การออกแบบระบบสารสนเทศในสถานศึกษา ประกอบการเรียนการสอนรายวิชาการจัดการนวัตกรรมและสารสนเทศ

1. การออกแบบระบบสารสนเทศในสถานศึกษา ผศ.ดร.เสกสรร สายสีสด

2. การศึกษาวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน ความสำคัญ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจ ปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพ รู้ขั้นตอนการทำงานทุกขั้นตอน ควรเปลี่ยนแปลงอย่างไร

3. ขั้นตอนของการศึกษาวิเคราะห์และออกแบบระบบ การศึกษาระบบ เป็นการเรียนรู้ หรือทำให้ทราบขั้นตอนการทำงานของระบบ การวิเคราะห์ระบบ เป็นการวิเคราะห์ระบบงานเดิมที่ทำว่ามีปัญหา ซับซ้อนหรือไม่ นำเสนอเป็นรายงานความต้องการของผู้ใช้ การออกแบบระบบ เป็นการนำเอาผลที่ได้จากการศึกษา มากำหนดขั้นตอนวิธีการทำงานใหม่หรือใช้ขั้นตอนการทำงานเดิมด้วยวิธีการหลายรูปแบบ เช่น ลดขั้นตอนการทำงาน

4. ขั้นตอนของการศึกษาวิเคราะห์และออกแบบระบบ 4. การใช้ระบบงาน การนำระบบใหม่ที่ได้ออกแบบระบบเสร็จแล้วมาใช้งานจริง เตรียมอุปกรณ์ ฝึกอบรมบุคลากร ทดสอบการใช้งาน ตรวจรับ และปรับปรุงแก้ไข จัดทำคู่มือระบบ คู่มือการใช้

5. การศึกษางานเดิม ศึกษาการแบ่งหน่วยงานภายในองค์กร 1) โครงสร้างของหน่วยงานและการแบ่งงาน 2) ชื่อหน่วยงาน ชื่อตำแหน่ง ที่ถูกต้อง 3) ลักษณะหน้าที่ความรับผิดชอบ ชื่อพนักงาน /เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานนั้น ๆ 4) จำนวนพนักงาน / เจ้าหน้าที่ของแต่ละส่วน

6. การศึกษางานเดิม 2. ศึกษาหน้าที่และความรับผิดชอบ 1. ใช้ตรวจสอบและยืนยันกับการจัดแบ่งองค์กรจากขั้นตอนที่ 1 2. ใช้แยกงานได้ว่า มีงานอะไรบ้างที่เกี่ยวข้องกัน เช่น งานบุคลากร งานการเงิน งานธุรการ งานจัดซื้อ งานบัญชี เพื่อสามารถนำมาเชื่อมโยงให้ได้ระบบงาน เช่น ระบบจัดซื้อ ระบบการเงิน ระบบบริหารบุคลากร 3. จัดโครงสร้างใหม่ให้ถูกต้องตามลักษณะของระบบงาน 4. ให้ทราบปัญหาที่เกิดขึ้นในแต่ละงาน โดยศึกษา เอกสาร วารสาร รายงานประจำ การสอบถาม

7. การศึกษางานเดิม 3. ศึกษาขั้นตอนการทำงาน ศึกษางานในแต่ละหน้าที่ ของแต่ละหน่วยงาน นำมาเขียนทางเดินระบบ (Systems flow) และรายละเอียดทางเดิน (Detailed flow)

8. การศึกษางานเดิม 4. จัดทำทางเดินของเอกสาร (Document Flow) ศึกษาเอกงาน ว่าใช้เอกสารอะไร ใช้อย่างไร เอกสารอะไรเป็นข้อมูลนำเข้า และข้อมูลผลลัพธ์ การดำเนินงานอย่างไร 5. จัดทำทางเดินของข้อมูล ศึกษาขั้นตอนการทำงาน (Step of Works) และทางเดินเอกสาร มาเขียนเป็นภาพแสดงทางเดินของข้อมูล

