Introduktion till E-delegationens vägledning i
                nyttorealisering
     Seminarium om nya standarder och riktlinjer i projektverksamhet
               6 april Westmanska Palatset, Stockholm


                            Mårten Janerud
                 marten.janerud@enterprise.ministry.se
                              @MJanerud
Syfte

Presentera
• E-delegationens vägledning i nyttorealisering

Diskutera
• Nyttorealisering i ett sammanhang
• Tillämpning (när?)
• Implementering (hur?)
Förslag på agenda

Uppdrag och bakgrund
Ramverket
Nyttorealisering i ett sammanhang
Tillämpning av nyttorealisering
Implementering
Fortsatt arbete
Så enkelt som möjligt
för så många som möjligt.
Vilka är med i E-delegationen




                                 16 mest IT-intensiva
                                myndigheterna och SKL
Vad gör E-delegationen?
•   Vidareutvecklar framtagen strategi och målbild
•   Koordinerar utvecklingsprojekt
•   Följer upp effekter
•   Koordinerar IT-standardiseringsfrågor
•   Bistår regeringen i internationellt arbete
•   Öppen data (PSI) och sociala medier



     – Delrapporter 2 ggr/år
     – Slutrapport senast den 31 december 2014
Vägledningar

 •   Verksamhetsplanering
 •   Kanalstrategi
 •   Riktlinjer för sociala medier
 •   Webbutveckling
 •   Automatiserad samverkan
 •   Behovsfångst
 •   Terminologi
 •   Nyttorealisering
 •   IPv6, DNSSEC
 •   Vidareutnyttjande av offentlig
     information
 •   m.m.
Förslag till regeringen
•   E-legitimation (En ny myndighet för samordning av e-
    legitimationer startade den 1 januari 2011)
•   Gemensamma servicecenter (inrättas 2010)
•   Utvecklingsansvariga myndigheter


               1. Bolagsverket                Företag och företagande
               2. Skatteverket                Privatpersoner
               3. Lantmäteriet                Geografisk information och
                                              fastighetsinformation
               4. Transportstyrelsen          Fordon och förare



•   Översyn av registerförfattningar och andra viktiga
    regleringar
•   Finansieringsförslag
Så enkelt som möjligt
Vägledning i nyttorealisering
 för så många som möjligt.
Offentlig sektors utmaningar
• Öppenhet och transparens (tillgängliggöra)

• Tjänster till medborgare och företag online

• Ökad samverkan

• Intern effektivisering
Problembeskrivning
•      Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser för att leverera
       förvaltningsgemensamma lösningar höjer kraven på beslutsunderlag som konkret beskriver
       nyttorna och kostnader samt processer som för nyttorealisering och uppföljning också när flera
       organisationer samverkar

•      Erfarenheter från många och kostsamma misslyckade IT-projekt som inte har lyckats leverera
       förväntade effekter i verksamheten

•      Om K/N-analyser genomförs idag ligger fokus på interna nyttor med syfte att säkerställa
       finansiering. Beslutsunderlaget glöms sedan bort

•      Fokus på att identifiera och värdera nyttor. Realisering och uppföljning är en erkänd utmaning -
       särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen (hos andra myndigheter,
       privatpersoner och företag)

•      Fokus är på att hålla budget och att leverera i tid (se t.ex. RiR 2011:15)

•      Bristande ägarstyrning?




    Ökade krav på offentliga organisationer att ha kunskap, processer och verktyg för att
          identifiera, specificera, värdera, planera, realisera och följa upp nyttor och
                              kostnader kopplade till olika satsningar
Uppdrag
E-delegationen ska ta fram en modell för att beräkna nyttan av och kostnaden för
strategiska utvecklingsprojekt (e-förvaltningsprojekt) (Direktiv 2009:1,SOU 2009:86 &
2010:20):

     – skapa förutsättningar för tydliga beslut, styrning, finansiering och koordinering
       av e-förvaltningsprojekt ink. samverkan med tredje part
     – stödja fokus på både intern nytta (produktivitet och effektivitet) liksom den
       samlade nyttan för samhället som helhet – en ”whole-of-society approach”
       (nytta för kommuner, landsting, företagare, ideella organisationer och
       medborgare)
     – omfatta metoder /processer för hur planerade besparingar identifierade i
       myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till
       vara, baserat på avnämarnas behov
En strukturerad ansats till nyttorealisering är en förutsättning för
    framgångsrik verksamhetsutveckling?

•   Forskning har visat att de organisationer som erhåller störst nytt av investeringar i IT är de som inför
    en formell och strukturerad process för nyttorealisering och som säkerställer att process- och
    verksamhetsutveckling är integrerat med teknikförändringar (”Benefits Management” Ward och
    Daniel)

•   ”Det enda sättet att veta säkert att en förändring har lyckats är om vi kan följa upp att den har
    levererat förväntade nyttor” (UK Cabinet Office)

•   ”Vi ska aldrig starta ett projekt…
     – om vi inte kan specificera nyttorna
     – om vi inte vet hur vi kommer att mäta framgång
     – om vi inte vet hur nyttorna ska realiseras och vem som är ansvarig för detta”
                                                                                 (OGC, Storbritannien)
Förslag på agenda

Uppdrag och bakgrund
Ramverket
Nyttorealisering i ett sammanhang
Tillämpning av nyttorealisering
Implementering
Fortsatt arbete
Vägledning i Nyttorealisering

Syfte
• Införa ett Ramverk för Nyttorealisering som tillhandahåller ett strukturerat stöd för
     –   beslutsfattande kopplat till verksamhetsutveckling
     –   realisering och uppföljning av eftersträvade nyttor


Målgrupp
• Att användas av E-delegationens medlemmar och andra offentliga organisationer i
   deras verksamhetsutveckling



    Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller
     –   Komplettera befintliga portfölj-, program- och projektstyrningsmodeller
     –   Organisationer som redan har implementerade verktyg och modeller för att identifiera,
         värdera och nyttor hittar förhoppningsvis något användbart
NEDLADDNINGAR
Deltagare

•   Arbetsgrupp                 •   Referensgrupp
•   Arbetsförmedlingen          •   CSN
•   Bolagsverket                •   ESV
•   Försäkringskassan           •   Centrum för e-Hälsa i Samverkan
•   Jordbruksverket             •   Transportstyrelsen
•   Landstinget i Västmanland   •   Statskontoret
•   Migrationsverket            •   Lantmäteriet
•   Skatteverket                •   Särskild referensgrupp kommuner
•   SKL
•   Sveriges Radio
•   Trafikverket
•   Tullverket
•   Vattenfall
Ramverket




            STYRANDE PRINCIPER                    ROLL & ANSVARSFÖRDELNING
            STYRANDE PRINCIPER                    ROLL & ANSVARSFÖRDELNING
                (AVSNITT 4)                                (BILAGA 2)


                           PROCESSEN FÖR NYTTOREALISERING
                               (AVSNITT 3.4 OCH BILAGA 2)

        KOSTNADS- OCH            EFFEKTKEDJA FÖR
                                                               GODA EXEMPEL
       NYTTOSTRUKTURER        VERKSAMHETSUTVECKLING
                                                                 (BILAGA 5)
          (AVSNITT 5)               (BILAGA 3)


