ee

1. [ШУТИС Е-НЭЭЛТТЭЙ ИНСТИТУТ]
Виртуал технологийн профессорын баг:
Өгөгдлийн сангийн тухай
1
Microsoft®
Office
Excel 2007

2. Өгөгдлийн сантай ажиллах
Хүснэгтэн мэдээлэл боловсруулах Excel програмыг
ашиглан өгөгдлийн сан үүсгэж өгөгдлийн санд
хийгдэх үйлдлүүдийг гүйцэтгэж болно. Өгөгдлийн
сан гэдэг нь тодорхой нэг зорилгоор цуглуулсан
мэдээллийг хэлэх бөгөөд өгөгдөл шинээр оруулах,
тодорхой нөхцөлийг хангасан шалгуураар хайлт хийх
гэх мэтийн үйлдлүүдийг гүйцэтгэж мэдээлэлийг
боловсруулж болдог.
2

3. • From Access- MS Access програмын өгөгдлийн сангаас
өгөгдөлүүд импортлож оруулна.
• From web- Вэб хуудсанаас өгөгдлүүд импортлож оруулна.
• From Text- Текстэн файлаас өгөгдлүүд импортлож оруулна.
• From other Sources- Өгөгдлүүдийг бусад эх сурвалжаас
өгөгдлүүд импортлож оруулж ирнэ.
• Existing Connections- Одоо бэлэн байгаа холболтыг ашиглан
гаднаас өгөгдлүүд импортлож оруулна.
3
Ажлын талбарт гаднаас өгөгдөл оруулах

4. • Refresh all-Өгөгдлийн эх сурвалжаас ажлын хавтас руу орж ирсэн
бүх мэдээллийг шинэчлэнэ.
• Connections- Ажлын хавтасруу орж ирсэн бүх өгөгдлийн холболтыг
харуулна.
• Properties- Өгөглийн эх сурвалж руу холбогдсон нүднүүд яаж
шинэчлэгдэх эх сурвалжийн ямар агуулгыг харуулах, өгөгдлийн эх
сурвалжийн мөр эсвэл баганы тооны өөрчлөлт нь ажлын хавтас
дотор яаж зохицуулагдахыг тодорхойлно.
• Edit links- Энэ нь хүснэгтрүү холбогдсон бүх файлыг, холбоосуудыг
шинэчлэх эсвэл устгах боломжийг олгоно.
4
Холболт үүсгэх

5. Өгөгдлийг эрэмбэлэх
 Sort A to Z- Сонгож ялгасан утгуудыг хамгийн
багаас нь их рүү нь өсөх дарааллаар сортлоно.
Sort Z to A- Сонгож ялгасан утгуудыг хамгийн
ихээс нь бага руу нь буурах дарааллаар
сортлоно.
 Sort- Хэд хэдэн шалгуур дээр тулгуурлан
өгөгдлүүдийг нэг удаа сортлох
5

6. My data has headers-
сонголтыг идэвхжүүлсэн
тохиолдолд баганы
гарчигаар (Жнь:овог нэр
г.м), идэвхжүүлээгүй
тохиолдолд баганы нэрээр
(Жнь:Column B г.м)
эрэмблэх баганыг
сонгоно.
Эхний багана эрэмблэгдсэний дараа тухайн эрэмбэ
дотроо өөр нэг эрэмбийг хийх тохиолдолд Add Level,
эрэмбийг хуулах дахин эрэмбэ үүсгэх тохиолдолд Copy
Level, эрэмбэ устгах тохиолдолд Delete Level товчлуур
дээр дарна.
Өгөгдлийг эрэмбэлэх
7

7. Column хэсгээс эрэмбэлэх баганын
нэрийг сонгоно.
Sort on хэсгээс утгаар нь
эрэмбэлэх эсэхээ тодорхойлно.
 Value- утгаараа
 Cell Color- нүдний өнгөөр
 Font Color- тэмдэгтийн өнгөөр
 Cell Icon- нүдний дүрсээрээ
Order хэсгээс эрэмбийн хэлбэрийг сонгоно. 8
Order/Custom List -
Хэрэглэгчийн
үүсгэсэн эрэмбийг
ашиглана.

