisasi penjualan: unit organisasi yg menjual dan mendistribusikan produk,
menegosiasikan persyaratan penjualan dan bertanggung jawab atas transaksi
tersebut.
 Saluran distribusi: saluran yang melaluinya bahan atau jasa menjangkau
pelanggan.
 Sebuah divisi: kelompok produk dpt didefinisikan untuk spektrum produk yg luas.
2. Struktur Penjualan dan Distribusi pada mySAP ERP
Unit-unit Organisasi di sistem SAP mewakili struktur organisasi perusahaan. Dengan
kata lain, Unit-unit organisasi adalah unit hukum dan/atau unit organisasi perusahaan.
mySAP ERP Sales and Service menggunakan berbagai unit organisasi yang dirancang
khusus untuk pemetaan penjualan dan proses distribusi, seperti organisasi penjualan
dan salurandistribusi. Organisasi unit yang lain, seperti kode perusahaan, dibutuhkan
dalam penjualan dan distribusi dan area system lainnya (SAP AG: 2006).
a) Penjualan
Organisasi penjualan adalah sebuah unit organisasi di logistik yang mengelompokkan
perusahaan sesuai dengan kebutuhan penjualan dan distribusi. Organisasi penjualan
bertanggung jawab atas distribusi barang dan jasa (SAP AG: 2006). Saluran distribusi
mencirikan cara barang dan jasa terdistribusi. Beberapa saluran distribusi dapat
ditugaskan ke organisasi penjualan. Untuk menggunakan fungsi penjualan dan
distribusi pada sistem, setidaknya perusahaan harus memiliki satu saluran distribusi.
Dengan cara ini, diantaranya perusahaan dapat (SAP AG: 2006) :
 Menetapkan tanggung jawab, Melakukan pengaturan harga fleksibel, dan
Membedakan statistik penjualan.
b) Pengirim

4. Pabrik adalah lokasi dimana stok bahan disimpan dan didapat, misalnya fasilitas
produksi di dalam sistem. Pabrik dan lokasi gudang merupakan unit-unit organisasi
yang dapat digunakan oleh semua area logistik dalam sistem (SAP AG: 2006).
 Manajemen bahan terutama berkaitan dengan aliran material. Mulai dari
pandangan mengenai manajemen bahan, apa itu pabrik, diatas segealanya,
loakasi dimana stok bahan disimpan.
 Dalam produksi, pabrik dapat mewakili sebuah fasilitas manifaktur.
 Dalam penjualan dan distribusi, sebuah pabrik mewakili lokasi dari mana
bahan dan jasa didistribusikan dan sesuai dengan pusat distribusi. Stock yang
relevan disimpan disini.
Dalam penjualan dan distribusi, pabrik memiliki fungsi pusat (SAP AG: 2006):
 Untuk menggunakan fungsi penjualan dan distribusi pada sistem, anda
setidaknya harus memiliki satu pabrik.
 Setiap pabrik ditetapkan kode perusahaan unik,
 Tugas antara organisasi penjualan dan pabrik tidak perlu unik, dan sangat
penting bagi pabrik untuk menentukan titik pengiriman.
3. Struktur Penjualan dan Distribusi dalam Model Perusahaan IDES, Inc
Proses penjualan di SAP ERP cental component selalu unik dalam menetapkan area
penjualan. Untuk pemesanan dengan cara yang berbeda agar barang sampai ke
pelanggan, saluran distribusi yang tepat harus disiapkan. Untuk pemesanan dengan jenis
produk yang berbeda, divisi yang tepat harus disiapkan (SAP AG: 2006).
UNIT III OVERVIEW OF SALES PROCESSES
Pada SAP modul Sales and Distribution, terdapat proses bisnis yaitu proses penjualan (sales
order management). Dalam melakukan proses penjualan, terdapat beberapa proses bisnis
yang harus dijalankan dan dokumen yang dihasilkan. Di antaranya: Inquiry -> Quotation ->
Sales Order -> Outbond Delivery -> Transfer Order-> Good Issue -> Billing
1. Presales (optional)
Upaya yang dilakukan agar dapat terjadi penjualan (meyakinkan customer agar
bersedia membeli barang tersebut). Terdapat 2 dokumen yang dibuat pada presales:

5.  Inquiry. Pada tahap ini, pembeli masih bertanya-tanya mengenai produk yang
akan dibeli dan tahap ini masih merupakan proses non-formal.
 Quotation. erupakan penawaran barang dari penjual ke pembeli. Pada quotation
terdapat quantity yang harus diisi.
2. Sales Order Creation and Avaibility Check
Sales order merupakan persetujuan antara pembeli dan penjual. Sales order dapat
mengambil data dari dokumen yang ada pada Pre-sales (quotation atau inquiry). Pada
saat pembuatan sales order, terdapat beberapa fungsi yang dijalankan, yaitu:
Memonitor transaksi penjualan, mengecek ketersediaan barang, mentransfer
requirement ke Material Requirements Planning (MRP), menjadwalkan pengiriman,
mengecek limit kredit, dan membuat dokumen baik yang dicetak maupun elektronik.
Semua data-data yang dihasilkan di atas akan didokumentasikan dalam sales order.
3. Delivery and Goods Issue
Terdapat 3 aktivitas pada tahap ini:
 Picking: memindahkan barang keluar dari gudang ke shipping area.
 Packing: di shipping area, barang dimasukkan ke dalam container, dan
 Loading: barang masuk ke truk yang akan mengirim barang.
Setelah kendaraan yang digunakan untuk mengirim barang keluar dari plant, maka
dilakukan post good issue Terdapat 2 fungsi PGI : Update inventory (stock update), dan
Update accounting document .
4. Billing
Pada tahap ini, dokumen yang dihasilkan adalah invoice. Dokumen billing menjadi
sumber data untuk financial accounting untuk memonitor dan memproses pembayaran
dari customer. Pada tahap ini terdapat beberapa fungsi, yaitu:
 Invoice terbuat berdasarkan pengiriman,
 Menerbitkan memo debit dan kredit,
 Membatalkan transaksi pembayaran,
 Menentukan harga secara menyeluruh,
 Menerbitkan potongan harga, dan
 Transfer data pembayaran ke financial accounting.