                                       STÖD
        • BEGREPP (BILAGA 2)             • MOGNADSMODELL (BILAGA 4)
        • CHECKLISTOR (BILAGA 2)         • KALKYLFAKTORER OCH
        • DOKUMENTMALLAR (BILAGA 2)        BERÄKNINGSPRINCIPER (BILAGA 4)
                                         • PRIORITERINGSMODELL (BILAGA 4)
En nytta kan definieras som resultatet av en förändring som upplevs
som positivt av dess intressenter (Bradley)


                          Ekonomisk nytta                          Kvalitativ nytta

                  • Minskade kostnader                • Bättre informationskvalitet
                  • Frigjord arbetstid                • Frigjord arbetstid
      Direkt
                  • Sparade årsarbetskrafter          • Bättre informationsdelning
                                                      • Flexiblare arbetssätt

                  • Undvikta kostnader                • Bättre service
                  • Effektivare resursanvändnnig      • Nöjdare kunder
     Indirekt
                  • Minskade ledtider                 • Ökad tillgänglighet
                                                      • Ökad insyn

                  • Bättre image
   Svårvärderad   •…
       nytta




                       OFFENTLIG                              FÖRETAG &
      INOM                                  PRIVAT-
                        SEKTOR                                 IDEELLA                SAMHÄLLET
   MYNDIGHETEN                             PERSONER
                      (PARTNERS)                            ORGANISATIONER




         HUR VÄRDERAR VI NYTTAN AV ATT IMPLEMENTERA POLITISKA BESLUT?
Nyttorealiseringsprocessen

                              Uppdrag, verksamhetsmål och strategier



                                                                • Beskrivna motiv
                                                                • Önskat börläge
          Behov &                                               • Identifierade mål
          problem
                                   Identifiera
          Krav                Effektmål och nyttor
                                                              Specificera
          Möjligheter                                          lösnings-
          & Risker                                              förslag
                                                                                 • Genomförd
                                                                                   nyttoanalys
        • Verifierad                             Styrning
                               Följ upp        av processen                      • Färdigställt
          nyttorealisering
                                nytto-           för nytto-                        beslutsunderlag
        • Avslutad satsning
                              realisering       realisering                        (Business Case)
        • Tillvaratagna
          erfarenheter                                           Planera
                                                                  nytto-
                                                               realisering


                                            Realisera
                  • Levererade               nyttor
                    möjliggörare
                  • Reviderad
                    nyttorealiseringsplan                        • Fastställd och förankrad
                  • Realiserade nyttor                             nyttorealiseringsplan
Nyttorealisering handlar om att realisera de identifierade effekter som ligger
till grund för att en satsning i verksamhetsutveckling genomförs




                                          • VÄRDERINGAR
                                          • INSTÄLLNING/VILJA
              FÖRHÅLLNINGSSÄTT            • ENGAGEMANG
                                          • BEHOV/KRAV




                                          • METOD
                                          • ROLLER
                   PROCESS                • RUTINER/ARBETSFORMER
                                          • VERKTYG
                                          • KRAV
Processen för nyttorealisering - flödesbeskrivning
                                 Definiera motiv till
                                                                                                   Identifiera mål
                                     förändring
Behov, Krav, Möjligheter,                                    Beskrivna motiv och                                                 Identifierade    Besluta om at
  Problem, Risker, Krav                                        önskat börläge                                                         mål            fördjupa
                                                                                                                                                      analys

                                                                                                Ta fram
                            Identifiera och värdera
                                                                                            beslutsunderlag
                                     nyttor
     Beslut om att                                                                          (Business Case)                     Färdigställt   Besluta om att etablera
                                                             Genomförd
   fördjupa analysen                                         nyttoanalys                                                       Beslutsunderlag         satsning




                                  Ta fram                                                                                       Förbereda
                             nyttorealiserings-                                                                              verksamheten för
                                    plan                                                                                        förändring
                                                             Framtagen                                                                                 Fastställd och
     Beslut om att
                                                           Nyttorealiserings- Besluta om            Fastställd                                            förankrad
    etablera satsning
                                                                  plan        genomförande       nyttorealiserings-                                   nyttorealiserings-
                                                                                                        plan                                                 plan




                 Realisera                                   Uppdatera
                                                                                                                               Realisera nyttor
                möjliggörare                               beslutsunderlag
                                         Levererade                                                                                                       Realiserade
                                                                                     Reviderad             Fastställd
                                         möjliggörare                                                                                                        nyttor
                                                                                   Nyttorealiserings-   nyttorealiserings-
                                                                                          plan                 plan




                     Följ upp                                                                                                             Utvärdera
                                                            Synliggör nyttan
                 nyttorealisering                                                                                                         satsning
                                            Progress-
Genomförda                                                                              Budget justerad     Besluta om avslut                                     Uppföljt
                                            rapportering
 förändrings-                                                                            med verifierad        av satsning                                         resultat
  aktiviteter                                                                            nyttorealisering
VERKSAMHETS-
                                                                                   STRATEGI

Begrepp
                                      UPPDRAG

                                                    STÄLLER KRAV PÅ



                                                    VERKSAMHETS-
                                                     UTVECKLING

                                                                        KONKRETISERAS I



                                                   BESLUTSUNDERLAG

                                                                        SPECIFICERAR


                                                                                                                                      BEHOV
                                                      EFFEKTMÅL                                          KRAV
                        LINJEARBETE
                                                                                LIGGER TILL                        DRIVER
                                                                                GRUND FÖR

                   PROGRAM
                                                      SATSNING                                       FÖRÄNDRING             FÖ
                                                                                                                               RU
                                                                                    GENOMFÖRS FÖR                                 TS
                                                                                                                                    ÄT
                              ÄR ARBETSMODELLER                                     ATT ÅSTADKOMMA                                    TE
                                                                                                                                        R




                                                       MÖJLIGGÖRS


                                                                    ANVÄDNER
                             FÖR ATT GENOMFÖRA EN




                                                                                                          KRÄVER
                                                           AV
                   PROJEKT                                                                                                  MÖJLIGGÖRARE



                                               NYTTOREALISERING                                       FÖRMÅGA                SKAPAR
                                                                                         PÅVERKAR                       FÖRUTSÄTTNINGAR
                                                                                                                        FÖR ATT UTVECKLA




                                                                    LEVERERAR
                                                      FÖLJS UPP
                                                        INOM



                                                      EFFEKTER
                                   FÖLJS UPP MED
                                   HJÄLP AV
                                                                                    BESTÅR AV
                       INDIKATORER


                              KAN VARA


                                                                                    KOSTNADER         NYTTOR           ONYTTOR

          PENGAR             TID               KVALITET
Förslag på dokumentstruktur

                                                                                Nytto-
                                                                             realiserings-
                                                                               strategi




                                                                              ger ramar för
                                                                              utformning av




                      ligger till grund för beslut                     ligger till grund för beslut
     Idébeskrivning       om framtagande av          Beslutsunderlag       om framtagande av                Nytto-
                                                     (Business Case)                                  realiseringsplan




