Presentatie architectuur themabijeenkomst digitale informatie en innoveren

1. Toekomstperspectief Informatie- en archiefbeheer
Digitaal informatie- en archiefbeheer
Duurzame toegankelijkheid
Archivering by design
Digitale Archieven op orde
Andre Plat Koen van Hoogstraten

2. Doel van vandaag
• Toelichting architectuur informatie- en archiefbeheer
• Discussie over haalbaarheid
• Toelichting ondersteuning gemeenten vervolg

3. Uitdagingen informatie en archiefbeheer
• Complex ICT landschap voor beheer digitale informatie
Papier naast digitaal
DMS/RMA
Zaaksysteem
Procesapplicaties
e-Depot

4. Uitdagingen informatie- en archiefbeheer
• (Nieuwe) wet- en regelgeving
Wob/
Woo
Privacy/
Informatiebeveiliging
Archiefwet
Auteursrecht

5. Uitdagingen informatie en archiefbeheer
• Hoe te organiseren?
Samenwerking
I-organisatie
Toepassing kaders
Inrichtingsvraagstukken
Innoveren

6. Huidige context gemeenten informatie- en archiefbeheer
1. Ontwikkelingen informatiesamenleving
2. Ontwikkelingen nanosecond archiving
3. Verschuivende paradigma’s
4. Actuele Ontwikkelingen
5. Toekomstperspectief en keuzes

8. Ontwikkelingen informatiesamenleving

9. Ontwikkelingen nanosecond archiving
Nanosecond archiving
disrupts the traditional
fixed order for
archiving and
generates chaos
in the clouds

10. Verschuivende paradigma’s

11. Common ground
https://youtu.be/eHjCYuons_o

12. Informatieobject
DocumentGegevensobject
Informatieobject = gegevensobject /
document

13. Automatisch
⚫ Creeren
⚫ Updaten
⚫ Gebruiken
van metadata in
⚫ Processen
⚫ Services
tbv compliance
⚫ Archiefwet
⚫ AVG
⚫ WOB/WHO/WOO
Actuele ontwikkelingen: Common
Ground & Archiveren by design

14. X X

15. By design: perspectieven
Informatieobject
Metadata gegevensobject
Informatie/Content/document
Gebruik
Bestuurder
Ambtenaar
Inwoner / ondernemer
By design
Informatiebeveiliging
Privacy / Openbaarheid
Rechthebbenden
Informatie-en archiefbeheer
Functie
Opslag
Selectie
Duurzaamheid
Toegang

16. Toekomstsperspectief informatie- en archiefbeheer
⚫ Duurzame toegankelijkheid by design
⚫ Duurzame toegankelijkheid bij de bron
⚫ Fysiek overbrengen is geen noodzaak
⚫ Preservering kan anders en makkelijker worden geregeld; preservering in de bron
⚫ (Her)gebruik op basis van linked (open) data
⚫ Nieuwe wetgeving noodzakelijk (inbreng in o.a. new AW)
⚫ Nieuwe governance noodzakelijk (information governance)
⚫ Nieuwe architectuur noodzakelijk → GEMMA vernieuwing
⚫ Herontwerp informatiehuishouding/informatievoorziening-informatiebeheer
⚫ Wie doet er mee? (design-sprints)

17. Vernietigen
Publiceren
DMS I-schijf
Intern
E-Depot
Extern
E-Depot
Businessrules
Services
Datalaag
informatieobjecten
fysiek overbrengen intern
Bestaande architectuur informatiebeheer
fysiek overbrengen extern
Silo applicaite
Registratie 1
(geg )
Silo applicaite Silo applicaite
Registratie 2
(doc)
Silo applicaite
Interactielaag
Preserveren
in e-Depot

18. Interactielaag
NLX= logging & toegang
Creer
informatieobject
met metadata
Update
informatieobject
met metadata
Bevriezen
informatieobject
Vernietigen Publiceren
Creer
informatieobject
met metadata
Update
informatieobject
met metadata
Bevriezen
informatieobject
Vernietigen Publiceren
Registratie 1
(geg + doc)
Registratie 2
(geg en/of doc)
Businessrules
Services
Informatie
objecten
Preserveren bij de
bron
Transitie naar nieuwe architectuur, by design
E-Depot
Registratie , geen
preserverings
fucntionaliteit
fysiek
overbrengen
Preserveren bij de
bron
Preserveren in e-
Depot

19. Eisen aan digitale data
⚫ Authenticiteit: data herbergt geverifieerde bron (hash #)
⚫ Integriteit: data kan na procesgang en direct daarop aansluitend afsluiten/fixeren niet meer worden
gewijzigd (hash #); hoe regel je dit in het migratieproces, wat voor eisen moet we daar aan stellen
⚫ Historie moet worden bijgehouden (versioned object of events)
⚫ Duurzaam beheren (preservering) bij de bron (daar waar mogelijk) en/of in additionele e-Depots
⚫ Integratie van beveiliging, privacy, openbaarheid in informatie-en archiefbeheer

20. Informatieobject = gegevensobject / document
Data 1: identificatie
Data 2: compliance data
Data 3: domein metadata
Data 4: vind data
Data 5: inhoud
Unieke identificatie
Type object
Geboortedatum
Bevriesdatum
Overlijdensdatum
Creator
Bewaartermijn
Vertrouwelijkheid
Doel creatie
Geautomatiseerd
Gegevensobject / Document
Variabel

21. Voorbeeld: common ground proces ontheffing straatoptredens

22. Beheer
API-Lab
API-Lab
Legenda
Demo
Epic
Roadmap API’s ZGW
13
20-6
Contacten
𝛂
14
18-7
Release
Candidate
𝛃
11
25-4
Autorisatie
𝛂
10
28-3
Notificaties
𝛂
9
28-2
Archivering
𝛂
8
31-1
Laaghangend
fruit
𝛂
12
23-5
Historie- en
versiebeheer
𝛂
versie

23. Reacties?
• Is dit een realistisch/haalbare/werkbare lijn?
• Zijn er al voorbeelden?
• Wat hebben gemeenten nodig?
• Meer….?

24. Vervolg en tijdslijn
⚫ November 2018 / maart 2019: eerste toets leveranciers
⚫ April 2019: 4 themabijeenkomsten samenwerken en innoveren
⚫ Vanaf Q2: design sprints -> PoC -> pilot gemeenten / leverancier
⚫ Compliance Metadata (set)
⚫ Mei 2018: Dialoog doorontwikkelen architectuur met leverancier
⚫ Acceptatie door
⚫ Architectuurboard VNG Realisatie / AdviesCie Archieven
⚫ Cie Informatiesamenleving
⚫ Standaardisatieraad
⚫ Vaststellen in NORA/GEMMA / Publicatie in softwarecatalogus