E seminarium nyttorealisering 111125

Nyttorealisering
eSeminarium
24 november, 2011

Strategi för utveckling av e-förvaltning
– uppdelat på kommunstorlek

Andel kommuner med strategier i relation till komunstorlek

≥ 100 000 invånare 75% 17% 8%

50 000 - 99 999 invånare 33% 44% 22%

20 000 - 49 999 invånare Ja
34% 39% 27%
Arbete pågår
Nej
10 000 - 19 999 invånare 12% 34% 53% 1%
Vet ej

< 10 000 invånare 5% 16% 77% 2%

0% 20% 40% 60% 80% 100%
Andel kommuner

Strategins övergipande mål*

1. Enklare vardag för
privatpersoner och företag
2. Smartare och öppnare
förvaltning stödjer
innovation och delaktighet
3. Högre kvalitet och
effektivitet i verksamheten

* Även E-delegationen har antagit dessa mål och de
ingår i Digitala agendan

Strategins insatsområden

Informationsstruktur Infrastruktur och
Ledning och styrning Lagar och regelverk
och begrepp informationssäkerhet

Kraftsamling och Samverkansmöjligheter
Öppenhet istället för
samordning på nationell
stuprör och inlåsning
nivå

Digital ärendehantering
Främja användning och
och
öka kompetens
informationsförsörjning

Samverkan och
ansvarstagande lokalt Informationssäkerhet
och regionalt Offentlighet och
sekretess

Center för eSamhället

Gemensamt kansli och programkontor

Näringsliv Samhälls- Kultur, friti
eHälsa Skola Demokrati
och arbete byggnad, tr d och
och
afik och besöks-
delaktighet
miljö näring

Stödprocesser
Grundläggande strukturella förutsättningar
Lagar & regler, Informationsstruktur & begrepp, Infrastruktur & informationssäkerhet

eHälsa
Lars Jerlvall

Center för eHälsa i samverkan

Center för eHälsa i samverkan (CeHis)

• Koordinerar landstingens och regionernas
eHälsosamarbete
• Uppdrag: att genomföra handlingsplanen 2010-2012
• Regleras i avtal mellan SKL och varje landsting/region
• Styrs av representanter från landsting och
regioner, Sveriges Kommuner och Landsting
(SKL), kommunerna och de privata vårdgivarna

Nationell eHälsa
- strategin för tillgänglig och säker information
inom vård och omsorg

•Nationell IT-strategi för vård och omsorg 2006
•Våren 2010 aktualiserades strategin och
bytte namn till Nationell eHälsa
•Fokus flyttas från teknik, IT-lösningar och
infrastruktur till nyttan för invånare och verksamheter
•Vidgning av innehållet till att också omfatta
socialtjänst

Invånartjänster

Min journal på nätet

Jämförelsetjänst tandvård

Vårdtjänster

LTJ – Läkemedelsförteckningstjänsten

Andra utförare än Inera

Pascal – Patientens sammanhållna läkemedelsinformation

Satsningar framöver
Invånartjänster Vårdtjänster Infrastruktur

Patientens personliga konto NPÖ
Första steget mot patientens Fortsatt utveckling Nationell tjänsteplattform
tillgång till sin patientjournal
Nationellt hälsobibliotek
Jämförelsetjänster på 1177.se Gemensam driftsplattform
Fortsatt utveckling Pascal
Färdigställa och vidareutveckla

Ramverk för samordnad Elektroniskas Intyg
körkort, sjukskrivningsblanketter, lä Test och certifiering
e-tjänsteutveckling karintyg, diabetesintyg, etcetera

Vilka är med i E-delegationen?

16 mest IT-intensiva
myndigheterna och SKL

Vad gör E-delegationen?
• Förvaltningsgemensamma förstudier
• Samordning av strategiska e-förvaltningsprojekt
• Tar fram vägledningar
• Följer upp arbetet med e-förvaltning
• Koordinerar IT-standardiseringsfrågor
• Bistår regeringen i internationellt arbete
• Öppen data (PSI) och sociala medier

– Delrapporter 2 ggr/år
– Slutrapport senast den 31 december 2014

Syftet med dagens eSeminarium

• Skapa ökad förståelse och medvetenhet om nyttorealisering och
hur det kan stödja IT- och verksamhetsutveckling

• Presentera och diskutera erfarenheter från kommuner, landsting
och myndigheter

• Presentera verktyg att använda kopplat till nyttorealisering

Agenda

10.15-10.30 Varför behövs ett ramverk för nyttorealisering?

10.35-11.05 Värderealisering på Tullverket
11.10-11.40 Effektutvärdering av satsningar på IT-baserad informationshantering inom
hälso- och sjukvård
11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster, PRIOS

12.15-13.15 Lunch

1315-13.45 E-delegationens mognadsmodell för nyttorealisering

13.50-14.20 Effekter av projekt integrerade i resultat, SJ

14.25-14.55 Nyttorealisering i PRIO, Försvarsmakten

14.55-15.25 Kaffe
15.25-15.55 Värdet av nyttoanalyser och uppföljning - erfarenheter och exempel från
Stockholms stad
16.00-16.30 Hur kommer man vidare & uppsummering?

Uppdrag

E-delegationen ska ta fram en modell för att beräkna nyttan av och kostnaden för
strategiska utvecklingsprojekt (e-förvaltningsprojekt) (Direktiv 2009:1,SOU 2009:86 &
2010:20):
– skapa förutsättningar för tydliga beslut, styrning, finansiering och koordinering
– stödja fokus på både intern nytta och extern nytta
– omfatta metoder för hur nyttorna kan realiseras

• Fokus på IT-baserad verksamhetsutveckling
• IT som möjliggörare – nyttan uppkommer i användningen
• Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller

Organisationer som har deltagit i arbetet
(arbetsgrupp + referensgrupper)

Varför behövs ett Ramverk för
Nyttorealisering?
Mårten Janerud

• Implementerade politiska beslut
• Social och ekonomisk utveckling
• Bättre miljö

Samhälle
Medborgarna
Riksdag
Regering

• Ökad service
Leverantörer
Nytta = resultatet av en Företag
• Minskat
• Ökad delaktighet uppgiftslämnande
• Enklare tillgång Intresse- förändring som Privat- • Snabbare besked
• Ökad insyn organisationer upplevs som positivt av dess personer och beslut
• Ökad insyn
intressenter • Ökad tillgänglighet

Inom den egna organisationen
Andra offentliga organisationer

• Ökad rättssäkerhet
• Effektivare processer
• Frigjorda resurser
• Minskade och undvikta kostnader
• Bättre informationsdelning
• Flexiblare arbetssätt
• Minskade ledtider

"Det grundläggande motivet till verksamhetsutveckling är att realisera den
nytta som ligger till grund för att förändringen genomförs. Förändringen kan
vara att göra saker annorlunda, att göra olika saker, eller att göra saker som
kommer att påverka andra till förändring. ”(OGC)

"Det är bara möjligt att vara säker på att förändringen har lyckats om vi kan
mäta den nytta som förändringen skulle generera.” (Cabinet Office)

Syftet med nyttorealisering är att säkerställa att nödvändiga åtgärder
genomförs för att realisera de identifierade nyttoeffekter som ligger till
grund för genomförandet av verksamhetsutveckling

Identifiera Specificera Planera Realisera nyttor Följa upp

Verksamhetsutveckling Systemutveckling
• Utveckla lösning • Definiera krav
(tjänst, process, organisation) • Ta fram konceptuell och detaljerad
• Kommunicera och förankra förändring design
• Planera och genomför utbildning • Konfiguration
• Genomför förändring • Integration och testning
• Förbered produktion
• Produktionsätt
• Stabilisera
• Överlämna
• Förvalta

Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering…

Vem
ansvarar för
Vilka
uppföljning? mätetal?