                                                                                   stödjer




                                                                               Nyttoregister
Beslutsunderlagets innehåll

                                   SAMMANFATTNING
          (REKOMMENDATION, FÖRSLAG TILL NÄSTA STEG, FRÅGOR FÖR ÖVERVÄGANDEN)


                                       MOTIV TILL SATSNING
                           (BEHOV, PROBLEM, RISKER, KRAV, MÖJLIGHETER)



          INTRESSENTER & MÅLGRUPPER                   ANTAGANDEN & AVGRÄNSNINGAR



                                       LÖSNINGSFÖRSLAG



                                                             EKONOMISKA NYTTOR
     • MYNDIGHETEN                                         (REALISERINGSANSVARIG,
     • ANDRA OFFENTLIGA                                  INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE,
       ORGANISATIONER                                       ANSVARIG UPPFÖLJNING)
     • PRIVATPERSONER             KOSTNADER
     • FÖRETAG & IDEELLA                                     KVALITATIVA NYTTOR
       ORGANISATIONER                                      (REALISERINGSANSVARIG,
     • SAMHÄLLET                                         INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE,
                                                            ANSVARIG UPPFÖLJNING)


                                           RISK- OCH
            FINANSIERING                                                 BEROENDEN
                                        HINDERANALYSER
Exempel på aktörsmodell

                        PORTFÖLJÄGARE




                        PORTFÖLJLEDARE
  UTVECKLINGSPORTFÖLJ

                                                          EFFEKT-
      PROJEKTKONTOR                                     CONTROLLER




        SATSNING
                           SPONSOR




                                         NYTTOREALISERINGS-
       PROJEKTLEDARE
                                             ANSVARIG
Effektkedja för verksamhetsutveckling




                                                    SATSNING

                  KRÄVER                   DRIVER                REALISERAR            BIDRAR TILL




                           UTVECKLINGS-                                                              VERKSAMHETS-
   MÖJLIGGÖRARE                                       FÖRÄNDRINGAR            NYTTOR
                             INSATSER                                                                    MÅL




             KRAVSTÄLLER                  GENERERAR                  KRÄVER            KONKRETISERAS I
Exempel på effektkedja för ny inköpsprocess
                             UTVECKLINGS-                                                                       VERKSAMHETS-
   MÖJLIGGÖRARE                                         FÖRÄNDRINGAR                      NYTTOR
                               INSATSER                                                                             MÅL
                                                                                      Starkare styrning av
                                                                                         leverantörers
                                                                                        uppfyllande av
                                                                                        överenskomna
                                                         Digital hantering av              åtaganden
                                                       behov, inköpsorder och
                                                            beställningar
                                                                                    Högre processeffektivitet
                                                         Digital registrering av     i inköpsverksamheten
                                                                                                                     Minskad total
                                                       leveranser med hjälp av
                                                              statusnivåer                                      inköpskostnad med X%
                                                                                    Högre grad av avrop mot
                                                              Publicering av             gällande avtal
                          Upphandla och införa ett         inköpsplaner samt                                            Effektivare
                          standardsystem för inköp       tillgängliga avtal och                                  inköpsverksamhet (X%
                                                       inköpsstatistik via portal        Högre grad av          av samtliga inköp ska gå
                                                                                    automatisering i inköps-       via inköpssystemet)
Integrerat inköpssystem
        (COTS)                                          Ökad automatisering         och upphandlingsarbetet
                          Integration ekonomi- och      från inköpsbehov till
                                                                                                                 Bättre efterlevnad av
                           behörighetshanterings-           leverans och
                                                                                                                    lagar och regler
                                    system                fakturabetalning          Ökad styrning mot bästa
                                                                                                                       (X% av total
                                                                                    avtal och produkter med
                                                                                                                inköpsvolym ska bestå
    Ny inköpspolicy                                                                    lägst totalkostnad
                                                        Policys och regelverk                                    av avtalade produkter
                                                        tillgängliga via portal                                       och tjänster )
                                  Utveckla
                              inköpsprocessen                                       Undvika kostnader från
                          (strategiskt, taktiskt och        Ett gemensamt            ej berättigade inköp        Kvalitén på varor och
                                  operativt)             leverantörsregister                                     tjänster ska motsvara
                                                          tillgängligt för alla                                  verksamhetens behov
                                                         berörda användare                                          (Nöjdkundindex)
                                                                                      Sänkta inköpspriser
                                                                                        genom bättre
                                                       Elektroniska attester för         samordning
                                                              olika steg i
                                                        inköpsprocessen och
                                                                                      Större förståelse för
                                                       automatisk kontroll mot
                                                                                         verksamhetens
                                                       gällande förordnanden
                                                                                      inköpsbeteende och
                                                                                       olika varugruppers
                                                                                           karaktär och
                                                                                     besparingsmöjligheter
Några styrande principer…
• Satsningar måste värderas utifrån vilken nytta de levererar
• Nyttorealisering är ett ansvar för verksamhetschefer, inte
  projektledare
• Identifiera realiseringsansvariga samt indikatorer för prioriterade
  nyttor
• Involvera intressenter under hela genomförandet
• Nyttorealisering förutsätter en aktiv förändringsledning
• Anpassa ramverket till verksamhetens behov
• …
Förslag på agenda

•   Uppdrag och bakgrund
•   Ramverket
•   Nyttorealisering i ett sammanhang
•   Tillämpning av nyttorealisering
•   Implementering
•   Fortsatt arbete
Hur integrerar man nyttorealiseringsprocessen med andra
verksamheter och processer på ett framgångsrikt sätt?


                                                             Rapportering
                                      Projektledning             och
                  Program- och                              prognostisering
                 portföljstyrning

                                                                          Kravhantering
    Verksamhets-                                                           och system-
     utvecklings-                                                           utveckling
      processen


                                                                               Upphandling
   Budget- och                                                                     och
                                      Nyttorealisering                         leverantörs-
  verksamhets-
    planering                                                                    styrning



                                                                              Investerings-
        Resultat-                                                               processen
      redovisning


                         Strategisk                               Verksamhets-
                                                Behovs-             arkitektur
                          styrning
                                              inventering
Processen för nyttorealisering och systemutveckling


                          LÖSNINGS-         INITIERING   KRAVHANTERING   KONSTRUKTION     FÖRBERED         PRODUKTIONS-     DRIFT OCH
                           FÖRSLAG                         OCH DESIGN      OCH TEST      PRODUKTIONS-        SÄTTNING      FÖRVALTNING
                                                                                           SÄTTNING


    IDENTIFIERA
(BESKRIV BEHOV, KRAV,
MÖJLIGHETER, NYTTOR)


                        SPECIFICERA                               PLANERA NYTTOREALISERING




                                                                                                        REALISERA NYTTOR




                                                                                                            FÖLJ UPP
                                                                                                        NYTTOREALISERING




                                                                           REVIDERAT                    LÄGESRAPPORTER
                                BUSINESS CASE 1.0
                                                                         BUSINESS CASE                  NYTTOREALISERING
Förslag på agenda

