Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Slim Vergaderen

2,271 views

Published on

  • Be the first to comment

Slim Vergaderen

  1. 1. Slim vergaderen summerschool e-office 11 augustus 2009 C-dyanc
  2. 2. Programma <ul><li>Welkom & introductie </li></ul><ul><li>Verwachtingen </li></ul><ul><li>Grootste ergernissen </li></ul><ul><li>Slim vergaderen </li></ul><ul><li>De praktijk </li></ul><ul><li>Praktische en persoonlijke doelen </li></ul>
  3. 3. Even voorstellen…
  4. 4. Verwachtingen <ul><li>Voorstellen </li></ul><ul><li>Wat wil je graag meenemen aan het eind van deze ochtend? </li></ul>
  5. 5. We vergaderen veel... <ul><li>35% van onze beroepsbevolking vergadert 25% van hun werktijd </li></ul><ul><li>de meeste vergaderingen beginnen ook nog eens TE LAAT ... </li></ul>
  6. 6. Grootste ergernissen
  7. 7. Aandachtspunten <ul><li>Doel helder </li></ul><ul><li>Kies vorm die past bij doel </li></ul><ul><li>Samenstellen agenda </li></ul><ul><li>Informeren, dan ... </li></ul><ul><li>Benodigde tijd </li></ul><ul><li>Deelnemers </li></ul><ul><li>Structuur </li></ul><ul><li>Voorbereiding & rollen </li></ul>
  8. 8. Doel helder <ul><li>Vergadering en per agenda punt </li></ul>
  9. 9. Kies vorm die past bij het doel <ul><li>Informatie uitwisselen </li></ul><ul><li>Brainstormen </li></ul><ul><li>Besluitvorming </li></ul>
  10. 10. Informatie uitwisselen Verhelderen van een onderwerp <ul><li>Vooraf informatie verstrekken en/of inleiding door specialist </li></ul><ul><li>Ruimte voor stellen van vragen </li></ul><ul><li>Samenvatten </li></ul><ul><li>Conclusies </li></ul><ul><li>Afspraken & acties </li></ul>
  11. 11. Brainstormen Komen tot nieuwe inzichten & verzamelen van ideeën <ul><li>eerst individueel, dan samenvoegen </li></ul><ul><li>geen oordeel </li></ul><ul><li>keuzes maken prioriteiten stellen </li></ul><ul><li>mind mappen </li></ul>
  12. 12. Brainstormen <ul><li>Vervang ja, maar... door ja, en.. </li></ul><ul><li>Neem ieder idee serieus en ga daarmee verder </li></ul><ul><li>Vermijd discussietrucs zoals belachelijk maken, kleineren, dooddoeners of bluffen </li></ul>
  13. 13. Besluitvorming Komen tot heldere en eenduidige besluitvorming <ul><li>verantwoordelijkheid </li></ul><ul><li>stappen </li></ul><ul><ul><li>korte inleiding op onderwerp </li></ul></ul><ul><ul><li>bespreken verschillende invalshoeken </li></ul></ul><ul><ul><li>bezinning: waar staan we? </li></ul></ul><ul><ul><li>indien nodig nogmaals sparren </li></ul></ul><ul><ul><li>besluit nemen </li></ul></ul><ul><li>vastleggen afspraken, acties & communicatie </li></ul>
  14. 15. Informeren, kan ook.. <ul><li>Via elektronische weg </li></ul><ul><ul><ul><li>Intranet </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>e-mail </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>ed. </li></ul></ul></ul>gevoelige informatie emoties discussie of dialoog
  15. 16. Samenstellen agenda <ul><li>Welke agendapunten </li></ul><ul><li>Volgorde agendapunten </li></ul><ul><li>Ruimte voor onverwachte dingen </li></ul><ul><li>Communicatievorm </li></ul><ul><li>Duur van de punten, vergadering </li></ul>