Hur ska Vad är Hur ska
nytta följas den
upp? nyttan? realiseras?

När Vem ska
uppkommer realisera
nyttan? nyttan?

Några motiv för att tillämpa nyttorealisering

1. Mer effekt från skattemedel som investeras i verksamhetsutveckling

2. Bättre beslutsunderlag för styrning och prioritering

3. Ökade krav och förväntningar på behovsdriven samverkan och utveckling över
organisationsgränser

4. Forskning har visat att de organisationer som erhåller störst nytta av investeringar i
IT är de som inför en formell och strukturerad process för nyttorealisering

5. Brygga mellan verksamheten och IT

6. Ökad professionalism i genomförandet av verksamhetsutveckling
– Färre misslyckade satsningar
– Ökad transparens

Ramverket

• Kundorientering och öppenhet
• Engagemang/uthållighet
• Koncernperspektiv
• Lösningsorientering
• Förändringsvilja och
samarbetsförmåga
• Strukturerade arbetssätt
• Vilja at lära och tänka nytt

• Styrande principer
• Nyttorealiseringsprocess
• Roll- och ansvarsfördelning
• Checklistor och mallar
• Effektkedja
• Kostnads- och nyttostrukturer
• Mognadsmodell
• Prioriteringsmodell
• Goda exempel

Integrera med hjälp av de sju frågorna…

Budget-
Investerings- och Resultat-
processen Verksamhets- redovisning
planering

Rapportering Vem
ansvarar Vilka Strategi-
och
för upp- mätetal? formulering
prognostisering följning?

Hur ska Hur ska
Process- nytta Vad är den System-
utveckling följas nyttan? realiseras utveckling
upp? ?

När
Organisati Vem ska Projekt-
uppkommer realisera
ons- modeller
nyttan? nyttan?
utveckling

Program- Behovs-
VHT-
och portfölj- inventering
arkitektur
hantering

…”E-delegationen (har) nyligen publicerat en
guide i nyttorealisering. Den har fått stor
uppmärksamhet och jag vill rekommendera alla
er här idag, som på något sätt har ansvar för
att räkna på investeringar, att ladda ner
rapporten från delegationens webbplats. Och
framför allt att börja använda den i vardagen.”

Anna-Karin Hatt, It- och energiminister, e-Förvaltningsdagarna, Nacka
Strandsmässan, Stockholm 12 oktober 2011.

Agenda


11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster

12.15-13.15 Lunch


13.50-14.20 Effekter av projekt integrerade i resultat


14.55-15.25 Kaffe
Stockholms stad
15.45-16.15 Hur kommer man vidare?

16.15-16.30 Uppsummering

Värderealisering på Tullverket
En kort presentation om Tullverkets resa från projektkontor och K/N-
analys till programkontor och värderealisering

på
eSeminarium 24 november 2011

Lars Dannemann
Tullverket

Projekt i Tullverket

SFA BESLUT TG 0 TG 1 TG 2 TG 3 TG 4 TG 5

TULLNYTTA

ANALYS PLANERING GENOMFÖRANDE AVSLUT

Traditionellt förändringsarbete i Tullverket

Mplg Förv Lok EH Lok BB Lok IT Viktiga
projekt

Prioritering vs planering
(behov/idéer vs resurser)

BK Prioriteringsramverk
RK Övergripande masterplan
Week 2 3

Starts on 7/1 14/1
Strategiska, lång Phase 1

siktiga • Activity
• Activity

förändringsbehov • Activity
Övergripande resursplan
SFAs Phase 2
• Activity

prioriteringar • Activity
Phase 3
• Activity
Problem, idéer • Activity

och förslag från • Activity
Phase 4

verksamhet • Activity

Milestone Milestone
Leveransplaner Milestone Milestone
Week 2 3

Starts on 7/1 14/1
Week 2 3
Phase 1
Starts on 7/1 14/1
• Activity
Phase 1 Week 2 3
• Activity
• Activity Starts on 7/1 14/1
• Activity
• Activity Phase 1
Phase 2
• Activity • Activity
• Activity
Phase 2 • Activity
• Activity
Phase 3
• Activity
• Activity
• Activity
Phase 4
• Activity
• Activity • ActivityMilestone Milestone Milestone Milestone
Phase 4
• Activity Milestone Milestone Milestone Milestone

Milestone Milestone Milestone Milestone

Intressenter Strategi Kvalitet/omfång

T S O

Nytta/värde/effekt Risker Resurser Prioritering Tid Kostnad

Värderealisering i förhållande till program

IDENTIFIERA PLANERA REALISERA FÖLJA UPP

TULLNYTTA

ANALYS PLANERING GENOMFÖRANDE AVSLUT

GENOMFÖRANDEUPPDRAG

SYSTEMFÖRVALTNING

Värderealisering på Tullverket

Syftet med processen för värderealisering är att realisera de identifierade nyttoeffekter som ligger till
grund för att en satsning genomförs. Detta omfattar att kartlägga behov, krav och möjligheter, beskriva
lösningsförslag samt att identifiera, planera, realisera och följa upp värdet av satsningen.

