1. Автоматизация документооборота
На базе продуктов Open Text

2. СЭД от компании РАМЭК —
это…

3. О системе:
Open Text ECM — платформа для управления
неструктурированной информацией, которая
обеспечивает возможности управления метаданными и
хранения документов, коллективной работы с
документами, записями, создания и управления
потоками работ, обмена сообщениями, работы в
проектной команды, управления базой знаний, бизнес-
процессами, отчетами и анализом контента и др.

4. Обзор платформы:

5. Обзор функциональности:
Модули Open Text ECM
Управление документами
Массовый ввод
ОРД
Управление архивом документов
Управление записями
Управление бизнес-процессами
Система уведомлений
Поиск документов
Совместная работа над проектами
Модули интеграции
Поддерживаемая вендорами
интеграция с SAP

6. Платформа идеально подходит для компаний:
• Более 100 пользователей
• с большим объемом регистрируемых и неструктурированных
документов
• с территориально-распределенными подразделениями,
участвующими в документообороте или необходимостью
удаленного доступа к системе
• стремящимся к увеличению производительности труда за счет
повышения исполнительской дисциплины
.

7. Преимущества системы:
• Поддержка платформы крупнейшим мировым вендором ECM.
• Независимость от интегратора
• Масштабируемость. Рост и расширение системы вместе с компанией
• Гибкость. Система настраивается и адаптируется под компанию
• Нет ограничений по объему документов и количеству пользователей
• Интеграция с большинством современных систем через различные API
интерфейсы, вэб-сервисы
• Поддержка SAP. Единственная поддерживаемая SAP AG интеграция с SAP ERP
• Сертификация. Система сертифицирована под ФСТЭК (4НДВ), в том числе на
защиту персональных данных в соответствии с 152-ФЗ «О персональных
данных» (уникальное предложение РАМЭК – поставка сертифицированного
ПО).

8. Соответствие законодательству и стандартам:
• Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ Об
архивном деле в Российской Федерации
• Федеральный закон 152 от 27.07.2006 «О персональных данных»
• Требованиям к информационным системам электронного документооборота
федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе
необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен
(Приказ МИНИСТЕРСТВА СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ N 221 от 2 сентября 2011 г)
• DoD 5015.02, MoReq2

9. Результаты внедрения:
• Сокращение операционных расходов. Внедрение решения позволит
централизовать работу ряда служб, что тем самым позволит сократить затраты на
персонал
• Соответствие требованиям законодательства. Система сертифицирована под
ФСТЭК и соответсвует ФЗ «О персональных данных».
• Повышение производительности труда сотрудников за счет уменьшения времени
на поиск необходимых документов, оптимизации бизнес-процессов компании
связанных с документооборотом
• Сокращение административных расходов. Архивация устаревших и редко
используемых данных обеспечивают сокращение расходов на администрирование
корпоративной информационной системы в целом, снижают время резервного
копирования, ожидание простоя системы в случае необходимости восстановления
базы данных, минимизируют затраты на приобретение дополнительного
оборудования, а также в целом способствуют развитию информационного
ландшафта компании. В следствии этого – снижение затрат на IT
• Масштабируемость решения. Возможность масштабировать решения без падения
производительности системы
• Интеграция. За счет наличия открытых интерфейсов возможность интеграции
практически с любыми другими корпоративными системами

10. Обзор ряда функциональных
возможностей платформы

11. Обзор функциональности платформы:
● Collaboration – совместная
● WorkFlow – система управления
● Управление документами– работа над проектами. Позволяет
потоками работ и согласований,
система и среда управления создать рабочую среду для
создания заданий и
документами совместной работы различных
отслеживания их выполнения
групп пользователей
● Управление записями – система ● Управление уведомлениями
- управления жизненным циклом через почтовые службы – ● Массовый ввод – оперативный
официальных документов как среда управления содержанием ввод оригиналов документов в
бумажных, так и электронных уведомлений почтовых систему различными путями и
согласно номенклатуры дел сообщений, регистрации сценариями
предприятия сообщений и т.д.
● Case Management - мощная ● Search Server – поисковая
● ОРД – подсистема управления среда для управления случаями: система, предоставляющая
организационно- ведение и согласования развитый язык запросов,
распорядительной документацией договоров, обработка обращений позволяющий искать документы
госорганов, граждан и их электронные оригиналы

12. Наши подходы к созданию решений на
платформе:
1 Максимальное использование базовых функциональных возможностей
платформы Open Text
2 Использование интеграционных возможностей платформы Open Text
3 Приоритет доработок, обеспечивающих наиболее важную и востребованную
функциональность на рынке
4 Возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей
продукта

13. Пользователи в системе:
• возможность синхронизации с каталогами AD
• возможность синхронизации с SAP
• Возможность наследования ролей из SAP ERP
• возможность объединения пользователей в группы. Один
пользователь может входить в несколько групп
• функциональные роли Case Management – привлечение
различных пользователей для работы над проектами
договоров в рамках предопределенной роли
• возможность индивидуальной настройки прав доступа к
объектам системы
• управление через консоль управления Windows

14. Регистрация и работа с документами:
• возможность получения документов из различных источников
• различные карточек для различных типов документов
• гибкие настройки правил регистрации
• гибкие механизмы формирования регистрационных
индексов/номеров
• организация «очередей регистрации»
• возможность автоматической классификации текстовых
документов, в т.ч. в номенклатуре дел
• поддержка линейной и нелинейной версионности документов
• учет связности документов (например, исходящий в ответ на
входящий
• ведение истории работы с документами (действия,
пользователи)

