organisatiebeheersing en informatiebeheersing in de Stad Diest Petra Vanhoutte
Toelichting gegeven op het kennisnetwerk informatiemanagement van de Vlaamse Overheid op 19 mei 2015
meer info: http://www.bestuurszaken.be/organisatiebeheersing-en-informatiebeheer
organisatiebeheersing en informatiebeheersing in de Stad Diest Petra Vanhoutte
Toelichting gegeven op het kennisnetwerk informatiemanagement van de Vlaamse Overheid op 19 mei 2015
meer info: http://www.bestuurszaken.be/organisatiebeheersing-en-informatiebeheer
Presentatie Datamanagement - SURF, Oktober 2013JoeriNortier
Een presentatie voor de tweede informatiedag voor het Professionaliseringstraject Informatiespecialisten Onderzoek (Van Bibliothecaris naar Embedded Librarian) van de Hogeschool Utrecht. De presentatie gaat in op wat datamanagement is, waarom dit belangrijk is, hoe datamanagement in z'n werk gaat en wie verantwoordelijk is voor bepaalde taken.
Presentatie Datamanagement - SURF, Oktober 2013JoeriNortier
Een presentatie voor de tweede informatiedag voor het Professionaliseringstraject Informatiespecialisten Onderzoek (Van Bibliothecaris naar Embedded Librarian) van de Hogeschool Utrecht. De presentatie gaat in op wat datamanagement is, waarom dit belangrijk is, hoe datamanagement in z'n werk gaat en wie verantwoordelijk is voor bepaalde taken.
Blauwdruk recordsmanagement: Structuur in het SharePoint tijdperk - door Eri...Eric Burger
Presentatie Eric Burger, eric burger document management, 21-03-2019 Heterdaadsessie "No nonsense; Structuur in jouw informatievoorziening" van Papieren Tijger Netwerk (locatie: Gemeente Zeist, Zeist)
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010GO opleidingen
SharePoint als ECM pakket heeft vele functies en elementen in zich die raken aan andere bedrijfsfuncties. Collega’s uit het primaire proces, ICT, management en document- en recordsmanagers zullen gezamenlijk het eigenaarschap van het systeem moeten beleggen. Consistentie in regels, processen en gedrag is de sleutel tot succes. Tijdens zijn workshop gaat Eric Burger uitgebreid in op de vele mogelijkheden die SharePoint biedt bij ondersteuning van document- en recordsmanagement.
Visie op DLWO: de burchtmetafoor als model - Danny Greefhorst - OWD13SURF Events
Sessieronde 1
Zaal: Leeuwen l + ll
Titel: Visie op DLWO: de burchtmetafoor als model
Sprekers: Danny Greefhorst (ArchiXL), Nico Juist (SURF), Lianne van Elk (SURF)
FAAD Studiedag 'Future Proof: Vorm mee de archivaris van de toekomst', 7 mei ...Wim Lowet
Het FAAD organiseerde een call for pitches om collega-archivarissen een podium te bieden om lesinhouden voor te stellen die zeker aan bod moeten komen binnen de archiefopleiding.
Deze slides bevatten de pitches van:
- Jeroen Vanderheyden (Colruyt Group): Projectmanagement
- Petra Vanhoutte (VERA): Verandermanagement
- Harald Nilens (Colruyt Group): Kosten- en baten: belangrijk argument voor de bedrijfsarchivaris
- Remco Bruinje (piva eGov): Kwantificeren en archief
- Willem Vanneste (Universiteit Antwerpen): Archivaris moet leren nummeren
- Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut): Archivist and commander: Archiveren via de terminal
- Helmoed Van Cauwenberge (Parkwinds): De gereedschapskist van de archivaris in een bedrijf
- Alina Saenko en Nastasia Vanderperren (PACKED): Linked Open Data en de archivaris van de toekomst
De pitches werden voorgesteld op de FAAD Studiedag 'Future Proof: Vorm mee de archivaris van de toekomst' op 2018-05-07. Zie https://faad.be/2018/05/studiedag-future-proof-vorm-mee-de-archivaris-van-de-toekomst-herbekijk-de-presentaties
Recordsmanagement en governance in SharePoint 2010GO opleidingen
SharePoint als ECM pakket heeft vele functies en elementen in zich die raken aan andere bedrijfsfuncties. Collega’s uit het primaire proces, ICT, management en document- en recordsmanagers zullen gezamenlijk het eigenaarschap van het systeem moeten beleggen. Consistentie in regels, processen en gedrag is de sleutel tot succes. Tijdens zijn workshop gaat Eric Burger uitgebreid in op de vele mogelijkheden die SharePoint biedt bij ondersteuning van document- en recordsmanagement.
