Effectief Vergaderen & Onderhandelen
•Download as PPT, PDF•
0 likes•1,555 views
Een scholing voor bewonerscommissies over effectief vergaderen en onderhandelen. Wat is het doel van elk agenda punt? Hoe communiceer je en welk effect heeft dat op een ander? Onderhandelen, het is geen vechten maar ook geen samenwerken.
![MEDEDELINGEN ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP///yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7)
Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (12)
Similar to Effectief Vergaderen & Onderhandelen
Similar to Effectief Vergaderen & Onderhandelen (20)
More from ASW
More from ASW (20)
Effectief Vergaderen & Onderhandelen
- 9. VOORZITTER
- 10. DEELNEMER
- 11. NOTULIST
- 14. Voorzitter of inbrenger van agendapunt zegt:
- 24. ONDERHANDELEN
- 39. VRAGEN | CONTACT [email_address] @ASWbewoners facebook.com/asw.bewoners http://www.linkedin.com/company/amsterdams-steunpunt-wonen http://nl.linkedin.com/in/petrafisher
Editor's Notes
- Doe nummers in een hoed (zoveel als er deelnemers zijn). Laat iedereen een nummer trekken. Nummer 1 beantwoord de vragen, dan nummer twee enzovoorts.
- Vraag bij ieder puntje of iemand hier al bekend mee is. Nee – dan hoop ik dat u in deze workshop waardevolle kennis en vaardigheden op zult doen Yes – waar, wanneer bent u zich hier bewust van geworden? Heeft u daar profijt van? Wat hoopt u hier te leren Ik hoop dat u ook tijdens deze workshop weer tot nieuwe, bruikbare inzichten zult komen
- Benadruk het belang
- Wat vindt u van vergaderen? Tijdverspilling Levert weinig resultaat op Bepaalde mensen zijn altijd aan het woord Voorzitter hoort zichzelf graag praten Mensen dwalen te veel af “ Ze” kunnen niet goed vergaderen Vergaderen dan maar gewoon afschaffen? Waarom niet? Dat brengt ons bij het DOEL van de vergadering. Als het doel niet bij alle deelnemers duidelijk is, als er vergadert wordt omdat het nou eenmaal de eerste maandag van de maand is… Dan worden vergaderingen snel als zinloze tijdverslindende bijeenkomsten ervaren. Laten we eens kijken welke doelen een vergadering kan dienen…
- FLAP Met welk doel vergadert U? Laten we eens kijken welk doel een vergadering nog meer kan hebben… SLIDE Zijn er misschien vergaderdoelen die u ook in uw vergadering aan de orde komen en die u net nog niet had benoemd? Ieder agenda onderdeel heeft zijn eigen doel. OEFENING MET AGENDA Door te focussen op doelen, ontstaat al snel de indruk dat vergaderen alleen om resultaten draait. Om deze resultaten te behalen is er echter meer nodig dan alleen helder hebben met welk doel ieder agendapunt besproken wordt. HOE er vergaderd wordt is minstens zo belangrijk en hier wordt niet altijd genoeg aandacht aan besteed. Het is belangrijk dat deelnemers het eens zijn over de procedure van de vergadering. Daarnaast is de sfeer van de vergadering belangrijk. Hoe mensen met elkaar omgaan.
- Hoe je vergadert, dat kun je vanuit verschillende invalshoeken bekijken. Je kunt kijken naar de procedure, de sfeer of de rollen die de verschillende deelnemers vervullen. Op al deze dingen gaan we zo wat verder in. Behalve doel, procedure, manier van met elkaar omgaan (interactie en sfeer) is er nog een belangrijk aspect van vergaderen, de verschillende rollen van de deelnemers. Later in deze scholing gaan we dieper in op de rollen, we gaan nu een stap terug en kijken naar de procedure…
- VRAAG: Waarom heb ik dit zo groot gezet? Deelnemers zijn geneigd zich voornamelijk te richten op de inhoud van de vergadering. Het is immers de taak van de voorzitter om het proces en de voortgang van de vergadering goed te laten verlopen. Toch zijn alle deelnemers gezamenlijk verantwoordelijk voor de vergadering. Ook voor de structuur en zeker voor de sfeer. Als deelnemer heb je grote invloed op de voortgang en sfeer en daarmee de effectiviteit van de vergadering. Het is belangrijk je hiervan bewust te zijn en actief aan de vergadering deel te nemen.