15. Возможные источники документов
Сканированные документы
Образы Текст
Факсы
Электронные документы
Звук
Электронная почта
WWW
Видеоизображения

16. Резолюции и поручения
• Работа с поручениями и резолюциями
• Возможность создания «ближнего круга» у каждого
пользователя
• Возможность самостоятельного создания типовых резолюций
• Иерархия связности поручений
• Правило видимости сверху вниз
• Указание ответственного исполнителя
• Возможность прикрепления документа к поручению

17. Поручения
Содержательная часть поручения:
• формирование – выбором из списка «типовых резолюций»
• возможен ручной ввод содержательной части
Предопределенные типы поручений:
• не требующие ответа
• требующие ответа
• требующие подготовить проект документа
Расширенный функционал:
• перенос сроков поручений по запросу
• механизм заместителей, контроллеров, помощников
• отзыв поручений с последующими вариантами действий

18. Контроль хода исполнения поручений
Состояния поручений :
«Новое» поручение. Поручение еще не просмотрено адресатом.
• Поручение «В обработке». Поручение открыто адресатом
(ответственным исполнителем), т.е. принято в обработку.
• Поручение «Обработано». Ответственный исполнитель поставил
отметку о том, что поручение «Выполнено».
• Поручение «Завершено». Инициатор поручения поставил отметку
о том, что его поручение выполнено.
Возможны различные настройки статусных схем.

19. Дерево поручений
Генеральный директор
1-ый Заместитель Генерального директора
2-ой Заместитель Генерального директора

20. Функциональные роли
Заместители:
• назначение заместителя для выполнения функций руководителя
подразделения или организации на время его отсутствия в
системе;
• регулирование прав заместителя по полномочиям отсутствующего
руководителя;
• ограничение действия функциональной роли по срокам.
Помощник:
• назначение помощника руководителя подразделения или
организации для выполнения части функций руководителя;
• регулирование прав помощника на выполнения функций;
• ограничение действия функциональной роли по срокам.
Контролер:
• Назначение контролера с полномочиями на закрытие поручений,
выданных руководителем;
• ограничение действия функциональной роли по срокам.

21. Работа коллегиальных органов
• Планирование совещаний;
• Уведомление пользователей о предстоящих совещаниях;
• Регистрация протоколов совещаний
• Создание поручений исполнителям в рамках протокола
• Контроль исполнения поручений по совещаниям
• Ведение связей между протоколами совещаний

22. Организационно-распорядительная
деятельность
• Подготовка проектов документов ОРД: приказов, распоряжений,
служебных записок
• Согласование документов ОРД
• Регистрация документов ОРД по подразделениям
• Поручения по документам ОРД
• Контроль исполнения документов ОРД

23. Управление жизненным циклом договоров
• Возможность создания различных жизненных циклов под
различные типы договоров
• Гибкое создание заданий/поручений на каждом этапе
жизненного цикла договора, задания по умолчанию
• Различные цепочки согласования (workflow), возможность
создавать различные цепочки согласования по договорам и
доп.соглашения к ним
• Система напоминаний по событиям и действиям, необходимым
к исполнению по договорам в рамках этапов жизненного цикла
(Follow Up)
• Организация ролевого участия в работе над каждым договором

24. Архив, управления записями (Records
Management)
Ведение номенклатуры дел:
• для каждого подразделения независимо
• единая для всей организации
• документы формируются в дела, дела разбиваются на тома
• открытые и закрытые тома, правила закрытия и открытия томов
• создание пользовательских тематических классификаторов
Экспертиза ценности:
• удаление документы из системы по окончанию срока значимости
• продление срока жизни документов
• наложение запретов на удаления документов

25. Уведомления
Уведомления пользователей о наступлении событий в системе:
• поступление документа в работу;
• поступление поручения в работу (исполнителю);
• изменение статуса поручения (инициатору);
• комментарии к поручению (инициатору или исполнителю);
• кастомизация по другим событиям.
Механизм:
• более расширенный механизм срабатывания на различные
события, чем предусмотрен платформой Open Text;
• гибкие возможности настройки на события;
• гибкие возможности настройки по содержанию сообщений и
ссылкам на объекты;
• интеграция с корпоративной почтой.

26. Поиск по документам
• Возможность контекстного поиска по содержанию документа
• Поддержка морфологии русского языка
• Возможность поиска по мета-данным карточки документов
• Ведения преднастроенных поисковых фильтров (например,
«документы за последний месяц»).
• Наличие других гибких механизмов поиска.

27. Наши офисы:
Санкт-Петербург Москва
ул. Обручевых, д. 1 Волгоградский пр., д. 2
Тел.: (812) 740-38-38 Тел./факс: (495) 221-17-18
Факс: (812) 327-83-18
Красноярск Астана
г. Красноярск, ул. Башиловская, 1«А» (Республика Казахстан)
(территория завода СВЭМ), строение Адрес: 010000 г. Астана, проспект
7, 3 этаж комнаты 15,6,2 Кабанбай батыра, д. 7/3, Офис 12
Тел.: (391) 226-48-46 Тел./факс: +7 (7172) 50-89-87
(391) 226-48-47

28. Спасибо за внимание
Дмитрий Трусов
Заместитель руководителя службы ECM систем
ЗАО «РАМЭК-ВС»
Санкт-Петербург
ул. Обручевых, дом 1
тел.: (812) 740-38-38 (доб. 5434)
Моб.тел: +7 981 742 4647
Факс: (812) 327-83-18