Presentatie architectuur themabijeenkomst digitale informatie en innoveren

1. Toekomstperspectief Informatie- en
archiefbeheer
Digitaal informatie- en archiefbeheer
Duurzame toegankelijkheid
Archivering by design
Digitale Archieven op orde
Andre Plat

2. Doel van vandaag
• Toelichting architectuur informatie- en archiefbeheer
• Aanleidingen
• Architectuur
• Praktijk
• Discussie over haalbaarheid en wat jullie nodig hebben

3. Aanleiding

5. Ontwikkelingen informatiesamenleving

6. Ontwikkelingen nanosecond archiving
Nanosecond archiving
disrupts the traditional
fixed order for
archiving and
generates chaos
in the clouds

7. Verken de mogelijkheden van achteraf de data meerwaarde te geven
• Wat kunnen mensen achteraf met archieven?
• Wat kunnen we algorithmen daarvan leren?
• Waar gaan computers meerwaarde brengen?

8. Slimme
verkeersborde
n: Onzin of
Noodzaak?
Ethiek
onderdeel
archief
software?
Open data van
basis
registraties?
Wat is een
….. Auto ?
Hoe ver weg
is … ver
weg?
Standaardisatie
nodig?

9. Metadata:
Onzin of
Noodzaak?
Ethiek
onderdeel
archief
software?
Open data van
basis
registraties?
Wat is Nederlands …
Een overheid …
Een document…
Standaardisatie
nodig?

10. Verschuivende paradigma’s

11. Uitdagingen informatie en archiefbeheer
• Complex ICT landschap voor beheer digitale informatie
Papier naast digitaal
DMS/RMA
Procesapplicaties
E-depot
Zaaksysteem

12. Uitdagingen informatie- en archiefbeheer
• (Nieuwe) wet- en regelgeving
Wob
Who/
Woo
AVG: Privacy/
Informatiebeveiliging (BIO)
Auteursrecht
Archiefwet

13. Uitdagingen informatie en archiefbeheer
• Hoe te organiseren?
Samenwerking
I-organisatie
Toepassing kaders
Inrichtingsvraagstukken
Innoveren

14. Gemma Online, thema informatie en archiefbeheer

15. By design: perspectieven
Informatieobject
Metadata gegevensobject
Informatie/Content/document
Gebruik
Bestuurder
Ambtenaar
Inwoner / ondernemer
By design
Informatiebeveiliging
Privacy / Openbaarheid
Rechthebbenden
Informatie-en archiefbeheer
Functie
Opslag
Selectie
Duurzaamheid
Toegang

16. • Herkennen jullie deze aanleidingen?
• Missen we onderwerpen/trends?

17. Architectuur

18. Nu
Van archiefbeheer Naar informatiebeheer
https://www.gemmaonline.nl/index.php/De_kanteling_van_archief-_naar_informatiebeheer

19. Straks

20. Kaders
• (Op dit moment) conceptueel voorstel, moet verder worden uitgewerkt
(zie Praktijk)
• Toekomstvisie waar stapsgewijs naartoe kan worden gewerkt
• Sluit aan bij uitgangspunten Common Ground
• Toepasbaar op o.a. Omgevingswet, WOO (inpact-analyse), Open data?
• Werken onder architectuur:
• 1. de bedoeling/ het doel / doelstellingen
• 2. Afspraken (breed kijken, focus, scoping)
• 3. Voorzieningen (concreter en beter)

21. Common ground
https://youtu.be/eHjCYuons_o

22. Vernietigen
Publiceren
DMS I-schijf
Intern
E-Depot
Extern
E-Depot
Processenlaag
Serviceslaag
Datalaag
informatieobjecten
fysiek overbrengen intern
Bestaande architectuur informatiebeheer
fysiek overbrengen extern
Silo applicaite
Registratie 1
(geg )
Silo applicaite Silo applicaite
Registratie 2
(doc)
Silo applicaite
Interactielaag
Preserveren
in e-Depot

23. Interactielaag
NLX= logging & toegang
Creer
informatieobject
met metadata
Update
informatieobject
met metadata
Bevriezen
informatieobject
Vernietigen Publiceren
Creer
informatieobject
met metadata
Update
informatieobject
met metadata
Bevriezen
informatieobject
Vernietigen Publiceren
Registratie 1
(geg + doc)
Registratie 2
(geg en/of doc)
Processenlaag
Serviceslaag
Informatie
objecten
Preserveren bij de
bron
Transitie naar nieuwe architectuur, by design
E-Depot
Registratie , geen
preserverings
fucntionaliteit
fysiek
overbrengen
Preserveren bij de
bron
Preserveren in e-
Depot
Interactielaag

24. Automatisch
⚫ Creeren
⚫ Updaten
⚫ Gebruiken
van metadata in
⚫ Processen
via
⚫ Services
tbv compliance
⚫ Archiefwet
⚫ AVG
⚫ WOB/WHO/WOO
Common Ground & Archiveren by design

25. Eisen aan digitale data
⚫ Authenticiteit: data gelinkt aan geverifieerde bron (hash #)
⚫ Integriteit: data kan na procesgang en direct daarop aansluitend afsluiten/fixeren niet meer worden
gewijzigd (hash #)
⚫ Historie moet worden bijgehouden (versioned object of events)
⚫ Duurzaam beheren (preservering) bij de bron (daar waar mogelijk) en/of in additionele e-Depots
⚫ Integratie van beveiliging, privacy, openbaarheid in informatie-en archiefbeheer

26. Informatieobject
DocumentGegevensobject
Informatieobject = gegevensobject / document

27. Informatieobject = gegevensobject / document
Data 1: identificatie
Data 2: compliance data
Data 3: domein metadata
Data 4: vind data
Data 5: inhoud
Unieke identificatie
Type object
Geboortedatum
Bevriesdatum
Overlijdensdatum
Creator
Bewaartermijn
Vertrouwelijkheid
Doel creatie
Geautomatiseerd
Gegevensobject / Document
Variabel

28. Toekomstsperspectief informatie- en archiefbeheer
Uitgangspunten
⚫ Duurzame toegankelijkheid by design
⚫ Duurzame toegankelijkheid bij de bron
⚫ Fysiek overbrengen is geen noodzaak
⚫ Preservering kan anders en makkelijker worden geregeld; preservering in de bron
⚫ (Her)gebruik op basis van linked (open) data
Gevolgen
⚫ Nieuwe wetgeving noodzakelijk (inbreng in o.a. vernieuwe AW)
⚫ Nieuwe governance noodzakelijk (information governance)
⚫ Nieuwe architectuur noodzakelijk → GEMMA vernieuwing
⚫ Herontwerp informatiehuishouding/informatievoorziening-informatiebeheer nodig
⚫ Wie doet er mee? (design-sprints)

29. Meer informatie over de vernieuwing architectuur
informatie- en archiefbeeher
• https://www.gemmaonline.nl/images/gemmaonline/2/2b/GEMMAArchite
ctuurDUTO16122018V6.pdf

30. • Is dit een begrijpelijk verhaal?
• Sluit de gekozen oplossing volgens jullie aan bij
de benoemde aanleidingen?
• Hoe denken jullie over de consequenties en
uitvoerbaarheid?