1.1 IDENTIFIERA 1.2 PLANERA 1.3 REALISERA 1.4 FÖLJA UPP

1.1.1 Formulera 1.3.1 Realisera möjliggörare
1.2.1 Nyttoanalys (<TG1) 1.4.1 Uppföljning
förändringsidé (<TG0) (TG2-5)

1.3.2 Löpande validering/
Besluta om att
1.1.2 Identifiera mål (<TG0) revidering av förväntad 1.4.2 Synliggöra nyttorna
etablera satsningen (TG1)
nytta (TG2-5)

1.2.2 Ta fram Fastställande av slutlig
Beslut om
värderealiseringsplan värderealiseringsplan 1.4.3 Utvärdering
fördjupad analys (TG0)
(<TG2) (TG2-5)

Besluta om
1.3.3 Värdehemtagning Beslut om avslut
genomförande (TG2)

1.2.3 Förbereda verksamheten
för förändring (<TG3)
= Beslutspunkt

Agenda


11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster

12.15-13.15 Lunch




14.55-15.25 Kaffe
Stockholms stad

Att fånga nyttan av IT-
investeringar
inom vård och omsorg
En analysmodell för planering och uppföljning av IT-investeringar

eHälsonätverket

Vivian Vimarlund- Sabine Koch
 2011

Samarbetspartners

eHälsonätverket stöds av

Modellen utvecklades på uppdrag av

Bakgrund
Inom ramen för den nationella IT-strategin
görs stora satsningar av en rad aktörer för
att komma tillrätta med de brister som finns
i dagens IT-baserade informationshantering.
[…] .För att skapa förutsättningar för att
kunna följa upp och mäta effekterna av
dessa satsningar över tid, är parterna eniga
om att en utvärdering av den IT-baserade
informationshanteringen inom hälso- och
sjukvården skall genomföras

Utgångspunkt

 Vad man går miste om man inte har tekniken
 Mognad och innovationsnivå
 Nytta till olika aktörer

Focus
• Integration of information
Focus • IT-support for integration of units
• Easier and faster exchange of • Logistic effectiveness
information Benefits
• Effective use of resourses Microsystem • Accurate collaboration between
• Effective decision making suppliers
Working
Benefits • Increase security and safety
• Effective service production inward
(IT Substitute)
• Diminish lead time
• Secure information exchange • Possibility to follow up patient through
• Diminish risks for double or the whole chain
wrong register of patient
information

Primary Care Secondary Care
Social networks IT- integration of intra
Working outward and inter
(Public goods) organizational levels
Pharmacies Working across
(IT complement)

Home Care/
Focus
• Personalized based services Assisted
• Vertical and horizontal Living
integration of information
• Innovation of work processes
and communication and
interaction patters
Benefits
• Patient influence the process Economic efficiency
• Patient active in his health Customization
situation Innovation and
• Quality of information
• Specialized communities
sustainability

Fyra fallstudier
 Införande av e-tjänsten förnyelse av recept (nivå 1)
 Elektronisk födelseanmälan för nyfödda (eFA) (nivå
1)
 IT-stöd för samordnad vårdplanering (nivå 2)
 Ungdomsmottagning på nätet (UMO) (nivå 3)

Det sociala värdet av förnyelse av recept via webben, för vård- och omsorgstagare,
organisation och samhälle

Vård- och omsorgstagare Organisation Samhälle
+ Ökad flexibilitet för beställning + Effektivare tidsanvändning i + Gynnar tredje part (t.ex. apotek)
av mediciner kärnverksamheten + Utgår från individens behov och
+ Effektivare kommunikation med + Säkrare informationshantering önskemål om sammanhållen
vården + Ökade möjligheter för uppföljning information och personliga e-tjänster
+ Minskade kostnader för och styrning av resurser + Säkerställer kontinuitet mellan olika
telefonsamtal vid beställning av (-) Mindre kontakt med vård- och huvudmän och utförare
förnyelse av recept omsorgstagare (-) Ökar beställningar av mediciner,
eventuellt

Kostnader för VC besök för förnyelse av recept/ telefonkostnader, ev
resekostnader(parkering, bensin), förlorad produktion (minst 2 timmar per besök)
Max : 1 500 (Läkarbesök) + 75 ( Ev resekostnader)+ 1500 ( produktionsförlust) = ca 3000 kr
per individ
Min ; 50 (Telefoni) + 750 (Produktionsförlust) + 375 (ssk)= 1 175 kr per individ

Det sociala värdet av förnyelse av eFA, för vård- och omsorgstagare,
Vård- och omsorgstagare Organisation Samhälle
+ Ökad säkerhet genom minskad + Effektivare resursanvänding på + Effektivare användning av
risk för fel eller dubbel registrering mikronivå skattemedel
+ Förbättrad informationslogistik + Minskade personalkostnader för
+ Förbättrad koordinering inom Skatteverket
vårdteamet +Möjliggör åtkomst till information
+Ger beslutsfattare bättre underlag att över organisationsgränser
planera och utveckla vårdinsatser +Säkerställer kontinuitet mellan olika
+ Modernisering av rutiner huvudmän och utförare och
+ Skapar förutsättningar för undanröjer organisatoriska hinder
samverkan
(-) Behov av reservnummer finns i
vissa fall
(-) Oklart hur nästa generation av
systemet ska finansieras och
integreras
A R-nr/år: 100 000 st Porto/adm. kostnader (Minimala men betydande 5 + 300 x 100 000 = 30 500
000 )
Dubbla remisser, felaktig registrering
Antal incidenter per år = 150 -200 per år (dubbla remisser, felaktig registrering)
Tid att utreda varje incident = mellan 30 min till 1 timme Mörkertal = ca 500 fall
Kostnad : 375 x 150 = 56250 + skatteverketskostnader 56 250 (minskade kostnader för
felaktigheter)

Det sociala värdet av samordnad vårdplanering, för vård- och omsorgstagare,
Vård och omsorgstagare Organisation Samhälle
+ Säkrare beslutsunderlag + Effektivare tidsanvändning i + Investeringar stödjer tjänste- och
+ Ökad säkerhet för kärnverksamheten serviceinnovation med medföljande
omsorgstagaren och dennes vård + Säkrare informationshantering moderniseringseffekter för
+ utgår från individens behov och + Tydligare fördelning av ansvar hos organisationen
önskemål av sammanhållen olika vårdgivare + Vård- och omsorgstagaren kan på
information och personliga e- + Ger beslutsfattare bättre underlag att sikt utöva delaktighet och
tjänster planera och utveckla vård och omsorg, självbestämmande
(-) Vårdtagaren får inte tillgång till säkerställer en hög kvalitet och
information om hälsa, vård säkerhet samtidigt som det underlättar
och omsorg samt åtkomst till deras dagliga
dokumentation från arbete
sina tidigare insatser och (-) Stödjer inte kunskapsutbyte
behandlingar (-) Erbjuder inte beslutsstöd för
(-) Låter inte vård- och planering eller för allokering av tid
omsorgstagare signera,
kommentera eller på andra sätt
aktivt bidra till dokumentationen för
SVP

