Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Factor c ggd rotterdam rijnmond 20100830

2,563 views

Published on

Published in: Education
  • Be the first to comment

Factor c ggd rotterdam rijnmond 20100830

  1. 1. Factor C Maken we beleid begrijpelijk, of maken we begrijpelijk beleid? Sectie Communicatie GGD Rotterdam-Rijnmond, 30 augustus 2010 Paul Tissingh
  2. 2. Proef jaarverslag controleren Marketingkalender herzien Productie nieuwe brochure coördineren Leveranciersafspraken maken Beleidsnota herschrijven Adviesnota evaluatie social media Mediatraining geven in verband met interview vakblad Zendtijd inkopen Bureaupitch voor medewerkersonderzoek Lobbygesprek met voorzitter branchevereniging Beoordelingsgesprekken voeren Welkomstwoord doen bij relatiebijeenkomst Briefen DTP'er Fondsen werven Update van huisstijlregels op intranet gaat live Concept voor YouTube-film accorderen Persbericht nieuw product versturen Nieuw reputatie RepTrack presenteren Tekst redigeren Jaarplan opstellen Websiteontwerp beoordelen Overleg over bedrijfshyves Gang van zaken coördineren op afdeling Speech schrijven voor directeur Informatiebijeenkomst voorzitten Afdelingschef adviseren over werkoverleg Journalist die belt te woord staan Inspraakbijeenkomst organiseren Factfinding doen voor strategiebijeenkomst Bezoekcijfers website analyseren Arbeidsmarktcampagne opzetten Public Affairs managen Schrijven van het personeelsblad Evenement organiseren Relevante trends in beeld brengen Functioneringsgesprek voeren met communicatiemedewerkers Communicatieuren binnen project inzichtelijk maken Flipover regelen voor de presentatie van de directeur WAT IS COMMUNICATIE EIGENLIJK?
  3. 3. <ul><li>Mijn werk in een gemiddelde werkweek is: </li></ul><ul><li>reflectief: x% </li></ul><ul><li>procesondersteunend: x% </li></ul><ul><li>operationeel: x% </li></ul><ul><li>managerieel: x% </li></ul>VOORAF
  4. 4. Wat is jouw rol als communicatieadviseur? En zien anderen jouw rol ook zo? VOORAF
  5. 5. Trends in de samenleving … <ul><li>individualisering </li></ul><ul><li>internationalisering </li></ul><ul><li>intensivering </li></ul><ul><li>informalisering (netwerksamenleving) </li></ul><ul><li>informatisering </li></ul><ul><li>[bron: sociaal cultureel planbureau] </li></ul><ul><li>de samenleving verandert: </li></ul><ul><ul><li>van maakbaar en beïnvloedbaar </li></ul></ul><ul><ul><li>naar grillig en onvoorspelbaar </li></ul></ul><ul><li>we leven in een netwerksamenleving </li></ul>FACTOR C: WAT ERAAN VOORAF GING
  6. 6. <ul><li>Conclusie overheidscommissies… </li></ul><ul><ul><li>Commissie Wallage (2001): “ Communicatie te belangrijk om aan communicatiedirecties over te laten”. </li></ul></ul><ul><ul><li>Commissie Wolffensperger (2005): “ Communicatie is een permanent proces van informeren, consulteren en overleggen, dat alle fasen van het overheidshandelen omvat”. </li></ul></ul>Conclusie: beleidsmakers moeten zelf communicatiever gaan werken, ondersteund door communicatiemensen FACTOR C: WAT ERAAN VOORAF GING