8. Өгөгдлийг эрэмбэлэх тохиргоо
• Шаардлагатай бол эрэмбийн хэлбэр, төрлийг Options
товчлуураар нээгдэх Sort Options харилцах цонхноос
өөрчилнө.
9
Case sensitive-ийг сонгосон үед том
жижиг үсгийг ялгана.
Sort top to bottom- эрэмбийг баганы
дагуу (бичлэгүүдийг эрэмбэлнэ)
гүйцэтгэнэ.
Sort left to right- эрэмбийг мөрийн дагуу
(талбаруудыг эрэмбэлнэ) гүйцэтгэнэ.

9. Өгөгдлийг шүүж харах
Томоохон хүснэгтэн мэдээллээс
тодорхой үзүүлэлтээр өөрт хэрэгтэй
мэдээллийг ялган шүүж, түүнд
боловсруулалт хийх өргөн боломжтой.
Auto Filter функц утгаар нь,
форматаар нь, тодорхой
шинжүүрээр гэсэн гурван төрлөөр
шүүлтүүр хийдэг.
Нэг баганы нүднүүдээс нэг л төрлөөр
шүүлтийг хийдэг.
10

10. ªãºãäëèéí ñàíãààñ áèчëýã ø¿¿æ õàðóóëàõ
Ìýäýýëëèéã ø¿¿æ õàðóóëàõûí òóëä
• ªãºãäëèéí ñàí á¿õèé àæëûí õóóäñûã ñîíãîíî.
• Data/Filter êîìàíäûã ñîíãîíî.
• Òàëáàðûí (áàãàíà) íýð á¿õèé í¿äýíä áàéãàà ñóì äýýð
äàðæ øààðäëàãàòàé ºãºãäëèéã ñîíãîíî.
• ªãºãäëèéí ñàíãèéí á¿õ ìýäýýëëèéã õàðàõûí òóëä
шалгуур òàâüñàí òàëáàðûí íýð á¿õèé í¿äýíä
áàéðëàõ ñóìûã äàðæ ¿¿ñýõ öýñíýýñ All ñîíãîëòûã
ñîíãîíî.
• ªãºãäëèéí ñàíä õýðýãëýñýí ø¿¿ëò¿¿ð òàâèõ
êîìàíäààñ ãàðàõäàà Data/Filter êîìàíäûã
èäýвõèã¿é áîëãîíî 11

11. Sort A to Z - Багаас ихрүү эрэмбэлнэ
(A-аас Z-рүү)
Sort Z to A - Ихээс багаруу эрэмбэлнэ
(Z-аас A-рүү)
Sort by Color - Нүдний өнгө ба
тэмдэгтийн өнгөөр эрэмбэлнэ.
Clear Filter From - Шүүлтийг болино.
Filter by Color - Нүдний өнгө ба
тэмдэгтийн өнгөөр шүүлт хийнэ.
Text Filters-Текст утгаар шүүлт хийнэ.
Select All - Шүүлтэнд бүх утгууд оруулах
тохиолдолд идэвхжүүлээд OK товчлуур
дарна
Blanks - Хоосон буюу өгөгдөлгүй
нүдийг шүүнэ.
Өгөгдлийг шүүж харах
12

12. Өгөгдлийг шүүж харах
• Clear - Идэвхтэй нүдний мужийн сортын ба
шүүлтийн төлөв байдлыг арилгана.
• Reapply - Идэвхтэй нүдний мужид сорт ба
шүүлтийг дахин хэрэглэнэ.
• Advanced - Шүүлтийн үр дүнд харуулах
бичлэгүүдийг хязгаарлахын тулд илүү нарийн
шүүлтийг тодорхойлж өгнө 13

