การใช้งาน Mail Merge ด้วยโปรแกรม LiberOffice Writer

1. Mail Merge
Mail Merge เป็นความสามารถในการนำาข้อมลจากฐานข้อมลหรอแฟ้มเอกสารเฉพาะที่เเตร่ยม มารวมกบเอกสารที่เจบดเตร่ยมตามฟ้อร์แมตเฉพาะข้อง Liberoffice Writer ทีบ้งน่้หายๆ ที่านจะรลอจบกกบนด่ในชอเอ “จดหมายเว่ยน” การสรอาง Mail Merge จะตองม่แฟ้มเอกสารประกอบ 2 แฟ้มเอกสาร ไดอแก่ แฟ้มเอกสารข้อมล (Data file) โดยอาจ จะสรอางดอวย MySQL หรอ แฟ้มเอกสาร Spreadsheet (Calc) หรอ ข้อความที่เม่การแบ่งเนอ้อหา (Text Delimeted) และ แฟ้มเอกสารเนอ้อหา (content file) ที่เสรอางดอวย Liberoffice Writer โดยในเอกสารน่้ข้องยกตบวอย่างจาก การเตร่ยมข้อมลดอวยโปรแกรม Spreadsheet
สร้างแฟ้มเอกสารข้อมูลจาก Calc
•สรอางแฟ้มเอกสารว่างดอวยโปรแกรม LibreOffice Calc
•พิมพ์ข้อมลโดยใหอม่ชอเอฟิ้ลด์ (ชอเอคอลบมน์) เช่น ชอเอ, นามสกุล, ตำาแหน่ง เป็นตอน ดบงภาพตบวอย่าง
•บบนทีึกแฟ้มเอกสารดอวยฟ้อร์แมต

2. สร้างแฟ้มเอกสาร Mail Merge
•สรอางแฟ้มเอกสารเนอ้อหาดอวย LiberOffice Writer จบดวางรลปแบบตามตองการ ยกเวอนส่วนที่เเป็นข้อมลเนอ้อหาที่เตองนำาจาก Data File ไม่ตองพิมพ์อะไร
•บบนทีึกแฟ้มเอกสาร
•นำาเข้อาไฟ้ล์ข้อมลเข้อาสล่ระบบ (Data Source) โดยเลอกเมนลคำาสบเง Edit, Exchange Database

3. •คลิกปุ่ม Browse … เลอกไฟ้ล์ข้อมลที่เเตร่ยมไวอ โปรแกรมจะนำาเข้อาไฟ้ล์ข้อมลโดยอบตโนมบติ ซึึเงจะปรากฎ ชอเอไฟ้ล์ต่อทีอายในรายการ Available Database ปิดจอภาพ Exchange Database โดยคลิกปุ่ม Close
•กดปุ่ม F4 เพอเอเปิด Data Source ปรากฎชอเอ Database ที่เนำาเข้อา
•ข้ยายรายการข้อง Database ที่เนำาเข้อา ตบวอย่างใหอคลิกเครอเองหมาย + หนอา 20141015-data ปรากฎรายการข้อมลในตารางดบงน่้

4. •นำาเมาส์ไปช่้ที่เ Field Header ข้องรายการที่เตองการ แลอวลากมาวางในเอกสาร
•ทีำาซึ้ำาใหอครบทีุกตำาแหน่ง
•ข้อความในเครอเองหมาย < > เร่ยกว่า Merge Field เมอเอสบเงพิมพ์เอกสาร โปรแกรมจะนำาค่าข้อมลใน แต่ละรายการมาแทีนที่เ ซึึเงจะไดอเอกสารตามจำานวนข้อมลในตารางนบเนเอง
•สบเงพิมพ์เอกสาร Mail Merge โดยเลอกคำาสบเง File, Print … โปรแกรมจะสอบถามการเข้อาสล่ส่วนควบคุม การพิมพ์ Mail Merge ดบงน่้
ลากชอเอฟิ้ลด์ เช่น “นามสกุล”
วางในเอกสาร จะปรากฎเป็น
สบญลบกษณ์
< ชอเอ >

5. •คลิกป่ม Yes ปรากฎจอภาพควบคุมดบงน่้
•ถอาตองการสบเงพิมพ์ออกทีางเครอเองพิมพ์ ใหอเลอกรายการ Printer แต่ถอาตองการบบนทีึกเป็นแฟ้มเอกสารใหอ เลอกรายการ File โดยสามารถระบุไดรฟ้์และโฟ้ดเดอร์ข้องไฟ้ล์ไดอ เมอเอคลิกปุ่ม OK โปรแกรมจะสรอาง Mail Merge ใหอโดยอบตโนมบติ

6. ลบฐานข้อมูลออกจาก Data Source
ฐานข้อมลที่เนำาเข้อาจะฝังตบวไวอตลอด ซึึเงการลบออกจากระบบ ใหอเลอกคำาสบเง Tools, Options, Liberoffice Base, Database เลอกฐานข้อมลที่เตองการลบ แลอวคลิกเมาส์ที่เปุ่ม Delete