Presentation in Dutch for the ICT-Government Forum ("Overheid 360") in Utrecht on April 23th, 2015.

1. Welke speld zoek ik,
en in welke hooiberg?
Over digitaal werken en archiveren
Frans Smit, 23 april 2015
Overheid 360, Utrecht

3. Wat is “archief”?
 Een specifiek soort data
 Data die worden verwerkt en gefixeerd tijdens de uitvoering van taken
 Data die gebruikt kunnen worden bij reconstructie van die taak
 Data over die data (“metadata”)
 Ongeacht de vorm
 Ieder denkbaar bestandsformaat
 Iedere denkbare analoge vorm

4. De kwaliteit van een archief
 Toegankelijk
 Beschikbaar
 Vindbaar
 Bruikbaar
 Authentiek
 Geordend
 Beveiligd
 Openbaar waar mogelijk

5. Archief in de digitale wereld
 Digitaal werken is digitaal archiveren
 Je bent kansloos als je niet direct archiveert
 Bij ketens kunnen archiefdata zich overal (en nergens) bevinden

7. Specifieke thema’s
 Een architectuur (van RA tot TA) zonder archiefrichtlijnen is … onvolledig
 Digitaliseren en vervangen
 Cloud en Saas
 E-mail
 Webarchivering en archivering social media
 Big Data
 Open Data
 Open Overheid
 Overheid als ketenpartner

8. Een stortvloed aan standaarden en richtlijnen

9. i-
verzor-
ging
i-
voorziening
i-Thema’s i-deling
i-
infrastructuur
i-
governance

10. Governance
 Architectuur
 Procesgerichte risicoanalyse
 Kwaliteitssysteem
 Toezicht
 De CIO en de Archivaris

12. Wat kan je helpen?
 De Baseline Informatiehuishouding Gemeenten
 Verder bouwen op NORA en GEMMA: zaakgericht werken
 Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN)
 Diverse checklists via BRAIN Procesmodel Archieftoezicht
 Forum Standaardisatie
 Maar vooral ISO normen:
 NEN ISO 15489 en 30300/1 (archivering)
 NEN ISO 23081 (metadata)
 NEN ISO 16175 (functionaliteiten archiefsysteem)
 ISO 16363 (eisen aan digitale bewaaromgeving)

13. Taktische tips
 Gebruik de informatieramp!
 Gebruik het momentum van bestuurlijke aandacht!
 “Leading Quietly”: stap voor stap verbinden en integreren
 Laat zien wat je archief kan betekenen voor big data-toepassingen, open
data, social, mobile
 Maak eens een business case voor eenmalige opslag meervoudig gebruik
(=goed archiveren)