13. Жагсаалтыг нэмэлт нөхцөлтэйгээр шүүж
харуулах
AutoFilter үйлдлээр шүүж харуулахдаа жагсаалтын нэг
талбарт хамгийн ихдээ хоёр нөхцөл тавьж болдог.
Хэрвээ жагсаалтыг хоёроос олон нөхцлөөр шүүж
харуулах эсвэл Excel програмын өгөгдлийн сангийн
функцүүдийг ашиглаж жагсаалтад дүн шинжилгээ хийх
бол нэмэлт шүүлт Advanced filter-г хэрэглэнэ.
14
 Идэвхтэй жагсаалтын дээр 3-4 хоосон мөр (нөхцлийн
муж) оруулна.
 Гарчгийн мөрийг шинэ нөхцлийн мужийн хамгийн
дээд талын мөрөнд хуулж тавина.
 Нөхцлийн мужийн гарчгийн мөрийн доод мөрөнд
бичлэгүүдийг хайх нөхцлийг бичнэ.

14. Жагсаалтыг нэмэлт нөхцөлтэйгээр шүүж
харуулах
• Filter the list, in-place-Тухайн байрлалд
хүснэгтийн шүүлтийг байрлуулах
• Copy to another location-Шүүлтийн
утгыг өөр мужид байрлуулж харуулах
• List range-Шүүлт хийгдэх муж буюу
үндсэн хүснэгтээ тодорхойлно
• Criteria range-Шүүлтийн нөхцөл буюу
дэд хүснэгтийг тодорхойлно
• Copy to-Шүүгдсэн хүснэгтийг
байрлуулах зүүн дээд нүдийг
тодорхойлно
• Unique record only-Тэнцүү утгатай
нүднүүдийн нэг нь л шүүлтэнд гарч
ирнэ. 15

15. • Text to Columns - Нэг нүдэнд оруулсан хэд хэдэн
үгнээс бүрдэх өгөгдлийг үг тус бүрээр нэг мөрийн
нүднүүдэд тус тусад нь тусгаарлаж бичнэ.
• Remove Duplicates-Сонгосон мөр, баганы ижил утга
бүхий өгөгдлүүдийг устгах
• Data Validation-Нүдэнд оруулах өгөгдөлд хязгаарлалт
тавих
• Consolidate- Хэд хэдэн ажлын хуудсан дээрх
өгөгдлүүдийг нэгтгэж нэг хүснэгт байгуулна.
• What-If Analysis- Параметр сонгох
16
Өгөгдлийн хэрэгслүүд

16. Нүдэнд оруулах өгөгдөлд хязгаарлалт тавих
• Data Validation тодорхой мужид оруулах өгөгдлийг
тодорхой утгаар хязгаарлах, хязгаарлах мужийн бус
өгөгдөл оруулсан тохиолдолд алдааны мэдээлэл бүхий
цонх нээгдэх, нүдэнд тайлбар хийх зэрэг боломжуудыг
агуулна.
17

17. Нүдэнд оруулах өгөгдөлд хязгаарлалт тавих
18
Эхлээд хязгаарлалт тавих
нүднүүдийг тэмдэглэнэ.
Data Validation харилцах
цонхны Settings хавтасны
Validation criteria бүлгийн
Allow талбараас хязгаарлалт
тавигдах төрлийг сонгоно.
Any value - төрөл хамаарахгүй
тохиолдолд
Whole number-бүхэл тоо бол
Decimal-аравтын бутархай тоо
бол
List-жагсаалт бол
Date-хугацааны цуврал бол
Time-цагийн цуврал бол
Text length-текстийг уртаар
хязгаарлах бол
Custom – томъёоны
тусламжтайгаар хязгаарлалт
тавих

18. 19
Хязгаарлалттай нүдэнд
мэдээлэл оруулж өгсөнөөр
идэвхтэй нүдний
мэдээллийг уншиж,
хязгаарлалтыг хангасан
өгөгдлийг оруулах
боломжтой.
Мэдээллийн нэр (гарчиг)-ийг бичнэ
Мэдээллийн текстийг бичнэ.
Мэдээлэл 255 тэмдэгтээс хэтрэхгүй
байх ёстой.
Title талбарт нэр өгөөд Input message талбарыг хоосон
орхих нь мэдээлэл оруулахтай адил болно.
Харин эсрэгээр Title талбарыг хоосон орхиж Input
message талбарт текстийг оруулж, нүдэнд мэдээлэл
оруулж болно
Нүдэнд оруулах өгөгдөлд хязгаарлалт тавих