•   Uppdrag och bakgrund
•   Ramverket
•   Nyttorealisering i ett sammanhang
•   Tillämpning av nyttorealisering
•   Implementering
•   Fortsatt arbete
När ska processen för nyttorealisering tillämpas?
•   Desto högre komplexitet och verksamhetspåverkan en satsning har desto
    högre krav ställs på att processen för nyttorealisering tillämpas
     – många timmar
     – större förändringar
     – större organisation


•   Tullverket kriterier för när Tullnytta ska användas:
     –   Mer än 1000 mantimmar
     –   Mer än 1 miljon kronor
     –   Sponsor eller projektledaren har svårt att bedöma nyttoeffekten av projektet
     –   Svårt att beräkna kostnader eller mantimmar för projektet



                                                                                                    en
                                                                                            rin cip
                                                                                        p
                                                                                alitets
                                                                            tion äller!
                                                                        por     g
                                                                  Pro
Nytta måste vägas mot angelägenhet, kostnad och risk
1. Angelägenhet
                                                            ANGELÄGENHET
    – politisk angelägenhet/efterlevnad av                      5

      regelverk                                                4

    – angelägenhet att förändra/byta ut                        3

      befintliga processer/system              RISK
                                                               2
                                                                                 NYTTA FÖRVALTNING
2. Samhällsnytta                                               1

                                                               0
    – privatpersoner
    – företag och ideella organisationer
    – ”allmänna nyttigheter” (samhällsnytta)
3. Nytta förvaltning                              KOSTNAD                  SAMHÄLLSNYTTA

    – den egna
      myndigheten/kommunen/landstinget
    – andra offentliga organisationer
4. Kostnad

5. Risk
Olika typer av satsningar – olika typer av nyttor?




        STRATEGISKA                               EFFEKTIVITETS-
                       REGELSTYRDA   KUNDSTYRDA
                                                     HÖJANDE




       INFRASTRUKTUR     VIDARE-     SAMHÄLLS-
           (TEKNISK)                               FORSKNING
                        UTVECKLING     NYTTA
Förslag på agenda

Uppdrag och bakgrund
Ramverket
Nyttorealisering i ett sammanhang
Tillämpning av nyttorealisering
Implementering
Fortsatt arbete
Varför?


                         UTVECKLINGS-
MÖJLIGGÖRARE                                    FÖRÄNDRINGAR               NYTTOR                EFFEKTMÅL
                           INSATSER

                                                                      Högre lönsamhet från
                                                                          genomförda
                                                                            satsningar
                                                     Bättre
                                                 beslutsunderlag
Vägledningen för                                (Business Cases)
  Nyttorealisering                                                         Optimerad
  med tillhörande                                                       utvecklingsportfölj
                                              Utvecklad process för
processbeskrivning                               att följa upp och
    och verktyg                                     rapportera
                        Införandet av en          nyttorealisering           Bättre
                           verksamhets-                                  implementerade
                       anpassad process för                               verksamhets-        Öka värdet av våra
Andra verktyg för         nyttorealisering    Övergång till en mer          strategier            satsningar i
nyttorealisering och                             nyttofokuserad
                                                                                                 verksamhets-
   verksamhets-                                       kultur
                                                                      Bättre underbyggda           utveckling
     utveckling              Utvecklad                                      beslut om
                        intressenthantering     Formaliserad och          verksamhets-
                                                   koordinerad              utveckling
                                                  process för att
                                                    besluta om
   Stödsystem                                     verksamhets-         Färre misslyckade
                                                    utveckling             utvecklings-
                                                                            satsningar
                                               Ökad förståelse för
                                                    konceptet
                                                 nyttorealisering     Ökad transparens av
                                                                       hur offentliga medel
                                                                             används
Mognadsmodell för nyttorealisering
                                                                                                                  NIVÅ 5
                                                                                       NIVÅ 4
                                                            NIVÅ 3                                             OPTIMERAD
                                   NIVÅ 2                                               STYRD
                                                                                                           • Nyttorealisering
        NIVÅ 1                                           DEFINIERAD                                          integrerat med
                                                                                • Ansvariga chefer
                                UPPREPAD                                          säkerställer               strategiprocesser
                                                     • Ledningen engagerar
        INITIAL                                        sig aktivt                 nyttorealisering
                          • Ökad medvetenhet                                                               • Externa krav
• Inget fokus på nyttor                                                         • Strategi för               omhändertas i
                          • Fokus på kostnads-       • Fokus också på
  hos ledning                                                                     nyttorealisering finns     nyttorealiserings-
                            besparningar               kvalitativa nyttor och
                                                                                                             processen
                                                       nyttor för partners
• Enbart för                                                                    • Ökad förmåga till vht-
  införsäljning           • Insikt om nödvändig                                   utveckling               • Kontinuerlig
                            integration med andra    • Gemensam
                                                       nyttorealiserings-                                    erfarenhetsbaserad
• Högst röst vinner         processer                                           • Nyttorealisering           vidareutveckling
                                                       process
                                                                                  integrerad i
• Ad hoc och              • Beslutsunderlag                                       verksamheten             • Löpande koordinering
                            omfattar kostnader,      • Nyttorealisering
  okoordinerat                                         integreras i operativa                                av vht-planer
                            nyttor, risker och KFF                              • Tydliga kopplingar
                                                       verksamhetsplaner
• Mycket prat –                                                                   mellan en satsnings      • Nyttorealisering styr
  begränsad kunskap       • Roll- och ansvars-                                    nyttor,
                                                     • BU omfattar hur                                       vht-utveckling
                            fördelning börjar                                     verksamhetsmål och
                            etableras                  nyttor ska realiseras
• Hur framgång ska                                                                strategier               • Nyttorealisering viktig
                                                       och hinder hanteras
  mätas och följas upp                                                                                       del i strategiutv.
  redovisas sällan        • Viss utbildning                                     • Kvalitativa nyttor
                                                     • Hur framgång ska           dokumenteras
                          • Nyckelpersoner kan                                                             • Erfarenheter
• Inget utdelat ansvar                                 mätas definieras
                            visa på framgång                                                                 redovisas och
  för nyttorealisering                                                          • Systematisk                kommuniceras öppet
                                                     • Utbildning i               uppföljning och
• Inga gemensamma         • Mallar används             orgaisationens egna        etablerad                • Kompetens i
  verktyg                                              processer                  ansvarsfördelning
                          • Gemensam                                                                         nyttorealisering
                            begreppsapparat          • Gemensam                                              värdesätts vid
                                                                                • Verktyg och mallar         rekrytering
                            växer fram                 uppsättning mallar         obligatoriska
                                                       och verktyg
Implementering av nyttorealisering kräver ett erkänt behov




       Krav på bättre
        styrning och             Konstaterat behov
    resultatredovisning           som växt fram             Brinnande plattform
      av verksamhets-               underifrån
         utveckling


  • Investeringar i            • Eldsjälar" har kunnat    • Man har tappat kontroll
    verksamhetsutveckling        visa på att enstaka        över en verksamhets-
    levererar inte avsedd        satsningar har lyckats     kritisk satsning och
    nytta                        genom att tillämpa         nyttorealisering används
  • Ökade krav på mer            processen för              som ett verktyg för att
    transparanta                 nyttorealisering           försöka styra rätt
    investeringsprocesser
  • Befintliga verktyg
    bedöms som otillräckliga
Exempel på övergripande roadmap för införande av nyttorealisering