- VRAAG: Waarom heb ik dit zo groot gezet? Deelnemers zijn geneigd zich voornamelijk te richten op de inhoud van de vergadering. Het is immers de taak van de voorzitter om het proces en de voortgang van de vergadering goed te laten verlopen. Toch zijn alle deelnemers gezamenlijk verantwoordelijk voor de vergadering. Ook voor de structuur en zeker voor de sfeer. Als deelnemer heb je grote invloed op de voortgang en sfeer en daarmee de effectiviteit van de vergadering. Het is belangrijk je hiervan bewust te zijn en actief aan de vergadering deel te nemen.
- VRAAG: Waarom heb ik dit zo groot gezet? Deelnemers zijn geneigd zich voornamelijk te richten op de inhoud van de vergadering. Het is immers de taak van de voorzitter om het proces en de voortgang van de vergadering goed te laten verlopen. Toch zijn alle deelnemers gezamenlijk verantwoordelijk voor de vergadering. Ook voor de structuur en zeker voor de sfeer. Als deelnemer heb je grote invloed op de voortgang en sfeer en daarmee de effectiviteit van de vergadering. Het is belangrijk je hiervan bewust te zijn en actief aan de vergadering deel te nemen.
- Je hebt zelf waarschijnlijk een beeld van hoe een goed verslag in elkaar zit. Mocht je voor het eerst een vergadering gaan notuleren, check dan even of dit ook de gewenste vorm is. Ook het doel van het verslag is belangrijk: Informeren afwezige vergaderdeelnemers Geheugensteun voor vergaderdeelnemers Informeren van de achterban Besprokene verantwoorden naar de achterban Vastleggen afspraken en besluiten
- Waar denkt u aan bij procedure afspraken? FLAP Een aantal lijken erg voor de hand te liggen KLIK Procedure gaat echter ook over… KLIK Als hier onduidelijkheid over bestaat, heeft dat grote invloed op de vergadering. Hoe meer onduidelijkheid, hoe minder effectief de vergadering. Bepaalde procedures worden verondersteld bij ieder deelnemer bekend te zijn, te denken valt aan: Op tijd komen Elkaar uit laten praten De agenda volgen De verantwoordelijkheid voor het goed verlopen van een agenda wordt vaak op de voorzitter afgeschoven en als er teveel uitgeweid wordt gaat de irritatie hierover ook vaak richting voorzitter. Helaas vaak in de wandelgangen. Er gebeuren hier nu twee dingen die niet bevorderlijk zijn voor een prettige, efficiënte vergadering: De verantwoordelijkheid wordt op één persoon afgeschoven in plaats van door alle deelnemers gedragen te worden Er wordt in de wandelgangen (of thuis) gemopperd, in plaats van dat het in de groep gegooid en uitgesproken wordt.
- Hoe procedure afspraken voor iedereen per agendapunt helder kunnen zijn, zal ik illustreren met een voorbeeld: VOORBEELD op dia VRAAG Welke procedure afspraken zijn hier aangegeven? Het nagestreefde doel, namelijk… De beschikbare tijd De afbakening van het onderwerp De manier waarop een besluit wordt genomen (niet nu) De volgorde waarin de sprekers aan de beurt komen (en iedereen komt aan de beurt) Niet toegestane gespreksbijdragen WAAROM IS HET ZINVOL OM EEN AGENDAPUNT OP DEZE WIJZE IN TE LEIDEN? Iedereen is weer even goed gefocusseerd op zowel het onderwerp, het doel als op de procedure De groep neemt gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de manier van vergaderen, de voorzitter hoeft het proces alleen nog te bewaken Dit brengt ons meteen bij het volgende punt… interactie en sfeer
- Hoe procedure afspraken voor iedereen per agendapunt helder kunnen zijn, zal ik illustreren met een voorbeeld: VOORBEELD op dia VRAAG Welke procedure afspraken zijn hier aangegeven? Het nagestreefde doel, namelijk… De beschikbare tijd De afbakening van het onderwerp De manier waarop een besluit wordt genomen (niet nu) De volgorde waarin de sprekers aan de beurt komen (en iedereen komt aan de beurt) Niet toegestane gespreksbijdragen WAAROM IS HET ZINVOL OM EEN AGENDAPUNT OP DEZE WIJZE IN TE LEIDEN? Iedereen is weer even goed gefocusseerd op zowel het onderwerp, het doel als op de procedure De groep neemt gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de manier van vergaderen, de voorzitter hoeft het proces alleen nog te bewaken Dit brengt ons meteen bij het volgende punt… interactie en sfeer