  7. 7. <ul><li>Weten wat er speelt </li></ul><ul><li>Omgevingsbewust werken </li></ul><ul><li>Omgeving gestructureerd in kaart brengen </li></ul><ul><li>Nadenken over rollen, kennis en posities </li></ul><ul><li>Er op in spelen </li></ul><ul><li>Signalen betekenis geven </li></ul><ul><li>Beleid verbinden aan elkaar </li></ul><ul><li>Doelgroepen leidend voor de communicatie </li></ul>Communicatiemensen moeten deze competenties in de organisatie versterken. COMPETENTIES VAN BELEIDSMAKERS
  8. 8. <ul><li>Instrumenten van beleid </li></ul><ul><li>Juridisch (mogen) </li></ul><ul><li>Financieel (doen) </li></ul><ul><li>Fysiek (kunnen) </li></ul><ul><li>Communicatief (weten en vinden) </li></ul>DE INSTRUMENTEN VAN BELEIDSMAKERS
  9. 9. <ul><li>Fasering van beleid </li></ul><ul><ul><li>Agendering </li></ul></ul><ul><ul><li>probleemdefinitie </li></ul></ul><ul><ul><li>agendasetting </li></ul></ul><ul><ul><li>Voorbereiding </li></ul></ul><ul><ul><li>3. constructie van beleid </li></ul></ul><ul><ul><li>Vaststelling </li></ul></ul><ul><ul><li>4. besluitvorming </li></ul></ul><ul><ul><li>Uitvoering </li></ul></ul><ul><ul><li>5. invoering </li></ul></ul><ul><ul><li>6. uitvoering </li></ul></ul><ul><ul><li>7.handhaving </li></ul></ul><ul><ul><li>Evaluatie </li></ul></ul><ul><ul><li>8. beleidsbijstelling of -beëindiging </li></ul></ul>COMMUNICATIE IN ELKE BELEIDSFASE
  10. 10. Communicatie en beleid Politiek gewicht Erkenning Beleidsformulering Oplossing Beheer mate van onenigheid Dominante functie van Communi- catie Fasen in het beleidsproces (Winsemius) Begin of pipe End of pipe Reflectief Outside in Onderzoek Issues Trends en ontwikkelingen Proces- ondersteunend Interactief ontwerp Faciliteren dialoog Communicatie- coaching Operationeel Middelen ontwikkelen Campagnes maken Uitvoering en orkestratie Managerieel Bewaken uitvoering Monitoring effecten VOLGENS WINSEMIUS…
  11. 11. VOLGENS TAPPAN…
  12. 12. LOESJE
  13. 13. Hoe maak je communicatief beleid? De methode Factor C kent zeven stappen. Zet ze in de volgorde die voor jou de meest logische is. Welke middelen? Voor/met wie? Rol actoren? Wanneer? Boodschap? Wat? Uitvoering? OPDRACHT
  14. 14. <ul><li>Communicatief beleid in 7 stappen </li></ul><ul><li>Wat? Bepaal het (beleids)doel </li></ul><ul><li>Voor/met wie? Doelgroepen en omgevingsanalyse </li></ul><ul><li>Rol actoren? Bepaal interactie/communicatiedoel </li></ul><ul><li>Contact? Structureer informatie: kernboodschap </li></ul><ul><li>Media? Kies de middelen </li></ul><ul><li>Wanneer? Kies communicatiemomenten </li></ul><ul><li>Uitvoering: organiseer de communicatie (afspraken: wie doet wat? </li></ul>DE KERN VAN FACTOR C
  15. 15. Weten wat er speelt Erop inspelen Krachtenveld Kernboodschap Kalender FACTOR C SCHEMATISCH ROL? WAT? WIE ? KERN-BOODSCHAP WANNEER? HOE?
  16. 16. <ul><li>Definitie: </li></ul><ul><li>Wat is het probleem? </li></ul><ul><li>Welke oplossing stel u voor en waarom juist deze en niet andere? </li></ul><ul><li>Benoem de mijlpalen: </li></ul><ul><li>Welk eindresultaat moet worden bereikt? </li></ul><ul><li>Welke tussenresultaten (bijv. Beleidsbrief, besluitvorming?) moeten hiervoor worden behaald? </li></ul><ul><li>Wat is de afgeleide doelstelling per fase? </li></ul><ul><li>Wat is de rol van communicatie? </li></ul><ul><li>Is communicatie een van de instrument of het enige instrument om de resultaten te bereiken? </li></ul>1. WAT IS HET PROBLEEM DAT HET BELEID MOET OPLOSSEN? WAT IS HET BELEIDSDOEL?
