Audit komunikasi. Siklus yang tidak pernah berhneti dalam komunikasi organisasi. Jenis-jenis model dominan dalam audit komunikasi: model struktural konseptual, model profil keorganisasian, model evaluasi komunikasi keorganisasian

1. 1

2. 2
ORGANISASI
Policy Decision
TINDAKAN-TINDAKAN NYATA
EKSTERNAL
INTERNAL
STAKE
HOLDER
Justifikasi
Impuls2 Yg Masuk
SIKLUS Yang TIDAK PERNAH BERHENTI
Impuls2 Yg Masuk
Tine Silvana Property

3. 3
ALASAN Melakukan AUDIT KOMUNIKASI
1. Alasan Utama, Untuk meningkatkan efektivitas SISTEM KOMUNIKASI
Organisasi
2. Alasan KHUSUS :
Keinginan Eksekutif, demi kepentingan tertentu dan untuk menghadapi
situasi tertentu (baik internal maupun eksternal ataupun keduanya)
1. Ingin menetapkan sebuah patok banding (bench mark)
2. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan
kebijakan dan perencanaan komunikasi baru.
3. Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun
yang potensial dapat terjadi dan peluang-peluang apa yang terbuang
dengan percuma
4. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan-tindakan
operasional lainnya di dalam organisasi.
5. Untuk menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatan komunikasi
6. Untuk mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi
komunikasi dalam organisasi.
7. Ingin megukur kemajuan/perkembangan dengan menggunakan patok
banding yang sudah ditetapkan. Dll.
Tine Silvana Property

4. 4
1. Beberapa program organisasi kehilangan kredibilitasnya
2. Munculnya keluhan terhadap kebijakan organisasi
3. Bila organisasi melaksanakan pengembangan dan Restrukturisasi
4. Bila ingin mengetahui Tradisi Komunikasi  Untuk mengembangkan
peraturan dan ketentuan baru tentang komunikasi.
5. Sebelum Merger dengan fihak lain
6. Sebelum pelaksanaan kepengurusan baru atau pelaksanaan perubahan2
7. Bila terjadi kerusuhan dan keresahan di kalangan karyawan – Gerakan
ketidak puasan dan mampetnya komunikasi.
8. Bila kehidupan ekonomi dan bisnis merosot – termasuk pemutusan
hubungan kerja atau PHK.
9. Sebelum melakukan pemangkasan beberapa program dan penghematan dana
KAPAN Audit Komunikasi Dilakukan
Tine Silvana Property

5. 5
TUJUAN POKOK Melakukan AUDIT KOMUNIKASI
1. Menentukan “LOKASI” dimana kelebihan muatan informasi (Overload)
ataupun kekurangan informasi (Underload), terjadi berkaitan dengan
TOPIK2, SUMBER2, dan SALURAN2 komunikasi tertentu.
2. Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan/ kepada
sumber-sumber informasi.
3. Mengukur “KUALITAS hubungan2 KOMUNIKASI” secara khusus
mengukur sejauh mana “Kepercayaan Antar Pribadi” (Trust), Dukungan,
Keramahan dan kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan
dilaksanakan.
4. Mengenali jaringan2 aktif operasional untuk desas desus (rumor), pesan2
sosial, dan pesan2 kedinasan (job-relate); Kemudian dibandingkan
dengan jaringan komunikasi resmi atau jaringan yang dibentuk dengan
bagan organisasi.
Tine Silvana Property

6. 6
5. Mengenali “Sumber2 Kemacetan” (Bottle neck) arus informasi dan para
penyaring informasi (Gate Keepers) dengan membandingkan peran2
komunikasi dalam praktek, seperti PENYENDIRI (Isolate), Penghubung
(Liason), Anggota2 Kelompok (group members) dengan peran2 yang
seharusnya sebagaimana diharapkan oleh bagan organisasi dan uraian tugas.
Membandingkan peran-peran komunikasi dalam praktek.
6. Mengenali katagori2 dan contoh2 tentang pengalaman-pengalaman dan
peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong positif ataupun tergolong negat
7. Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi,
kelompok dan organisasi berkaitan dengan topik, sumber, saluran, frekuensi,
jangka waktu dan kualitas interaksi.
8. Memberikan rekomendasi tentang perubahan ataupun perbaikan yang perlu
dilakukan berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek-praktek kebiasaan dan
ketrampilan.
Tine Silvana Property

