1. โปรแกรม Microsoft Excel ในการคำนวณ

2. การคำนวณสูตรด้วยโปรแกรม Microsoft Excel โปรแกรม Microsoft Excelมีความสะดวกในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ โดยเฉพาะการคำนวณ บวก ลบ คูณ หาร จัดว่าเป็นพื้นฐานของการคำนวณอย่างยิ่ง การคำนวณผลลัพธ์ที่มีจำนวนหลายเซลล์นั้น โปรแกรม Microsoft Excel สามารถคำนวณได้ด้วยสูตร ซึ่งมีความถูกต้องและชัดเจน

3. 1. การใช้เครื่องหมายคณิตศาสตร์ในโปรแกรม Microsoft Excel + แทน การคำนวณหาผลบวก - แทน การคำนวณหาผลลบ * แทน การคำนวณหาผลคูณ / แทน การคำนวณหาผลหาร = แทน การคำนวณหาผลลัพธ์

4. 2 กฎเกณฑ์การคำนวณ - ทุกครั้งที่ต้องการคำนวณจะต้องพิมพ์เครื่องเท่ากับ (=) ก่อนทุกครั้ง - เมื่อกำหนดสูตรการคำนวณเรียบร้อยแล้วให้กดแป้น Enter ตัวอย่าง เช่น คำนวณหาผลลัพธ์ที่เซลล์ A4 หาผลบวก A2+B3=A2+B3 หมายถึง พิมพ์เท่ากับที่เซลล์ A4 แล้วให้คลิกที่เซลล์ A2 พิมพ์เครื่องหมายบวก แล้วคลิกที่เซลล์ B3 กดแป้น Enterกรณีคำนวณจำนวนมากกว่า 2 เซลล์ สามารถทำได้เช่นกัน เช่น =A2+B3+C4+D5 หมายถึง การคำนวณหาผลบวกเซลล์ A2 , B3 , C4 , D5

5. 3 สูตรพื้นฐานการทำงาน sum การคำนวณหาค่าผลรวม average การคำนวณหาค่าเฉลี่ย max การหาค่าสูงสุด min การหาค่าต่ำสุด

6. 4 รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ =สูตร(เซลล์ต้นทาง:เซลล์ปลายทาง) เช่น =sum(B2:B5) ตัวอย่างแบบฝึก

7. 5 รูปแบบการใช้ฟังก์ชั่นในการคำนวณ 5.1 การใช้ IF =IF(อ้างอิงเซลล์/เครื่องหมายอ้างอิง/ขอบเขตที่1,“ผลลัพธ์”, IF(อ้างอิงเซลล์เครื่องหมายอ้างอิง/ขอบเขตที่2,“ผลลัพธ์”, IF(อ้างอิงเซลล์/เครื่องหมายอ้างอิง/ขอบเขตที่3,“ผลลัพธ์”,.....,IF(อ้างอิงเซลล์/เครื่องหมายอ้างอิง/ขอบเขตที่n,“ผลลัพธ์”, “ผลลัพธ์ที่ไม่อยู่ในขอบเขต”)))...)nกดแป้นEnter หมายเหตุ n แทน ขอบเขตสุดท้ายที่ต้องการค้นหา เช่น=IF(G5>=80,"4",IF(G5>=75,"3.5",IF(G5>=70,"3",IF(G5>=65,"2.5",IF(G5>=60,"2",IF(G5>=55,"1.5",IF(G5>=50,"1","0"))))))) 5.2 การใช้ COUNTIF รูปแบบ COUNIF=COUNIF(อ้างอิงเซลล์ต้นทาง:อ้างอิงเซลล์ต้นปลายทาง,“ผลลัพธ์ที่ต้องการหา”)

8. ตัวอย่างแบบฝึก

9. โปรแกรม Microsoft Word ในการทำจดหมายเวียน

10. ประสิทธิภาพของคุณสมบัติจดหมายเวียน สามารถใช้คุณสมบัติจดหมายเวียนเมื่อต้องการสร้างชุดเอกสารที่มีเนื้อหาเหมือนกัน แต่ในเอกสารจะมีองค์ประกอบที่ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น ในจดหมายประกาศผลิตภัณฑ์ใหม่ โลโก้บริษัทและข้อความเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่นี้จะปรากฏในจดหมายทุกฉบับ แต่ที่อยู่และข้อความทักทายจะแตกต่างกัน

