การคำนวนโดย Excel และการทำจดหมายเวียน

1. การคำนวณด้วยโปรแกรม EXCELและการใช้โปรแกรม MicrosoftWord ในการทำจดหมายเวียน

2. นายภาณุพงศ์ คงสวัสดิ์ นิสิตสาขาสารสนเทศศาสตร์ คณะวิทยาการสารสนเทศศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม โดย

3. การสร้างสูตรและใช้ฟังก์ชันในการคำนวณ การใช้สูตรในการคำนวณ การป้อนสูตรในการคำนวณ การอ้างอิงเซลล์หรืองช่วงเซลล์ในสูตร การใช้ฟังก์ชันในตาราง

4. การใช้สูตรในการคำนวณ

5. การใช้สูตรในการคำนวณ

6. การใช้สูตรในการคำนวณ

7. การใช้สูตรในการคำนวณ

8. การใช้สูตรในการคำนวณ

9. การป้อนสูตรในการคำนวณ 1. คลิกเมาส์เลือกเซลล์ที่จะป้อนสูตรคำนวณหาผลรวม 2. พิมพ์เครื่องหมาย = ตามด้วยตำแหน่งของเซลล์ที่ต้องการนำมาคำนวณหาผลรวม เช่น =D4+D5+D6+D7+D8 3. กด Enter เมื่อเขียนสูตรเสร็จ ถ้าพิมพ์สูตรผิด Excel ไม่สามารถคำนวณได้ จะแสดง ERR! ในเซลล์ที่ใช้สูตรคำนวณนั้น

10. การป้อนสูตรในการคำนวณ 1. ถ้าค่าที่คำนวณเป็นตัวเลขเกิน 10หลัก และรูปแบบตัวเลขเป็นแบบทั่วไป คอมพิวเตอร์จะเขียนให้เป็นเลขยกกำลัง เช่น 8.98 E + 10107 ถ้าต้องการให้แสดงเป็นตัวเลขปกติต้องเปลี่ยนรูปแบบเซลล์เป็นแบบตัวเลข 2. ถ้านำข้อมูลต่างประเภทกันมาคำนวณ คอมพิวเตอร์จะแจ้งข้อความว่าผิอดพลาดเป็น # VALUE 3. ข้อมูลประเภทตัวอักษรในแต่ละเซลล์นำมาเชื่อมกันได้โดยใช้เครื่องหมาย & 4. ถ้าใช้สัญลักษณ์ในการคำนวณที่คอมพิวเตอร์ไม่รู้จักจะแจ้งการผิดพลาดเป็น #NAME ถ้าอ้างอิงไม่ถูกต้อง #REF! 5. การเปรียบเทียบค่าระหว่างเซลล์ คอมพิวเตอร์จะแจ้งว่า จริง (True) หรือไม่จริง (False) เท่านั้น

11. การอ้างอิงเซลล์หรือช่วงเซลล์ในสูตร อ้างอิงแบบสัมพัทธ์ (Relative) หมายความว่า เซลล์ใด ที่มีการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ เมื่อถูกสำเนาไปยังเซลล์ใหม่ เซลล์ที่ถูกอ้างอิงในสูตรจะมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ในเซลล์ C1 กำหนดสูตร =A1+B1 ถ้าทำสำเนาสูตรจาก C1 ไป C2 ได้สูตร =A2+B2 ถ้าไปไว้ที่ D1 จะได้สูตร =B1+C1 ตัวอย่าง

12. การอ้างอิงเซลล์หรือช่วงเซลล์ในสูตร การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์(Absolute) หมายความว่าเซลล์ใดที่มีการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ เมื่อถูกสำเนาไปยังเซลล์ใหม่ เซลล์ที่ถูกอ้างอิงในสูตรแบบสัมบูรณ์จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง ตังอย่าง ในเซลล์ B4 กำหนดสูตร =$B$2+$C$3 ถ้าทำการสำเนาสูตร =$B$2+$C$3 จากเซลล์ B4 ไปยังเซลล์ C5 สูตรใน C5 เหมือนเดิม ตัวอย่าง

