Modul ini membahas tentang komunikasi dan motivasi dalam organisasi. Topik utama yang dibahas adalah proses, unsur, fungsi, pola, dan manfaat komunikasi organisasi, serta teori-teori motivasi seperti teori kebutuhan Maslow dan Herzberg beserta prinsip-prinsip memotivasi karyawan. Modul ini juga menjelaskan syarat menjadi motivator yang baik dan faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi."

1. Modul XI
Komunikasi dan Motivasi dalam Organisasi
(Ancilla K Kustedjo)
EKMA4116 Manajemen

2. KEGIATAN BELAJAR 1
KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI

3. Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi (Charles Cooley) mekanisme yang
menyebabkan adanya hubungan antar manusia dan
yang mengembangkan semua lambang pikiran,
bersama-sama dengan saran untuk menyiarkan dalam
ruangan dan merekamnya dalam waktu
Stoner, Freeman, dan gilbert (1996) proses yang
digunakan oleh individu untuk mencari kesamaan arti
melalui transmisi pesan simbolik
Makna Melibatkan orang; kesamaan arti; simbol yang
hanya dapat mewakili/mendekati ide yang mereka
maksudkan untuk dikomunikasikan.

4. Proses Komunikasi
Coutland L. Bovee dan John V. Thill (1993), 5 tahap
Komunikasi:
1. Pengirim memiliki ide/gagasan
2. Ide tersebut dibentuk menjadi sebuah pesan, dengan
mempertimbangkan subjek apa yang ingin disampaikan;
maksud penyampaian pesan; karakteristik
pendengar/penerima
3. Pesan tersebut dipindahkan/ditransfer mengunakan
sebuah saluran/media
4. Pesan dikirimkan kepada penerima dianggap sukses
apabila pesan tersebut dipahami penerima
5. Penerima memberikan umpan balik/feedback kepada
pengirim

5. Unsur Komunikasi
1. Manusia sebagai komunikator (orang yang
menyampaikan pesan)
2. Pesan yang akan dikomunikasikan
3. Saluran Komunikasi
4. Metode Komunikasi
5. Komunikan atau penerima pesan
6. Gangguan atau distorsi
7. Konteks
8. Umpan balik
9. Pengaruh
10. Lingkungan Komunikasi

6. Fungsi Komunikasi
Robins (1996) 4 fungsi utama dalam komunikasi:
1. Pengendalian usaha organisasi melalui proses komunikasi
dalam menghadapi perilaku karyawannya dengan cara
keharusan mematuhi peraturan yang berlaku dalam organisasi
2. Pengembangan Komunikasi memberikan penjelasan
tentang setiap hal yang harus dilakukan karyawan, cara bekerja
dengan sebaik-baiknya, dan hal-hal apa saja yang harus
dilakukan untuk memperbaiki prestasi kerjanya jika belum
memenuhi standar.
3. Sarana ungkapan emosional saluran tercepat yang bisa
menampung berbagai perasaan, keluhan; kekecewaan, dan
perasaan puas terhadap organisasi dan pekerjaan mereka.
4. Pemberian Informasi  memberikan informasi kepada seluruh
karyawan tentang suatu keputusan melalui saluran komunikasi
yang benar

7. Pola jaringan Komunikasi
 Komunikasi Formal:
1. Komuniaksi dari atas ke bawah (downward
communication)  berhubungan dengan masalah
tanggung jawab dan wewenang karyawan dalam
organisasi
2. Komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up
communication)  dibangun untuk menyalurkan aspirasi
dan membuka partisipasi bawahan kepada atasan
3. Komunikasi horizontal (horizontal communication) yang
terjadi diantar rekan sejawat dalam posisi yang sederajat
4. Komunikasi diagonal  komunikasi yang biasanya
melibatkan dua tingkat yang berbeda dalam organisasi
 Komunikasi Informal jaringan komunikasi yang
biasanya digunakan para manajer untuk mengontrol
bawahannya ketika mereka bekerja.