11. เมื่อใช้จดหมายเวียน คุณสามารถสร้าง: ป้ายชื่อหรือซองจดหมาย ที่อยู่ผู้ส่งในป้ายชื่อหรือซองจดหมายทั้งหมดจะตรงกัน แต่ที่อยู่ปลายทางจะไม่ซ้ำกัน ฟอร์มจดหมาย ข้อความอีเมล หรือโทรสาร เนื้อหาหลักในจดหมาย ข้อความอีเมล หรือโทรสารจะเหมือนกันหมด แต่จะมีข้อมูลเฉพาะสำหรับผู้รับแต่ละรายเช่น ชื่อ ที่อยู่ หรือ ข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ คูปองที่มีการกำหนดหมายเลข คูปองทั้งหมดจะเหมือนกันยกเว้นหมายเลขคูปองที่ไม่ซ้ำกัน การสร้างจดหมาย ข้อความ โทรสาร ป้ายชื่อ ซองจดหมาย หรือคูปองแต่ละครั้งจะใช้เวลา ด้วยเหตุนี้จึงเป็นที่มาของคุณสมบัติจดหมายเวียน คุณเพียงแค่สร้างเอกสารขึ้นมาหนึ่งฉบับโดยมีข้อมูลซึ่งจะเหมือนกันในทุกเวอร์ชัน จากนั้นสร้างตัวยึดตำแหน่งสำหรับข้อมูลที่จะไม่ซ้ำกันในแต่ละฉบับ ส่วนที่เหลือทั้งหมดจะเป็นหน้าที่ของโปรแกรม Word

12. เริ่มต้นกระบวนการของจดหมายเวียนในการเริ่มต้นกระบวนการของจดหมายเวียน ให้ทำดังนี้: 1.เริ่มต้นโปรแกรม Word ระบบจะเปิดเอกสารที่ว่างเปล่า ให้เปิดเอกสารไว้เช่นนั้น ถ้าคุณปิดเอกสารนี้ จะไม่สามารดำเนินการในขั้นตอนถัดไป 2.บนเมนู เครื่องมือ ให้ชี้เมาส์ไปที่คำว่าจดหมายและการส่งจดหมาย และคลิก จดหมายเวียน หมายเหตุ ในโปรแกรม Word 2002 ที่เมนู เครื่องมือ ให้ชี้ไปที่ จดหมายและเมล จากนั้นคลิกที่ ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนระบบจะแสดงบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน คุณสามารถไปที่กระบวนการของจดหมายเวียน โดยใช้การเชื่อมโยงหลายมิติที่อยู่ในบานหน้าต่างงานนี้

13. เลือกประเภทของเอกสารที่คุณต้องการผสานข้อมูลลงไปบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน จะเปิดออกพร้อมกับคำถามเกี่ยวกับประเภทของเอกสารแบบผสานที่คุณต้องการสร้าง หลังจากที่เลือกเอกสารแล้ว ให้คลิก ถัดไป ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างงาน หมายเหตุ หากคุณตั้งให้เครื่องคอมพิวเตอร์สนับสนุนแฟกซ์ และติดตั้งแฟกซ์โมเด็มไว้ในเครื่อง คุณยังจะเห็นคำว่า แฟกซ์ ในรายการประเภทของเอกสาร

14. เลือกเอกสารหลักที่คุณต้องการใช้ หากเอกสารหลักของคุณ (หรือที่เรียกว่า เอกสารเริ่มต้น ในบานหน้าต่างงาน) เปิดอยู่แล้ว หรือคุณกำลังเริ่มต้น ทำงานกับเอกสารเปล่า คุณสามารถคลิกที่คำว่า Use the current document หรือ คลิกที่คำว่า Start from a templateหรือ Start from existing documentและค้นหาตำแหน่งของแม่แบบหรือเอกสารที่คุณต้องการนำมาใช้