  17. 17. Van buiten naar binnen: een goede omgevingsanalyse is het halve werk… … want actoren hebben hun eigen beeld van werkelijkheid … actoren hebben verschillende belangen … actoren kunnen verborgen agenda’s hebben … actoren hebben een geschiedenis met elkaar … actoren kunnen langs elkaar heen praten … de omgeving kan en zal veranderen: beleid is zelden een project maar eerder een proces . 2. VOOR/MET WIE? DE KRACHTENVELDANALYSE
  18. 18. ’ Wat is buiten, wat is binnen? © Neyzen Communicatie Advies & Management, Buitenste Binnen 3-11 2009
  19. 19. <ul><li>Inventariseren: </li></ul><ul><li>Actorenanalyse </li></ul><ul><li>Analyseren: </li></ul><ul><li>Argumentenanalyse </li></ul><ul><li>Belangenanalyse </li></ul><ul><li>Krachtenveldanalyse </li></ul><ul><li>Netwerkanalyse </li></ul><ul><li>Risicoanalyse </li></ul><ul><li>Aanpak bepalen: </li></ul><ul><li>7. Ringen van Invloed </li></ul>Welke actoren spelen een rol bij het beleid? Welke belangen hebben zij? Welke positie nemen zij in het krachtenveld in? En hoe ga je daar communicatief mee om? METHODEN OM DE OMGEVING IN KAART TE BRENGEN
  20. 20. WANNEER GEBRUIK JE WELKE ANALYSE? Analyse Doel Methodiek Op: inhoud Argumenten, stand van het debat Gespreksopeningen vinden Argumentatie-analyse Standpunten en belangen Gedeelde belangen, aantrekkelijke opties vinden Standpuntenmatrix Op: positie Met oog voor macht en gezag Belangrijke tegen- en medestanders bepalen Krachtenveldanalyse en Kleuren ABC Met oog voor rol en relatie Strategie bepalen voor gewenste rol en relatie Actorenkwadrant met ringen van invloed
  21. 21. 05-01-2010 Omgevingsanalyse in 3 stappen: <ul><li>1 Inventariseren : divergeren </li></ul><ul><li> actoren in beeld (niet alleen projectomgeving) </li></ul><ul><li>2 Analyseren : naar inhoud & positie </li></ul><ul><li>wat vinden ze, hoe staan ze t.o.v. het beleid, wat is hun beleving, hun rol, hoe machtig of invloedrijk zijn ze? </li></ul><ul><li>3 Strategie bepalen : convergeren </li></ul><ul><li> keuzen: hoe gaan we met ze om? </li></ul><ul><li>strategie, timing, plaatsen actoren op ringen van invloed </li></ul>KRACHTENVELDANALYSE
  22. 22. <ul><li>Welke rollen geef je jouw actoren? </li></ul><ul><li>(mee)beslissen </li></ul><ul><li>(mee)werken </li></ul><ul><li>(mee)denken </li></ul><ul><li>(mee)weten </li></ul>ROLBEPALING ACTOREN
  23. 23. beïnvloeders beslissers gebruikers & afnemers uitvoerders & leveranciers rollen 1 meebeslissen 2 meewerken 3 meedenken 4 meeweten KRACHTENVELDANALYSE: METHODE RINGEN VAN INVLOED
  24. 24. <ul><li>Rode draad in/voor communicatie </li></ul><ul><li>Begint als korte of lange tekst met logische opbouw </li></ul><ul><li>Bevat antwoorden op vragen van doelgroepen </li></ul><ul><li>Verbindt opvattingen van buiten met beleidsdoelen van binnen </li></ul><ul><li>Gaat over inhoud & ook over proces </li></ul><ul><li>Is bewijsbare belofte </li></ul><ul><li>Vereist boodschapdiscipline & consistentie in woord, beeld & gedrag </li></ul><ul><li>Is altijd uitgangspunt voor alle communicatie over het beleidsvoorstel </li></ul>4. DE KERNBOODSCHAP
  25. 26. <ul><li>It’s not what you say, it is what people hear </li></ul><ul><li>Selectiefilters: </li></ul><ul><li>Waarom moet ik dit weten? </li></ul><ul><li>Kan ik het volgen? </li></ul><ul><li>Wat moet ik er verder mee? </li></ul><ul><li>Ergo : pas de oorspronkelijke boodschap van de zender aan aan het frame van ontvanger </li></ul>FRAMING
  26. 27. 05-01-2010 Stapsgewijs <ul><li>Stap 1: bepaal aanleiding voor de kernboodschap </li></ul><ul><li>Stap 2: Bepaal het doel van het dossier </li></ul><ul><li>Stap 3: Kies een doelgroep (omgevingsanalyse) </li></ul><ul><li>Stap 4: Verplaats je in de doelgroep (kritiek) </li></ul><ul><li>Stap 5: Sla de brug (repliek) </li></ul><ul><li>Stap 6: Schrijf de kernboodschap (orden, formuleer) </li></ul><ul><li>Stap 7: Gebruik de kernboodschap (toetsen, middelen en momenten) </li></ul>KERNBOODSCHAP