13. การเปลี่ยนการอ้างอิงเซลล์หรือช่วงเซลล์ในสูตร 1. เลือกเซลล์ที่ต้องการเปลี่ยนการอ้างอิง 2. กดปุ่ม F2 เพื่อขอแก้ไขสูตร และกดปุ่ม F4 จะปรากฏชนิดของการอ้างอิงแต่ละชนิดตามที่ต้องการ โดยจะมีรูปแบบของการใส่เครื่อง $ กำกับเซลล์ 3. กด Enter เมื่อเลือกชนิดตามที่ต้องการได้แล้ว

14. การใช้ฟังก์ชันในตาราง 1.คลิกที่คำสั่งแทรก (Insert) บนเมนูบาร์ เลือกคำสั่ง ฟังก์ชัน (Function) 2. จะเกิดกรอบโต้ตอบ แทรกฟังก์ชัน (Insert Functions)คลิกเลือกรูปแบบฟังก์ชันที่ต้องการ

15. ฟังก์ชันที่ควรรู้จัก =AVERAGE(D5:D20) หมายถึง ค่าเฉลี่ยของค่าที่อยู่ในช่วงเซลล์ D6 ถึง D20 =MAX(D6:D20) หมายถึง ค่าสูงสุดของค่าที่อยู่ในช่วงเซลล์ D6 ถึง D20 =MIN(D6:D20) หมายถึง ค่าต่ำสุดของค่าที่อยู่ในช่วงเซลล์ D6 ถึง D20 =STDEVP(D6:D20) หมายถึง ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานของคาในช่วงเซลล์ D6ถึงD20 =COUNTIF(ช่วงเขตข้อมูล,ค่าที่ต้องการนับ) เช่น =COUNTIF($J$6:$J$20,4) หมายถึง ช่ว 16 ถึง J20 มีเลข 4 กี่เซลล์ (ให้ค่าเป็นจำนวนนับ) =RANK(I6,I$6:I$20,0) หมายถึง ค่าลำดับของตัวเลขในเซลล์ I6 ที่อยู่ในรายการตัวเลขในช่วงเซลล์ I6 ถึง I20 ส่วนตัวเลขศูนย์เป็นการระบุวิธีการจัดเรียงรายการตัวเลขในช่วงที่กำหนดจากมากไปหาน้อย(ถ้าเป็นค่าอื่นที่ไม่ใช่ศูนย์จะเป็นการจัดเรียงรายการ =IF(เงื่อนไข,ค่าที่แสดงเมื่อเงื่อนไขจริง,ค่าที่แสดงเมื่อเงื่อนไขเท็จ) เช่นตัวเลขจากน้อยไปมาก =IF(I6>=80,4,IF(I6>=70,3,IF(I6>=60,2,IF(I6>=50,1,0)))) หมายถึง การหาผลการเรียนตามเงื่อนไข โดยให้คะแนนรวมอยู่ในเซลล์ I6

16. ความผิดพลาดการป้อนสูตรคำนวณ

17. Mail Merge เป็นฟีเจอร์ที่สำคัญใน Microsoft Word ที่ช่วยในการสร้างจดหมาย เช่น จดหมายแจ้งข่าว ที่มีชื่อ และที่อยู่ของผู้รับ โดยปรกติ เราอาจจะพิมพ์ชื่อของแต่ละคนลงไปตรงๆ ในจดหมายนั้น แล้วก็เปลี่ยนชื่อไปเรื่อยๆ ถ้ามีรายชื่อจำนวนมาก ก็ต้องเสียเวลาในการแก้ไขจดหมายแต่ละฉบับ Mail Merge จะช่วยในการนำข้อมูลจากตารางมาใส่ลงในจดหมาย ตามจุดที่เรากำหนด แล้วสามารถสั่งพิมพ์จดหมายตามรายชื่อผู้รับในตารางได้พร้อมกันทีเดียว ทำให้ลดเวลาในการทำงาน และลดความผิดพลาดลงได้ การทำจดหมายเวียนหรือ Mail merge