- Soms reageren bepaalde mensen heel erg op elkaar. Ze lijken het overal over oneens te zij Feitelijk reageren ze op elkaar en niet op de inhoud. Of de vergadering verloopt technisch keurig, maar de sfeer is om te snijden. Het is niet eerlijk van de voorzitter te verlangen dit alles in goede banen te leiden, maar de voorzitter speelt hier wel een rol. Die moet een evenwicht vinden tussen mensen bij de les houden maar niet elke irrelevante opmerking meteen afkappen. Een geintje op zijn tijd doet wonderen en als de rokers beginnen te wiebelen is het misschien handig een korte pauze in te lassen. Bij de taken van de voorzitter en de deelnemers staan we nog even stil bij wat een ieder kan bijdragen aan de sfeer van de vergadering. Interactie tussen deelnemers verloopt op verschillende manieren en levert hierdoor een bijdrage aan de sfeer. Gedegen inhoudelijke reactie Snelle grap tussendoor Oeverloos gezwets (iedereen heeft er last van, niemand doet het zelf) Het is van belang hoe er op je bijdrage wordt gereageerd: Waardering – Negeren - Uitlachen CASUS Het agendapunt is: Openingstijden inloopspreekuur vaststellen Iemand roept: Dat hok ziet er niet uit, er moet eerst geschilderd worden. VRAAG Hoe zou hier verbaal op gereageerd kunnen worden? Negatief: Daar gaaaaaaaaaaaaaaaaaat het nu net over. Positief: Dat is inderdaad een goed idee, zullen we dat voor de volgende keer op de agenda zetten? Non-verbaal…. … Automatisch. Zodra B iets zegt gaan bij A de haren al overeind staan. Non-verbaal van A is dan gelijk negatief B is vaak off-topic, hierdoor begint C al meteen te zuchten als b iets zegt Al deze interactie heeft gevolgen voor de sfeer en de sfeer beïnvloed de effectiviteit van de vergadering. Die interactie wordt voor een groot deel bepaald door de informele rol die iemand speelt en door de communicatiestijl die iemand heeft. Om effectief te kunnen vergaderen, is het belangrijk je bewust te zijn van je eigen rollen en stijl en die van een ander. Pas dan kun je bewust zorgen dat de interactie de sfeer bevordert en niet afbreekt.
- Aangezien we een cursus van drie avonden in twee avonden doen ga ik hier kort op in Ik vertel een beetje en heb hand-outs voor jullie Voornamelijk zelf eens rustig lezen en over nadenken
- Om goed samen te werken is het nodig mensen met verschillende interesses en bekwaamheden in de groep te hebben. Dit kan echter ook flink botsen. Door je bewust te zijn van je eigen rol en stijl van communiceren en door die van een ander te herkennen en begrijpen, kun je zeer efficiënt gebruik maken van elkaars sterke kanten, in plaats van elkaar daarmee in de weg te zitten. Er zijn over deze onderwerpen veel boeken geschreven en ook veel tests en quizzen ontwikkelt. Een groot deel is gratis toegankelijk op internet. Een overzicht van een aantal sites is te vinden in uw map. Het doet er eigenlijk niet zo heel veel toe welke test u gebruikt, ze geven allemaal waardevolle informatie. Voor deze scholing wil ik op drie kort ingaan. Een veel gebruikte methode om naar teamrollen te kijken, is die van Belbin . Oomkes heeft communicatiestijlen zeer toegankelijk beschreven. Weten wat voor vergadertype je bent, kan helpen inzicht te krijgen welke rol je zelf en welke rol anderen spelen tijdens een vergadering. Zulk inzicht bevordert uiteindelijk de samenwerking en maakt het zodoende mogelijk efficiënter en met beter resultaat te vergaderen.