Det sociala värdet av förnyelse av UMO, för vård- och omsorgstagare,
Vård och omsorgstagaren Organisation Samhälle
+ Utgår från individens behov + Standardisering och kontroll av svar + Fler ungdomar kommer genom
och önskemål av sammanhållen + Stöd för internt informationsutbyte UMO i kontakt med
information och personliga + Effektivisering av verksamhet och ungdomsmottagningen
tjänster planering som konsekvens av ökad + UMO möjliggör uppkomst av
+ Lättillgänglig information (finns kunskap om frågor som är av intresse innovativa lösningar och tjänster
på webben, lätt språk, och betydelse för vård- och med bibehållen anonymitet
översättningsmöjligheter) omsorgstagaren + Interaktion mellan olika aktörer
+ Kvalitetssäkrad information (-) Inte alla aktörer som använder + Påskyndar utveckling av flera e-
ges systemet i sin dagliga verksamhet tjänster för denna målgrupp
+ Ökad inflytande (-) Ej tydlig kontinuitet
(-) Eventuella rationaliseringar inte
förverkligade
(-) Inga riktlinjer och strategier för hur
UMO ska användas
(-) Ej tydlig omfördelning av resurser
(-) Kräver förnyelse av kunskap och
färdigheter hos personalen som inte
planeras på förhand
Tid att besvara frågorna
Flera besök till UMO
Tid att granska information
Minskning behöv av insatser (flera frågor besvaras via nätet)
Förebyggande effekter

Bedömning av IT-investeringar
 Mål och effekter  Tekniska krav
 Effektivisering av  som leverantörerna
verksamheten måste redovisa
 Operativa krav
 Effektivisering av  som organisationen
informations- och måste uppfylla
kommunikations  Taktiska/ekonomiska
processer
krav
 som organisationen
 Ökad patientsäkerhet måste ta hänsyn till
och kvalitet

 Tack!

Vivian Vimarlund
Linköpings universitet, IDA
Handelshögskolan i Jönköping
Vivian.Vimarlund@liu.se
Vivian.Vimarlund@ihh.hj.se
Sabine Koch
Karolinska Institutet
Sabine.Koch@ki.se

Agenda


11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster - projekt PRIOS

12.15-13.15 Lunch




14.55-15.25 Kaffe
Stockholms stad

Ett helhetsperspektiv på nyttan
med e-tjänster för små och medelstora
kommuner

PRIOS – samverkansprojekt inom
e-förvaltning

Hasse Annerfeldt, 24 november

PRIOS
• En plattform för framtida e-förvaltning där kommun-
gemensamma tjänster och integrationer kan utvecklas
och förvaltas tillsammans med kommunspecifika behov.

• Ett ”starter kit” med ”mina sidor” samt ytterligare några
tjänster

• Specificerat, designat ett 20-tal tjänster

• Kommit igång med ett samarbete över
kommungränserna kring e-utveckling, utformning av
självtjänster.

PENG-analys
Syftet med PENG-analysen har varit att:
• Få ett brett ledningsengagemang på alla nivåer
• Få fokusering på verksamhetsmålen vid
genomförandet
• Synliggöra nyttan och att kunna bestämma en
ansvarsfördelning för att realisera den

PENG-analys
Genomfört en grundutbildning (25 personer) för
samtliga kommuner i PRIOS

Grundanalys 3 tillfällen om 4 timmar vardera
(8 personer)
Vad som då bl.a. särskilt betonades var att det här inte handlar
om att mäta nyttoeffekter med bokföringsmässig precision, utan
att det istället främst handlar om att göra subjektiva värderingar
med utgångspunkt från kvalificerad yrkesprofessionalitet.

Kommunspecifik analys av Kristianstad
(4 personer)

PENG-analys i PRIOS
Ärende- och dokumenthanterings-system

Resultat i form av sparad tid
Den totala tiden som beräknas kunna sparas uppgår till
26300 timmar årligen, av dessa bedöms 75% kunna hämtas
hem. Om man inte gör något åt nuvarande system och
arbetsprocesser måste ny personal anställas eller
återsättas vid pensionsavgång. Den kvarvarande sparade
tiden, 19725 timmar, är därför omräknad enligt följande:

19725 tim * 235 kr/tim = 4,6 Mkr

Ett nyttoutfall över tid har bedömts på varje nytta
resulterande i ett snittnyttoutfall enligt följande:
År 1: 32%
År 2: 65%
År3: 100%

Hinder för att uppnå nyttan

Hinder Åtgärd Investering Årskostnad
Bristande stöd från ledningen i Ledningarna i PRIOS- 75 tkr
form av förståelse och kommunerna måste stötta
resurstilldelning etc. varandra genom att i
workshop visa på
identifierade och värderade
nyttoeffekter.
Handläggare börjar inte jobba på Individuell utbildning för 50 tkr
nytt sätt ökad processförståelse och
tidsplan för uppföljning.
Internutbildning
Politiker vill inte ta emot ”Marknadsföra” genom att 50 tkr
kallelser och handlingar påvisa nyttorna.
elektroniskt.
Systemet uppfyller inte kraven Förhandling och diskussion 100 tkr
till 100% med leverantörer.
Systemutv.
Summa hinderskostnader 275 tkr 90 tkr

PENG-analys
Fördelar med PENG
• Bra metod för att engagera många i nyttosökningen
• Ganska lätt att förstå
• Kan ta med alla typer av nyttor och ger ändå ett slutresultat
• Tar med att någon ska vara ansvarig för att följa upp och ta hem
nyttorna

Nackdelar med PENG
• Kräver en ganska stor resursinsats
• Inte alla ekonomer och beslutsfattare fäster vikt vid de
svårberäknade nyttorna. Vill bara se var utgifter kan sparas
in, befattningar dras in etc. Om inte ledningen tar metoden till sitt
hjärta är det ingen idé att lägga ner arbete på kalkylerna.
• Ett stort problem i många kommuner är att man inte är intresserad
av kalkyler över huvud taget. Besluten om de stora investeringarna
fattas på helt andra, kanske politiska, grunder och då är en kalkyl
rent av bara till besvär.

Effekter vid införande
av e-förvaltning
Ekonomiskt utfall genom
• att ärenden till större del hanteras av medborgaren själv
• bättre kvalitet inkommande handlingar
• att en del av tjänsteutbudet har automatiserats
• ett förbättrat stöd till handläggare
• färre inkommande samtal till kommunen genom att medborgaren själv kan kontrollera
status av pågående ärende
• en minskad mängd utskick genom att medborgaren får möjlighet att välja att alla utskick
skall ske digitalt

Mjuka faktorer
• Implementerade processer, från medborgare till kommun/handläggare
• Ger kortare handläggningstider
• Ger högre kvalitet på kommunens tjänster
• I och med att fler frågor av typ ”hur går det med mitt ärende” kan hanteras av
medborgaren själv kan personalen få mer tid till mera kvalificerade frågor, aktiviteter.
• Ökad tillgänglighet till kommunens tjänster och tjänstemän för invånarna.
• Attraktivare kommun

Hinder
• Verksamhetsutveckling av en kommun kräver en
helhetssyn
• Kunskap om att skapa förenkla och om möjligt
automatisera verksamhet
• Att processorientera verksamheten
• Strategisk satsning som innehåller strategier och
handlingsplaner för E-förvaltning & E-tjänster finns
knappt
• Variationen är stor mellan kommunerna vad gäller
• Strategiska planer
• Handlingsplaner

Hinder
• Hur säkerställa att man verkligen nått uppsatta mål?
• Nyttan uppkommer på många ställen
• Svårare för små kommuner att räkna hem en besparing
• Långsiktiga effekter

Möjligheter
• Nya projekt
• Prioriterade projekt som kräver nytt tänk
• Samverkans projekt
• Använda goda exempel

E-delegationens mognadsmodell för
nyttorealisering
Anna Pegelow, E-delegationen

Syfte

Presentera
• mognadsmodellen för nyttorealisering
• tillvägagångssätt för mognadsanalyser
• E-delegationens koncernstöd kopplat till nyttorealisering
• initialt resultat från påbörjade mognadsanalyser

Varför mognadsanalys i nyttorealisering?