19. Хүснэгтэн мэдээллүүдийг нэгтгэх
Excel програмд өөр өөр ажлын хуудсууд ба ажлын
хавтсуудад хадгалагдаж байгаа өгөгдлүүдийг нэгтгэх 2
арга байдаг.
Нэг ажлын хавтасны өөр өөр ажлын хуудсууд дахь
нүднүүдийн хаягийг функц ба томьёоны хувьсагч болгон
ашиглах.
Data-Consolidate командыг ашиглана.
20

20. Хүснэгтэн мэдээллүүдийг нэгтгэх
21
Зэрэгцээ биш өгөгдлүүд болон өөр ажлын талбар, баримт дахь
өгөгдлүүдийг нэг хүснэгтэд нэгтгэх шаардлагтай үед ашиглана
Function – нэгтгэгдэх өгөгдлүүдийн
хооронд хийгдэх үйлдэл буюу
функцыг сонгоно.
Reference- мэдээлэл нэгтгэх
баримтыг Window цэсээс дуудаж,
мэдээлэл буй ажлын талбарыг
идэвхтэй болгоно.
All reference - харилцах цонхонд
орохын тулд Add товчлуур дээр
дарна. Энэ талбарт нэгтгэгдэх бүх
мужуудыг оруулна.

21. Параметр сонгох
What-if Analysis - Ажлын хуудсан доторх томъёонуудад
зориулан янз бүрийн утга гаргахыг оролдоно.
Scenario Manager - нь янз бүрийн бүлэг утгууд,
сценариудыг байгуулж, хадгалах, тэдгээрийн хооронд
шилжих боломж олгоно.
Goal Seek - нь таныг хүсэж байгаа үр дүнгээ мэдэж
байгаа үед зөв орцыг олж өгнө.
Data Tables - нь олон тооны янз бүрийн боломжит
орцуудын үр дүнг нэгэн зэрэг харах боломжийг олгоно.
22

22. • Group - Нүднүүдийн мужийг задалж, хумьж болохоор
хамтад нь зангидаж бүлэглэж өгнө.
• Ungruop - Өмнө нь бүлэглэсэн нүдний мужийг буцааж
хэвийн байдалд нь оруулна.
• Subtotal - Сонгож ялгасан нүднүүд дотор завсрын дэд
дүн ба нийт дүнгүүдийг автоматаар оруулах замаар хэд
хэдэн мөрөн дээрх уялдаа холбоотой нүднүүдийн нийт
дүнг гаргана.
• Hide Detail/Show Detail - Эдгээр товчлууруудын
тусламжтай мөрүүдийг нууцлах буюу сэргээх замаар уг
хүснэгтийг хураангуй буюу дэлгэрэнгүй хэлбэрт оруулна.24
Ажлын хуудсуудыг бүлэглэх

23. Ажлын хуудсуудыг бүлэглэх
Хоёр буюу түүнээс дээш ажлын хуудсуудад төсөөтэй
өгөгдөл оруулах, хэвжүүлэлтийг адилхан болгох үед
тэдгээрийг бүлэглэдэг. Бүлэглэсэн горимд аливаа
команд ажиллуулахад бүх хуудсуудад ижилхэн
гүйцэтгэгдэнэ.
Зэрэгцээ ажлын хуудсуудыг бүлэглэх бол <Shift>
дараастай ажлын хуудсын нэрүүд дээр дарна.
Зэрэгцээ биш ажлын хуудсуудыг бүлэглэхдээ <Ctrl>
дараастай ажлын хуудсын нэрүүд дээр дарна.
Бүлэглэсэн горимыг идэвхгүй болгохдоо аль нэг
хуудсын нэр дээр хулганы баруун товчийг дарж
Ungroup Sheets-г сонгож дарна.
25