- Voor we verder gaan, even wat theorie… Na 9 jaar honderden teams onderzocht te hebben, kwam Belbin met zijn negen teamrollen. Een teamrol bestaat uit een bundeling gedragspatronen die iemands gedrag karakteriseren ten opzichte van het gedrag van anderen. Ook in vergadersituaties zijn deze teamrollen van toepassing. Het teamrollenmodel gaat er van uit dat mensen elkaar aanvullen en elkaars talenten kunnen versterken, maar ook elkaar kunnen tegenwerken. Alle rollen zijn nodig. Een voetbalteam met alleen maar spitsen zet niet makkelijk een goed resultaat neer. Een voetbalelftal heeft aanvallers, verdedigers, spelverdelers en een doelmal nodig. Ook een team of vergadering heeft verschillende spelers, of teamrollen nodig om goed te kunnen functioneren. De nadruk ligt hier op het woord ROL, het zijn rollen die we vertolken. Het is ook goed mogelijk dat dezelfde persoon in verschillende situaties een andere teamrol speelt. Belbin heeft 9 teamrollen onderscheiden en gegroepeerd in drie soorten. Als je jouw favoriete teamrollen kunt inzetten, voel je je voldaan en eergiek en waardeer je de prestaties van het team positief. Kun je je teamrollen niet (voldoende) inzetten, dn voel je je onprettig, moe, miskend en gedemotiveerd, vind je de prestaties van de vergadering onder de maat en kun je de groep als last ervaren. Kortom, disfunctioneren in teams is geen kwestie van slechte eigenschappen van mensen die niet deugen, maar van verkeerde timing of dosering van op zich waardevolle kwaliteiten. Door je bewust te zijn van je eigen teamrollen, kun je jezelf bijsturen. Door teamrollen in anderen te herkennen, kun je gedrag beter plaatsen en accepteren. De ervaring leert dat mensen van de negen rollen er een aantal bij voorkeur inzetten, dit zijn hun uitgesproken talenten. Daartegenover staan de beperkingen. Dit zijn rollen die iemand te veel energie kosten om goed te vervullen.
- Een andere manier om te kijken naar hoe we deelnemen aan een vergadering, is door ons bewust te worden van onze manier van communiceren. Oomkes onderscheid vier stijlen van communicatie. Waarschijnlijk is een bepaalde stijl dominant, maar past u afhankelijk van de situatie een combinatie van stijlen toe. De wetenschap dat je met je communicatiestijl en werkwijze weerstand optroept bij een ander, of dat je deze juist kunt verminderen, kan veel vergaderproblemen voorkomen of oplossen. Als we ons bewust zijn van welk type (welke types) we zelf zijn vallen veel dingen op hun plaats. Ineens kunnen we begrijpen waarom we met de één als vanzelf lijken samen te werken, ook als we het niet eens zijn, terwijl het met een ander maar moeizaam gaat. Als je de communicatiestijl van een ander herkent, kun je daar op inspelen. Hierdoor luisteren mensen “opeens” wel naar elkaar en verlopen vergaderingen veel effectiever.
- Dit huiswerk is zeer belangrijk. We gaan hier volgende week NIET uitgebreid op in, maar het speelt wel overal in door. Door uw huiswerk niet te doen, zult u veel minder uit deze scholing halen. De reden dat ik het als huiswerk geef… Hoe u zich in vergaderingen opstelt (welke rol u inneemt en hoe u communiceert) is zeer persoonlijk en kan behoorlijk confronterend zijn om bij stil te staan. Het is daarom voor de meeste mensen prettiger om dit zelf te doen. Het is een deel theorie en dat kan ik vertellen of u kunt het lezen. Door het zelf te lezen besparen we een hoop tijd en kunnen we hier meer op de dingen in gaan. Teamrollen en communicatiestijlen herkennen bij uzelf en bij de ander gaat niet van de ene op de andere dag. Ik kan u dat niet in een avondje leren. Het is iets wat u al doende leert en waarvoor u van tijd tot tijd de stukken die ik uitdeel nog eens door zult moeten lezen.
