คู่มือการใช้ Google Docs ซึ่งอธิบายวิธีการสร้าง ค้นหา และแบ่งปันเอกสารร่วมกับผู้อื่น ตลอดจนวิธีการสร้างคอลเล็กชันพื่อจัดเก็บเอกสารในประเภทเดียวกัน และการสร้างฟอร์มให้ผู้อื่นกรอก

1. คูมือการใช Google Docs-
ผศ. ดร. กานดา รุณนะพงศา สายแกว-
ภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร มหาวิทยาลัยขอนแกน-
http://twitter.com/krunapon-
1

2. หัวขอที่จะพูด/
l Google Docs คืออะไร-
l ทำไม Google Docs จึงนาใช-
l วิธีใช Google Docs-
– การสราง คนหา และแบงปนเอกสาร-
– การสรางและแบงปนคอลเล็กชัน-
– การสรางและดูขอมูลของฟอรม-
- 2

3. Google Docs คืออะไร/
l โปรแกรมจัดการเอกสารออนไลนของ Google -
l ลักษณะการใชงานจะคลายกับการใชโปรแกรมในชุด
Microsoft Office (Word Excel PowerPoint)-
l ผูใชสามารถเขาถึงเอกสารแบบออนไลนไดผานการใชเว็บ
เบราวเซอรเชน IE, Chrome, Firefox, Safari เปนตน-
3

4. ทำไม Google Docs จึงนาใช/
l ไมตองติดตั้งโปรแกรม แคเปดเบราวเซอรไปใชที่
http://docs.google.com-
– หากใครไมมี Google account เชน Gmail account, จะตองสมัครใช
งาน Google Docs ดวย-
l ใชงานงาย เหมือนใชออฟฟสบนเครื่องคอมพิวเตอร-
l แลกเปลี่ยนเอกสารได โดยไมตองสงเอกสารไปทางอีเมลหรือคัด
ลอกใส ยูเอสบีแฟลชไดรฟ (USB Flash Drive)-
l ทำงานบนเอกสารเดียวกัน ขณะเดียวกันไดครั้งละหลายคน ซึ่ง
แตละคนสามารถเห็นวาอีกฝายกำลังพิมพอะไรอยู-
4

5. หนาหลักของเอกสาร Google Docs/
5

6. หัวขอที่จะพูด/
l Google Docs คืออะไร-
l ทำไม Google Docs จึงนาใช-
l วิธีใช Google Docs-
– การสราง คนหา และแบงปนเอกสาร-
– การสรางและแบงปนคอลเล็กชัน-
– การสรางและดูขอมูลของฟอรม-
6

7. การสรางเอกสารใหม/
l ไปที่คอลัมนทางดานซายมือ แลวคลิกเมนู “สรางใหม”-
l จากนั้นคลิกประเภทของเอกสารที่ตองการจะสราง-
l สมมุติวาตองการจะสรางเอกสาร ใหเลือก “เอกสาร” -
-
7

8. การเลือกเอกสารเพื่อที่จะดูหรือแกไข/
l หากเอกสารนั้นเพิ่งสรางหรือแกไขในชวงเวลาไมนานมานี้
เชน วันนี้ เมื่อวาน หรือสัปดาหที่แลว จะเห็นชื่อเอกสารใน
รายการเอกสาร-
l คลิกที่ชื่อของเอกสารนั้น-
-
-
8

9. การคนหาเอกสารเพื่อที่จะดูหรือแกไข/
l การคนหาเอกสารนั้นทำไดโดยการใชชองคนหาเอกสาร ซึ่ง
เราไมจำเปนตองพิมพชื่อเอกสารหรือโฟลเดอรทั้งหมด
หากพบเอกสารที่ตองการใหคลิกทีเอกสารดังกลาว-
-
9

10. การแบงปนเอกสารรวมกับผูอื่น/
l เราแบงปนเอกสารรวมกับผูอื่นสามารถทำผานเมนู
แบงปน > การตั้งคาเพื่อแบงปน…-
l ซึ่งจะมีเมนูยอยที่ทำใหมีการ-
– รับลิงกเพื่อแบงปน-
– เชิญบุคคลอื่น-
– สงอีเมลเปนไฟลแนบ- 10