                           • TA FRAM     • TA FRAM EN
    • IDENTIFIERA
                      BESLUTSUNDERLAG     ANPASSAD OCH                             • FÖLJ UPP
     DRIVKRAFTER                                          • IMPLEMENTERA
                        • SÄKERSTÄLL       FASINDELAD                           NYTTOREALISERING
• BEDÖM BEREDSKAP
                       LEDNINGENS STÖD   INFÖRANDEPLAN




                                                          • STYRANDE DOKUMENT
                                                                                • STATUSRAPPORTERING
  • BESKRIVNA MOTIV                      • PRIORITERADE            & MALLAR
                        • GAP-ANALYS                                             • NYTTOREALISERINGS-
• ANALYS AV FÖRMÅGA                         AKTIVITETER         • UTBILDNING
                                                                                        RAPPORT
                                                              • PILOTPROJEKT
Kritiska framgångsfaktorer
1.   Ledningens direkta, uttalade, och i handling   7.   Transparent redovisning av realiserade
     bekräftade stöd                                     nyttor

2.   God kvalitet i K/N-analyser och annat          8.   Incitament finns för att aktivt bedriva
     underlag som innebär att resultatet används         nyttorealisering
     i verksamhetens beslutsfattande
                                                    9.   Nyttorealisering integreras och blir en
3.   En tydlig uppdelning av ansvar och                  naturlig del av organisationens ordinarie
     befogenheter med definierade roller                 processer för budgetering, planering,
     kopplade till nyttorealisering                      prognostisering och uppföljning

4.   Tydliga, kommunicerade och förankrade          10. Tillgång till kompetens kopplat till
     effektmål och nyttor definierade för de            nyttorealisering
     satsningar som beslutas
                                                    11. Tillgång till utbildning, stöd och verktyg och
5.   Förmåga att uppskatta utveckling- och              en gemensam begreppsapparat
     förvaltningskostnader på ett korrekt sätt
                                                    12. Kompetenta projektledare och beprövade
6.   Förmåga att identifiera, värdera, mäta,            metoder för utvecklingsarbete och
     prognostisera och följa upp nyttor på ett          riskhantering                               ka
     korrekt och effektivt sätt                                                                ån gs
                                                                                            mg pp!
                                                                                         fra u
                                                                                  gt hur öljas
                                                                              tidi och f
                                                                           äm s
                                                                       Best mäta
Förslag på agenda

Uppdrag och bakgrund
Ramverket
Nyttorealisering i ett sammanhang
Tillämpning av nyttorealisering
Implementering
Fortsatt arbete
Färdigställande pågår

Uppdatering

•   Inarbetning av remissynpunkter
•   K/N-strukturer
•   Samverkan över
    organisationsgränser där K/N
    fördelar sig olika Riskperspektiv
•   Beslutsprocess
•   Införandeplan (resurser och
    prioritering)
•   Kalkylmodeller & mallar
•   Exempel
•   Mätetal

