archiviare i documenti in ufficio

1. FORMATORE Federica Bariatti
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2. Perché identificare delle regole per
l’archiviazione pratiche
 Per accessibilità
 Tutti devono poter ritrovare i documenti anche quando
il responsabile dell’archiviazione non c’è;
 Se le regole sono condivise e i documenti ordinati è
possibile risalire con facilità anche a documenti vecchi
 Si risparmia tempo e lavoro
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3. Pratica
Per pratica si intende
fascicolo cartella che raccoglie un insieme di
documenti
Relativi allo stesso argomento, alla stessa persona, allo
stesso problema/fine/obiettivo
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4. Archiviazione della
corrispondenza
 Cartacea
 Archiviazione digitale
 Digitalizzazione di documenti cartacei
 Modalità di archiviazione
 Per numeri protocollo
 Per tipologia di documento
 Per cliente
 ….
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5. Tipologia pratiche
 Azienda
 Gestione di un ordine
 Studio professionale
 Dichiarazione dei redditi
 Consulenza immobiliare
 Costruzione di un lotto immobiliare
 Causa legale
 Pratica fallimentare
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6. Elementi di attenzione
 Rapporti con grandi aziende
 Rapporti con pubbliche amministrazioni
 Rapporti con controparti “critiche”
2 regole d’oro:
 Cercare sempre di ottenere una risposta scritta, tramite
fax o e-mail
 Se si possono ottenere solo informazioni telefoniche,
appuntare giorno della comunicazione e interlocutore
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7. Composizione del file –
esempi di archiviazione
 Utilizzare fascicoli o raccoglitori ad anelli
 Riunire i documenti che compongono ogni singola
comunicazione, o ogni step della pratica, in bustine
trasparenti, così da poter immediatamente risalire ai diversi
passaggi
 Creare una sorta di copertina, dove riportare il “diario”
della pratica
17 marzo 2011: inviata A.R. ufficio tecnico Comune
18 aprile 2011: ricevuta richieda documenti Comune
…..
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8. Archiviazione digitale
 Creare delle cartelle relative
 Alle singole pratiche
 Ai singoli clienti
 Sottocartelle relative a specifici item, come ad esempio singoli
ordini, periodi,….
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9. Gestione di un’agenda di appuntamenti
Per poter organizzare un’agenda occorre:
 Essere certi della disponibilità
 Conoscere/valutare le tempistiche medie di un
appuntamento
 Valutare le specificità di ogni singolo caso
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10. Essere certi della disponibilità
 Verificare la pianificazione aziendale per
organizzare l’agenda
 Vi sono giornate fisse di permanenze esterne?
 Sono previste riunioni di staff?
 Vi sono lavori urgenti che lasciano meno tempo per
ricevere persone?
È buona norma effettuare un confronto periodico con il
proprio responsabile rispetto ai punti sopra
indicati.
Ogni quanto? Settimanale? Quotidiano?
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11. Valutare le tempistiche di un
appuntamento
Per valutare quanto tempo può occupare un
appuntamento è necessario sempre sincerarsi della
finalità cui assolve l’appuntamento.
 Per quale pratica?
 Per quali domande?
Esempio: dottore commercialista:
 Consegna documenti dichiarazione dei redditi: 15’
 Valutazione forma societaria: 1h
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12. Valutare le specificità di ogni singolo caso
 Ci sono situazioni che richiedono tempistiche
differenti
 Potreste averne sentore, perché magari conoscete il
cliente
 Potreste non sapere quanto tempo occorra
 Chiedere al vostro responsabile, piuttosto che sbagliare
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13. IMPORTANTE
Confermare l’appuntamento alla controparte solo
se siete sicuri:
 se necessario dite che verificare la disponibilità e date
conferma in un secondo momento.
Perché è meno brutto dal punto di vista dell’immagine
confermare in un secondo momento piuttosto che dover
poi spostare, perché
 l’interlocutore può sentirsi “scavalcato” da persone
più importanti
 si restituisce l’impressione di un’organizzazione
inefficiente
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14. Confronto
 Cercare un momento durante la giornata per confrontarsi con
il proprio responsabile
 Generalmente sono meglio i momenti vicini agli stop lavorativi,
 il mattino appena arrivati o a fine giornata
 subito prima/dopo la pausa pranzo
 Se l’ufficio sceglie un’agenda elettronica condivisa può essere
utile l’e-mail
 Non abbiate paura di chiedere conferme, esplicitando con
chiarezza e velocemente cosa vi fa dubitare
 Con gentilezza chiedete una conferma rapida, perché dovete
confermare al cliente
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