9. การศึกษางานเดิม 6. รวบรวมปริมาณงานและจำนวนบุคลากร รวบรวมปริมาณงานแล้วรายงานว่ามีจำนวนเท่าไรต่อวัน ต่อเดือน ต่อปี ศึกษาปัญหา มีการสัมภาษณ์ปัญหาความต้องการ 7. ศึกษาสภาพอาคารสถานที่ สถานที่และตำแหน่งที่ตั้ง อุปกรณ์ต่าง ๆ ระบบไฟฟ้า ลักษณะอาคาร พื้นที่รอบบริเวณ โทรศัพท์ภายใน ภายนอก ระยะทางระหว่างหน่วยงาน

10. การศึกษางานเดิม 8. การศึกษาปัญหาและอุปสรรคในการทำงาน ใช้การสอบถาม สัมภาษณ์ถึงปัญหา อุปสรรค

11. การวิเคราะห์ระบบ วิเคราะห์ว่าหน่วยงานใดจะมีระบบงานอะไรบ้าง พิจารณาจากหน้าที่ของแต่ละหน่วยงาน ศึกษาระบบเดิม เขียนแผนภาพการเดินเอกสาร ระบบใหม่ เขียนแผนภาพการเดินของเอกสาร เริ่มวิเคราะห์จากขั้นตอนการทำงานว่ามีลักษณะที่ต่อเนื่อง ถูกต้องหรือไม่ นำมาเปรียบเทียบกับหน้าที่ความรับผิดชอบ ว่าครบหรือไม่

12. การวิเคราะห์ระบบ 3. วิเคราะห์ปริมาณงานตามขั้นตอนการทำงานเทียบกับจำนวนบุคลากร 4. วิเคราะห์อาคารสถานที่ เทียบกับขั้นตอนการทำงาน 5. วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายแต่ละขั้นตอนการทำงาน

13. การออกแบบระบบ ออกแบบองค์กร หน้าที่และความรับผิดชอบ ออกแบบทางเดินของระบบ ออกแบบสารสนเทศของระบบ 1. ความต้องการของผู้ใช้ 2. พิจารณารายงานต่าง ๆที่มีอยู่ รายงานประจำปี การประเมิน 3. การออกแบบหน้าจอภาพ ต้องแบ่ง ส่วนแสดงชื่อหน่วยงาน ส่วนแสดงข้อมูลหลัก ส่วนแสดงข้อความ

14. การออกแบบระบบ 4. การออกแบบสิ่งนำเข้า แบบฟอร์ม 5. การออกแบบรายงาน ชื่อหน่วยงาน ชื่อรายงาน จำนวนหน้า เนื้อหาสาระ ความรับผิดชอบ 6. การจัดกลุ่มรายการ สรุปรายการสิ่งที่นำเข้าและรายงานที่ต้องใช้ตามขั้นตอนต่าง ๆ 7. ออกแบบแฟ้มข้อมูลหรือตาราง 8. ออกแบบผังทางเดินของข้อมูล 9. ออกแบบรายการและรายละเอียดของข้อมูล

15. การออกแบบระบบ 10. ออกแบบพจนานุกรมข้อมูล 11. ออกแบบขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียด 12. ออกแบบลักษณะโปรแกรม การออกแบบระบบคอมพิวเตอร์ 1. การออกแบบซอฟต์แวร์ 2. การออกแบบเครื่องคอมพิวเตอร์ 3. การออกแบบระบบเครือข่าย

16. การเขียนรายงานการศึกษาและวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน บทที่ 1 บทสรุปสำหรับผู้บริหาร - การทำงานในปัจจุบัน - สาเหตุที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลง - เป้าหมายของระบบงานใหม่ - ประโยชน์ที่ได้รับ บทที่ 2 ระบบงานปัจจุบัน - โครงสร้างองค์กร - หน้าที่ความรับผิดชอบ

17. การเขียนรายงานการศึกษาและวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน - รายละเอียดของงาน - ระบบงานคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน - เอกสารที่ใช้งานในปัจจุบัน บทที่ 3 ความต้องการของระบบ - ภาพรวมของระบบงานตามหน้าที่ - ผังแสดงทางเดินของข้อมูล - รายละเอียดของกระบวนการ - ปริมาณงานของระบบ - ผังทางกายภาพ