Anna Pegelow, e-delegationen. Från Svenskt Projektforum och Internrevisionernas seminarium 14 februari 2013

1. Introduktion till nyttorealisering
Projektforum – Projektrevision i offentlig verksamhet
2013-02-14
Anna Pegelow
anna.pegelow@regeringskansliet.se
www.edelegationen.se

2. Vad gör E-delegationen?
na ,
da r r t
vän sma
an ch
tta för n o
er ny ida n
uts da
M t på insi
en kel på

3. E-delegationens strategiska mål
• Enklare vardag för privatpersoner och företag.
• Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och
delaktighet.
• Högre kvalitet och effektivitet i offentlig verksamhet.

4. Vägledningar framtagna av E-delegationen
• Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning
• Vägledning för kanalstrategi
• Vägledning för automatiserad samverkan
• Vägledning för webbutveckling
• Vägledning för införande av IPv6
• Vägledning för införande av DNSSEC
• Terminologi
• Vägledning för behovsdriven utveckling
• Vägledning i nyttorealisering
• Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier
• Vägledning för vidareutnyttjande av information
• Utlämnande på medium för automatiserad behandling
• Vägledning kring elektroniska original, kopior och avskrifter

5. Vägledningar framtagna av E-delegationen
• Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning
• Vägledning för kanalstrategi
• Vägledning för automatiserad samverkan
• Vägledning för webbutveckling
• Vägledning för införande av IPv6
• Vägledning för införande av DNSSEC
• Terminologi
• Vägledning för behovsdriven utveckling
• Vägledning i nyttorealisering
• Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier
• Vägledning för vidareutnyttjande av information
• Utlämnande på medium för automatiserad behandling
• Vägledning kring elektroniska original, kopior och avskrifter

6. Agenda
• Vad är nyttobaserad verksamhetsutveckling?
• Varför behövs ett ramverk för nyttorealisering
och vad består det av?
• Hur arbetar myndigheter med nyttorealisering
idag – erfarenheter från koncernstödet.
• Gruppdiskussioner

7. Krav på Statsförvaltningen
Myndighetsförordningen:
3 § Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten
och skall se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och
de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska
unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt
samt att myndigheten hushållar väl med statens medel.
6 § Myndigheten skall fortlöpande utveckla verksamheten.
Myndigheten skall verka för att genom samarbete med
myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas
för enskilda samt för staten som helhet.

8. Problembeskrivning
• Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser -
förvaltningsgemensamma lösningar
• Många och kostsamma misslyckade IT-projekt som inte lyckats leverera förväntade effekter i
verksamheten
• Om K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att säkerställa finansiering. Analysen
används inte för att styra satsningens genomförande
• Fokus på att identifiera och värdera interna nyttor
• Realisering och uppföljning erkänd utmaning - särskilt när nyttorna finns utanför den egna
organisationen (hos andra myndigheter, privatpersoner och företag)
• Fokus idag är på att hålla budget och att leverera i tid
Ökade krav på att ha kunskap, processer och verktyg för att identifiera,
specificera, planera, realisera samt följa upp nyttor och kostnader kopplade
till satsningar i verksamhetsutveckling

9. Varför behövs nyttorealisering?
Det viktigaste kriteriet för att värdera en
satsning är inte leverans på tid, kostnad och
budget utan på vilken verksamhetsnytta den
realiserar.”
(E-delegationen)

10. Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering…
Vem
ansvarar för Vilka
Mätetal?
Uppföljning?
Hur ska Hur ska
Nyttan följas Vad är
Den
upp nyttan?
Realiseras?
När Vem ska
Uppkommer Realisera
Nyttan? nyttan?
NYTTOREGISTER

11. Nyttorealisering – den röda tråden
Målstyrning
Rätt saker
Program- och
portföljstyrning
Kvalitet
Operativ nivå
Göra saker rätt
Nytta Projektstyrning
Tid Kostnad
Förvaltningsstyrning
Linjeverksamhet

12. Nyttorealiseringsprocessen
Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar
• Beskrivna motiv
• Önskat börläge
• Identifierade mål
Behov &
problem Identifiera
verksamhetsmål och
Krav nyttor
Specificera
Specificera
nyttor
Möjligheter & nyttor • Genomförd
Risker nyttoanalys
• Verifierat
Styrning
• Verifierad Följ upp av processen beslutsunderlag
nyttorealisering nytto- för nytto- (Business Case)
• Avslutad satsning realisering realisering
• Tillvaratagna Planera
erfarenheter Planera
nytto-
nytto-
realisering
realisering
Realisera
• Levererade nyttor
möjliggörare
• Realiserade nyttor
• Reviderad • Fastställd och förankrad
nyttorealiseringsplan nyttorealiseringsplan

13. Uppdrag
Analys Verksamhetsmål
Planering
Verksamhetsstrategier
Rekommendation Behov
av åtgärder Identifiera Förändringsbehov
Krav nyttor
Analys av
Möjligheter Specificera
verksamheten nyttor Förslag till
utvecklingsinsatser
Uppföljning av
verksamheten Prioritera
Nyttobaserad
gentemot styrning utvecklingsinsatser
verksamhetsmål Följ upp
nyttor
Mätning av
Precisera respektive
verksamheten Planera
nyttor utvecklingsinsats
gentemot
verksamhetsmål
Realisera Planera respektive
nyttor
utvecklingsinsats
Uppföljning av nyttor för
respektive utvecklingsinsats
Styrning av utvecklingsinsatser
Genomför
Förändringsaktiviteter respektive
Uppföljning utvecklingsinsats Utveckling