Intro Vägledning i Nyttorealisering

  • 1.
    Introduktion till E-delegationensvägledning i nyttorealisering Seminarium om nya standarder och riktlinjer i projektverksamhet 6 april Westmanska Palatset, Stockholm Mårten Janerud marten.janerud@enterprise.ministry.se @MJanerud
  • 2.
    Syfte Presentera • E-delegationens vägledningi nyttorealisering Diskutera • Nyttorealisering i ett sammanhang • Tillämpning (när?) • Implementering (hur?)
  • 3.
    Förslag på agenda Uppdragoch bakgrund Ramverket Nyttorealisering i ett sammanhang Tillämpning av nyttorealisering Implementering Fortsatt arbete
  • 4.
    Så enkelt sommöjligt för så många som möjligt.
  • 5.
    Vilka är medi E-delegationen 16 mest IT-intensiva myndigheterna och SKL
  • 6.
    Vad gör E-delegationen? • Vidareutvecklar framtagen strategi och målbild • Koordinerar utvecklingsprojekt • Följer upp effekter • Koordinerar IT-standardiseringsfrågor • Bistår regeringen i internationellt arbete • Öppen data (PSI) och sociala medier – Delrapporter 2 ggr/år – Slutrapport senast den 31 december 2014
  • 7.
    Vägledningar • Verksamhetsplanering • Kanalstrategi • Riktlinjer för sociala medier • Webbutveckling • Automatiserad samverkan • Behovsfångst • Terminologi • Nyttorealisering • IPv6, DNSSEC • Vidareutnyttjande av offentlig information • m.m.
  • 8.
    Förslag till regeringen • E-legitimation (En ny myndighet för samordning av e- legitimationer startade den 1 januari 2011) • Gemensamma servicecenter (inrättas 2010) • Utvecklingsansvariga myndigheter 1. Bolagsverket Företag och företagande 2. Skatteverket Privatpersoner 3. Lantmäteriet Geografisk information och fastighetsinformation 4. Transportstyrelsen Fordon och förare • Översyn av registerförfattningar och andra viktiga regleringar • Finansieringsförslag
  • 9.
    Så enkelt sommöjligt Vägledning i nyttorealisering för så många som möjligt.
  • 10.
    Offentlig sektors utmaningar •Öppenhet och transparens (tillgängliggöra) • Tjänster till medborgare och företag online • Ökad samverkan • Intern effektivisering
  • 11.
    Problembeskrivning • Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser för att leverera förvaltningsgemensamma lösningar höjer kraven på beslutsunderlag som konkret beskriver nyttorna och kostnader samt processer som för nyttorealisering och uppföljning också när flera organisationer samverkar • Erfarenheter från många och kostsamma misslyckade IT-projekt som inte har lyckats leverera förväntade effekter i verksamheten • Om K/N-analyser genomförs idag ligger fokus på interna nyttor med syfte att säkerställa finansiering. Beslutsunderlaget glöms sedan bort • Fokus på att identifiera och värdera nyttor. Realisering och uppföljning är en erkänd utmaning - särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen (hos andra myndigheter, privatpersoner och företag) • Fokus är på att hålla budget och att leverera i tid (se t.ex. RiR 2011:15) • Bristande ägarstyrning? Ökade krav på offentliga organisationer att ha kunskap, processer och verktyg för att identifiera, specificera, värdera, planera, realisera och följa upp nyttor och kostnader kopplade till olika satsningar
  • 12.
    Uppdrag E-delegationen ska tafram en modell för att beräkna nyttan av och kostnaden för strategiska utvecklingsprojekt (e-förvaltningsprojekt) (Direktiv 2009:1,SOU 2009:86 & 2010:20): – skapa förutsättningar för tydliga beslut, styrning, finansiering och koordinering av e-förvaltningsprojekt ink. samverkan med tredje part – stödja fokus på både intern nytta (produktivitet och effektivitet) liksom den samlade nyttan för samhället som helhet – en ”whole-of-society approach” (nytta för kommuner, landsting, företagare, ideella organisationer och medborgare) – omfatta metoder /processer för hur planerade besparingar identifierade i myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till vara, baserat på avnämarnas behov
  • 13.
    En strukturerad ansatstill nyttorealisering är en förutsättning för framgångsrik verksamhetsutveckling? • Forskning har visat att de organisationer som erhåller störst nytt av investeringar i IT är de som inför en formell och strukturerad process för nyttorealisering och som säkerställer att process- och verksamhetsutveckling är integrerat med teknikförändringar (”Benefits Management” Ward och Daniel) • ”Det enda sättet att veta säkert att en förändring har lyckats är om vi kan följa upp att den har levererat förväntade nyttor” (UK Cabinet Office) • ”Vi ska aldrig starta ett projekt… – om vi inte kan specificera nyttorna – om vi inte vet hur vi kommer att mäta framgång – om vi inte vet hur nyttorna ska realiseras och vem som är ansvarig för detta” (OGC, Storbritannien)
  • 14.
    Förslag på agenda Uppdragoch bakgrund Ramverket Nyttorealisering i ett sammanhang Tillämpning av nyttorealisering Implementering Fortsatt arbete
  • 15.
    Vägledning i Nyttorealisering Syfte •Införa ett Ramverk för Nyttorealisering som tillhandahåller ett strukturerat stöd för – beslutsfattande kopplat till verksamhetsutveckling – realisering och uppföljning av eftersträvade nyttor Målgrupp • Att användas av E-delegationens medlemmar och andra offentliga organisationer i deras verksamhetsutveckling Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller – Komplettera befintliga portfölj-, program- och projektstyrningsmodeller – Organisationer som redan har implementerade verktyg och modeller för att identifiera, värdera och nyttor hittar förhoppningsvis något användbart
  • 16.
  • 17.
    Deltagare • Arbetsgrupp • Referensgrupp • Arbetsförmedlingen • CSN • Bolagsverket • ESV • Försäkringskassan • Centrum för e-Hälsa i Samverkan • Jordbruksverket • Transportstyrelsen • Landstinget i Västmanland • Statskontoret • Migrationsverket • Lantmäteriet • Skatteverket • Särskild referensgrupp kommuner • SKL • Sveriges Radio • Trafikverket • Tullverket • Vattenfall
  • 19.
    Ramverket STYRANDE PRINCIPER ROLL & ANSVARSFÖRDELNING STYRANDE PRINCIPER ROLL & ANSVARSFÖRDELNING (AVSNITT 4) (BILAGA 2) PROCESSEN FÖR NYTTOREALISERING (AVSNITT 3.4 OCH BILAGA 2) KOSTNADS- OCH EFFEKTKEDJA FÖR GODA EXEMPEL NYTTOSTRUKTURER VERKSAMHETSUTVECKLING (BILAGA 5) (AVSNITT 5) (BILAGA 3) STÖD • BEGREPP (BILAGA 2) • MOGNADSMODELL (BILAGA 4) • CHECKLISTOR (BILAGA 2) • KALKYLFAKTORER OCH • DOKUMENTMALLAR (BILAGA 2) BERÄKNINGSPRINCIPER (BILAGA 4) • PRIORITERINGSMODELL (BILAGA 4)
  • 20.
    En nytta kandefinieras som resultatet av en förändring som upplevs som positivt av dess intressenter (Bradley) Ekonomisk nytta Kvalitativ nytta • Minskade kostnader • Bättre informationskvalitet • Frigjord arbetstid • Frigjord arbetstid Direkt • Sparade årsarbetskrafter • Bättre informationsdelning • Flexiblare arbetssätt • Undvikta kostnader • Bättre service • Effektivare resursanvändnnig • Nöjdare kunder Indirekt • Minskade ledtider • Ökad tillgänglighet • Ökad insyn • Bättre image Svårvärderad •… nytta OFFENTLIG FÖRETAG & INOM PRIVAT- SEKTOR IDEELLA SAMHÄLLET MYNDIGHETEN PERSONER (PARTNERS) ORGANISATIONER HUR VÄRDERAR VI NYTTAN AV ATT IMPLEMENTERA POLITISKA BESLUT?