24. Өгөгдлийг автомат бусаар бүлэглэх
Data - Group and Outline - Auto Outline командыг
ашиглан нээлттэй байгаа ажлын хуудасны бүтцийн
схемийг дүрсэлдэг. Автоматаар бүтцийн схемийг дүрслэх
арга нь ажлын хуудсанд Sum, Average гэх мэт зөвхөн
нэгтгэн дүгнэх функцүүд ашигласан тохиолдолд
хүчинтэй. Ажлын хуудсан дахь өгөгдлүүд нэгтгэн дүгнэх
функцүүдийг ашиглаагүй тохиолдолд шаардлагатай мөр,
багануудыг гар аргаар бүлэглэн автомат бусаар бүтцийн
схемийг нь байгуулж болдог.
26

25. Àæëûí õóóäñàíä õýñýãчèëñýí ä¿íã òîîöîõ
• Хүснэгтэн мэдээлэлд боловсруулалт
хийхэд хамгийн их хэрэглэгддэг
зүйлүүдийн нэг хэсэгчилсэн буюу нийт
дүнг тооцох явдал байдаг. Үүнийг
Data/Subtotals командаар гүйцэтгэдэг.
Хэсэгчилсэн дүнг тооцоолохдоо эхлээд
хүснэгтэн мэдээллийг эрэмбэлэх
шаардлага гардаг.
30

26. Àæëûí õóóäñàíä õýñýãчèëñýí ä¿íã òîîöîõ
• At each change in -
Хэсэгчилсэн дүн гаргах
баганы гарчиг
• Use function -Хэсэгчилсэн
гаргах функцийн нэр
• Add subtotal to -
Хэсэгчилсэн дүн гаргах
баганы дугаарыг сонгох
хэсэг
32

27. Àæëûí õóóäñàíä õýñýãчèëñýí ä¿íã òîîöîõ
• Replace current sub totals
- Өмнө ашиглаж байсан
функцээ солих үед сонгоно
• Page break between
groups - Хэсэгчилсэн дүн
бичигдэхдээ мөрөөр таслах
бол сонгоно
• Summary below data -
Хэсэгчилсэн дүн болон нийт
дүнг хамгийн сүүлийн
мөрөнд бичих үед сонгоно.
33

28. Workbook views-Ажлын хуудасыг ямар горимоор харахаа
энэ бүлэгт тохируулна.
Show/Hide-Мэдээлэл боловсруулахад шаардлагатай
хэмжигч, тор, томъёоны мөр, гарчгууд зэргийг харуулах
ба нууцлана.
Zoom- Баримтыг хурдан томруулж, жижгэрүүлэхийн тулд
энэ бүлгийн командуудыг ашиглана.
Window-Нээлттэй програмын цонхуудыг дэлгэцэн дээр
цэгцлэх, ашиглахад хялбар болгох боломжийг олгоно.
Macro-Макро бичих эсвэл макроны бусад параметр руу
хандахын тулд энэ товчин дээр дарна. /Alt+F8/
Дэлгэцний харагдах хэлбэрийг өөрчлөх
35

29. View/Workbook View
36
Normal-Ажлын хуудсыг дэлгэцэнд ердийн хэмжээгээр
харуулна
Page Layout-Ажлын хуудсыг хэвлэх гэж байгаа хэвлэлийн
хуудас шиг харуулна
Page Break Preview- Ажлын талбарыг тодорхой мужаар
хязгаарлаж хуудаснуудад хуваах
Custom View-Өгөгдлүүдийг харах янз бүрийн горимуудыг
байгуулж хэрэглэх боломжийг олгоно
Full Screen-Цонхыг дэлгэцийн хэмжээгээр томруулах
Ажлын хавтасны дэлгэцэнд харагдах байдлыг
тодорхойлох

30. Workbook Views/Normal
37

31. Workbooks Views/Page Layout
38

32. Workbooks Views/Page Break Preview
39

33. Workbooks Views/Full Screen
40

34. Дэлгэцийн хэмжээгээр томруулсан цонхыг хуучин
хэлбэрт нь оруулахдаа гарчгийн мөр дээр товшиж
дарах, эсвэл аль нэг нүд дээр динамик цэсийг нээж
Close Full Screen командыг сонгоно. 41