Tillhandahålla en referens för att analysera
den egna verksamhetens förmåga och
ambitionsnivå
Skapa bred förståelse och engagemang
…med syfte att hjälpa verksamheten att
utveckla sin förmåga att bedriva
framgångsrik verksamhetsutveckling

Mognadstrappa

Mognadsmodellen för NIVÅ 5
nyttorealisering tillhandahåller en OPTIMERAD
struktur för att beskriva de fem
mognadsnivåer som en NIVÅ 4

organisation kan gå igenom i STYRD
processen att implementera och
optimera sin förmåga till
NIVÅ 3
nyttorealisering
DEFINIERAD

NIVÅ 2

UPPREPAD

NIVÅ 1

INITIAL

68

Fokusområden för mognadsanalys

• Styrning
• Process
• Integration
• Roll & ansvar
• Medarbetare/Kompetens/utbildning
• Beslutsunderlag
• K/N-kalkyler
• Mätning, prognostisering
• Uppföljning och granskning
• Verktyg

Tillvägagångssätt för mognadsanalys
• Första möte / planering av genomförandet
(1-2 timmar)
• Presentationsmöte - vägledningen och metoden för
mognadsanalysen (ca 2 timmar). Deltagarna är de
som ska svara på enkäten
• Deltagarna svarar på enkäten,10 frågor, för att
kartlägga nuläget och fundera kring nyläget
• Workshop för att diskutera svaren (3-4 timmar)
• Analys av material och rapportskrivning
• Muntlig presentation om så önskas (ca 1 timme)

Rekommenderade deltagare

• Verksamhetschefer
• Verksamhetscontroller
• Portföljansvarig
• Ansvarig planeringsprocess
• Ansvarig uppföljning
• Ansvarig verksamhetsanalys
• Ansvarig budgetprocess
• Nyttorealiseringsansvariga
• Nyttovärderingsledare
• Beställare av utveckling
• Utförare av utveckling
• ....

E-delegationens koncernstöd

Lars Dannemann Anna Pegelow Daniel Jafari
Tullverket Skatteverket Arbetsförmedlingen

Syfte med koncernstödet

• En vilja att göra praktik av den framtagna vägledningen
• (Kostnadsfri ) hjälp för myndigheter, landsting och
kommuner att tolka och anpassa innehållet i
vägledningen till sin situation och organisation
• Ge en ”skjuts” i nyttorealiseringsarbetet

Skapa större nytta för ”koncernen Sverige”

Koncernstödets tjänster

 Introduktion och utbildning i konceptet och
vägledningen i myndigheternas hemorganisation
 Mentor/bollplank till ansvariga och eldsjälar som
driver arbetet
 Hjälpa till med mognadsanalys och ge förslag till
aktiviteter för ökad mognadsgrad
 Förmedla erfarenheter och goda exempel mellan
myndigheter
 Stödja praktiskt i aktiviteter för att höja mognadsnivå

Koncernstödets arbetssätt

Förutsättningar:

Högt i tak!

Rätt nyckelpersoner!

Ledningens uttalade vilja och stöd!

Erfarenheter från inledande dialoger
(med ett 10-tal myndigheter)

• Samtalet viktigt för att konkretisera nyttorealiseringskonceptet

• Alla är inte inledningsvis intresserade av mognadsanalys men
av stöd i olika former

• Alla inte ”redo” för mognadsanalys

• Samtalen handlar främst om:
• portföljstyrning i förhållande till nyttorealisering
• Roll- och ansvarsfördelning
• kvalitetssäkring av nyttorna
• Business Case och löpande uppdatering av detta
• mogenhet/engagemang i organisationen

Mycket stort intresse!

Erfarenheter från inledande dialoger
(med ett 10-tal myndigheter)

Ha en realistisk ambition!

... ett tankesätt tar tid att ändra

Kontakt

anna.pegelow@skatteverket.se

010-5748014

En specifik fråga eller en önskan att diskutera
behov av stöd

Agenda


11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster - projekt PRIOS

12.15-13.15 Lunch


13.50-14.20 Effekter av projekt integrerade i resultat - SJ


14.55-15.25 Kaffe
Stockholms stad

Effekter av utvecklingsprojekt
Seminarium 24 nov.
Doris Rudén
Seminarium 11-11-24, Doris 80
Rudén, doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

Agenda

1. Uppföljning av projekt
2. Vad- Varför - Vem
3. Viktiga kriterier

Seminarium 11-11-24, Doris Rudén, 81
doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

1. Uppföljning av projekt
Erfarenheter från flera organisationer / företag

1 Vi realiserar inte våra kalkylerade effekter

2 Utvecklingskostnaderna ökar mot kalkyl

3 Tidplaner innehålls ej

Samverkar till ett försämrat resultat/ Business Case


SJ - Effekter i budget 2012
Centrala projekt

1 2 3
Effekter in i Rätt från början Effekter in i
budget 2012 plan 2013/14

Projekt med avslut
Guide för arbetet Projekt med avslut
2010-2011-till mars 2012
med effekter från mars 2012

Klart nov. 2011 Klart dec. 2011 Våren 2012


2. Vad – Varför – Vem

Definition av effekt från ESV (Ekonomistyrningsverket):
En förändring som inträffar som en följd av en vidtagen åtgärd och
som annars inte skulle ha inträffat.

Inte alltid så enkelt


Drivkrafter och effekter

Lagkrav
Ger effekter på: Påverkan kan:
Kostnader Öka
Intäkter Vara oförändrad
Kvalitet Minska
Funktion
Kundbehov Kvalitet

-Utvecklingskostnader
-Investeringar
- Effekter

Effekter måste identifieras och värderas rätt
för att ta rätt beslut och förstå förändringar.

Besparingar / Intäkter


Effekter i flera dimensioner
Inte så enkelt att hantera – systemstöd behövs

Per typ:
Per organisation: Effekter i Verksamheten:
Kostnader
Trafik & Service Visar hur verksamhetens resursanvändning
Intäkter och interna effektivitet påverkas
Kvalitet Försäljning
Miljö Fordon Effekter i samhället:
Kundvärde IT Visar hur kunder/medborgare och övriga
Medarbetare Övriga samhället påverkas
Övrigt

Per fas: Per år: Per projekt:
Projektidé 2011 xxxxxxxxx
Förstudie 2012 xxxxxxxxx
Projektstart 2013 xxxxxxxxxxxx
Projektgenomförande 2014 xxxxxxxxxx
Projektuppföljning 2015 40 - 100 projekt

Rudén, doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95
83

En lärande organisation

Idé
Det är genom att följa upp
som vi lär oss.

