Документ описывает систему автоматизации архивной службы 'архивное дело' (версия 4.2), которая включает функции подготовки и учета документов, создания электронного архива, управления классификацией дел и документов. Система поддерживает массовый ввод, сканирование, ведение номенклатуры дел и формирование отчетных форм, а также предоставляет возможность поиска и управления содержимым папок. Она соответствует российским стандартам архивного хранения и предлагает многофункциональные модули для работы с документами.

1. Автоматизация деятельности архивной
службы организации
Система “АРХИВНОЕ ДЕЛО”
(версия 4.2)

2. ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ
 Автоматизации работы архива
организации, а также
делопроизводственных служб в части
подготовки номенклатуры
дел, формирования и оформления дел
 Создание электронного архива документов
организации
 Ведение и учет документов архивного фонда
организации в соответствии с российскими
стандартами
 Применение
многокритериальной, настраиваемой
пользователем системы классификации дел
и документов
 Подробное описание реквизитного состава
документа
 Организация массового ввода и
распознавания бумажных документов
 Доступ к документальному архивному

3. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ МОДУЛИ
 Ведение пользователей системы
 Ведение справочников системы
 Ведение номенклатуры дел
 Формирование и оформление
дел
 Управление архивом
 Расширенный поиск дел и
документов
 Общие и личные папки
 Опции:
- Поточное сканирование
- Читальный зал

4. ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
 Разграничение
доступа к
разделам
номенклатуры дел
 Ведение
номенклатурных
заголовков дел в
соответствии со
схемой
классификации, оп
ределенной для
каждого фонда
 Формирование
номенклатуры дел
на основе ранее
введенной
номенклатуры
 Формирование печатных форм
 Импорт/экспорт номенклатуры
дел

5. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
 Формирование дел
(систематизация
документов внутри дела)
 Полное оформление
дела
 Отметка готовности дел
для передачи на
архивное хранение
 Импорт дел и
документов из системы
«ДЕЛО» и любой
автоматизированной
системы
делопроизводства
 Поточное сканирование
документов дела
 Формирование отчетных
форм

6. ФОРМИРОВАНИЕ И ПЕЧАТЬ
СДАТОЧНОЙ ОПИСИ ДЕЛ
 Формирование
сдаточных описей на
дела постоянного
срока хранения, дела
временного (свыше 10
лет / до 10 лет
включительно) срока
хранения и дела по
личному составу
 Пересчет номеров дел
по описи
 Импорт сдаточной
описи из внешнего
файла
 Печать сдаточных
описей

7. УПРАВЛЕНИЕ АРХИВОМ
 Ведение
номенклатурных
заголовков дел
 Ведение единиц
хранения
 Ведение документов и
файлов
 Выполнение
массовых операций
замены реквизитов в
единицах хранения
 Принятие на
архивный учет и
хранение
подготовленных
единиц хранения

8. УПРАВЛЕНИЕ АРХИВОМ
 Топографирование
архивного
документального фонда
 Формирование сводных
описей
 Учет выданных единиц
хранения
 Учет выделенных к
уничтожению единиц
хранения
 Контроль сроков
хранения дел
 Импорт единиц хранения
и документов
 Формирование отчетных
форм

9. ВЕДЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
 Ведение
классификаторов для
систематизации дел и
документов
 Отнесение дел к
рубрике
классификатора
 Отнесение документов
к рубрике
классификатора

10. ОТЧЕТНЫЕ ФОРМЫ
 форма номенклатуры дел
организации
 форма номенклатуры дел
структурного подразделения
 форма итоговой записи к
номенклатуре дел
 форма описи дел
постоянного, временного
хранения и по личному составу
структурного подразделения
организации
 форма сводной описи дел
постоянного, временного
хранения и по личному составу
 форма акта о выделении к
уничтожению документов, не
подлежащих хранению
 форма обложки дела
 форма внутренней описи
документов дела
 форма карты-заместителя дела
 форма листа использования
дела

11. ПРИМЕНЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ
ШТРИХ-КОДИРОВАНИЯ
 Печать штрих-кода
 Поиск РК дел и документов по
штрих-коду
 Поточное сканирование
документов дела

12. ПОИСК ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ
 Поиск различных
объектов:
номенклатурных
заголовков дел, дел
(томов, частей) и
документов по
значениям их реквизитов
 Формирование
поисковых запросов для
многократного
использования
 Поиск и отображение
списка дел, документов и
номенклатурных
заголовков дел по
сформированным
поисковым запросам

13. ПОИСК ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ
 Переход из текущей единицы
хранения в списке к списку
документов
 Переход из текущего
документа в списке к единице
хранения
 Сортировка найденных
записей в результирующей
таблице
 Удаление найденных записей
 Ведение статистики
количества найденных
записей
 Ведение групповых операций
(отбор в акт об
уничтожении, в сводную
опись, в книгу
выдачи, включение в
рубрику)
 Печать результата поиска

14. ОБЩИЕ И ЛИЧНЫЕ ПАПКИ
 Просмотр и
редактирование
содержимого папок
(записей делах и
документах, находящихся
в папках)
 Управление содержимым
папок
(удаление, добавление
записей о делах и
документах в папках)
 Управление структурой
папок (редактирование
реквизитов
папок, удаление, добавлен
ие, перемещение
вложенных папок из одной
вершины в другую)

15. ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ
 Просмотр дел и
документов в
соответствии с
установленными для
читателя правами
доступа
 Осуществление поиска
дел и документов по их
атрибутам и
содержанию
 Создание и ведение
общих и личных папок
пользователей

16. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ
WWW.EOS.RU
E-mail: market@eos.ru
 107113, Москва, ул. Шумкина, д. 20, стр.1
 Телефон для контактов (факсов):
(495) 221-24-31