7. 7
ALASAN UTAMA / POKOK Melakukan AUDIT KOMUNIKASI
1. Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik
2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang
potensial dapat terjadi, dan peluang2 apa yang terbuang percuma
3. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan2 baru dan praktek2 komunikasi yang
terjadi.
4. Ingin memeriksa hubungan antar komunikasi dengan tindakan operasional
lainnya.
5. Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatan komunikasi
6. Ingin menetapkan sebuah “PATOK BANDING” (Benchmark)
7. Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok
banding yang sudah ditetapkan.
8. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi
dalam organisasi.
9. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna mengembangkan kebijakan
dan perencanaan komunikasi.
Tine Silvana Property

8. 8
PENDEKATAN AUDIT KOMUNIKASI
 PENDEKATAN KONSEPTUAL  Kinerja Organisasi :
1. EFEKTIVITAS
2. EFISIENSI
 PENDEKATAN SURVAI  Mencari data untuk alat memperbaiki
Organisasi :
1. Riset Homofili
2. Riset Kecemasan
3. Riset Kontingensi
4. Riset Kredibilitas
 PENDEKATAN PROSEDUR  Bagaimana Audit dilakukan
Tine Silvana Property

9. 9
PENDEKATAN KONSEPTUAL
Berkaitan dengan pengertian “KINERJA ORGANISASI”
Indikatornya : EFEKTIVITAS dan EFISIENSI sistem Komunikasi
Contoh : Konsep yang dipilih :
- EFEKTIVITAS – Kegiatan yang dilakukan adalah benar
(Doing The Rights Things)
- EFISIENSI dijalankan secara benar (Doing The Thing Rights)
Berkaitan dengan penyimpangan CARA KERJA
Berkaitan dengan PENYIMPANGAN TUJUAN
OPERASIONALISASI
- EFEKTIVITAS diukur dar : Penerima komunikasi, isi pesan, ketepatan waktu saluran,
format kemasan dan sumber
- EFISIENSI mengukur : seberapa besar biaya yang dibutuhkan untuk kegiatan
penyebarluasan informasi dalam organisasi ? Apakah ada penyimpangan ?
Apa dampaknya ?
Tine Silvana Property

10. 10
EFEKTIVITAS EFISIENSI
PENGERTIAN UMUM :
1. Mengerjakan hal-hal yang benar
2. Mencapai tingkat di atas pesaing
3. Membawa Hasil
4. Menangani tantangan masa depan
5. Meningkatkan laba – keuntungan
6. Mengoptimalkan penggunaan sumber
dana
PENGERTIAN UMUM :
1. Mengerjakan hal2 secara benar
2. Mengurangi input atau meningkatkan
output
3. Memecahkan masalah sekarang
4. Menangani tantangan masa kini
5. Menekan biaya
6. Mengamankan sumber daya
KHUSUS TENTANG KOMUNIKASI KHUSUS TENTANG KOMUNIKASI
 Penerima/Pemakai : Penerima pesan vs
penerima yang dituju
 Isi : yang diterima tersalur vs yang
dimaksudkan
 Ketepatan Waktu : sesuai jadwal vs
menyimpang jadwal
 Media : saluran yang digunakan vs
saluran yang dimaksud
 Format : Struktur yang diterima vs yang
dikirim
 Sumber : Orang yang melakukan vs
bertanggung jawab
 Biaya : Ongkos nyata vs biaya menurut
rencana anggaran biaya (budget)
 Waktu : waktu yang dibutuhkan vs yang
direncanakan untuk distribusi informasi
 Ketepatan : Jumlah kesalahan pesan vs
kesalahan isi pesan minimum yang
diperkirakan
 Penangkapan Pesan : Tingkat kesulitan
nyata menurut daya tangkap khalayak vs
tingkat kesulitan menurut dugaan
(berdasar pendidikan, pengalaman dst.
dari khalayak)
Perbandingan antara Efektivitas dan Efisiensi untuk AUDIT KOMUNIKASI
Tine Silvana Property

11. 11
PENDEKATAN SURVAI (Sebagai Alat Tunggal)
Tujuan : Mencari data sebagai alat memperbaiki organisasi
Riset HOMOFILI
Yaitu riset yang dilaksanakan atas dasar efektivitas komunikasi berkaitan dengan
kemiripan ciri-ciri pentingnya antara penyampaian dan penerima pesan.
Operasionalisasi
 Apakah para karyawan kelompok homofili dengan atasannya mempunyai
kebutuhan yang sama terhadap informasi tertentu?
 Apakah karyawan yang memiliki kemiripan dengan atasan lebih banyak
frekuensi hubungannya?
 Apakah dalam kelompok homofili hubungan kemanusiaannya baik>
 Apakah kelompok homofili dengan mempunyai hubungan yang lebih rukun
dibandingkan dengan kelompok heterofili?
Ciri-ciri KEMIRIPAN
Frame of References, Atribut, Status, Hobi, Asal Daerah, Agama, Suku dan
sebagainya
Tine Silvana Property

