Il mansionario-aziendale

"La capacità di apprendere più velocemente dei vostri concorrenti potrebbe
essere il solo vantaggio competitivo che avete“
Arie De Geus
(autore di "L'azienda del futuro")
Funzioni – Ruoli e Mansioni in una
Organizzazione Aziendale

1.FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI
FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI
Una funzione aziendale (o area funzionale) è un insieme di attività svolte
all'interno dell'azienda, raggruppate in base al criterio dell'omogeneità delle
competenze necessarie per svolgerle. ES.: RISORSE UMANE
Tutte le risorse inserite all’interno di un’organizzazione, necessitano di
ricevere precise responsabilità e sentirsi valutate rispetto ad esse.
A tal proposito sono ad esse affidate
Ruoli e Mansioni.

FUNZIONI, RUOLI E MANSIONI
In ogni azienda esiste un MANSIONARIO, un manuale in cui sono indicati i
compiti di ciascuno in relazione al suo inquadramento.
I Responsabili di funzione e il Responsabile delle Risorse Umane redigono i
mansionari dei ruoli lavorativi e li mantengono aggiornati, sulla base di
eventuali modifiche introdotte. I mansionari sono lo strumento sulla base del
quale:
• viene impostata la selezione del personale;
• viene istruito il personale che ricopre quella mansione;
• vengono proposti percorsi di addestramento/formazione del personale;
• vengono definite/aggiornate le matrici delle competenze/polivalenze;
• viene definito il PMP individuale

RUOLO: insieme delle conoscenze professionali, degli schemi concettuali,
delle attività operative che caratterizzano la funzione svolta.
Definiamo Ruolo il comportamento atteso da una persona che occupa una
determinata posizione. ES.: HR MANAGER
MANSIONE: insieme strutturato di compiti, considerato
indipendentemente dalla collocazione organizzativa e dall’organico.
.

Ne consegue che:
In un’ area funzionale vengono definite delle
masioni che ogni risorsa deve svolgere nella
gestione del ruolo affidato.

In generale si possono distringuere:
• le FUNZIONI CARATTERISTICHE, ossia quelle relative alla realizzazione,
erogazione e commercializzazione del prodotto o servizio (es.: produzione,
commercializzazione, R&S, acquisti, logistica, commerciale, mkt & vendite)
• le FUNZIONI INTEGRATIVE, che pur non essendo legate direttamente
all'attività produttiva sono comunque fondamentali per l'attività dell'azienda
(es.: risorse umane, organizzazione, amministrazione e finanza)
• le FUNZIONI DI SUPPORTO (es. IT o pianificazione)

1.1 FUNZIONE ACQUISTI
 Responsabile acquisti
o Svolge funzioni dirigenziali, organizzative e strategiche nella gestione
acquisti
o Stende il budget della propria Funzione in collaborazione col DG
o Gestisce e coordina le risorse umane della Funzione acquisti
o Determina i piani di vendita e i piani di investimento dell’azienda e le
politiche di gestione dei fornitori
o Analizza casi di scostamento di budget e predispone le correzioni.
 Buyer
o Organizza l’approvvigionamento dei materiali, difendendo qualità e
quantità dei tempi di consegna
o Ricerca e valuta i fornitori
o Effettua la gestione delle offerte e la definizione delle trattative
o Verifica qualità materiali acquistati e collabora impostazione budget

1.2 FUNZIONE PRODUZIONE E LOGISTICA
 Direttore della produzione
o Svolge funzioni dirigenziali, organizzative, finanziarie e strategiche nella
gestione di attività di produzione e logistica
o Gestisce le risorse umane della Funzione Produzione e Logistica
o Elabora il Programma della produzione e supervisiona la svolgimento delle
attività di Assemblaggio e Testing del prodotto
o Si occupa del Material Planning, pianificazione nel dettaglio dei materiali

 Responsabile produzione o Production manager
o Coordina le risorse umane e gestisce il budget della propria unità, in base
agli obiettivi stabiliti dal direttore Produzione e Logistica
o Adegua e migliora le tecniche di produzione collaborando Direttore R&S
o Assicura le effettuazioni dei controlli sulle materie prime e i prodotti finiti.
o Programma le ferie del personale dipendente
 Responsabile logistica
o Coordina le risorse umane e stabilisce il budget della propria unità in base
agli obiettivi stabiliti dal Direttore Produzione e Logistica
o Guida la gestione dei magazzini, dei prodotti finiti e della loro distribuzione
o Controlla la movimentazione e la gestione dell’approvvigionamento,
riducendo il livello di stock ed assicurando adeguato servizio al cliente
o Realizza la stesura e pianificazione di procedure di spostamento merci