8. Pola jaringan Komunikasi
 Komunikasi Internal  komunikasi yang terjadi
antara manajer dengan komunikan yang beada
didalam organisasi
 Komunikasi eksternal  komunikasi yang terjadi
antara manajer dengan komunikan yang beada
diluar organisasi

9. Manfaat Komunikasi
1. Mengurangi Ketidakpastian
2. Mendapatkan Informasi
3. Menguatkan keyakinan
4. Menggunakan wewenang fungsional

10. Penghalang & Kendala dalam Komunikasi
1. Perlindungan (protectiveness)
2. Pertahanan (defensiveness)
3. Kecenderungan menghakimi (tendency to
judge)
4. Perspektif yang sempit (Narrow Perspectives)
5. Ekspektasi yang tidak sesuai (Mismatched
expectation)
6. Kurang waktu (insufficient time)

11. Peranan Komunikasi dalam fungsi
organisasi
1. Komunikasi dan perumusan kebijaksanaan
2. Komunikasi dan pengambilan keputusan
3. Komunikasi dan perencanaan
4. Komunikasi dan pengorganisasian
5. Komunikasi dan penggerakan
6. Komunikasi dan perlaksanaan kegiatan
operasional
7. Komunikasi dan pengawasan
8. Komunikasi dan penilaian

12. Keberhasilan Komunikasi dalam
organisasi
Untuk mencapai keberhasilan dalam komunikasi,
maka hal-hal yang harus dilakukan organisasi adalah:
1. Penetapan tujuan
2. Pembuatan dan pelaksanaan keputusan
3. Perekrutan dan pengembangan staf
4. Pengukuran hasil
5. Komunikasi dengan stakeholder
6. Proses negosiasi dengan pemasok dan penyedia
dana investasi
7. Proses produksi produk perusahaan
8. Penerapan komunikasi dua arah
dsb (modul 11 hal 11.23-11.25)

13. KEGIATAN BELAJAR 2
MOTIVASI DALAM ORGANISASI

14. Motivasi dalam Organisasi (definisi)
 W.J stanton (1981) Suatu kebutuhan yang distimulasi yang
berorientasi kepada tujuan individu dalam mencapai rasa puas
 Handoko (1989) keadaan dalam pribadi seseorang menjadi
pendorong munculnya perilaku untuk mewujudkan keinginan
yang dapat memuaskan dirinya
 Gibson (1996) berbagai dorongan yang timbul pada atau di
dalam diri individu yang menggerakan dan mengarahkan
perilakunya.
 Motivasi: kondisi yang menggerakan individu agar mampu
mencapai tujuan dari motifnya
 Motif: suatu bentuk dorongan kebutuhan dalam diri individu
yang harus dipenuhi agar individu tersebut dapat
menyesuaikan diri terhadap lingkungannya.

15. Motivasi Kerja
Motivasi merupakan unsur yang penting dalam dunia
kerja, sebab dapan menyebabkan karyawan bekerja keras
dan antusias mencapai hasil maksimal.
Hubungan Motivasi dan kerja
Drive Incentive Goal
Unstisfied need Satisfied Need
Jika suatu kebutuhan tidak terpuaskan, maka akan timbul
dorongan (drive) dan aktivitas individu untuk merespon
rangsangan dalam tujuan yang diinginkan. Pencapaian
tujuan akan menjadikan individu merasa puas
 Motivasi kerja: rangsangan bertindak yang menimbulkan
dorongan atau semangat kerja dalam rangka mencapai
tujuan organisasi

16. Jenis Motivasi
 Fear motivation  motivasi yang didasarkan atas
ketakutan contoh: patuh pada pimpinan
 Achievement motivation Motivasi ingin
mencapai sesuatu contoh: seseorang melakukan
sesuati karena ingin berprestasi
 Inner motivation motivasi yang didorong oleh
kekuatan dari dalam, karena adanya misi atau
tujuan hidupnya