Följa upp Planera

Genomföra


Affärsutveckling
Kunder
Samhälle/ Teknisk
lagkrav utveckling
Konkurrenter

Vision om framtiden

Strategier

Uppföljning Planer
- Affärsplan - Produkt
- Process - Affärsplan
- Investeringsplan - Investeringsplan
- Verksamhetsutveckling - Marknad
- Verksamhetsutveckling
- Större centrala - Större centrala
utvecklingsprojekt utvecklingsprojekt

Genomförande

Seminarium 11-11-24, Doris Rudén,
doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83 88

Ansvar i IT-projekt

Vad / När Hur / Vem

• Affär • Beslutsunderlag
• Realisering av • Genomförande
effekter

Linje Projekt

Ledning IT

• Vision & Strategi
• Beslut • Arkitektur
• Delegering av • Lösning
ansvar • Drift


3. Viktiga kriterier
För lyckade projekt

Förutsättningar:
1. Ett arbetssätt som säkerställer resultat
2. Tydligt och rätt ansvar och mandat

Genomförande:
3. Göra ett bra beslutsunderlag från början
4. Prioriterar
5. Styra ändringar

Många har brister inom samtliga områden


Nytt arbetssätt

 Tydliga riktlinjer för hur vi beräknar och mäter effekter

 Tydlig förankring med linjeansvariga för att realisera effekter

 Uppföljning av effekter görs systematiskt

Rom byggdes inte på en dag


Kriterier för
Framgångsrika organisationer SIQ
Nytt arbetssätt för effekter förbättrar flera av dessa kriterier

• Faktabaserade beslut • Engagerat ledarskap
• Korta ledtider • Allas delaktighet
• Processorientering • Samverkan

• Förebyggande åtgärder

• Kundorientering • Ständiga förbättringar
• Långsiktighet • Kompetensutveckling
• Samhällsansvar • Lära av andra

SIQ: Institutet för Kvalitetsutveckling, Utmärkelsen ”Svensk kvalitet”


WWW.FORSVARSMAKTEN.SE

NYTTOARBETE
I
FÖRSVARSMAKTEN
Per Brink
Försvarsmakten
Högkvarteret

VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS


Varför

Effektivisera administrativt stöd och logistik!
95 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS


Kort historik 2011-
LOG fokus + plan.
av ytterligare INF

2010
PRIO i hela FM
(HR o EK)

2009
2007 PRIO startar med
Avtal med IBM undertecknas. FMLOG (HR o EK)
1:a informationsrundresan.
2008
2006 3:e informationsrundresan.
2004 Förfrågnings- Tester startar i mitten av oktober.
underlag går ut till Ca 300 medarbetare inom FM och
Styrgrupp bildas med
7 st. IT-leverantörer. leverantören verkar i PRIOs
ÖB som ordförande.
tjänst. CSS migreras i november.
2005
2001 2003
GD blir ordförande. 2008
ESVs rapport ÖB tar beslut Kravspecifikation
att PRIO ska färdigställs med hjälp 2:a informationsrundresan.
riktar kritik mot
påbörjas. av 150 sakkunniga. Systemet byggs.
FM.



Ekonomiredovisning,
Införandeplan PRIO
Budget, Internhandel,
Tidredovisning,
Reseräkning, Reseadministration,
Förenklat Inköp
Personaladministration &
Bemanning

Ekonomiredovisning,
Budget, Internhandel,
Reseräkning, Reseadministration, Transport, Materiel &
Förenklat Inköp, Tidrapportering, Förnödenhetsförsörjning,
Rekrytering Materielunderhåll & Materielplanering,
Upphandling & Inköp/
Försäljning & Uthyrning
Rekrytadministration,
Styra personalförsörjning,
Utbildningsadministration

Lönebildning, Hemvärnet,
Ny personalstruktur,
Samtidiga anställningar

Underhållsproduktion,
Förvaltningsdatahantering,
Förnödenhetsförsörjning

Materielunderhåll,
Autonom lösning

2008 2009 2010 2011 2012



Resultat

Rätt personal med rätt utrustning ska utföra begärd insats på
en bestämd plats till känd kostnad!



FM sätt att arbeta

LEDNINGSPROCESSER
Processen för ledning och samordning
Centrala planerings och uppföljningsprocessen

Produktionsplanerings och uppföljningsprocessen

HUVUDPROCESSER
Förbandsproduktions-
Insatsprocessen
processen

Stödprocesser (grupper av processer)

Personal- Und- /Säk.
Utveckling Information Juridik
försörjning tjänst
Verksamhets- Internationell
IT Logistik Infrastruktur
stöd samordning
VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS


Processorienterat arbetssätt

• Beredning av ärenden eller produkter i Försvarsmakten ska
som huvudregel genomföras i processer.
– Processerna beskriver hur vi arbetar för att nå ett resultat.

– Uppdrag och uppgifter (vad) ställs i linjeorganisationen och inte till
processen.

– Försvarsmaktens beslutade processer ska dokumenteras i en
handbok.



Ansvar för process

• Processägare (PCÄ):
– Fastställer processhandbok
– Utser processledare (och delprocessledare) – i dialog med berörd chef
– Fastställa förbättringsmål t. ex. PRIO nyttohemtagning
– Utföra riskanalys - i enlighet med handbok Ekonomi



Ansvar för process
• Processledare/delprocessledare (PCL/DPCL):
– Kontinuerligt uppdatera processdokumentation -
processhandbok, utbildningsmaterial, manualer.
– Utforma processens krav på IT system.
– Kontinuerlig dialog med de som arbetar i processen - rörande
utveckling av processen.
– Hitta förbättringsområden och driva förändringen
– Tillse att utbildning finns tillgänglig för de som behöver använda
processen
– Vid implementering av processen ge stöd till berörda chefer.
– Systematiskt mäta, följa upp processen



Ändring av process
PCÄ

Masterdataförvaltning
Angränsande processer
Behörighetsadministration

IT-stöd (bl.a. system PRIO)



Nyttan föds ur processen
Nyttor som uppstår
Kostnadsbesparing system inte behövs

Nyttor som främst u
Sparad ÅA effektiviseras och å

Nyttor som uppstår
Frigjord tid kan nyttjas för mer

Nyttor i form av öka
Kvalitetsförbättringar arbetssätt för t.ex. b



Målet med nyttoarbetet i projekt

Nyttohemtagning integreras i projektmetod

Accep- Förbered.
Fö
Förbered. Övergång till
Ö vergång till
Projekt- Slutlig Modul- Tvärsystem-
PFB Blueprint Baslinje tans- drifts- produktionsdrift och
produktionsdrift och
förberedelser konfigurering test test
test sättning förhöjd support
sättning

Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 5

Identifiera
Inventera och Välj nyckeltal Etablera plan Implementera,
nyckeltal och
analysera och identifiera för genomför och
förändrings-
identifierade nyttor organisation nyttorealisering följ upp
aktiviteter

Nyttoaspekt



Ansvar enligt HUKI

Process ä gare

Processledare
Sakomr ådes-
Ledningschef

C hef lenhet
enhet
eller stab

ansvarig
AKTIVITET

n Utvecklingsplan

- Styra f ördelning av nyttor från FMUP i ÖB U
frå Utvecklingsplan H K K
- Genomföra realisering av nyttor H U U U

- Fördela tilldelade nyttor p å sakområde till process K H K K

- Formulera m ål för nyttohemtagning samt fatta beslut om
H U
genomförande i en process
- Kontinuerliga processförbättringar , genomförande och
uppföljning av beslutade förändringsinitiativ och H
nyttorealisering

- Följa upp, analysera och agera p å nyttor inom en process
på nyttor inom en process H U

- Följa upp, analysera och agera p å nyttor inom ett sakområde
på nyttor inom ett sakomr åde H U K

- Återrapportera realiserad nyttohemtagning och ev. avvikelse till
H U K
Ledningschef
C LEDS
- Återrapportera realiserad nyttohemtagning och ev. avvikelse till
H K K
ÖB och GD



Metod för nyttoarbetet
Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 5
Identifiera
Inventera och Välj nyckeltal Etablera plan Implementera,
nyckeltal och
analysera och identifiera för genomför och
förändrings-
identifierade nyttor organisation nyttorealisering följ upp
aktiviteter

– Ställ samman redan – Identifiera nyckeltal – Värdesätt förändrings- – Planera förändrings- – Verkställ underlag i
identifierade nyttor av för de realiserbara aktiviteterna aktiviteterna och styrande dokument
kategori kostnads - nyttorna – Välj nyckeltal utifrån värderealisering över – Inled kommunikation
besp. och sparadeåa – Identifiera föränd- möjlig uppföljning och tiden med relevanta org
delat på skall och bör ringsaktiviteter storlek på värde – Ta fram underlag för enheter
mål, dvs. säker/osäker styrande dokument, inkl – Följ upp
– Koppla nyckeltal till – Identifiera ber
örda
– Gå igenom process - förändrings- organisationsenhet och uppföljningsunderlag implementering och
flödet på delprocess- aktiviteterna ansvariga enhetschefer genomförande
nivå
– Ta fram relevanta – Identifiera risker, – Säkerställ
– Definiera och bryt ned jämförelsetal där så beroenden och återrapportering
nyttorna i värdeträd är möjligt förutsättningar för att
– Utifrån värdeträden realisera nyttorna
identifiera realiserbara
nyttor för fortsatt
arbete



Erfarenheter

Ansvar
Processer
Nyttoarbetet
Uppföljning



Erfarenheter
Ansvar
• ”Nyttogeneral”
• Nyttokontor
Processer
• Tydliga
• Väl dokumenterade
• Ständig uppdatering



Erfarenheter

Nyttoarbetet
• Bryt ner till enskilt arbetssteg
• Utse ansvariga
• Väl dokumenterat
Uppföljning
• Nyckeltal
• Utse ansvariga
• Mät processerna



FRÅGOR?


www.pwc.com/se

Värdet av nyttoanalyser
och uppföljning
eSeminarium 24 november 2011

Agenda
Erfarenheter och exempel från Stockholms stad

• E-tjänstprogrammet, Stockholms
stads satsning på
verksamhetsutveckling med IT
• Nyttoanalyser
• Sammanfattning

PwC 127

E-tjänstprogrammet

Stockholms stads satsning på
verksamhetsutveckling med IT

PwC 128

Med invånarnas fokus

650 miljoner 2007-2010 kronor för ett
samlat utvecklingsarbete med IT som
redskap för verksamhetsutveckling och
service till invånare och företagare.

Satsningen förväntas leda till
effektiviseringar med minskade kostnader i
verksamheten samtidigt som mervärdet ska
öka för invånarna.

E-tjänstprogrammet är förlängt till
31 december 2012.

PwC 129

Förutsättningar för utvecklingen

• Beslut och beredningsprocess, arbetsgrupp, lilla
utvecklingsrådet, stadsledningskontorets ledning och beslut.
Modell

• Anvisningar för hur e-tjänsterna ska utvecklas
(teknik, interaktion och design m.m.)
Guide • Checklista

• Av projekten under projekttiden (tid, budget och leverans).
Rapportering till lilla utvecklingsrådet.
Uppföljning • Förbrukade medel

• Kommunikation
• Gemensamma projekt
Samordning • E-tjänstplattform, organisationsöverskridande

PwC 130

E-tjänstprogrammets process

1 2 3 4 5 6
Steg 1 – Projektskiss – frågor om nytta för invånare och verksamhet
Steg 2 – Projektansökan/förstudie inkl. nyttokalkyl
Steg 3 – Bedömning och beslut om pengar till e-projekt
Steg 4 – E-projektets genomförande – uppföljning av projekt
och nyttoanalyser
Steg 5 – Färdig e-tjänst/IT-stöd, slutrapport – uppföljning av
nyttoanalys
Steg 6 – Uppföljning av nyttan ett år efter driftsatt tjänst

PwC 131

Nyttoanalyser

PwC 132

Nyttoanalyser vid e-tjänstutveckling

PwC 133

E-tjänster med verksamhetsnytta

Hur lång tid tar ärendet idag?

Hur stor är målgruppen och många ärenden finns idag?

Hur många kommer att använda e-tjänsten, idag och på sikt?

Kommer e-tjänsten att användas frekvent?

Vad tror vi hindrar invånaren att använda e-tjänsten?

Hur kan vi få fler att använda e-tjänsten

Hur höga är utvecklingskostnaderna? Drift- och förvaltningskostnader?

PwC 134

Exempel budget- och skuldrådgivning

BEHOV LÖSNINGSFÖRSLAG

• Strukturerad process • Webbokning
• Effektiva möten • Skype (alternativa mötestyper)
• Ökad kunskapsdelning • Visualiserad köhantering
• Bättre information om • Bättre information
rådgivningen
• Guiderum
• Bättre på att ”hjälpa rådsökande
att hjälpa sig själva” • Egna verktyg

Från nuläge till börläge

PwC 135

Budget- och skuldrådgivning

2000-3000 ärenden per år och av dem
kommer 1000 personer att beräknas
använda e-tjänsten 2012 och 1500 personer
2014.

Handläggningstid i genomsnitt per ärende
är 480 minuter och med e-tjänst 400
minuter.

Kostnader för kopiering, porto, telefon
ledsagning och tolkning minskar med 1
kronor/ärende.