 Magazziniere
o Controlla l’entrata e l’uscita delle merci, la correttezza dei documenti di
trasporto e provvede alla loro compilazione con strumenti informatici
o Carica e scarica la merce dai mezzi di trasporto e la sistema in magazzino
o Riceve la merce dai fornitori attraverso corrieri ed effettua lo stoccaggio

1.3 FUNZIONE MARKETING E COMMERCIALE
 Direttore Marketing e Commerciale
o Svolge funzioni dirigenziali, organizzative, finanziarie e strategiche nella
gestione delle attività di marketing e commerciale
o Stende il budget in collaborazione col Direttore Generale
o Gestisce le risorse umane della Funzione Marketing e Commerciale
o Elabora le strategie commerciali dell’impresa
o Stabilisce linee guida circa la promozione, la distribuzione, la
commercializzazione dei prodotti e l’immagine dei punti vendita
o Pianifica gli obiettivi commerciali
o Valuta i risultati finali raggiunti circa attività promozionali e dati di vendita,
controllandone l’aderenza agli obiettivi prefissati

 Responsabile vendite (o Sales Manager)
o Organizza, struttura e motiva la forza vendita costituita da collaboratori e
agenti locali, assicurando la necessaria pressione quantitativa e qualitativa
sulla clientela
o Gestisce il budget della propria unità in base agli obiettivi stabiliti dal
Direttore Marketing e Commerciale
o Partecipa direttamente alle trattative di vendita più importanti con clienti
direzionali, key costumers, ecc) in affiancamento o meno ai propri
collaboratori
o Segue l’andamento dei mercati di interesse, il comportamento dei
concorrenti

 Responsabile Marketing o MKT Manager
o Coordina le risorse umane della propria unità in base agli obiettivi stabiliti dal
Direttore Produzione e Logistica
o Sviluppa le linee strategiche del marketing, basate sull’andamento del mercato
o Predispone i budget per la pubblicità in base agli obiettivi stabiliti dalla Direzione
Commerciale
o Realizza l’impostazione dei programmi promozionali, piani di comunicazione e
merchandising
o Valuta i risultati raggiunti e il grado di soddisfazione dei consumatori
 Addetto Marketing Operativo
o Si occupa dell’attuazione e della realizzazione dei piani strategici di marketing,
volti a raggiungere gli obiettivi commerciali dell’impresa
o Cura in prima persona l’esecuzione operativa dei piani di marketing
o Individua le soluzioni operative migliori per realizzare le strategie commerciali

 Key Account
o Gestisce le trattative di negoziazione tra i grandi clienti e la propria impresa,
elaborando strategie in grado di soddisfare entrambi per arrivare alla vendita
o Effettua analisi dei clienti potenziali, delle loro caratteristiche e dei profitti che
l’impresa potrà, a breve o lungo termine, trarre da essi
o Sceglie le più efficaci tecniche di fidelizzazione del cliente, per rendere il rapporto
commerciale proficuo e duraturo
 Responsabile di prodotto o Product Manager
o È il responsabile dell’attività di pianificazione e coordinamento necessarie per il
successo di un prodotto
o Definisce gli obiettivi delle vendite, fatturato, quote di mercato, profitti e strategie
di marketing del prodotto
o Si occupa alla definizione del prezzo, elaborazione pubblicità e promozione
vendite (solo di quel prodotto e sempre in base alle politiche delineate dal
Direttore di Funzione)

1.4 FUNZIONE AMMINISTRAZIONE E FINANZA
 Responsabile Finanza o Finance Manager
o Coordina le risorse umane e gestisce il budget della propria unità in base agli
obiettivi stabiliti dal Direttore Amministrazione e Finanza
o Controlla costantemente la situazione finanziaria dell’azienda
o Elabora il piano finanziario a breve e medio termine
o Predispone strumenti per il controllo della liquidità aziendale e definisce gli
eventuali interventi correttivi nella gestione della liquidità stessa
 Addetto alla contabilità generale o Accountant
o Compila la prima nota di cassa e fornisce il quadro delle entrate ed uscite
gioraliere
o È responsabile della compilazione quotidiana dei libri contabili obbligatori per
legge: libro giornale, libro degli inventari, registro degli acquisti, registro fatture...
o Effettua gli adempimenti amministrativi obbligatori
o Vidima e stampa i libri obbligatori, come previsto dalla legge

1.4 FUNZIONE AMMINISTRAZIONE E FINANZA
 Addetto contabilità fornitori
o Effettua il controllo, la registrazione e il pagamento delle fatture fornitori
o Svolge accantonamenti periodici
o Predispone riconciliazioni e analisi periodiche dei conti dello stato patrimoniale
 Addetto contabilità clienti
o Predispone la fatturazione della propria azienda
o Inserisce e registra la fatturazione
o Effettua le registrazioni contabili degli incassi
o Elabora i report per le chiusure contabili periodiche
 Contabile generico