15. เชื่อมต่อกับแฟ้มข้อมูล ในขั้นตอนนี้ของกระบวนการจดหมายเวียน คุณได้เชื่อมต่อกับแฟ้มข้อมูล ซึ่งเป็นที่ ๆ จัดเก็บข้อมูลเฉพาะที่คุณต้องการผสานเข้ากับเอกสารของคุณ -หากคุณเก็บข้อมูลที่ครบถ้วนสมบูรณ์ และเป็นข้อมูลปัจจุบันไว้ในรายการที่ติดต่อบนโปรแกรม Microsoft Office Outlook® นี่จะเป็นแฟ้มข้อมูลชั้นเยี่ยมที่จะนำมาใช้สำหรับการจัดทำจดหมายถึงลูกค้า หรืออีเมล เพียงคลิกที่คำว่า Select from Outlook contactsในบานหน้าต่างงาน และเลือกโฟลเดอร์ ที่ติดต่อของคุณ -หากคุณมีแผ่นงานของโปรแกรม Microsoft Office Excel หรือฐานข้อมูลของ Microsoft Office ที่ภายในประกอบด้วยข้อมูลลูกค้า ให้คลิกที่คำว่าUse an existing listและคลิก Browseเพื่อค้นหาตำแหน่งของแฟ้ม -หากคุณยังไม่มีแฟ้มข้อมูล ให้คลิกที่คำว่า Type a new listและใช้ฟอร์มที่เปิดอยู่ เพื่อสร้างรายการของคุณ รายการจะถูกบันทึกไว้ในรูปของแฟ้มฐานข้อมูลจดหมาย (.mdb) ที่คุณสามารถนำมาใช้อีกครั้ง หมายเหตุ หากคุณกำลังสร้างอีเมลหรือแฟกซ์แบบผสาน ดูให้แน่ใจว่า แฟ้มข้อมูลของคุณได้รวมคอลัมน์สำหรับที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขแฟกซ์เอาไว้แล้ว คุณจำเป็นต้องใช้คอลัมน์นั้นภายหลังในกระบวนการจดหมายเวียน

16. เลือกระเบียนในแฟ้มข้อมูลที่คุณต้องการใช้ เพียงแค่เพราะคุณเชื่อมต่อเข้ากับแฟ้มข้อมูลเฉพาะ ย่อมไม่ได้หมายความว่า คุณต้องผสานข้อมูลจากระเบียนทั้งหมด (แถว) ในแฟ้มข้อมูลนั้นลงในเอกสารหลักของคุณ หลังจากคุณเชื่อมต่อกับแฟ้มข้อมูลที่คุณต้องการใช้ หรือสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่ กล่องโต้ตอบ Mail Merge Recipientsจะเปิดออก คุณสามารถเลือกเซ็ตย่อยของระเบียนสำหรับจดหมายเวียนของคุณได้ด้วยการเรียงลำดับหรือกรองรายการ - หากต้องการเรียงลำดับระเบียนในคอลัมน์จากน้อยไปหามาก หรือจากมากไปหาน้อย ให้คลิกที่หัวเรื่องขอคอลัมน์ -หากต้องการกรองรายการ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ติดกับหัวเรื่องของคอลัมน์ ที่ประกอบด้วยค่าที่คุณต้องการกรอง หลังจากนั้น ให้คลิกที่ค่าที่คุณต้องการ หรือถ้ารายการของคุณยาวมาก ให้คลิก (Advanced)เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบที่ ๆ คุณสามารถกำหนดค่า คลิก (Blanks)เพื่อแสดงผลเฉพาะระเบียนที่ไม่มีข้อมูลใดอยู่ หรือ (Nonblanks)เพื่อแสดงผลเฉพาะระเบียนที่มีข้อมูลอยู่ภายใน

17. เพิ่มเขตข้อมูล หากเอกสารหลักของคุณยังเป็นเอกสารเปล่า ให้พิมพ์ข้อมูลที่จะปรากฏในสำเนาแต่ละสำเนาลงไป หลังจากนั้น ให้เพิ่มเขตข้อมูลด้วยการคลิกการเชื่อมโยงหลายมิติในบานหน้าต่างงาน เขตข้อมูลคือ ตัวจับพื้นที่ (placeholders) ที่คุณแทรกลงในเอกสารหลัก ณ ตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลเฉพาะปรากฏ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคลิกที่การเชื่อมโยง Address blockหรือ Greeting lineในบานหน้าต่างงานเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลไว้ใกล้ ๆ กับด้านบนสุดของจดหมายประชาสัมพันธ์ผลิตภัณฑ์ใหม่ เพื่อให้จดหมายที่ส่งถึงผู้รับแต่ละคน มีข้อมูลที่อยู่และคำต้อนรับที่กำหนดขึ้นเอง เขตข้อมูลจะปรากฏในเอกสารของคุณภายในเครื่องหมายรูปตัววี ตัวอย่างเช่น «AddressBlock»

