1. Aktiv ägarstyrning löser problemen
eller
Varför får vi inte de effekter vi
kalkylerat med i projekten?
© 2012 Styra projekt 1

2. Bakgrund och idé
• Rundabords samtal Computer
Sweden, IVA, Dataföreningen, Affärsvärlden
• Frågeställningar;
– överinvesterar vi i IT,
– fattas beslut på rätt nivå,
– nyttjas IT på rätt sätt i affärsutvecklingen
• Idé: Hitta en modell som alla kan förstå och
acceptera
• Ansats: bättre underlag för styrelsebeslut
• Svar: Linjens eller processens ansvar
© 2012 Styra projekt 2

3. Styra projekt som bolag
Verksamhetsfokus på och i projekt
Aktiv styrning
Projektet kan ses som ett ”företag”
© 2012 Styra projekt 3

4. Hur ser det ut i verkligheten?
• Uppnår vi maximala effekter, minimerar risker
och tar vara på potentialer?
• Kör vi fast i projekt?
• 1/3 projekt lyckas
• 1/3 misslyckas
• 1/3 kommer inte i mål
• När man mäter TKQ om man mäter effekter
väsentligt lägre andel som lyckas
© 2012 Styra projekt 4

5. Program och projekt
• Vad är projekt?
• Vad är program?
• Vad är portfölj?
• I fortsättningen pratar vi om projekt och
innefattar också program och delvis portfölj
vad avser högsta styrningen.
© 2012 Styra projekt 5

6. Ansvar för programstyrning och styrning av projekt
PMcode
Beställare/ Beställare/ - aktiv
verksamhet ägarstyrning
verksamhet
av
Projekt
Projekt- Projekt-
modell Projekt Projekt modell
© 2012 Styra projekt 6

7. Kan situationen vara att projektägarna tvingas att
ansvara för projekt de inte förstår –
får då dina viktiga projekt den styrning de förtjänar?
© 2012 Styra projekt 7

8. Vad är ansvar?
• Bolag
• Resultat
• Personal
• Åtagande av olika slag
© 2012 Styra projekt 8

9. Ansvar andra perspektiv
• Ansvar eller ej kan bero på
– Tid
– Kompetens
– Roll (intressent alt projektets bästa)
• För att kunna ta ansvar behövs kunskap och
information
• Resultat olika för olika personer
© 2012 Styra projekt 9

10. Vad är det man inte förstår?
• Komplexitet i följande frågor
• relation ägare - projektstyrelse
• förstå hur man kommer överens om målen
• relation projektstyrelse - projektteam
• förstå vad som är ledning och kontroll
• hantering av risker och förändringar
© 2012 Styra projekt 10

11. HUR MYCKET STYRNING BEHÖVS EGENTLIGEN?
Vad är en
vettig nivå?
© 2012 Styra projekt 11

12. Bolagsstyrning och projektstyrning: paralleller
Aktiebolaget Projekt / PMcode
Ägarna Projektägarna (ofta =
= företagsledningen
Styrelsen Projektstyrelsen
Företags- Projekt-
ledningen ledning
© 2012 Styra projekt 12

13. AKTIV STYRNING
AV PROJEKT
Ägare/Beställare/
Projektstämma
Projektstyrelse
/ Styrgrupp
Projektledare
© 2012 Styra projekt 13

14. AKTIV STYRNING
AV PROJEKT
Ägare/Beställare/
Projektstämma
Projektstyrelse Utvärdering
/ Styrgrupp
Projektledare
© 2012 Styra projekt 14

15. AKTIV STYRNING
AV PROJEKT
Ägardirektiv
Projektägaravtal Ägare/Beställare/
Projektstämma
Projektdirektiv Projektstyrelse Utvärdering
Arbetsordning för / Styrgrupp
Styrgruppen
Projektledare
PL-instruktion
Rapporterings-
instruktion
© 2012 Styra projekt 15

16. EN HEL DEL
MÅSTE HÄNGA IHOP
Strategi
Ägardirektiv
Projektdirektiv
Projektplan
© 2012 Styra projekt 16

17. PROJEKTSTYRELSENS
/STYRGRUPPENS UPPGIFTER
 Strategi – att jobba med projektets framtid
 Kontroll – att förstå och styra utfallet från projektet
 Ledning – att se till att PL verkställer planen
 Information – att omvärlden får en sann bild av projektet
© 2012 Styra projekt 17

18. RÄTT FOKUS I STYRGRUPPSARBETET
RÄTT STYRNING
Huvudinriktningar i styrgruppsutbildning
1.Rätt styrning
2. Rätt bemanning
3. Rätt inriktning
4. Rätt arbetssätt
© 2012 Styra projekt 18

19. Finns det forskning på området?
• Det finns en del forskning som pekar på
samma problem som jag belyst tidigare.
© 2012 Styra projekt 19

20. Hinder för ansvar och styrning
• Problem - Hinder
– Ägare och Projektstyrelse
– Riktning överenskommelse mål
– Relationer projektstyrelser – projektteam
– Ledning och kontroll
– Hantera oförutsedda händelser
© 2012 Styra projekt 20

21. Lärande och inflytande kedja
Finansiär
Ägare Lärandet
måste
ske i
Projektstyrelse hela
kedjan
över hela
Projektledare projekt-
tiden
Projektteam
Verksamhet
© 2012 Styra projekt 21

22. Nyttorealisering i ett sammanhang (e-Delegationen)
Budget- och Rapportering
Strategisk
verksamhets- och prognos-
planering
planering 2. tisering
1. 3.
Upphandling och
Resultat-
leverantörs-
redovisning
styrning
10. 4.
Nyttorealisering
Projekt, program- Verksamhets-
och portfölj- utvecklings-
styrning processen
9. 5.
Kravhantering
Verksamhets-
och system- Behovsanalys
arkitektur
utveckling 8. 7. 6.
© 2012 Styra projekt 22

23. Statliga IT-projekt överskrider ofta budget
• Orsakerna till problemen är sedan tidigare väl
kända.
• Det handlar om brister i beställarkompetens och i
styrning av projekten och att erfarenheter från
andra IT-projekt inte utnyttjas.
• Riksrevisionen bedömer att myndigheterna
kommer att driva fler och mer komplexa och
kunskapskrävande IT-projekt framöver.
• Det ökar kraven på myndigheternas förmåga att
driva IT-projekt.
© 2012 Styra projekt 23

24. Vinster med aktiv styrning
1. Fokus på affärsnytta
– Styrt från verksamhetsperspektiv
2. Tydligare styrning
– Analogin med bolag gör det enklare
– Effekthemtagning ingår i projektet
– Hanterar agil el evolutionär utveckling
3. Professionell kompetens
– Professionella yrken
– Avlastning operativa linjen
– Karriärväg till styrelseledamot
© 2012 Styra projekt 24

25. Slut och stort tack
rolf.berndtson@projektforum.se
rolf.berndtson@styraprojekt.se
© 2012 Styra projekt 25