  27. 28. Casus: wethouder Karakus wil de MOE-landersproblematiek aanpakken: mensen uit Midden- en Oost-Europa die in Rotterdam wonen en werk en (1) overlast veroorzaken voor de wijk waarin zij wonen (2) uitgebuit worden door malafide uitzendbureaus, huisjesmelkers, etc. Maak met de kritiek-repliekmethode een kernboodschap gericht op wijkbewoners die overlast ondervinden. (1) Schrijf de kritiek op van wijkbewoners. Verplaats je in hun gedachte-, gevoels- en belevingswereld. Wat vinden zij van jou, van je plan, van het onderwerp en/of van jouw organisatie? Tips: gebruik woorden van doelgroep zelf, schrijf in de ik-vorm, toets bij doelgroep of kritiek klopt. (2) Schrijf de repliek. Geef eerlijke antwoorden op de kritiekpunten. Wat stelt jouw organisatie er tegenover? Proef de toon van de kritiek: wat is dominante attitude (frame)? (3) Vergelijk kritiek & repliek. Zoek overeenkomsten, benoem conflicten, kijk naar oorspronkelijke beleidsdoelstelling. OPDRACHT: KRITIEK-REPLIEKMETHODE VOOR KERNBOODSCHAPPEN
  28. 29. Orden de elementen: - Kijk – want – dus - Hoofdzaken - bijzaken Kies de invalshoek: - Beleidsstijl: directief, faciliterend, vragend - Stijlmiddel: verantwoordelijkheid, causaal, etc Check: - Relevantie voor de doelgroep - Proces - rol - inhoud ORDEN DE ELEMENTEN
  29. 30. Ik vind/zie Ik weet Ik denk Kijk Want Dus Verklaring, feiten, argumenten Visie, voornemen, besluit, voorstel Vraagstuk, mening, standpunt ORDEN DE ELEMENTEN
  30. 31. <ul><li>Communicatief beleid in 7 stappen </li></ul><ul><li>Wat? Bepaal het (beleids)doel </li></ul><ul><li>Voor/met wie? Doelgroepen en omgevingsanalyse </li></ul><ul><li>Rol actoren? Bepaal interactie/communicatiedoel </li></ul><ul><li>Contact? Structureer informatie: kernboodschap </li></ul><ul><li>Media? Kies de middelen </li></ul><ul><li>Wanneer? Kies communicatiemomenten </li></ul><ul><li>Uitvoering: organiseer de communicatie (afspraken: wie doet wat? </li></ul>DE KERN VAN FACTOR C
  31. 32. Meebeslissen Meewerken Meedenken Meeweten INSTRUMENTEN-ABC
  32. 33. <ul><li>De opbrengsten van alle onderdelen landen op hun plek. </li></ul><ul><li>Fasering van beleid </li></ul><ul><li>Actorenanalyse </li></ul><ul><li>Rollen van de actoren </li></ul><ul><li>Kernboodschap(pen) </li></ul><ul><li>Momenten </li></ul><ul><li>Middelen/instrumenten </li></ul><ul><li>C-planner komt in overleg tussen </li></ul><ul><li>beleid en communicatie tot stand. </li></ul>COMMUNICATIEPLANNER
  33. 34. <ul><li>Rollen </li></ul><ul><li>communicatie adviseur: </li></ul><ul><ul><ul><li>leren werken met groepen (faciliteren) </li></ul></ul></ul><ul><li>beleidsmedewerker: </li></ul><ul><ul><ul><li>verantwoordelijkheid nemen voor communicatie </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>samen het traject organiseren </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Perspectief </li></ul></ul><ul><ul><li>Van buiten naar binnen </li></ul></ul><ul><ul><li>Factor C en de gemeente Rotterdam </li></ul></ul><ul><ul><li>wat is Factor C, wat betekent het voor jou?! Wat wil je er mee? </li></ul></ul>WAT MAAKT FACTOR C BIJZONDER?
  34. 35. Communicatie staat in functie van beleid. STELLINGEN OVER DE VERANDERENDE ROL VAN DE COMMUNICATIEADVISEUR
  35. 36. Een goede beleidsmaker moet in een bepaalde mate zelf communicatie in zijn gereedschapskist hebben. STELLINGEN OVER DE VERANDERENDE ROL VAN DE COMMUNICATIEADVISEUR
  36. 37. In de toekomst zullen operationele communicatiewerkzaamheden steeds specialistischer worden (e.g. website bouwen, drukproefcorrectie). De werkzaamheden van meer algemene aard liggen dan niet meer bij de communicatie-afdeling maar bij de beleidsmaker (e.g. tekstredactie). STELLINGEN OVER DE VERANDERENDE ROL VAN DE COMMUNICATIEADVISEUR
  37. 38. Een (senior) communicatieadviseur in een beleidsorganisatie kan alleen een waarde-volle bijdrage leveren als hij/zij een goede procesbegeleider is (goed voorzit, juiste mensen uitnodigt, iedereen aan het woord laat komen, juiste vragen stelt, etc.) STELLINGEN OVER DE VERANDERENDE ROL VAN DE COMMUNICATIEADVISEUR
  38. 39. Je gaat het pas zien, als je het doorhebt. (J. Cruijff) Dank voor uw aandacht! EINDE

×