Themabijeenkomst Digitale Archieven

1. Digitale Archieven op orde
Koen van Hoogstraten

2. Peiling: Stand van zaken digitale
informatiehuishouding bij gemeenten 2018
• Gemeenten gebruiken verschillende beheeromgevingen voor het
beheren en opslaan van informatie.
• E-mailarchivering en archivering samenwerkingsruimten gebeurt nog
onvoldoende en adequaat
• Enterprise search wordt nog beperkt ingezet voor toegang tot
bestanden
• Privacy en veiligheid hebben hoge prioriteit

3. Beheeromgevingen

4. Belang en urgentie

5. Peiling: Stand van zaken digitale
informatiehuishouding bij gemeenten 2018

6. Digitale Archieven op orde
in relatie tot de Woo
Artikel 6.1: Het bestuursorgaan treft maatregelen ten behoeve
van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale
documenten, bedoeld in artikel 2.4, eerste lid.
én
Artikel 6.2: Onze Minister, in overeenstemming met Onze
Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, zendt een
meerjarenplan naar de Staten-Generaal over de wijze waarop
bestuursorganen hun digitale overheidsinformatie duurzaam
toegankelijk maken.

7. Wat context over de Wet open overheid
• 11 categorieën
• Uitvoeringstoets door VNG realisatie
• Meerjarenplan digitale informatie duurzaam toegankelijk maken (vanaf
2020)
• Centrale voorziening wordt ingericht: het Platform Open
Overheidsinformatie (PLOOI)

8. Wat context over de Wet open overheid
• Categorieën openbaar
1. Wet- & regelgeving
2. Organisatiegegevens
3. Raadstukken
4. Bestuursstukken
5. Stukken van adviescolleges
6. Convenanten
7. Jaarplannen en -verslagen
8. Wob-verzoeken
9. Onderzoeken
10. Beschikkingen
11. Klachten

9. Start Digitale Archieven op orde:
Knelpunt- en versnelpunt analyse 2018
• Algemeen
• Verbinden archieffunctie aan de gemeentelijke i-organisatie
• Bundeling van informatie en kennisdeling
• Gezamenlijk oplossen
• Van oriëntatie naar implementatie -> Praktijkvoorbeelden / Pilots
• E-depots
• Archivering by Design (toekomstperspectief)
• Innovatie
• Meer experimenteren
• Vooral en veel techniek inzetten in de experimenten

10. Aanpak Digitale archieven op orde
• Kennis verbinden
• Verbinden | kennisdelen |
verankeren | experimenteren
• Richten op de i-organisatie
• Archief-arrangementen,
praktijkvoorbeelden en pilots
• Bijeenkomsten,
praktijkvoorbeelden
• Kennisinfrastructuur
KIA,Breednetwerk, VNG realisatie
Adviescommissie en
netwerken (VIAG, IMG100.000+)
• Design sprints, PoC en Pilot
starter

11. Archief-arrangementen
• Denkkader en bewustwording (waarom)
• Ondersteuning voor gemeenten (wat en hoe)
• Onder andere TMLO, SIO, KIDO, E-depot
• Bestaand naast nieuw -> meerdere varianten
gelijktijdig aanwezig
• In samenwerking doorontwikkeling architectuur
• Spoor 1:
• Bestaand: doorontwikkelen en optimaliseren
• Spoor 2:
• Nieuw: innoveren en experimenteren

12. Bestaand: doorontwikkelen en optimaliseren
DMS/RMA
Zaaksysteem
Procesapplicaties
e-Depot
Samenwerking
I-organisatie
Toepassing kaders
Gevolgen
wet- en regelgeving
archieffunctie
Praktijkvoorbeelden
Implementatie e-Depot

13. Vervolg
Q2 – Q3
• Oproep tot deelname: ronde tafel
• 1 bijeenkomst van ca 3 uur
• Uitwerken
Q3 – Q4
• Praktijkvoorbeelden en best practices
• Doorontwikkeling arrangementen
• ….

14. Nieuw: innoveren en experimenteren
Archiving by design
Enterprise search
Pilots
Actieve openbaarmaking &
vervroegde overbrenging
Linked data
…

15. Vervolg
Q2 - 2019
• Oproep tot deelname: design sprint
• 1 bijeenkomst van ca 3 uur
• Met behulp van design thinking
• Uitwerken
Q3 – Q4
• Van design sprint -> PoC -> pilot
• Doorontwikkeling arrangementen
• ….

16. Reacties?
• Reacties?
• Koen.vanhoogstraten@vng.nl
• Meer weten?
• https://www.vngrealisatie.nl/producten/digitale-archieven-op-orde
• Wil je op de hoogte worden gehouden?
Via ons interesseformulier kun je dit doorgeven