12. 12
Riset KECEMASAN
Mempertanyakan hubungan antara kecemasan atau rasa tidak aman karyawan
dengan posisi dalam pelbagai jaringan interaksi di antara para karyawan/anggota
OPERASIONALISASI
 Apakah terkucil (isolate) merupakan fungsi dari kecemasan?
 Apakah mereka yang posisinya sebagai pengucil lebih cemas dibandingkan
dengan yang berposisi sentral?
 Apakah tingkat kecemasan dapat digunakan untuk meramalkan frekuensi
komunikasi?
 Apakah ciri-ciri demografi mempengaruhi tingkat kecemasan?
Riset KONTINGENSI
Mecari kondisi-kondisi kritis yang berpengaruh pada komunikasi antara karyawan,
misal, perbedaan suku, Usia, Jenis kelamin, pengalaman kerja maupun kondisi makro.
Riset KREDIBILITAS
Mengukur keandalan sumber komunikasi di mata penerima informasi..
Tine Silvana Property

13. 13
Riset JARINGAN
Mencari hubungan antar anggota dalam kelompok, maupun antar kelompok
Dalam Kelompok : Sosiometri
Antar Kelompok : Pola hubungan fungsional sering terkait dengan hubungan kelompok
di luar kedinasan.
Misal : Jaringan hoby bulutangkis, Karaoke, Demonstrasi dll.
OPERASIONALISASI
 Apakah peran jaringan mempengaruhi kepuasan kebutuhan?
 Apakah para terkucil mempunyai kinerja lebih baik ketimbang yang berposisi
sentral?
 Apakah mereka yang berasal dari kelompok liason dikenal diantara kedua
kelompok di sekitarnya?
 Siapakah yang paling cepat sebagai penerima informasi dan siapa yang
berkepala batu (Leggard)?
Tine Silvana Property

14. 14
Tine Silvana Property
PENDEKATAN PROSEDURAL
Pendekatan Prosedural merupakan pendekatan yang paling kompleks di bidang
AUDIT KOMUNIKASI karena melibatkan AUDITOR (team of Auditors) dengan alat
Ukur ganda (Multiple Instrument) untuk seluruh organisasi dalam kurun yang panjang.
Pendekatan Prosedural meliputi :
- Perencanaan Audit (planning)
- Pengumpulan data (Gathering Data)
- Penyediaan Umpan Balik (Providing Feed Back)
- Laporan singkat tertulis (Brief written report)
- Laporan Akhir Tertulis ( Final Written Report)
- Presentasi Lisan pada pertemuan resmi (Oral Report Feedback Meeting)
- Rekomendasi (Making Recommendation)

15. 15
Tine Silvana Property
PERENCANAAN AUDIT
Perencanaan Audit Meliputi Kegiatan :
1. Merumuskan tujuan-tujuan khusus dari Audit Komunikasi
(Establish Objectives for The audit)
2. Membuat perkiraan awal tentang hambatan-hambatan
komunikasi yang akan ditemui (forecasting Constrains)
3. Penentuan langkah-langkah alternatif
(Determination of alternative courses of action)
4. Penentuan Pilihan (choice) dan
5. Merumuskan rencana pelaksanaan Audit
(development of a plan for implementing the decision)

16. 16
Tine Silvana Property
Tiga Model Dominan Dalam Audit Komunikasi
1. Model Struktural Konseptual :
Tata kerja Operasional meliputi tiga hal :
1. Pemanfaatan jaringan-jaringan komunikasi
2. Adopsi kebijakan-kebijakan komunikasi
3. Pelaksanaan kebijakan-kebijakan tersebut
Struktur Organisasi terdiri dari empat unsur :
1. Unit-unit organisasi
2. Jaringan komunikasi fungsional
3. Kebijakan-kebijakan Komunikasi
4. Kegiatan-kegiatan Komunikasi

17. 17
1. Jaringan komunikasi regulasi
2. Inovasi
3. Integrasi
4. Informasi atau instruksi
Kepentingan ORGANISASI, jaringan komunikasi di bagi empat katagori :
1. Keseragaman
2. Penyesuaian
3. Semangat Kerja
4. Pelembagaan
Tine Silvana Property
Dalam teori komunikasi organisasi dikenal empat sub sistem komunikasi pokok
Komunikasi dapat mempengaruhi tujuan organisasi