- Gelukt met het huiswerk? Is zelfstudie, om er goed gebruik van te kunnen maken nog van tijd tot tijd eens doorlezen, of na vergadering opzoeken welke rol iemand speelde en hoe u hier effectiever op had kunnen reageren. EEN OPDRACHT We gaan hier niet te lang bij stil staan. Is even kijken wat er is blijven hangen van vorige week. Vergaderdoelen HO-08 Werken in drietallen Snel plenair Antwoorden uitdelen
- VRAAG Welke tweedeling kunnen we maken als we het hebben over vergaderrollen? Informeel – formeel Eigen rol en die van ander herkennen belangrijk, grote invloed op interactie Geldt ook voor communicatiestijlen VRAAG Formele rollen? - Laat zien Waarom ook grote invloed op sfeer? - Als rollen niet goed vervuld worden dan lange, saaie, ongeïnspireerde vergaderingen - Iedereen heeft een rol in een vergadering. Samen verantwoordelijk, niet alleen de voorzitter.
- Bij onderhandelen is er sprake van tegengestelde doelen en bereidheid tot compromis. Immers zonder die bereidheid is komt er slechts één winnaar uit de bus en is er dus sprake van een gevecht . En als de doelen niet tegengesteld zijn, hoeft er niet onderhandeld te worden. Dan is er sprake van samenwerken . Onderhandelen is een spel wordt er door professional onderhandelaars gezegd. Dan is het handig de spelregels te kennen. Vanavond gaan we oefenen hoe je kunt opkomen voor je belang zonder de relatie met je onderhandelingspartner in gevaar te brengen. VRAAG: wanneer voor het laatst onderhandeld en waar over? Snel rondje.
- We zullen elk van de aspecten kort doorlopen
- Of het nu gaat om CAO-onderhandelingen, de formatie van het nieuwe kabinet of het kiezen van een vakantiebestemming, het uitgangspunt is dat de onderhandelaars weten waar ze het over hebben. Wie een onderhandelingssituatie ingaat, heeft vooraf de doelstelling en onderhandelingsstrategie bepaald. Onderhandelaars denken vaak in scenario's. Als de ander dít inbrengt, doe ik dát tegenbod Kiest de ander deze strategie, dan reageer ik zó Zorg dat je het thema van de onderhandelingen beheerst. Ben je niet op alle fronten op de hoogte? Ben je te emotioneel om een onderhandeling te voeren? Laat je in dat geval bijstaan door een zaakwaarnemer of een deskundige adviseur . Uiteraard moet de andere partij daar wel vooraf mee instemmen. Alle onderhandelaars hebben een evenwichtige inhoudelijke inbreng. De wijze waarop ze die inhoud te berde brengen, noemen we de onderhandelingsstijl. Die stijl varieert van coöperatief tot vechtend en volhardend.
- Het is belangrijk dat iedereen de spelregels van de onderhandelingen kent en weet hoe de procedure eruit ziet. De procedure wordt in de eerste bijeenkomst besproken. Het gaat om: Onderhandelingspartners Wie zitten aan tafel, in welke rol en met welke bevoegdheid? Is er een achterban? Hoe wordt de achterban geconsulteerd? Welke rol speelt dit in de procedure? Doel van de onderhandelingen Waarom zitten we hier? Termijn Is er een deadline of streeftermijn voor de afronding? Praktische zaken Bijvoorbeeld: aantal vergaderingen, tijden, verslaglegging. Een procedure is een middel, geen doel op zich. Maar het is een niet te onderschatten factor. Alle partijen moeten instemmen met de procedure en de bereidheid hebben om zich actief in te zetten om tot een oplossing te komen.