1.5 FUNZIONE AFFARI LEGALI
 Responsabile affari legali
o Collabora alla definizione delle politiche aziendali assistendo la Direzione
Generale in qualità di esperto di ogni aspetto legale
o Si occupa della redazione di tutta la contrattualistica
o Viene chiamato a formulare pareri legali per cause interne con i dipendenti o per
le controversie contrattuali
o Indirizza e coordina i legali dell’azienda
o Verifica la conformità delle scelte strategiche con ogni aspetto legale, soprattutto
nella prospettiva di prevenire rischi e sanzioni amministrative e penali
 Legale dell’azienda

1.6 FUNZIONE INFORMATION TECHNOLOGY
 IT Manager (Resp. Sistemi Informativi)
o Coordina le risorse umane della propria Funzione
o Elabora e propone piani di sviluppo informatici atti a soddisfare le esigenze
interne dell’azienda
o Stende il budget della propria Funzione col DG
o Propone e realizza le scelte HW e SW adeguate alle esigenze aziendali e nel
rispetto degli investimenti economici pianificati e nei tempi stabiliti
 Security Manager
o Interviene direttamente sul SW dell’azienda rendendolo impenetrabile
o Individua eventuali intrusioni o tentativi di spionaggio elettronico
o Si tiene sempre aggiornato in tema di sicurezza (tutela della privacy, legislazione
relativa ai crimini informatici) e su tutti i nuovi tipi di virus

1.6 FUNZIONE INFORMATION TECHNOLOGY
 Addetto alle reti (System Administrator)
o Detto anche Sistemista Senior, può essere affiancato da più sistemisti junior.
o Verifica il regolare funzionamento del sistema di reti e delle componenti che ne
fanno parte (server e mail, database, ecc.)
o Modifica la rete, quando occorre, per adattarla costantemente alle esigenze del
cliente interno
 Help Desk di II livello
o Si occupa delle emergenze e interviene di fronte ad anomalie e malfunzionamenti
di non generica e semplice costituzione (help desk II livello) o solo di semplici
interventi di manutenzione o installazione periferiche (help desk I livello)
o Realizza la messa a punto dei sistemi nella loro fase di avvio.

1.7 FUNZIONE COMUNICAZIONE O PUBBLICHE RELAZIONI
 Resp. Comunicazione o Pubbliche Relazioni
o Svolte funzioni dirigenziali, organizzative, finanziarie e strategiche delle attività di
comunicazione d’impresa
o Stende il budget di funzione in collaborazione con la Direzione Generale
o Gestisce le risorse umane dell’unità di Comunicazione
o Pianifica, in linea con l’immagine e la strategia dell’azienda, la comunicazione
esterna, orientandola all’interno delle diverse aree (media, pubblico-istituzionale,
utenti-consumatori)
o Sceglie le agenzie ed i collaboratori esterni che dovrà supervisionare e
coordinare
 Addetto Comunicazione interna
o Si occupa di accrescere il grado di integrazione delle risorse umane e di
un’organizzazione con la mission, visione e valori dell’organizzazione stessa
o Studia e mette a studio piani di comunicazione interni all’organizzazione
o Organizza riunioni, convention ed elabora documenti aziendali

1.9 FUNZIONE RISORSE UMANE
 Direttore Risorse Umane (HR Manager)
o Svolge funzioni dirigenziali, organizzative, finanziarie e strategiche nella gestione
e lo sviluppo delle Risorse Umane
o Gestisce e coordina le risorse umane della sua Funzione
o Determina le linee guida circa la ricerca e selezione del personale, la formazione
e l’organizzazione.
o Elabora piani di politica retributiva
 Responsabile paghe e contributi o amministrazione del personale
o Verifica l’esattezza contabile della liquidazione degli stipendi, del TFR, e di ogni
altro pagamento dovuto al personale (es. nota spese, indennità, ferie non us.)
o Aggiorna ed ordina l’archivio dei documenti del personale, i fascicoli individuali
con la registrazione del monte ore lavorato, assenze, trasferimenti, passaggi di
categoria, scatti di anzianità, provvedimenti disciplinari…

1.9 FUNZIONE RISORSE UMANE
 Responsabile formazione
 Responsabile organizzazione
 Addetto compensation
 Resp. Selezione e valutazione personale
 Responsabile Relazioni Industriali
o Cura l’attività di confronto con i sindacati dei lavoratori a livello locale o nazionale,
a proposito di retribuzioni, ferie, formazione, orari e così via
o Si occupa delle negoziazioni e della stipulazione di accordi e contratti
o Segue le attività di confronto e coordinamento con le associazioni datoriali
(Associazioni Industriali, Confcommercio, ecc) per le problematiche di interesse
comune
o Interviene per le controversie di lavoro

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