18. หลักการใช้งาน MailMerge ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียน การทำจดหมายเวียน

20. ตารางข้อมูล ซึ่งเป็นตารางข้อมูลใน Word, Excel หรือ Access นอกจากนี้อาจเป็น TextFile ก็ได้ หลักการใช้งาน MailMerge การสร้างจดหมายเวียน โดย Word จะเอาจดหมายและรายชื่อมา Merge รวมกัน เช่น ในตารางมีรายชื่อลูกค้า นาย A, B, C เมื่อ Merge (รวม) เสร็จจะได้จดหมาย 3 ฉบับ ออกมา คือ จดหมายถึงนาย A, ถึงนาย B และถึงนาย C ซึ่ง Word จะสร้างจดหมายออกมาให้อัตโนมัติ ซึ่งเราสามารถสั่งพิมพ์จดหมายเหล่านี้ออกมา ถึงสั่งให้บันทึกเป็นไฟล์แสดงจดหมายทั้งหมดก็ได้

21. 1. สร้างไฟล์ที่อยู่ไว้ในโปรแกรม Excel พิมพ์ตามปกติ ตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการ ในที่นี้ตั้งว่า “จดหมายเวียน"

22. 2. เปิดโปรแกรม Microsoft word โดยสร้างไฟล์ซองจดหมาย หรือไฟล์บันทึกข้อความที่เราต้องการจะส่งถึง *ตั้งค่าให้ได้ขนาดซองที่ได้ต้องการ หรือเอาไม่บรรทัดวัดซองที่เราต้องการทำก่อนก็ได้ เมื่อตั้งค่ากระดาษแล้วจะได้ดังรูป

23. 3. ไปที่ Tools>>letters and Mailings>>Mail Merge

24. 4. เมื่อคลิกแล้วจะปรากฏเมนูอยู่ทางขาวมือ เลือกประเภทที่เราต้องการให้ Merge ในที่นี่ เลือก letters และ Step 1 เลือก Next: starting document

25. Step 2 เลือก Next: select recipients

26. จะเห็น sheet ต่างๆ แต่เราได้สร้างไว้ใน sheet1 ให้กด OK จะเห็นดังรูป

27. เมื่อกด ok แล้วจะสังเกตได้ว่า มีรายชื่อที่เราได้พิมพ์ไป

28. 5. จะสังเกตเมนูเกี่ยวกับ mail merge ขึ้น ให้เราคลิกเลือกที่ - Insert merge fields เลือก fields ที่ต้องการที่จะ merge ในที่นี่ เราต้องการ

29. เลือกไอคอนรูปภาพ view merge data เพื่อให้แสดงข้อความที่เราจะส่งถึง ดังภาพ ให้เราปรับชิดขอบซ้ายขาวตามที่เราต้องงานเพื่อความสวยงาม

30. 7. เมื่อเราต้องการปริ้นส์ชื่อผู้ส่งถึงคนอื่นให้เราคลิก เมนูข้างบนแล้ว Nextrecord คนต่อไปเรื่อยๆ ตามที่เราต้องการ

31. 8. เมื่อปิดไฟล์แล้วจะเปิดไฟล์ ms-word ขึ้นมาใช้ใหม่ มันจะถามดังรูปไม่ต้องแปลกใจให้ คลิก ok ก็ได้สามารถใช้งานได้เหมือนเดิม ต่อไปนี้เวลาเราจะเพิ่มที่อยู่ก็มาพิมพ์ข้อมูลไปใน ไฟล์ excel แล้วเรียกใช้ได้ทันทีแถมยังสามารถเป็นที่อยู่ไว้เป็นฐานข้อมูลได้อยู่ด้วย *หมายเหตุ เวลาจะเปิดพิมพ์ผู้ส่งถึงในโปรแกรม excel อย่าลืมปิดไฟล์ ms-word ด้วยนะค่ะ ไม่งั้นจะสามารถอ่านได้อย่างเดียวแก้ไขไม่ได้