11. การเลือกวิธีการแบงปนเอกสาร/
l สามารถกหนดใหผูใชผูอื่นดูไดอยางเดียว (รูปแบบที่กำหนดไวให
อยูแลว) หรือใหแกไขดวย (ตองคลิกเมนูเปลี่ยน)-
-
11

12. การกำหนดสิทธิ์ของผูอื่นที่เขาถึงเอกสา/
l คลิกที่ชื่อบุคคลนั้น แลวคลิกเมนูสิทธิ์ที่เขามีอยูปจจุบัน
สามารถเปลี่ยนเปนอยางอื่นได-
-
12

13. การสงอีเมลเปนไฟลแนบ/
l สามารถสงอีเมลเปนไฟลแนบโดยไปที่เมนู “แบงปน” แลว
เลือก “เชิญบุคคลอื่น”-
l จากนั้นจะมีหนาตาง “สงอีเมลเปนไฟลแนบ” ปรากฎขึ้น
มา-
-
13

14. การใสรายละเอียดในอีเมลเปนไฟลแนบ/
l สิ่งที่จะตองกรอกคือทีอยูอีเมล (1) สิ่งทีอาจกรอกเพิ่มเติม
ไดคือขอความ (2) และการคลิกสง (3)-
-
14

15. หัวขอที่จะพูด/
l Google Docs คืออะไร-
l ทำไม Google Docs จึงนาใช-
l วิธีใช Google Docs-
– การสราง คนหา และแบงปนเอกสาร-
– การสรางและแบงปนคอลเล็กชัน-
– การสรางและดูขอมูลของฟอรม-
15

16. การสรางคอลเล็กชัน/
l หากมีเอกสารหลายเอกสารที่อยูในประเภทเดียวกัน ควรจะ
สรางคอลเล็กชันเพื่อเก็บเอกสารนั้นใหอยูในที่เดียวกัน-
l คลิกที่เมนู “สรางใหม” แลวเลือก “คอลเล็กชัน”-
16

17. การจัดไฟลไวในคอลเล็กชันที่ตองการ (1/2)/
l คลิกที่เอกสารนั้น แลวคลิกที่เมนู จัดระเบียบ-
17

18. การจัดไฟลไวในคอลเล็กชันที่ตองการ (2/2)/
l เลือกคอลเล็กชันที่ตองการ(1) และคลิกใชในการ
เปลี่ยนแปลง (2)-
18

19. การแบงปนคอลเล็กชันใหกับผูอื่น/
l ในรายชื่อของโฟสเดอรทางดานขวามือ ใหคลิกขวาที่ชื่อ
คอลเล็กชันที่ตองการแบงปน แลวเลือกเมนูแบงปน > การตั้งคา
การแบงปน-
-
19

20. ขอดีของไฟลนำเสนอของ Google Docs/
l ขอดีของการสรางไฟลนำเสนอโดยใช Google Docs คือเรา
ไมตองอัปโหลดไฟลที่แกไขลาสุด ผูใชจะเห็นไฟลลาสุดของ
เราโดยอัตโนมัติ-
l วิธีการแบงปนไฟลนำเสนอแบบใหผูไดลิงกสามารถเห็นสิ่ง
ที่เราเปลี่ยนแปลงลาสุดสามารถทำไดโดยการคลิกเมนู -
20

21. วิธีการแบงปนไฟลนำเสนอ/
• คลิกที่เมนูเผยแพร่/รวม
• แจ้งให้ผู้อื่นทราบเกี่ยวกับ
ลิงก์ที่ได้รับ
21

22. หัวขอที่จะพูด/
l Google Docs คืออะไร-
l ทำไม Google Docs จึงนาใช-
l วิธีใช Google Docs-
– การสราง คนหา และแบงปนเอกสาร-
– การสรางและแบงปนคอลเล็กชัน-
– การสรางและดูขอมูลของฟอรม-
22

23. การสรางฟอรม >> สรางใหม/
1) ไปที่เมนู “สรางใหม” แลวเลือก “แบบฟอรม”-
23

24. การสรางฟอรม >> ใสชื่อฟอรม/
2) ใสชื่อฟอรม (1) และวัตถุประสงคของฟอรม (2)-
-
24

25. การสรางฟอรม >> สรางรายการขอมูล/
3) สรางและแกไขรายการขอมูลในแตละหัวขอของแบบฟอรม
โดยใชเมนูดานขวามือ-
-
-
โดยปกติแลวเมนูที่รายการอยูในตอนแรกก็คือเมนูแกไข ซึ่ง
ทำใหสามารถแกไขรายการโดยการเขียนขอมูลลงไป
รายการนั้นได-
- 25