18. 18
2. Model PROFIL KOMUNIKASI Keorganisasian
MODEL ANALISIS FUNGSIONAL SISTEM ORGANISASI :
Intinya : Mencari dimana kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam proses.
OPERASIONALISASI :
1. Kepuasan organisasi
2. Iklim Organisasi
3. Kualitas Media
4. Kemudahan perolehan Informasi
5. Penyebaran Informasi
6. Kemurnian Pesan
7. Budaya Komunikasi
Tine Silvana Property

19. 19
Tine Silvana Property
1. Kepuasan
organisasi
Kepuasan karyawan tentang : Kerja; Supervisi; Gajih dan
Tunjangan; Termasuk fasilitas; Promosi Karyawan; Teman
sejawat-sekerja
2. Iklim Komunikasi Pengalaman dan persepsi karyawan tentang : Saling
percaya (trush); Partisipasi dlm membuat keputusan; Pemberian
dukungan; keterbukaan dlm komunikasi ke bawahan
3. Kualitas Media Persepsi karyawan tentang berbagai dokumen tertulis
(buletin, Laporan, pedoman, dll.) : Daya tarik untuk dibaca;
Cocok atau sesuai; Efisien; Terpercaya atau dapat diandalkan.
4. Kemudahan
perolehan informasi
Persepsi karyawan tentang perolehan informasi dari
berbagai sumber : Atasan langsung; Atasan lebih tinggi;
Kelompok; Bawahan; Dokumen-penerbitan; obrolan lisan
(grapevine)
Komponen2 dari variabel2 dalam Profil Komunikasi Keorganisasian

20. 20
Tine Silvana Property
5. Penyebaran
Informasi
Persepsi karyawan tentang : Penyebaran informasi dlm
struktur organisasi; Penyebaran informasi penting / khusus;
Penyebaran informasi tentang peristiwa terkini.
6. Muatan Informasi Pengalaman dan persepsi karyawan tentang: Kecukupan
informasi; Kekurangan informasi; Kelebihan iformasi; Kelewatan
informasi / terisolasi
7. Kemurnian pesan Pengalaman dan persepsi karyawan tentang : Perbedaan
tentang pesan yang dimengerti dan yang sebenarnya ada;
Distorsi; Kesalahan dan Omisi (penghapusan)
8. Budaya organisasi Pengalaman dan persepsi karyawan tentang: RELASI
(pengertian, perhatian, mau mendengar, komunikatif, membantu
dan mendorong); NILAI (kualitas, baik, jasa, pertumbuhan,
prima); LINGKUNGAN (bersih, rapi, teratur, aman)

21. 21
Tine Silvana Property
3. Model EVALUASI KOMUNIKASI Keorganisasian
Pemeriksaan dan penilaian atas praktek dan kegiatan-kegiatan Komunikasi
pada situasi tertentu :
Manfaat penting  Hasil evaluasi untuk menetukan Kegiatan Manajemen
1. Penentuan patok banding (benchmarking)
Informasi yang diperoleh dari evaluasi, manajemen dapat
mengetahui sistem2 komunikasi pada saat itu
2. Perbaikan sistem Komunikasi Internal
3. Perbaikan alam Perencanaan dan Pengendalian manajemen
4. Perbaikan sistem Komunikasi Eksternal
5. Menjembatani berbagai hambatan dalam sistem Komunikasi

22. 22
Tine Silvana Property
Teknik Dan Metode Audit Komunikasi
1. Survey dengan questioner
2. Wawancara tatap muka
3. Teknik Analisis Jaringan
4. Catatan Harian Komunikasi
5. Diskusi Kelompok
6. Pemantauan Penggunaan Telepon
7. Analisis Keluar Masuknya dokumentasi

23. 23
Intelligence Audit
Sherlock Holmes Audit
Trancendental Audit
Barbarian Audit
AUDIT Menurut AUDITORNYA
Audit by GUN
Audit By Judge
Technology Audit
Tine Silvana Property

24. 24
BERANGKAT DARI MANUSIA BANYAK UNTUK MANUSIA BANYAK
KITA BERGERAK
di TENGAH-TENGAH MANUSIA BANYAK
dan TETAP BERADA
di TENGAH-TENGAH MANUSIA BANYAK
demi
KEPENTINGAN MANUSIA BANYAK
Tine Silvana Property