Ketelhuis ronde 2 e depot di vault deel 2 - oldambt1
1. 05-04-17
1
Voorkom digitale dementie
Alexandra Janssen
Masterclass eDepot gemeente Oldambt
6 april 2017
Of hoe voorkomen beter is dan genezen
Waarom eDepot?
• Corsa en eSuite niet geschikt voor langdurige bewaring of
openbaarmaking
• eDepot mogelijkheid tot tussentijdse overbrenging, eerder
openbaar, transparant
• Uitfaseren Corsa; archief van Corsa naar eDepot betekent
snelle uitfasering van Corsa
• eDepot aansluiten op eSuite betekent, schoonhouden van
eSuite, alleen actuele zaken. Archiefmateriaal naar eDepot
• Mogelijkheden tot overbrenging archieven vanuit backoffice
systemen
2. 05-04-17
2
De formele definitie van een eDepot luidt als volgt:
'Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures,
financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en
aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen
van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.'
Organisatie
• Informeer raad, college en
management
• Zorg voor besluitvorming
• Creëer draagvlak door nut en
noodzaak uit te leggen
• Bepaal wat je met het eDepot wilt
doen en leg dat ook uit in ‘leken’
taal
• Wat doen andere gemeenten, ga op
zoek naar informatie
• Deel en haal kennis door
organiseren bijeenkomsten
Wat moeten we regelen?
3. 05-04-17
3
Financien
• Bereken de incidentele en
structurele kosten op basis van tb
• Reserveer budget in
meerjarenbegroting
• Kijk waar je elders iets kunt
besparen: uitfaseren DMS,
verminderen backoffice systemen,
verminderen papier opslag
• Wat levert het op?: Vermindering
gebruik papier, efficiëntie in
processen, in- en externe
dienstverlening
Wat moeten we regelen?
Beleid
• Vanaf ontstaan digitaal te bewaren
archief rekening houden met
overbrenging eDepot
• Werken op basis van TMLO;
afspraken intern, maar ook met
leverancier
• Digitaal tenzij….dus daar waar kan
vervangingsbesluiten
• Waardering en selectie op orde en
onderdeel van beleid
• Wat en wanneer overbrengen; na
20 jaar of tussentijds/vervroegd?
Bewaarstrategie
• Vastleggen in Informatiebeleidsplan
en Informatiebeveiligingsplan
Wat moeten we regelen?
4. 05-04-17
4
Personeel
• Wat betekent de inzet van een
eDepot voor medewerkers?
• Extra druk op team DIV
• Beleggen van verantwoordelijkheden
en bevoegdheden.
• Regelen taken
• Kennis, vaardigheden en
competenties?
• Opnemen in gesprekkencyclus
• Opnemen in functieomschrijvingen?
Wat moeten we regelen?
Processen en procedures
• Metadata op basis van TMLO
• Zaaktypecatalogus
• Standaardisatie daar waar kan
• Vastleggen proceseigenaar
• Wie doet wat en wanneer
• Mandaatregeling
• Openbaar tenzij…?
• Oprichting SIO = Strategisch Informatie
Overleg
• Hotspotmonitor
Wat moeten we regelen?
5. 05-04-17
5
Databeheer, -beveiliging en hard- en software
• Wie en wanneer mag informatie
benaderen?
• Koppelingen tussen backoffice
systemen en eSuite, vanuit eSuite
overbrengen
• Informatiebeveiliging; voorkomen,
traceren, en oplossen van issues.
Veilige mobiele werkomgeving
• Het Nieuwe werken en digitaal werken?
• Burgers steeds meer rechtstreeks
toegang tot overheidsinformatie
Wat moeten we regelen?
6. 05-04-17
6
Wat doet OLDAMBT?
In samenwerking met aanbieder DIVault
aansluiten op eDepot middels ‘fast track’
programma.
VRAGEN?