- Om onderhandelingen te laten slagen, moet er een zekere machtsbalans zijn tussen de gesprekspartners. Bijvoorbeeld als het gaat om de 'zwaarte', de functie en het niveau van de mensen aan de onderhandelingstafel. Ook het mandaat is belangrijk: de bevoegdheid om beslissingen te nemen. Bronnen van macht zijn: (voor)Kennis en deskundigheid De een heeft de beschikking over gegevens, feiten en cijfers die de ander niet kent; dat geeft hem een voorsprong. Bezit van (schaars) product Een dienst of product waar de ander belangstelling voor heeft. Denk ook aan een product dat schaars beschikbaar is of dat zich onderscheidt van de concurrentie. Tijd Haast versus alle tijd van de wereld. Tijd is een factor van belang in onderhandelingen. Hiërarchische positie De formele positie die iemand vervult. Bijvoorbeeld de baas over een ander of de macht om een ander *** OEFENING – Machtsbronnen identificeren. *** HO-12
- Een onderhandelingssituatie gedijt bij rust, privacy, en respect. Deze drie ingrediënten zetten de toon voor de onderhandeling. Bepalend voor de sfeer is onder meer de verdeling van de macht en het respect dat de gesprekspartners voor elkaar hebben. Als je invloed hebt op de setting, zorg dan voor een rustige ruimte waar je ongestoord kunt praten. Reserveer ruim tijd in de agenda's. Let ook er ook op hoe gesprekspartners ten opzichte van elkaar aan tafel zitten Een ronde tafel is ideaal, dan zit niemand figuurlijk tegenover elkaar. Tegenover elkaar zitten bevordert de sfeer van zij tegen ons. Geef deelnemers voorbeelden van bewust een bepaalde sfeer creëren, positief en negatief.
- Handout over vragen Eerst toelichten Dan uitdelen Open vragen oefenen met kaartjes Stad Dier Boek Merk
- Elke succesvolle onderhandeling begint met zelfkennis . Wie weet waar zijn gevoeligheden liggen, is erop bedacht en weet er beter mee om te gaan. Wat zijn je sterke kanten? Over welke zaken ben je minder zeker van jezelf? Waar moet je voor oppassen? Wat helpt is een gezond gevoel van eigenwaarde: de overtuiging dat je waard bent wat je vraagt en voor je belang mag opkomen Een beetje lef kan geen kwaad: bluffen om de ander uit de tent te lokken. Maak een inschatting van de persoonlijkheid van de ander. Hoe standvastig is hij? Hoe gaat hij of zij reageren onder druk? Wat is het hem waard om resultaat te boeken? Maak contact op verbaal en non-verbaal niveau Ondersteun je woorden met houding, gebaren en oogcontact. Als je woorden niet stroken met de non-verbale signalen die je uitzendt, dan raakt je onderhandelingspartner in verwarring. Hij zal in dat geval geneigd zijn het non-verbale gedrag te geloven. OMA LSD ANNA NIVEA OEN DIK
- Dé onderhandelingstechniek bestaat niet. Wat werkt en wat niet, verschilt per situatie. Flexibiliteit is belangrijk. Wie tijdig weet in te spelen op wendingen in het gesprek en de manoeuvres van de ander, neemt een voorsprong. We gaan nu kijken naar een aantal succesvolle onderhandelingsstrategieën…
- Verras de ander Ik noemde aan het begin van dit gesprek drie argumenten voor mijn verzoek. Ik voeg er nog een vierde aan toe, namelijk... Maak gebruik van je beperkte bevoegdheid Helaas mag ik op dit gebied geen beslissingen nemen. Ik overleg met mijn manager en controller om de berekening te laten maken. Later vanmiddag kom ik bij u terug om de resultaten te bespreken. Onderhandel stap voor stap Ik wil graag dat de opdracht binnen een maand klaar is (termijn). Heb je er ook aan gedacht om de lange termijn doelstellingen in de opdracht op te nemen? (inhoud) Wil je de opdracht via e-mail naar mij toesturen? (vorm) Houd wisselgeld bij de hand Jij wilt deze klus binnen een maand geklaard hebben. In ruil voor deze haastklus wil ik een voorschot op de betaling. OK, we bestellen vanavond pizza, maar dan koken we morgen zelf een gezonde maaltijd. Ik zet de vuilnis buiten als jij de afwasmachine uitruimt. Wees duidelijk over principes Ons bedrijf heeft een katholieke grondslag. Daarom respecteren wij de zondag en zullen we op die dag niet werken. Woensdags pas ik op mijn kleindochter, dan vergader ik ‘s middags niet. Houd de deur open Bedankt voor de gesprekken. Jammer dat het deze keer niet tot een concreet resultaat heeft geleid. Ik bel je over een maand om nog eens bij te praten.
- ROLLENSPEL 1 BC 1 VH 2 observeren BC 2 observeren VH Strakke tijdsplanning
- Leuk om via de sociale media met jullie verder te praten