Kostnad för utveckling 1,7 mnkr.

PwC

Diagram – resultat av en nyttoanalys

E-tjänstens interna lönsamhet

1,500,000

1,000,000

500,000
Belopp (kr)

0 Kostnader e-tjänst
2011 2012 2013 2014 2015 2016 Intern besparing
-500,000 Ackumulerad nettobesparing

-1,000,000

-1,500,000

-2,000,000

År

PwC 137

Tidsbesparing med utvecklingen

2012 2013 2014
512 750 kronor 763 000 kronor 1 013 250 kronor

”Rådgivarna sparar tid i hanteringen av mötena och
mötestyper som kan anpassas till invånarens behov. ”

”Vi tror att rådgivarna kan effektivisera sina aktiviteter
och korta ner rådgivningsprocessen med i snitt 90 min.”

PwC 138

Kvalitativa mätvärden?

• Kommunfullmäktiges
övergripande mål
• E-tjänstprogrammets mål
• Verksamhetens mål
(övriga mål och kvalitativa
nyttor)

PwC 139

Sammanfattning

PwC 140

Framgångsfaktorer för att realisera nytta

Ledning och beslut

Ständig
utvärdering
Dubbel nytta

Servicetänk

Ägarskap i
verksamheten

Samordnad
utveckling

PwC 141

Tack!

Karin Öhlander, PwC
Karin.ohlander@se.pwc.com

© 2010 PwC. All rights reserved. Not for further distribution without the permission of PwC.
"PwC" refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL), or, as the context requires, individual member firms of
the PwC network. Each member firm is a separate legal entity and does not act as agent of PwCIL or any other member firm. PwCIL does not provide any
services to clients. PwCIL is not responsible or liable for the acts or omissions of any of its member firms nor can it control the exercise of their professional
judgment or bind them in any way. No member firm is responsible or liable for the acts or omissions of any other member firm nor can it control the exercise of
another member firm's professional judgment or bind another member firm or PwCIL in any way.

Hur kommer man vidare?
Mårten Janerud, E-delegationen

Syfte

Gå igenom:
• vanliga utmaningar
• framgångsfaktorer
• förslag på ansats till att införa nyttorealisering
• Några exempel och goda råd

Ta fram effektkedjan!

SATSNING

KRÄVER DRIVER REALISERAR BIDRAR TILL

UTVECKLINGS- VERKSAMHETS-
MÖJLIGGÖRARE FÖRÄNDRINGAR NYTTOR
INSATSER MÅL

KRAVSTÄLLER GENERERAR KRÄVER KONKRETISERAS I

Några vanliga utmaningar kopplade till nyttorealisering

1. Ingen vilja att bedriva aktiv nyttorealisering

2. Bristfälliga beslutsunderlag

3. Ingen plan för realisering av nyttor

4. Nyttorealisering följs inte upp

5. Ärenden lämnas olösta – ingen aktiv ändringshantering

6. Möjliggörare prioriteras på bekostnad av nödvändigt förändringsarbete

När ska nyttorealisering tillämpas?

• Införande av ny e-tjänst
• Implementering av IPv6
• Införskaffning av ny server
• Processutveckling
• Införande av e-handel i svensk statsförvaltning
• Införande av ERP-system
• Införande av E-legitimation
• Konsoliderad IT-drift
• Etablering av Shared Service Center
• Egen skoldator till gymnasieelever
• Regeringsuppdrag

Kortare väntan

Vad? Uppföljning
• Standardiserad handläggning av asylärenden • Antalet utredningar + ledtider per team och
– Tidssättning (ledtider) enhet
– Gemensamt arbetssätt (processteg, • Måluppfyllelsen för projektet mäts i
mötesordning och agendor) genomsnittliga handläggningstider för
– Standardiserade arbetsteam nyinkomna ärenden
• Ändringsfrekvens vid domstolar och orsaken
Varför? till antalet återförvisade ärenden
• Förkortad handläggningstid för asylsökande (rättssäkerhet)
• Öka förtroendet för Migrationsverket • Djupintervjuer med asylsökande
• Ökad effektivitet • Personalenkät (arbetsmiljö och arbetssätt)

Genomförande Nytta
• Pilotprojekt • Genomsnittlig handläggningstid nedkortad
• Stegvis utrullning från 267 dagar (år 2008) till 75 dagar (år
– 16 veckor inkl. utbildning (omorganisera 2010)
enheten i enlighet med det standardiserade
sättet)
– Teamet, teamledare, förändringsledare och
enhetschef följer ärendena väldigt noga under
ca 10 veckor
– Överlämning till ordinarie verksamhet
• Kundfokus + ständiga förbättringar

Civil Service Reform Programme, Nordirland

Uppföljning
Vad?
Aggregerad uppföljning av projekt och
• Transformering av statlig förvaltning i
nyttorealisering (mha. nyttoregister)
Nordirland
• 53st strategiska nyttor
– 11 departement
• 133st operativa nyttor
– 29 000st tjänstemän
• Kundcenter och e-tjänster, HR, EA, Ny IT-
infra, Ny arbetsplats, Nytt utbildningscenter Nytta
• Gemensamma arbetssätt
Varför? • Uppföljning på aggregerad portföljnivå
• Öka kvalitet, produktivitet och effektivitet • Ökad transparens och samsyn
• Undvikt dubbelräkning
Genomförande • Nyttorealisering integrerad med portfölj-,
• 9st införandeprojekt program- och projektstyrning
• Programkontor • Förbättrad kontroll och hög grad av
• Särskild styrgrupp för förändringsledning nyttorealisering
• Gemensam process för nyttorealisering
• Gemensamt nyttoregister

http://www.dfpni.gov.uk/benefits-management-mainsection1

Några siffror

• Cirka 40% av svenska myndigheter anger att de följer upp nyttorealisering
systematiskt (E-delegationen)

• Bara 20% tror att deras organisationer återkommande levererar eftersträvade
effekter vid genomförandet av verksamhetsutveckling (Financial Times)

• Mellan 30-40% av genomförd verksamhetsutveckling i offentlig sektor kan inte
redovisa några som helst realiserade nyttor (OGC)

• Utan en strukturerad ansats till nyttorealisering kommer…
… projekt och program att realisera mellan 10-25 % av potentiella nyttor
… 30-40% av projekten kommer inte att leverera någon nytta alls (OGC)

• Med en strukturerad ansats är 80% realisering av potentiella nyttor realistiskt (OGC)

• Kostnaden för att applicera BRM i förändringsprogram är cirka 4-6% av den totala
kostnaden (kan vara större i projekt) (OGC)

E seminarium nyttorealisering 111125

E seminarium nyttorealisering 111125

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to E seminarium nyttorealisering 111125

Similar to E seminarium nyttorealisering 111125 (20)

More from E-delegationen

More from E-delegationen (20)

E seminarium nyttorealisering 111125

Editor's Notes