1. งาน : การวิเคราะห์และการจัดระบบ Managing Work flows and conducting job analysis อาจารย์สุวิต ศรีไหม คณะเทคโนโลยีและการจัดการ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ เขตการศึกษาสุราษฎร์ธานี

2. ประเด็นพิจารณาเพื่อการวิเคราะห์งาน ประเด็นทั่วไป ได้แก่ กลยุทธ์ ลูกค้า วัฒนธรรมองค์กร ทรัพยากร เป็นต้น โครงสร้างองค์กร : เป็นความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการระหว่างสมาชิกขององค์กร ระบบงาน : เป็นระบบการทำงานที่ถูกจัดขึ้นเพื่อให้องค์กรสามารถผลิตสินค้าหรือบริการให้สามารถตอบสนองต่อกลุ่มลูกค้าได้อย่างดีที่สุด กลุ่มทำงาน : เป็นกลุ่มบุคคลที่เกื้อหนุนกันด้วยทักษะความสามารถหลากหลาย ที่ทำงานด้วยเป้าหมายเดียวกัน พนักงาน : บุคคลที่มีหน้าที่และระดับความสามารถแตกต่างกัน แต่ล้วนมีส่วนสนับสนุนต่อความสำเร็จขององค์กร

3. การจัดองค์กร (Organizing) กระบวนการในการจัดโครงสร้างขององค์กร ครอบคลุมเรื่อง การแบ่งงาน การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ การกำหนดกลุ่มงาน การกำหนดความสัมพันธ์และสายการบังคับบัญชา รวมทั้งการจัดสรรทรัพยากร

4. โครงสร้างองค์กร (Organization Structures) กรอบโครงงานขององค์กร ที่กำหนดงาน กลุ่มงาน และความสัมพันธ์ของงานไว้ ประเภทของโครงสร้างองค์กร โครงสร้างองค์กรแบบราชการ (Bureaucratic) โครงสร้างองค์กรแบนราบ (Flat) โครงสร้างองค์กรที่ไม่มีของเขต (Boundaryless)

5. โครงสร้างองค์กรแบบราชการ (Bureaucratic) การจัดการเป็นลักษณะสั่งการ (Top-down approach) มีสายการบังคับบัญชาหลายชั้น เติบโตทางอาชีพตามสายงานภายในสายงาน มีความชำนาญในสายงานสูง มีคำบรรยายลักษณะงานที่ชัดเจน มีเส้นแบ่งระหว่างงานและแผนกหรือฝ่ายอย่างชัดเจน พนักงานแต่ละฝ่ายทำงานอย่างเป็นอิสระต่อกัน

6. ผังองค์กรแบบราชการ นายพล นายพัน นายร้อย นายสิบ พลทหาร

7. โครงสร้างองค์กรแบบแบนราบ (Flat) การจัดการเป็นลักษณะกระจายอำนาจ มีสายการบังคับบัญชาน้อยชั้น สามารถเติบโตทางอาชีพข้ามสายงานได้ การบรรยายลักษณะงานกว้าง มีการทำงานข้ามสายงานและข้ามหน้าที่ ให้ความสำคัญกับการทำงานในลักษณะกลุ่ม เน้นให้ความสำคัญกับลูกค้า

8. ผังองค์กรแบบแบนราบ (Flat)

9. โครงสร้างองค์กรที่ไม่มีขอบเขต (Boundaryless) ร่วมมือกันระหว่างลูกค้า ผู้ผลิตและจัดส่งวัตถุดิบ และคู่แข่งขัน ให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นกลุ่ม ซึ่งมีสมาชิกที่มีชำนาญที่แตกต่างกัน มีคุณลักษณะที่คล้ายคลึงกับโครงสร้างองค์กรแบบแบนราบ

10. ผังองค์กรที่ไม่มีขอบเขต (Boundaryless) องค์กรที่ 1 องค์กรที่ 2 องค์กรที่ 3

11. ประเด็นเกี่ยวกับ “งาน” และแนวทางการจัดการ การแบ่งงานต่างๆ ในองค์กรและกำหนดการตำแหน่ง หน้าที่ การปรับปรุงงานที่มีอยู่แล้วเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล ใช้กระบวนการกลุ่มกับงานต่างๆ กำหนดว่าใครควรจะทำอะไรบ้าง บันทึกหน้าที่ งาน และคุณสมบัติเฉพาะของบุคลากรที่จะทำงานในตำแหน่ง หน้าที่นั้น การวิเคราะห์ระบบงาน การออกแบบงาน การสร้างตารางการทำงาน การสร้างกลุ่มทำงาน (Team or Working group) คำบรรยายลักษณะงาน การกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน ประเด็น แนวทางการจัดการ

12. งาน ระบบงานและการวิเคราะห์ งาน คือ กลุ่มของภาระหน้าที่ และความรับผิดชอบที่มอบหมายสำหรับพนักงาน ระบบงาน คือ งานต่างๆ ที่ถูกจัดระบบโดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อนำไปสู่เป้าหมายขององค์กร การวิเคราะห์ระบบงาน คือ กระบวนการพิจารณา วิเคราะห์ว่างานต่างๆ จะสามารถสร้างหรือเพิ่มคุณค่าให้กับกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรได้อย่างไร