17. Teori Motivasi
1. Teori Pemuasan Kebutuhan (Content Theory)  seseorang
memiliki semangat bekerja agar dapat memenuhi kebutuhannya
(inner needs)
Teori Kebutuhan Abraham Maslow
1. Kebutuhan Fisiologis : untuk mempertahankan
kelangsungan hidup, (makan, minum, bernapas dll)
2. Kebutuhan rasa aman : Kebutuhan akan perlindungan
untuk menjauhkan diri dari berbagai bahaya, ancaman,
dan pertentangan.
3. Kebutuhan psikologis: Kebutuhan untuk disayangi dan
diperhitungkan sebagai pribadi; diterima oleh kelompok,
mitra dan sahabat
4. Kebutuhan penghargaan: kebutuhan akan harga diri
dihargai, dihormati dan diakui oleh orang lain
5. Kebutuhan Aktualisasi diri : kebutuhan untuk
memaksimalkan menggunakan kemampuan,
keterampilan dan potensi yang dimiliki individu melalui
berbagai kegiatan serta kebutuhan untuk berpendapat,
memberikan kritik, dan penilaian

18. Teori Motivasi
Teori X & Y  Douglas Mc. Gregor
Teori X: manusia didorong oleh faktor eksternal agar
mau bekerja dan manusia pada dasarnya memilih tidak
bekerja
Teori Y: manusia bekerja karena memerlukan kepuasan
dalam bekerja
Kelemahan: banyaknya kesalahan yang dilakukan
manajer dalam usaha meningkatkan motivasi
karyawannya sebab semua karyawan diasumsikan
memiliki kebutuhan yang sama

19. Teori Motivasi
Teori Contingency  Morse & Lorsch
Asumsi:
Pola kebutuhan dan motivasi setiap individu beragam dan
keduanya akan terbawa dalam perilaku ditempat kerjanya
Motif memiliki kemampuan ini terdapat dalam diri setiap
individu dan mungkin bisa dipenuhi dengan cara yang
berbeda-beda oleh orang yang berbeda
Pemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten,
seringkali terjadi di saat situasi sedang harmonis antara
tugas dan organisasi
Pemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten, jika
terjadi secara berulang-ulang akan menjadi motivasi yang
baik

20. Teori Motivasi
Teori Kebutuhan  David Mc. Cleeland (1961)
1. Kebutuhan akan prestasi (need for achievement),
dorongan untuk menjadi unggul dari orang lain
2. Kebutuhan akan afiliasi (need for affiliation), yaitu
dorongan untuk berinteraksi dengan orang lain, dan
berkumpul dengan orang lain
3. Kebutuhan akan kekuasan (need for power), dorongan
untuk memiliki pengaruh yang kuat.

21. Teori Motivasi
Teori Dua faktor Motivasi  Higiene & Frederick Herzberg
Motivasi kerja bisa dipertahankan dengan cara melihat 2
macam situasi yang mempengaruhi individu terhadap
pekerjaannya (faktor motivator (satisfier) dan faktor higienis
(dissatisfier)
 Kelemahan: faktor-faktor yang dikemukanan oleh Herzberg
berjalan sendiri-sendiri dan tidak saling melengkapi
Faktor Motivator Faktor Higienis
1. Keberhasilan
Pelaksannaan
(achievement)
2. Pengakuan Prestasi
3. Pekerjaan itu sendiri
4. Tanggung Jawab
5. Pengembangan
1. Kebijakan dan
Administrasi
2. Supervisi
3. Upah/gaji
4. Hubungan Interpersonal
5. Kondisi Kerja

