Slim Vergaderen

2,076 views

Published on

0 Comments
4 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,076
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
6
Actions
Shares
0
Downloads
96
Comments
0
Likes
4
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • belang/urgente belangrijk, urgent niet belangrijk, niet urgent
  • Slim Vergaderen

    1. 1. Slim vergaderen summerschool e-office 11 augustus 2009 C-dyanc
    2. 2. Programma <ul><li>Welkom & introductie </li></ul><ul><li>Verwachtingen </li></ul><ul><li>Grootste ergernissen </li></ul><ul><li>Slim vergaderen </li></ul><ul><li>De praktijk </li></ul><ul><li>Praktische en persoonlijke doelen </li></ul>
    3. 3. Even voorstellen…
    4. 4. Verwachtingen <ul><li>Voorstellen </li></ul><ul><li>Wat wil je graag meenemen aan het eind van deze ochtend? </li></ul>
    5. 5. We vergaderen veel... <ul><li>35% van onze beroepsbevolking vergadert 25% van hun werktijd </li></ul><ul><li>de meeste vergaderingen beginnen ook nog eens TE LAAT ... </li></ul>
    6. 6. Grootste ergernissen
    7. 7. Aandachtspunten <ul><li>Doel helder </li></ul><ul><li>Kies vorm die past bij doel </li></ul><ul><li>Samenstellen agenda </li></ul><ul><li>Informeren, dan ... </li></ul><ul><li>Benodigde tijd </li></ul><ul><li>Deelnemers </li></ul><ul><li>Structuur </li></ul><ul><li>Voorbereiding & rollen </li></ul>
    8. 8. Doel helder <ul><li>Vergadering en per agenda punt </li></ul>
    9. 9. Kies vorm die past bij het doel <ul><li>Informatie uitwisselen </li></ul><ul><li>Brainstormen </li></ul><ul><li>Besluitvorming </li></ul>
    10. 10. Informatie uitwisselen Verhelderen van een onderwerp <ul><li>Vooraf informatie verstrekken en/of inleiding door specialist </li></ul><ul><li>Ruimte voor stellen van vragen </li></ul><ul><li>Samenvatten </li></ul><ul><li>Conclusies </li></ul><ul><li>Afspraken & acties </li></ul>
    11. 11. Brainstormen Komen tot nieuwe inzichten & verzamelen van ideeën <ul><li>eerst individueel, dan samenvoegen </li></ul><ul><li>geen oordeel </li></ul><ul><li>keuzes maken prioriteiten stellen </li></ul><ul><li>mind mappen </li></ul>
    12. 12. Brainstormen <ul><li>Vervang ja, maar... door ja, en.. </li></ul><ul><li>Neem ieder idee serieus en ga daarmee verder </li></ul><ul><li>Vermijd discussietrucs zoals belachelijk maken, kleineren, dooddoeners of bluffen </li></ul>
    13. 13. Besluitvorming Komen tot heldere en eenduidige besluitvorming <ul><li>verantwoordelijkheid </li></ul><ul><li>stappen </li></ul><ul><ul><li>korte inleiding op onderwerp </li></ul></ul><ul><ul><li>bespreken verschillende invalshoeken </li></ul></ul><ul><ul><li>bezinning: waar staan we? </li></ul></ul><ul><ul><li>indien nodig nogmaals sparren </li></ul></ul><ul><ul><li>besluit nemen </li></ul></ul><ul><li>vastleggen afspraken, acties & communicatie </li></ul>
    14. 15. Informeren, kan ook.. <ul><li>Via elektronische weg </li></ul><ul><ul><ul><li>Intranet </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>e-mail </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>ed. </li></ul></ul></ul>gevoelige informatie emoties discussie of dialoog