  16. 17. Benodigde tijd <ul><li>Vergadering </li></ul><ul><li>Per agendapunt (inleiding, inhoud, samenvatten) </li></ul><ul><li>Rollen </li></ul><ul><ul><li>eigenaar </li></ul></ul><ul><ul><li>procesbewaker </li></ul></ul>
  17. 18. Deelnemers <ul><li>Aanwezigheid is noodzakelijk </li></ul><ul><li>Belangrijke bijdrage </li></ul><ul><li>Uitnodigen per agendapunt </li></ul><ul><li>Kwaliteiten & drijfveren </li></ul><ul><li>Voorbereiding </li></ul><ul><li>Taken tijdens vergadering </li></ul>
  18. 19. Locatie & opstelling
  19. 20. Opdracht <ul><li>Welke belangrijkste verbeterpunten zie je voor je eigen organisatie? </li></ul><ul><li>Vertel deze aan de ander </li></ul><ul><li>De ander stelt vragen tot helemaal helder </li></ul><ul><li>Bedenk samen een oplossing </li></ul>
  20. 21. Vergadervaardigheden <ul><li>Actief luisteren </li></ul><ul><li>Vragen stellen en doorvragen </li></ul><ul><li>Samenvatten </li></ul><ul><li>‘ Vriendelijk onderbreken’ </li></ul><ul><li>Focus houden </li></ul>
  21. 22. Hoe technologie kan helpen <ul><li>Digitale werkomgeving </li></ul><ul><li>Voorbereiding eenvoudig </li></ul><ul><li>Delen van documenten (versiebeheer) </li></ul><ul><li>Elektronische actielijst </li></ul><ul><ul><li>altijd up-to-date </li></ul></ul><ul><li>Vergaderen op afstand/online </li></ul><ul><li>Voordelen tov. e-mail </li></ul><ul><li>Video-conferencing & unified communications </li></ul>
  22. 23. Tips & aandachtspunten <ul><li>Voorbereiding </li></ul><ul><ul><li>Testen of alles werkt </li></ul></ul><ul><li>Vergadering </li></ul><ul><ul><li>Op tijd starten </li></ul></ul><ul><ul><li>Afspraken over werkwijze </li></ul></ul><ul><ul><li>Rustig praten, pauzes </li></ul></ul><ul><ul><li>Microfoon uit als je niet spreekt </li></ul></ul><ul><ul><li>De juiste personen </li></ul></ul><ul><ul><li>Komt iedereen aan bod </li></ul></ul><ul><ul><li>Samenvatten & afronden </li></ul></ul><ul><li>Achteraf </li></ul><ul><ul><li>Actielijst & verslag in elektronische werkomgeving </li></ul></ul>
  23. 24. Slim vergaderen <ul><li>Grootste ergernissen in kaart gebracht </li></ul><ul><li>Wat willen we veranderen? Stel prioriteiten, maak keuzes </li></ul><ul><li>Definieer doelstellingen </li></ul><ul><li>Zoek ambassadeurs/coaches </li></ul><ul><li>Communiceer nieuwe richtlijnen </li></ul><ul><li>Begeleiding door ambassadeurs/coaches </li></ul><ul><li>Aan de slag </li></ul><ul><ul><li>Vier successen en deel deze </li></ul></ul><ul><ul><li>Leer van de dingen die nog niet goed gaan </li></ul></ul><ul><li>Hou een vinger aan de pols </li></ul><ul><li>Verandering van patronen vraagt tijd en aandacht </li></ul><ul><li>Denk ook aan nieuwe medewerkers </li></ul>
  24. 25. Aan de slag <ul><li>Bedenk wat je zelf kunt doen </li></ul><ul><li>Maak het concreet </li></ul><ul><li>Wat heb je hiervoor nodig? </li></ul><ul><li>Hou vinger aan de pols </li></ul>
  25. 26. Evaluatie & afronding <ul><li>Goed </li></ul><ul><li>Voor verbetering vatbaar </li></ul>
  26. 27. Slim vergaderen Bedankt C-dyanc

×