22. Teori Motivasi
Teori kebutuhan ERG (Exixtence, Relatedness, and
Growth)  Clyton Alderfer (1997)
 Existence needs  berkaitan dengan masalah fisik dan
keberadaan karyawan
 Relatedness Needs  Kebutuhan hubungan antar
pribadi (kepuasan berinteraksi dalam lingkungan kerja)
 Growth Need  kebutuhan meningkatkan kemampuan
diri pribadi
 Kelemahan: kurang menekankan pada susunan
hierarki; perubahan orientasi bisa merupakan
kegagalan dan kebutuhan yang lebih tinggi serta dapat
menunjukan regresi dengan penambahan pada jenjang
kebutuhan yang lebih rendah

23. Teori Motivasi
2. Teori Motivasi Proses (Process Theory)
Teori Pengharapan (Expectation Theory)  Victor Vroom
1. Harapan (expectancy) kemungkinan yang dirasakan oleh
seseorang bahwa apabila ia melakukan sejumlah usaha
tertentu maka ia akan menjurus pada tingkatan kinerja
tertentu
2. Nilai atau daya tarik imbalan (valence)  akibat dan perilaku
tertentu akan memilki nilai bagi individu tertentu
3. Pertautan (instrumentality) persepsi individu bahwa hasil
pertama berhubungan dengan hasil selanjutnya

24. Teori Motivasi
Teori keadilan atau Kesetaraan (Equity Theory)
Berasumsi bahwa setiap individu ingin
diperlakukan secara adil dan mereka cenderung
membandingkan kontribusi imbalan yang mereka
terima dengan kontribusi dan imbalan yang di
terima orang lain.
Teori Pengukuhan (Reinforcement)
 Menjelaskan bahwa jika keinginan perilaku
disertai dengan imbalan maka seseorang akan
termotivasi untuk mengulangi perilaku tersebut

25. Prinsip Memotivasi Kerja Karyawan
a. Prinsip Partisipasi
b. Prinsip Komunikasi
c. Prinsip mengakui adanya perbedaan individu
d. Prinsip menyesuaikan individu dengan pekerjaan
e. Prinsip mengakui andil bawahannya
f. Prinsip pendelegasian wewenang
g. Prinsip memberi perhatian
h. Prinsip Pemberian uang

26. Syarat manajer untuk menjadi motivator
yang baik
a. Memotivasi kepada diri sendiri
b. Kecerdasan emosi
c. Empati
d. Memberikan harapan terbaik kepada bawahan
yang dipimpin
e. Pelajari secara serius hal-hal pokok yang
dibutuhkan bawahan
f. Tetapkan Standar keunggulan yang tinggi
g. Ciptakan suasana di mana kegagalan bukanlah
suatu yang fatal
h. Dsb (modul 11 hal 11.48-11.50)

27. Faktor yang mempengaruhi motivasi
Memahami apa kebutuhan karyawan dalam
bentuk kategori Abraham Maslow
Mengidentifikasi tentang apa yang mereka
butuhkan dan juga yang mereka inginkan
Pengakuan, pujian, promosi, kesempatan untuk
mencapai prestasi yang lebih tinggi membuat
karyawan bisa termotivasi
Pemanfaatan imbalan jasa uang sebagai
kesejahteraan hidup bawahan

28. Teori Motivasi dalam Aplikasi
1. Manajemen berdasarkan sasaran  cara menggunakan
tujuan untuk memotivasi orang-orang, bukan untuk
mengawasi mereka
2. Modifikasi perilaku  penerapan teori penguatan kepada
individu-individu dalam situasi kerja. Program dimana para
manajer mengidentifikasi perilaku karyawan yang
dihubungkan dengna kinerja dan kemudian menjadi suatu
strategi intervensi untuk memperkuat perilaku kinerja yang
diinginkan
3. Program pelibatan karyawan  suatu proses partisipasi
yang menggunakan seluruh kapasitas karyawan dan
didesain untuk mendorong peningkatan komitment bagi
sukses organisasi
4. Dsb (modul 11 hal 11.52-11.55)

29. Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka
Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati
Fadia Dewanda