13. การวิเคราะห์ระบบงาน (Work flow analysis) HRM การบัญชี การเงิน ระบบสารสนเทศ ความต้องการของลูกค้า ความพึงพอใจของลูกค้า กระบวนการส่งมอบคุณค่า ความ พึงพอใจ ของลูกค้า ความ ต้องการ ของลูกค้า การพัฒนา การออกแบบ ผลิต ตลาด บริการ

14. การออกแบบงานและวิเคราะห์งาน การออกแบบงาน (Job design) คือ กระบวนการกำหนดงานเฉพาะอย่างที่จะต้องทำ วิธีการที่ใช้ในการทำงานต่างๆ และวิธีการที่งานมีความเกี่ยวข้องกับงานอื่นๆ ในองค์กร การวิเคราะห์งาน (Job analysis) คือ กระบวนการที่มีระบบในการเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงานและกำหนดทักษะ หน้าที่และความรู้ที่ต้องการสำหรับงานใดๆ

15. แนวทางการออกแบบงาน การแบ่งงานที่มีอยู่เดิมออกเป็นงานใหม่ การขยายหรือผนวกหน้าที่งาน การเพิ่มเติมอำนาจ หน้าที่ และความรับผิดชอบ การเปลี่ยนแปลงหน้าที่งาน

16. การวิเคราะห์งาน งาน (Task) ความรับผิดชอบ (Responsibilities) หน้าที่ (Duties) คำบรรยายลักษณะงาน (Job description) การกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน (Job specification) ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถ (Abilities) การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ การสรรหา การคัดเลือก การพัฒนาและฝึกอบรม การประเมินผลการปฏิบัติงาน การบริหารค่าตอบแทน สุขภาพและความปลอกภัย พนักงานและแรงงานสัมพันธ์ กฎหมายแรงงาน การวิจัยทรัพยากรมนุษย์ การวิเคราะห์งาน (Job analysis)

17. ขั้นตอนการวิเคราะห์งาน วางแผนวิเคราะห์งาน กำหนดวัตถุประสงค์การวิเคราะห์งาน การให้การสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง เตรียมวิเคราะห์งาน กำหนดงานและวิธีการวิเคราะห์ ทบทวนเอกสารที่มีอยู่แล้ว สื่อสารให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ วิเคราะห์งาน เก็บรวบรวมข้อมูล แปรผลข้อมูล พัฒนาคำบรรยายลักษณะงานและกำหนดคุณสมบัติผู้ปฏิบัติงาน จัดทำต้นร่าง พิจารณาต้นร่างร่วมกับผู้จัดการและพนักงาน ปรับแก้ต้นร่างและเสนอฉบับสมบูรณ์ ปรับปรุงคำบรรยายลักษณะงานและกำหนดคุณสมบัติผู้ปฏิบัติงาน ปรับปรุงเมื่อองค์กรมีการเปลี่ยนแปลง ปรับปรุงตามระยะเวลาที่กำหนด 1 2 3 4 5

18. เค รื่องมือในการเก็บรวบรวมข้อมูล แบบ สำรวจ (Questionnaires) การสัมภาษณ์ ( Interview) การสังเกต (Observation) บันทึกเหตุการณ์ (Logs/Diaries)

19. ประเด็นการเก็บรวบรวมข้อมูล หน้าที่ เวลา กระบวนการทำงานและมาตรฐานการทำงาน งานหลัก งานพิเศษหรืองานรอง การบังคับบัญชา ฐานะผู้บังคับบัญชา ฐานะผู้ใต้บังคับบัญชา ความรับผิดชอบ การสั่งการและให้ความเห็นชอบรายงาน การเบิกจ่ายอนุมัติ วัสดุอุปกรณ์ต่างๆ ความรับผิดชอบด้านการเงิน ความสัมพันธ์กับผู้อื่น ความสัมพันธ์ภายในองค์กร ความสัมพันธ์ภายนอกองค์กร เงื่อนไขการทำงาน เงื่อนไขทางกายภาพ เงื่อนไขทางสังคม การจูงใจและค่าตอบแทน ลักษณะส่วนบุคคลของผู้ปฏิบัติงาน ความรู้ ทักษะ ความสามารถ ความต้องการการฝึกอบรมและพัฒนา

20. แหล่งข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์งาน พนักงาน หัวหน้างาน ผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญด้านการวิเคราะห์ ลูกค้า

21. การบรรยายลักษณะงาน (Job description) เป็นการระบุหน้าที่ ความรับผิดชอบ ความสัมพันธ์ในการรายงาน สภาพการทำงาน และความรับผิดชอบในการบังคับบัญชาของงานใดๆ ชื่อตำแหน่งงาน ชื่อสังกัด คำสรุปเกี่ยวกับงาน ตำแหน่งผู้บังคับบัญชาเบื้องต้น ค่าตอบแทน หน้าที่งานหลัก หน้าที่งานรอง ความสัมพันธ์กับงานอื่นๆ

22. การกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน (Job specifications) เป็นรายละเอียดของคุณสมบัติพนักงานทางด้านความสามารถ ประสบการณ์ ความรู้และทักษะ ซึ่งใช้ในการทำงานเฉพาะอย่างเพื่อให้งานประสบความสำเร็จ ตำแหน่ง เพศและอายุ การศึกษาและประสบการณ์ ความสามารถ สภาพการทำงาน คุณสมบัติอื่น

23. Suwit Srimai Faculty of Technology & Management Prince of Songkla University, Thailand e-mail : suwit.s@psu.ac.th