Документ описывает подсистему 'делопроизводство' еасу Федерального агентства по государственным резервам, предназначенную для управления документами, включая их учет, регистрацию и исполнение. Проект модернизации системы, выполненный компанией Крок, включает улучшения в функциональности работы с документами, согласование договоров и обновление интерфейса. Подсистема работает на платформе EMC Documentum 6.5, обеспечивая безопасность доступа и эффективный поиск данных.

1. Подсистема «Делопроизводство» ЕАСУ Федерального агентства
по государственным резервам
Подсистема «Делопроизводство» ЕАСУ Федерального агентства по государственным резервам
(далее – СЭД, Система) предназначена для поддержки работы с документами и позволяет вести
учет и регистрацию документов, размещать электронные образы документов, организовывать и
контролировать ознакомление и исполнение документов, формировать резолюции и поручения и
отслеживать их исполнение, а также размещать документы в дела. При этом подсистема
«Делопроизводство» поддерживает разграничение доступа, фиксирует историю работы с
документом, позволяет составлять отчеты, обеспечивает рассылку уведомлений о производимых
действиях. В рамках проекта компанией КРОК была выполнена глубокая модернизация СЭД
центрального аппарата с переходом на современные, поддерживаемые производителем версии
Системного программного обеспечения и расширением функциональности рабочих мест.
В ходе модернизации СЭД решены следующие задачи:
1. Создание функциональности обеспечения процесса согласования и регистрации
договоров и дополнительных соглашений к ним.
2. Модернизация функциональности обеспечения процесса работы с исходящими
документами.
3. Модернизация функциональности обеспечения процесса работы с входящими,
распорядительными документами и протоколами в части исполнения и списания в
оперативный архив.
4. Модернизация функциональности работы с поручениями в части:
 формирования поручений и резолюций;
 формирования и проверки отчетов об исполнении поручений и резолюций;
 ознакомления с документами.
5. Модернизация функциональности рассылки уведомлений.
6. Модернизация функциональности регистрации документов и списания в архив.
7. Модернизация функциональности формирования отчетности по подготовке и
исполнению документов, а также по исполнительской дисциплине.
8. Модернизация сервисных функций СЭД:
 выдача дополнительных поручений по входящей корреспонденции;
 формирование конвертов с указанием адресата для исходящей
корреспонденции;
 добавление дополнительных атрибутов поиска документов;
 добавления дополнительных полей фильтрации перечней объектов СЭД;
9. Модернизация справочников:
 унификация типового интерфейса справочников и механизмов работы с
элементами справочников;

2.  формирование иерархической структуры справочника организационно-
штатной структуры;
 модернизация справочника корреспондентов в части ведения персон и
кодов типов корреспонденции;
 добавления новых справочников.
10. Модернизация функциональности администрирования СЭД в части доработки
функциональности управления справочниками, учетными записями пользователей,
переназначения задач при увольнении сотрудников, протоколирования основных
системных событий.
11. Модернизация интерфейса в части:
 визуального разделения закладок карточек объектов СЭД по признаку
наличия на них информации;
 создания отдельного упрощенного интерфейса СЭД, предназначенного для
работы руководителей.
12. Создание механизма, обеспечивающего:
 выполнение технологических процессов обработки документов на всех
этапах жизненного цикла, начиная с создания проекта исполнителем и
заканчивая автоматическим закрытием системой.
 переход к юридически значимому электронному документообороту;
 повышение качества исполнительской дисциплины при выполнении
поручений руководителей;
 координацию деятельности работников структурных подразделений;
13. Выполнение перевода СЭД на платформу программного обеспечения Documentum
6.5.
Архитектура построения СЭД
Основные элементы архитектуры СЭД приведены на рисунке 2.

3. Рисунок 1. Архитектура СЭД
СЭД базируется на платформе EMC Documentum 6.5 и полностью повторяет все архитектурные
элементы платформы:
 сервер приложений;
 сервер контента;
 сервер индексирования;
 сервер СУБД.
Сервер приложений
На сервере приложений располагается web-приложение СЭД. Доступ к функциональным
возможностям Системы осуществляется через web-интерфейс и, не требует для доступа на
рабочих местах пользователей осуществлять дополнительные настройки.
Сервер контента
Сервер контента EMC Documentum – это программный продукт, который управляет хранилищем
содержания и обеспечивает базовые возможности системы управления содержим платформы.
Сервер контента EMC Documentum интегрирует данные, обеспечивая при этом их целостность и
безопасность. Документы на сервере контента состоят из файлов содержания (файл источника в
своем исходном формате) и атрибутов (известных еще как метаданные или свойства), таких как
владелец документа, версия и дата создания. Сервер Documentum гарантирует, что доступ к
файлам, метаданным и индексам получают только люди с соответствующими правами. Ни один
пользователь (или приложение) не сможет обратиться к данным файловой системы или СУБД,
обойдя сервер.

4. Сервер индексирования
В хранилище EMC Documentum может находиться огромное количество данных. Должным
образом структурированные в хранилище объекты позволяют минимизировать задачу поиска
нужных данных. Сервер индексирования EMC Documentum позволяет проиндексировать
метаданные и содержимое документов для осуществления быстрого поиска нужной информации.
Сервер СУБД
Таблицы СУБД предназначены для хранения метаданных и значений атрибутов документов.