18. หากคุณคลิกที่คำว่า More itemsในบานหน้าต่างงาน คุณจะสามารถเพิ่มเขตข้อมูลที่ตรงกับคอลัมน์ใด ๆ ในแฟ้มข้อมูลของคุณลงไป ตัวอย่างเช่น แฟ้มข้อมูลอาจรวมคอลัมน์ที่ชื่อ Personal Noteเอาไว้ด้วย เมื่อเพิ่มเขตข้อมูล Personal_Noteไว้ที่ตอนท้ายของจดหมายแบบฟอร์ม คุณจะสามารถเลือกกำหนดสำเนาแต่ละสำเนาได้ด้วยตัวเอง และทำได้แม้กระทั่งกำหนดซองจดหมาย ด้วยการเพิ่มบาร์โค้ตไปรษณีย์ — หากคุณใช้โปรแกรม Word รุ่นภาษาอังกฤษ (อเมริกัน) — หรือไปรษณีย์อิเล็กทรอนิก (หากคุณติดตั้งโปรแกรมไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกไว้ในเครื่อง)

19. จับคู่เขตข้อมูล หากคุณแทรกเขตข้อมูลที่อยู่ หรือเขตข้อมูลสำหรับบรรทัดคำต้อนรับลงในเอกสาร ระบบจะขอให้คุณเลือกรูปแบบที่คุณต้องการนำมาใช้ ตัวอย่างเช่น ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงภาพกล่องโต้ตอบ Greeting Lineที่เปิดออกเมื่อคุณคลิกที่คำว่า Greeting lineในบานหน้าต่างงาน คุณใช้รายการใต้คำว่า Greeting line formatเพื่อเลือกสิ่งที่คุณต้องการ

20. หากโปรแกรม Word ไม่สามารถจับคู่ส่วนของข้อความต้อนรับหรือที่อยู่กับคอลัมน์ที่อยู่ในแฟ้มข้อมูลของคุณ ทั้งบรรทัดที่อยู่และข้อความต้อนรับจะไม่ได้รับการผสานอย่างถูกต้อง แต่คุณหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้ด้วยการคลิกที่คำว่า Match Fieldsกล่องโต้ตอบ Match Fieldsจะเปิดออก องค์ประกอบของที่อยู่และข้อความต้อนรับจะปรากฏทางด้านซ้าย หัวเรื่องของคอลัมน์จากแฟ้มข้อมูลของคุณจะปรากฏทางด้านขวา โปรแกรม Word ค้นหาคอลัมน์ที่ตรงกับองค์ประกอบแต่ละองค์ประกอบ ในภาพประกอบข้างต้น คุณจะเห็นว่า โปรแกรม Word ได้จับคู่คอลัมน์นามสกุล ของแฟ้มข้อมูล เข้ากับนามสกุล ให้โดยอัตโนมัติ แต่โปรแกรม Word จะไม่สามารถจับคู่องค์ประกอบอื่น เช่น จากแฟ้มข้อมูลนี้ โปรแกรม Word จะไม่สามารถจับคู่ ชื่อ หรือ ที่อยู่ 1

21. เมื่อใช้รายการทางด้านขวา คุณสามารถเลือกคอลัมน์จากแฟ้มข้อมูลที่ตรงกับองค์ประกอบทางด้านซ้าย ในภาพประกอบนี้ คอลัมน์ ชื่อ ได้จับคู่กับ ชื่อ แล้ว และคอลัมน์ ที่อยู่ ตรงกับ ที่อยู่ 1 สิ่งนี้เป็นไปได้หาก Courtesy Title, บริษัท และ ชื่อคู่สมรส ไม่ถูกจับคู่ เนื่องจากคอลัมน์เหล่านี้ไม่สัมพันธ์กับในเอกสารที่คุณกำลังสร้าง เมื่อคุณเพิ่มและจับคู่เขตข้อมูลในเอกสารหลักเสร็จแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเข้าสู่ขั้นตอนต่อไป