  • 21.
    Nyttorealiseringsprocessen Uppdrag, verksamhetsmål och strategier • Beskrivna motiv • Önskat börläge Behov & • Identifierade mål problem Identifiera Krav Effektmål och nyttor Specificera Möjligheter lösnings- & Risker förslag • Genomförd nyttoanalys • Verifierad Styrning Följ upp av processen • Färdigställt nyttorealisering nytto- för nytto- beslutsunderlag • Avslutad satsning realisering realisering (Business Case) • Tillvaratagna erfarenheter Planera nytto- realisering Realisera • Levererade nyttor möjliggörare • Reviderad nyttorealiseringsplan • Fastställd och förankrad • Realiserade nyttor nyttorealiseringsplan
  • 22.
    Nyttorealisering handlar omatt realisera de identifierade effekter som ligger till grund för att en satsning i verksamhetsutveckling genomförs • VÄRDERINGAR • INSTÄLLNING/VILJA FÖRHÅLLNINGSSÄTT • ENGAGEMANG • BEHOV/KRAV • METOD • ROLLER PROCESS • RUTINER/ARBETSFORMER • VERKTYG • KRAV
  • 23.
    Processen för nyttorealisering- flödesbeskrivning Definiera motiv till Identifiera mål förändring Behov, Krav, Möjligheter, Beskrivna motiv och Identifierade Besluta om at Problem, Risker, Krav önskat börläge mål fördjupa analys Ta fram Identifiera och värdera beslutsunderlag nyttor Beslut om att (Business Case) Färdigställt Besluta om att etablera Genomförd fördjupa analysen nyttoanalys Beslutsunderlag satsning Ta fram Förbereda nyttorealiserings- verksamheten för plan förändring Framtagen Fastställd och Beslut om att Nyttorealiserings- Besluta om Fastställd förankrad etablera satsning plan genomförande nyttorealiserings- nyttorealiserings- plan plan Realisera Uppdatera Realisera nyttor möjliggörare beslutsunderlag Levererade Realiserade Reviderad Fastställd möjliggörare nyttor Nyttorealiserings- nyttorealiserings- plan plan Följ upp Utvärdera Synliggör nyttan nyttorealisering satsning Progress- Genomförda Budget justerad Besluta om avslut Uppföljt rapportering förändrings- med verifierad av satsning resultat aktiviteter nyttorealisering
  • 24.
    VERKSAMHETS- STRATEGI Begrepp UPPDRAG STÄLLER KRAV PÅ VERKSAMHETS- UTVECKLING KONKRETISERAS I BESLUTSUNDERLAG SPECIFICERAR BEHOV EFFEKTMÅL KRAV LINJEARBETE LIGGER TILL DRIVER GRUND FÖR PROGRAM SATSNING FÖRÄNDRING FÖ RU GENOMFÖRS FÖR TS ÄT ÄR ARBETSMODELLER ATT ÅSTADKOMMA TE R MÖJLIGGÖRS ANVÄDNER FÖR ATT GENOMFÖRA EN KRÄVER AV PROJEKT MÖJLIGGÖRARE NYTTOREALISERING FÖRMÅGA SKAPAR PÅVERKAR FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT UTVECKLA LEVERERAR FÖLJS UPP INOM EFFEKTER FÖLJS UPP MED HJÄLP AV BESTÅR AV INDIKATORER KAN VARA KOSTNADER NYTTOR ONYTTOR PENGAR TID KVALITET
  • 25.
    Förslag på dokumentstruktur Nytto- realiserings- strategi ger ramar för utformning av ligger till grund för beslut ligger till grund för beslut Idébeskrivning om framtagande av Beslutsunderlag om framtagande av Nytto- (Business Case) realiseringsplan stödjer Nyttoregister
  • 26.
    Beslutsunderlagets innehåll SAMMANFATTNING (REKOMMENDATION, FÖRSLAG TILL NÄSTA STEG, FRÅGOR FÖR ÖVERVÄGANDEN) MOTIV TILL SATSNING (BEHOV, PROBLEM, RISKER, KRAV, MÖJLIGHETER) INTRESSENTER & MÅLGRUPPER ANTAGANDEN & AVGRÄNSNINGAR LÖSNINGSFÖRSLAG EKONOMISKA NYTTOR • MYNDIGHETEN (REALISERINGSANSVARIG, • ANDRA OFFENTLIGA INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE, ORGANISATIONER ANSVARIG UPPFÖLJNING) • PRIVATPERSONER KOSTNADER • FÖRETAG & IDEELLA KVALITATIVA NYTTOR ORGANISATIONER (REALISERINGSANSVARIG, • SAMHÄLLET INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE, ANSVARIG UPPFÖLJNING) RISK- OCH FINANSIERING BEROENDEN HINDERANALYSER
  • 27.
    Exempel på aktörsmodell PORTFÖLJÄGARE PORTFÖLJLEDARE UTVECKLINGSPORTFÖLJ EFFEKT- PROJEKTKONTOR CONTROLLER SATSNING SPONSOR NYTTOREALISERINGS- PROJEKTLEDARE ANSVARIG
  • 28.
    Effektkedja för verksamhetsutveckling SATSNING KRÄVER DRIVER REALISERAR BIDRAR TILL UTVECKLINGS- VERKSAMHETS- MÖJLIGGÖRARE FÖRÄNDRINGAR NYTTOR INSATSER MÅL KRAVSTÄLLER GENERERAR KRÄVER KONKRETISERAS I
  • 29.
    Exempel på effektkedjaför ny inköpsprocess UTVECKLINGS- VERKSAMHETS- MÖJLIGGÖRARE FÖRÄNDRINGAR NYTTOR INSATSER MÅL Starkare styrning av leverantörers uppfyllande av överenskomna Digital hantering av åtaganden behov, inköpsorder och beställningar Högre processeffektivitet Digital registrering av i inköpsverksamheten Minskad total leveranser med hjälp av statusnivåer inköpskostnad med X% Högre grad av avrop mot Publicering av gällande avtal Upphandla och införa ett inköpsplaner samt Effektivare standardsystem för inköp tillgängliga avtal och inköpsverksamhet (X% inköpsstatistik via portal Högre grad av av samtliga inköp ska gå automatisering i inköps- via inköpssystemet) Integrerat inköpssystem (COTS) Ökad automatisering och upphandlingsarbetet Integration ekonomi- och från inköpsbehov till Bättre efterlevnad av behörighetshanterings- leverans och lagar och regler system fakturabetalning Ökad styrning mot bästa (X% av total avtal och produkter med inköpsvolym ska bestå Ny inköpspolicy lägst totalkostnad Policys och regelverk av avtalade produkter tillgängliga via portal och tjänster ) Utveckla inköpsprocessen Undvika kostnader från (strategiskt, taktiskt och Ett gemensamt ej berättigade inköp Kvalitén på varor och operativt) leverantörsregister tjänster ska motsvara tillgängligt för alla verksamhetens behov berörda användare (Nöjdkundindex) Sänkta inköpspriser genom bättre Elektroniska attester för samordning olika steg i inköpsprocessen och Större förståelse för automatisk kontroll mot verksamhetens gällande förordnanden inköpsbeteende och olika varugruppers karaktär och besparingsmöjligheter
  • 30.
    Några styrande principer… •Satsningar måste värderas utifrån vilken nytta de levererar • Nyttorealisering är ett ansvar för verksamhetschefer, inte projektledare • Identifiera realiseringsansvariga samt indikatorer för prioriterade nyttor • Involvera intressenter under hela genomförandet • Nyttorealisering förutsätter en aktiv förändringsledning • Anpassa ramverket till verksamhetens behov • …
  • 31.
    Förslag på agenda • Uppdrag och bakgrund • Ramverket • Nyttorealisering i ett sammanhang • Tillämpning av nyttorealisering • Implementering • Fortsatt arbete
  • 32.
    Hur integrerar mannyttorealiseringsprocessen med andra verksamheter och processer på ett framgångsrikt sätt? Rapportering Projektledning och Program- och prognostisering portföljstyrning Kravhantering Verksamhets- och system- utvecklings- utveckling processen Upphandling Budget- och och Nyttorealisering leverantörs- verksamhets- planering styrning Investerings- Resultat- processen redovisning Strategisk Verksamhets- Behovs- arkitektur styrning inventering
  • 33.
    Processen för nyttorealiseringoch systemutveckling LÖSNINGS- INITIERING KRAVHANTERING KONSTRUKTION FÖRBERED PRODUKTIONS- DRIFT OCH FÖRSLAG OCH DESIGN OCH TEST PRODUKTIONS- SÄTTNING FÖRVALTNING SÄTTNING IDENTIFIERA (BESKRIV BEHOV, KRAV, MÖJLIGHETER, NYTTOR) SPECIFICERA PLANERA NYTTOREALISERING REALISERA NYTTOR FÖLJ UPP NYTTOREALISERING REVIDERAT LÄGESRAPPORTER BUSINESS CASE 1.0 BUSINESS CASE NYTTOREALISERING