14. Nyttorealiseringsprocessen
(alternativ beskrivning)
1.1 IDENTIFIERA 1.2 SPECIFICERA 1.3 PLANERA 1.4 REALISERA 1.5 FÖLJA UPP
1.1.1 Definiera motiv till 1.2.1 Identifiera och 1.3.2 Ta fram 1.4.1 Realisera 1.5.1 Följ upp
förändring värdera nyttor nyttorealiseringsplan möjliggörare nyttorealisering
1.3.3 Förbereda Besluta om att
1.2.2 Ta fram
1.1.2 Identifiera mål verksamheten för fastställa 1.5.2 Synliggör nyttan
beslutsunderlag
förändring nyttorealiseringsplan
Besluta om att Besluta om Besluta om 1.4.2 Uppdatera
1.5.3 Utvärdera satsning
fördjupa analys att etablera satsning genomförande beslutsunderlag
Besluta om
1.4.3 Realisera nyttor
avslut av satsning
= Beslutspunkt

15. Nyttorealiseringsprocessen och andra processer
Rapportering
Projektledning och
Program- och prognostiserin
portföljstyrning g
Kravhantering
Verksamhets- och system-
utvecklings- utveckling
processen
Upphandling
Budget- och och
verksamhets- leverantörs-
planering styrning
Investerings-
Resultat- processen
redovisning
Strategisk Verksamhets-
Behovs- arkitektur
styrning
inventering

16. Kvalitetssäkring
VARFÖR?
VAD, VEM OCH NÄR?
HUR?
BESLUTSUNDERLAG
GENOMFÖRANDEPLANER
FÖRÄNDRINGSLEDNING
Business Case Program-/projektplan
K/N kalkyl Nyttorealiseringsplan Aktivitetsplan
Nyttoregister Uppföljningsplan

17. En nytta kan definieras som resultatet av en förändring som upplevs
som positivt av dess intressenter (Bradley)
Ekonomisk nytta Kvalitativ nytta
Mäts i pengar Mäts t.ex. med hjälp av enkäter, tidsstudier,
processmätningar
• Minskade kostnader • Bättre informationskvalitet
• Frigjord arbetstid • Frigjord arbetstid
• Sparade årsarbetskrafter • Bättre informationsdelning
• Undvikta kostnader • Flexiblare arbetssätt
• Effektivare resursanvändning • Högre servicenivåer
• Minskade ledtider • Nöjdare kunder
• Ökad tillgänglighet
• Ökad insyn
OFFENTLIG FÖRETAG &
INOM PRIVAT-
SEKTOR IDEELLA SAMHÄLLET
MYNDIGHETEN PERSONER
(PARTNERS) ORGANISATIONER
Säker eller osäker?

18. Effektkedja
SATSNING
KRÄVER DRIVER REALISERAR BIDRAR TILL
UTVECKLINGS- EFFEKTER VERKSAMHETS-
MÖJLIGGÖRARE FÖRÄNDRINGAR
INSATSER (NYTTOR) MÅL
KRAVSTÄLLER GENERERAR KRÄVER KONKRETISERAS I

20. Exempel på aktörsmodell
PORTFÖLJÄGARE
PORTFÖLJLEDARE
UTVECKLINGSPORTFÖLJ
EFFEKT-
CONTROLLER/
PROJEKTKONTOR UPPFÖLJNINGS-
ANSVARIG
SATSNING
NYTTOREALISERINGS-
SPONSOR
ANSVARIG
/ BESTÄLLARE
PROJEKTLEDARE

21. Nytta måste balanseras mot kostnad, angelägenhet och genomförbarhet
Risker för genomförbarhet
ekonomisk nytta avseende t ex:
kvalitativ nytta -kompetens
intern nytta -resurser
extern nytta -arkitektur
säker nytta -tidplan
osäker nytta -tekniska förutsättningar
NYTTA -juridiska förutsättningar
KOSTNADER GENOMFÖRBARHET
ANGELÄGENHET
måluppfyllnad
utvecklingskostnader
strategier
driftskostnader
politisk angelägenhet
förvaltningskostnader
teknisk angelägenhet
organisatorisk angelägenhet

22. Vad vi har sett...
Mycket leveransfokus
- tid, kostnad, kvalitet Löpande
OM nyttofokus, så för uppdatering av
projekt - mindre på beslutsunderlag...
utveckling i linje
Portföljstyrning ...och styrningen på
driver mognad dessa brister
Svaga på mätning
och uppföljning
Det är svårt att Och mäter vi
värdera och följa rätt saker?
upp kvalitativa
nyttor
Koppling till
verksamhetsmål De som har roller för
behövs nyttorealisering har
kommit längre
Få som är insatta –
info/utbildning
Ledningens engagemang är
behövs
(som alltid!) avgörande
för hur långt man kommit

23. Gruppövning
Sen diskussion i storgrupp fråga för fråga.
-Hur uppfattar du Nyttorealisering som koncept ur ett
revisorsperspektiv? (och varför)
-När i nyttorealiseringsprocessen bör internrevisorn engageras?
-Hur hänger nyttorealisering och riskhantering ihop?
-Vad kan internrevisorer göra för att påskynda arbetet med
nyttorealisering?
-Kommer nyttorealisering över myndighetsgränserna att påverka ert
arbete som internrevisorer?