22. ภาพแสดงตัวอย่างการผสาน คุณสามารถแสดงตัวอย่างเอกสารที่ผสานแล้วของคุณ และทำการเปลี่ยนแปลงก่อนสิ้นสุดกระบวนการผสานเอกสาร หากต้องการแสดงตัวอย่าง ให้เลือกทำดังนี้ - เลื่อนดูเอกสารที่ผสานแต่ละเอกสารด้วยการใช้ปุ่มถัดไปและก่อนหน้าในบานหน้าต่างงาน -แสดงตัวอย่างเอกสารใดเอกสารหนึ่งได้ด้วยการคลิกที่คำว่า Find a recipient - คลิกที่คำว่า Exclude this recipientหากคุณตระหนักว่า คุณไม่ต้องการรวมระเบียนที่คุณดูอยู่ - คลิก Edit recipient listเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Mail Merge Recipientsที่ ๆ คุณสามารถกรองรายการหากคุณเห็นระเบียนที่คุณไม่ต้องการรวม - คลิก Previousที่ด้านล่างของบานหน้าต่างงาน เพื่อย้อนกลับไปหนึ่งหรือสองขั้นตอน หากคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงอย่างอื่น เมื่อคุณพอใจกับเอกสารที่ผสานแล้ว ให้คลิก Nextที่ด้านล่างของบานหน้าต่างงาน

23. ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ สิ่งที่คุณจะทำต่อจากนี้ จะขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารที่คุณกำลังสร้าง หากคุณกำลังผสานจดหมาย คุณสามารถสั่งพิมพ์จดหมาย หรือแก้ไขจดหมายเหล่านั้น หากคุณเลือกแก้ไขจดหมาย โปรแกรม Word จะบันทึกจดหมายนั้นไว้ในแฟ้มหนึ่ง โดยแต่ละหน้าในเอกสารจะประกอบด้วยจดหมายหนึ่งฉบับไม่ว่าคุณกำลังสร้างเอกสารประเภทใด คุณสามารถพิมพ์ ส่ง หรือบันทึกเอกสารทั้หมดหรือเฉพาะเซ็ตย่อยของเอกสาร โปรดจำไว้ว่า เอกสารผสานที่คุณบันทึก นั้นเป็นเอกสารอีกชุดหนึ่งแยกจากเอกสารหลัก คุณควรบันทึกเอกสารหลักไว้หากคุณวางแผนใช้เอกสารนี้สำหรับการผสานจดหมายอื่น เมื่อคุณบันทึกเอกสารหลัก นอกเหนือจากการบันทึกเนื้อหาและเขตข้อมูลของเอกสารนั้น คุณยังได้บันทึกการเชื่อมต่อของเอกสารเข้ากับแฟ้มข้อมูล เมื่อคุณเปิดเอกสารหลักในครั้งต่อไป ระบบจะขอให้คุณเลือกว่า คุณต้องการให้มีการรวมข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลเข้ากับเอกสารหลักอีกครั้งหรือไม่

24. หากคุณคลิก Yesเอกสารจะเปิดออกพร้อมกับข้อมูลจากระเบียนแรกที่ผสานไว้ หากคุณเปิดบานหน้าต่างงาน (เมนู Toolsเมนูย่อย Letters and Mailingsคำสั่ง Mail Merge) แสดงว่า คุณอยู่ที่ขั้นตอน Select recipientsคุณสามารถคลิกที่ การเชื่อมโยงหลายมิติในบานหน้าต่างงานเพื่อแก้ไขแฟ้มข้อมูล เพื่อรวมระเบียนชุดอื่น หรือเพื่อเชื่อมต่อเข้ากับแฟ้มข้อมูลอื่น หลังจากนั้น คุณสามารถคลิกที่คำว่า Nextที่ด้านล่างของบานหน้าต่างงาน เพื่อทำการผสานในขั้นตอนต่อไป หากคุณคลิก Noการเชื่อมต่อระหว่างเอกสารหลัก และแฟ้มข้อมูลจะนำมาใช้ไม่ได้ เอกสารหลักจะกลายเป็นเอกสาร Word มาตรฐาน เขตข้อมูลจะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลเฉพาะที่มาจากระเบียนแรก