  • 34.
    Förslag på agenda • Uppdrag och bakgrund • Ramverket • Nyttorealisering i ett sammanhang • Tillämpning av nyttorealisering • Implementering • Fortsatt arbete
  • 35.
    När ska processenför nyttorealisering tillämpas? • Desto högre komplexitet och verksamhetspåverkan en satsning har desto högre krav ställs på att processen för nyttorealisering tillämpas – många timmar – större förändringar – större organisation • Tullverket kriterier för när Tullnytta ska användas: – Mer än 1000 mantimmar – Mer än 1 miljon kronor – Sponsor eller projektledaren har svårt att bedöma nyttoeffekten av projektet – Svårt att beräkna kostnader eller mantimmar för projektet en rin cip p alitets tion äller! por g Pro
  • 36.
    Nytta måste vägasmot angelägenhet, kostnad och risk 1. Angelägenhet ANGELÄGENHET – politisk angelägenhet/efterlevnad av 5 regelverk 4 – angelägenhet att förändra/byta ut 3 befintliga processer/system RISK 2 NYTTA FÖRVALTNING 2. Samhällsnytta 1 0 – privatpersoner – företag och ideella organisationer – ”allmänna nyttigheter” (samhällsnytta) 3. Nytta förvaltning KOSTNAD SAMHÄLLSNYTTA – den egna myndigheten/kommunen/landstinget – andra offentliga organisationer 4. Kostnad 5. Risk
  • 37.
    Olika typer avsatsningar – olika typer av nyttor? STRATEGISKA EFFEKTIVITETS- REGELSTYRDA KUNDSTYRDA HÖJANDE INFRASTRUKTUR VIDARE- SAMHÄLLS- (TEKNISK) FORSKNING UTVECKLING NYTTA
  • 38.
    Förslag på agenda Uppdragoch bakgrund Ramverket Nyttorealisering i ett sammanhang Tillämpning av nyttorealisering Implementering Fortsatt arbete
  • 39.
    Varför? UTVECKLINGS- MÖJLIGGÖRARE FÖRÄNDRINGAR NYTTOR EFFEKTMÅL INSATSER Högre lönsamhet från genomförda satsningar Bättre beslutsunderlag Vägledningen för (Business Cases) Nyttorealisering Optimerad med tillhörande utvecklingsportfölj Utvecklad process för processbeskrivning att följa upp och och verktyg rapportera Införandet av en nyttorealisering Bättre verksamhets- implementerade anpassad process för verksamhets- Öka värdet av våra Andra verktyg för nyttorealisering Övergång till en mer strategier satsningar i nyttorealisering och nyttofokuserad verksamhets- verksamhets- kultur Bättre underbyggda utveckling utveckling Utvecklad beslut om intressenthantering Formaliserad och verksamhets- koordinerad utveckling process för att besluta om Stödsystem verksamhets- Färre misslyckade utveckling utvecklings- satsningar Ökad förståelse för konceptet nyttorealisering Ökad transparens av hur offentliga medel används
  • 40.
    Mognadsmodell för nyttorealisering NIVÅ 5 NIVÅ 4 NIVÅ 3 OPTIMERAD NIVÅ 2 STYRD • Nyttorealisering NIVÅ 1 DEFINIERAD integrerat med • Ansvariga chefer UPPREPAD säkerställer strategiprocesser • Ledningen engagerar INITIAL sig aktivt nyttorealisering • Ökad medvetenhet • Externa krav • Inget fokus på nyttor • Strategi för omhändertas i • Fokus på kostnads- • Fokus också på hos ledning nyttorealisering finns nyttorealiserings- besparningar kvalitativa nyttor och processen nyttor för partners • Enbart för • Ökad förmåga till vht- införsäljning • Insikt om nödvändig utveckling • Kontinuerlig integration med andra • Gemensam nyttorealiserings- erfarenhetsbaserad • Högst röst vinner processer • Nyttorealisering vidareutveckling process integrerad i • Ad hoc och • Beslutsunderlag verksamheten • Löpande koordinering omfattar kostnader, • Nyttorealisering okoordinerat integreras i operativa av vht-planer nyttor, risker och KFF • Tydliga kopplingar verksamhetsplaner • Mycket prat – mellan en satsnings • Nyttorealisering styr begränsad kunskap • Roll- och ansvars- nyttor, • BU omfattar hur vht-utveckling fördelning börjar verksamhetsmål och etableras nyttor ska realiseras • Hur framgång ska strategier • Nyttorealisering viktig och hinder hanteras mätas och följas upp del i strategiutv. redovisas sällan • Viss utbildning • Kvalitativa nyttor • Hur framgång ska dokumenteras • Nyckelpersoner kan • Erfarenheter • Inget utdelat ansvar mätas definieras visa på framgång redovisas och för nyttorealisering • Systematisk kommuniceras öppet • Utbildning i uppföljning och • Inga gemensamma • Mallar används orgaisationens egna etablerad • Kompetens i verktyg processer ansvarsfördelning • Gemensam nyttorealisering begreppsapparat • Gemensam värdesätts vid • Verktyg och mallar rekrytering växer fram uppsättning mallar obligatoriska och verktyg
  • 41.
    Implementering av nyttorealiseringkräver ett erkänt behov Krav på bättre styrning och Konstaterat behov resultatredovisning som växt fram Brinnande plattform av verksamhets- underifrån utveckling • Investeringar i • Eldsjälar" har kunnat • Man har tappat kontroll verksamhetsutveckling visa på att enstaka över en verksamhets- levererar inte avsedd satsningar har lyckats kritisk satsning och nytta genom att tillämpa nyttorealisering används • Ökade krav på mer processen för som ett verktyg för att transparanta nyttorealisering försöka styra rätt investeringsprocesser • Befintliga verktyg bedöms som otillräckliga
  • 42.
    Exempel på övergripanderoadmap för införande av nyttorealisering • TA FRAM • TA FRAM EN • IDENTIFIERA BESLUTSUNDERLAG ANPASSAD OCH • FÖLJ UPP DRIVKRAFTER • IMPLEMENTERA • SÄKERSTÄLL FASINDELAD NYTTOREALISERING • BEDÖM BEREDSKAP LEDNINGENS STÖD INFÖRANDEPLAN • STYRANDE DOKUMENT • STATUSRAPPORTERING • BESKRIVNA MOTIV • PRIORITERADE & MALLAR • GAP-ANALYS • NYTTOREALISERINGS- • ANALYS AV FÖRMÅGA AKTIVITETER • UTBILDNING RAPPORT • PILOTPROJEKT
  • 43.
    Kritiska framgångsfaktorer 1. Ledningens direkta, uttalade, och i handling 7. Transparent redovisning av realiserade bekräftade stöd nyttor 2. God kvalitet i K/N-analyser och annat 8. Incitament finns för att aktivt bedriva underlag som innebär att resultatet används nyttorealisering i verksamhetens beslutsfattande 9. Nyttorealisering integreras och blir en 3. En tydlig uppdelning av ansvar och naturlig del av organisationens ordinarie befogenheter med definierade roller processer för budgetering, planering, kopplade till nyttorealisering prognostisering och uppföljning 4. Tydliga, kommunicerade och förankrade 10. Tillgång till kompetens kopplat till effektmål och nyttor definierade för de nyttorealisering satsningar som beslutas 11. Tillgång till utbildning, stöd och verktyg och 5. Förmåga att uppskatta utveckling- och en gemensam begreppsapparat förvaltningskostnader på ett korrekt sätt 12. Kompetenta projektledare och beprövade 6. Förmåga att identifiera, värdera, mäta, metoder för utvecklingsarbete och prognostisera och följa upp nyttor på ett riskhantering ka korrekt och effektivt sätt ån gs mg pp! fra u gt hur öljas tidi och f äm s Best mäta
  • 44.
    Förslag på agenda Uppdragoch bakgrund Ramverket Nyttorealisering i ett sammanhang Tillämpning av nyttorealisering Implementering Fortsatt arbete
  • 45.
    Färdigställande pågår Uppdatering • Inarbetning av remissynpunkter • K/N-strukturer • Samverkan över organisationsgränser där K/N fördelar sig olika Riskperspektiv • Beslutsprocess • Införandeplan (resurser och prioritering) • Kalkylmodeller & mallar • Exempel • Mätetal