35. Show/Hide-Gridlines-Excel програмын ажлын талбарын
хүснэгтийг дэлгэцэнд харуулах үгүйг тодорхойлно
42

36. Show/Hide-Formula Bar - Excel програмын томъёоны
мөрийг дэлгэцэнд харуулах үгүйг тодорхойлно
43

37. Show/Hide-Headings- Excel програмын мөр баганы
дугаарыг дэлгэцэнд харуулах үгүйг тодорхойлно
44

38. Ажлын талбараар харах хэмжээг өөрчлөх
45
Тэмдэглэсэн хэсгийг
дэлгэцэнд багтаан
харах бол Zoom to
Selection командыг
ашиглана.

39. Цонхтой ажиллах
New window - Идэвхитэй ажлын хуудасны шинэ цонхыг
нээнэ.
Arrange All– Баримтын цонхуудыг шаталсан, шигтгэсэн
зэрэг байрлалаар байрлуулна.
Freeze Panes/ Unfreeze Panes – Ажлын хуудасны хэсгийг
хөдөлгөөнгүй болгож бэхлэх ба, түүнийг хэвийн
байдалд оруулах
Split /Remove Split – Баримтын хэсгийг хөдөлгөөнгүй
болгох. Баримтын тодорхой хэсгийг хөдөлгөөнгүй
бэхлэх зориулалтаар ажлын талбарыг хуваагч шугамаар
зогсонги хэлбэрт оруулна..
Hide – Идэвхитэй ажлын хуудасны цонхыг нууна.
Unhide –Нуусан ажлын хавтасыг дэлгэцэн дээр харуулна.
46

40. Цонхнуудыг зэрэгцүүлж харах
47
Tiled-Баримтуудыг ижил хэмжээтэй
зэрэгцүүлнэ
Horizontal-Баримтуудыг хэвтээ чиглэлд
зэрэгцүүлнэ
Vertical- Баримтуудыг босоо чиглэлд
зэрэгцүүлнэ
Cascade- Баримтуудыг шаталсан хэлбэрээр
зэрэгцүүлнэ
Windows of active workbook-Идэвхтэй
баримтын хэд хэдэн хувийг дэлгэц дээр
байрлуулахыг шийдвэрлэх бол энэ
хяналтын товчлуурыг идэвхжүүлнэ.

41. Цонхыг бэхлэж харах
Ажлын талбарын тодорхой
багана мөрийг хөдөлгөөнгүй
байлгаж ажлын талбарын
бусад хэсгийг гүйлгэн харах
боломжийг Freeze Panes
команд олгоно.
48
 Freeze panes - Ажлын хуудсын нэг хэсгийг
хөдөлгөөнгүй дэлгэцэн дээр харуулж, бусад хэсгийг нь
гүйлгэж харна.
 Freeze top row – Хамгийн дээд талын мөрийг
хөдөлгөөнгүй болгоно.
 Freeze first column – Хамгийн эхний баганыг
хөдөлгөөнгүй болгоно.

42. Нээлттэй байгаа цонх хооронд шилжих,
хадгалах
Save Workspace – Бүх нээлттэй байгаа ажлын
хавтаснуудыг хадгалж, тэдгээрийн жагсаалтыг
байгуулна.
Switch Windows- Нээлттэй байгаа бусад цонхтой
ажлын хавтасыг холбоно.
49

43. Макротой ажиллах
50
Макро гэдэг нь олон дахин давтагдах үйлдлийг нэг удаа
бичиж аваад түүнийг нэг үйлдлээр хялбархан гүйцэтгэх
боломж юм. Макро нь Visual Basic програмчлалын хэл дээр
тулгуурлан бичигддэг. Үүсгэсэн макрог гараас товч дарах,
хэрэгслийн мөрөөс товч сонгох зэргээр хялбар замаар
ажиллуулж болно.
View Macros - Өмнө үүсгэсэн
макро сонгох
Record Macros -Шинээр макро
үүсгэх