    15. 16. Samenstellen agenda <ul><li>Welke agendapunten </li></ul><ul><li>Volgorde agendapunten </li></ul><ul><li>Ruimte voor onverwachte dingen </li></ul><ul><li>Communicatievorm </li></ul><ul><li>Duur van de punten, vergadering </li></ul>
    16. 17. Benodigde tijd <ul><li>Vergadering </li></ul><ul><li>Per agendapunt (inleiding, inhoud, samenvatten) </li></ul><ul><li>Rollen </li></ul><ul><ul><li>eigenaar </li></ul></ul><ul><ul><li>procesbewaker </li></ul></ul>
    17. 18. Deelnemers <ul><li>Aanwezigheid is noodzakelijk </li></ul><ul><li>Belangrijke bijdrage </li></ul><ul><li>Uitnodigen per agendapunt </li></ul><ul><li>Kwaliteiten & drijfveren </li></ul><ul><li>Voorbereiding </li></ul><ul><li>Taken tijdens vergadering </li></ul>
    18. 19. Locatie & opstelling
    19. 20. Opdracht <ul><li>Welke belangrijkste verbeterpunten zie je voor je eigen organisatie? </li></ul><ul><li>Vertel deze aan de ander </li></ul><ul><li>De ander stelt vragen tot helemaal helder </li></ul><ul><li>Bedenk samen een oplossing </li></ul>
    20. 21. Vergadervaardigheden <ul><li>Actief luisteren </li></ul><ul><li>Vragen stellen en doorvragen </li></ul><ul><li>Samenvatten </li></ul><ul><li>‘ Vriendelijk onderbreken’ </li></ul><ul><li>Focus houden </li></ul>
    21. 22. Hoe technologie kan helpen <ul><li>Digitale werkomgeving </li></ul><ul><li>Voorbereiding eenvoudig </li></ul><ul><li>Delen van documenten (versiebeheer) </li></ul><ul><li>Elektronische actielijst </li></ul><ul><ul><li>altijd up-to-date </li></ul></ul><ul><li>Vergaderen op afstand/online </li></ul><ul><li>Voordelen tov. e-mail </li></ul><ul><li>Video-conferencing & unified communications </li></ul>
    22. 23. Tips & aandachtspunten <ul><li>Voorbereiding </li></ul><ul><ul><li>Testen of alles werkt </li></ul></ul><ul><li>Vergadering </li></ul><ul><ul><li>Op tijd starten </li></ul></ul><ul><ul><li>Afspraken over werkwijze </li></ul></ul><ul><ul><li>Rustig praten, pauzes </li></ul></ul><ul><ul><li>Microfoon uit als je niet spreekt </li></ul></ul><ul><ul><li>De juiste personen </li></ul></ul><ul><ul><li>Komt iedereen aan bod </li></ul></ul><ul><ul><li>Samenvatten & afronden </li></ul></ul><ul><li>Achteraf </li></ul><ul><ul><li>Actielijst & verslag in elektronische werkomgeving </li></ul></ul>
    23. 24. Slim vergaderen <ul><li>Grootste ergernissen in kaart gebracht </li></ul><ul><li>Wat willen we veranderen? Stel prioriteiten, maak keuzes </li></ul><ul><li>Definieer doelstellingen </li></ul><ul><li>Zoek ambassadeurs/coaches </li></ul><ul><li>Communiceer nieuwe richtlijnen </li></ul><ul><li>Begeleiding door ambassadeurs/coaches </li></ul><ul><li>Aan de slag </li></ul><ul><ul><li>Vier successen en deel deze </li></ul></ul><ul><ul><li>Leer van de dingen die nog niet goed gaan </li></ul></ul><ul><li>Hou een vinger aan de pols </li></ul><ul><li>Verandering van patronen vraagt tijd en aandacht </li></ul><ul><li>Denk ook aan nieuwe medewerkers </li></ul>
    24. 25. Aan de slag <ul><li>Bedenk wat je zelf kunt doen </li></ul><ul><li>Maak het concreet </li></ul><ul><li>Wat heb je hiervoor nodig? </li></ul><ul><li>Hou vinger aan de pols </li></ul>
    25. 26. Evaluatie & afronding <ul><li>Goed </li></ul><ul><li>Voor verbetering vatbaar </li></ul>
    26. 27. Slim vergaderen Bedankt C-dyanc

    ×