26. การสรางฟอรม >> แกไขรายการขอมูล/
4) จากนั้นใหกรอกหัวขอคำถาม หากมีขอความชวยเหลือ ก็สามารถ
กรอกไดเชนกัน หากเปนคำถามที่บังคับใหตอบ ใหคลิกเลือก
กำหนดใหเปนคำถามที่ตองตอบ แลวคลิกปุม เสร็จสิ้น-
-
-
26

27. การสรางฟอรม >> แกไขประเภทคำถาม /
l ในรายการที่มีอยูในฟอรมอยูแลวนั้น ประเภทคำถามจะ
เปนขอความ แตเราสามารถเปลี่ยนประเภทของคำถามได
โดยการคลิกที่ประเภทคำถาม-
-
27

28. การสรางฟอรม >> กำหนดคำถามที่ตองตอบ/
l จากนั้นหากตองการจะใหผูกรอกฟอรมตองตอบคำถามนี้ก็
คลิกตรง Make this a required question-
l จากนั้นคลิก Done เพื่อบอกวาแกไขคำถามนี้เสร็จแลว-
l หลังจากคลิก Done จะเห็นคำถามที่พรอมใช-
-
-
28

29. การสรางฟอรม >> เพิ่มรายการ/
5) หากตองการสรางรายการหรือคำถามเพิ่ม ไปที่เมนู “เพิ่ม
รายการ” แลวเลือกประเภทของขอมูลที่ตองการใหผูใช
ฟอรมกรอก-
-
-
29

30. การสรางฟอรม >> การแบงปนลิงกฟอรม/
6) หลังจากกรอกทุกคำถามที่ตองการในฟอรมแลว ก็ดูที่อยู
ของฟอรมเพื่อแจงใหผูที่เราตองการใหกรอกฟอรมทราบ-
l ที่อยูของฟอรมจะอยูขางลางสุดของฟอรม ตัวอยางของที่
อยูแสดงในรูป-
-
-
30

31. การดูขอมูลที่ถูกกรอกแลวในฟอรม/
l ขอมูลที่ถูกกรอกในฟอรมจะถูกเก็บไวในไฟลสเปรตชีตใน
Google Docs ซึ่งเราสามารถคลิกดูไดเลยและจัดการฟอรม
ผานเมนู “แบบฟอรม” ในตัวอยางนี้มีคนตอบแลว 41 คน-
-
31

32. การทำใหสูตรอัปเดตโดยอัตโนมัติ/
l บอยครั้งที่ฟอรมจะมีการใชสูตรคำนวณ เชน ฟอรมในการ
สั่งซื้อหนังสือ จะมีการคำนวณคาหนังสื อและคาสงจาก
จำนวนหนังสือที่ผูกรอกฟอรมระบุ-
l หากตองการใหผลการคำนวณโดยใชสูตรปรากฎโดย
อัตโนมัติโดยที่ไมตองคัดลอกสูตรในแตละแถวลงมา
สามารถทำไดโดยใช arrayformula -
l ตัวอยาง: หากสูตรคือ =A2*100 ก็เปลี่ยนใหใช
=arrayformula(A2:A*100)- 32

33. ตัวอยางการใชงานการอัปเดตสูตรคำนวณ/
33

34. การแสดงขอมูลบางสวนจากฟอรมที่กรอก/
l =importrange(“DocumentKey”, “SheetName”)-
l =importrange("tvymrDU-
rrLQ0c6g7ivMV5Q","Sheet1!A1:A50")-
l ตัวอยางการใชงาน-
– ใชเพื่อแสดงผลขอมูลบางสวนใหกับผูใชทั่วไปหรือผูใช
บางกลุม-
34

35. ตัวอยางการแสดงขอมูลบางสวน/
l แบบฟอรมออนไลนที่ใหผูใชกรอก-
l ไฟสสเปรตชีตที่เฉพาะเราเห็น-
l ไฟลสเปรตชีตที่เราอนุญาตใหผูอื่นเห็น-
35

36. แบบฟอรมออนไลนที่ใหผูใชกรอก/
36

37. ไฟลสเปรตชีตที่เปนผลลัพธ/
เฉพาะเราเห็น
37
เลือกข้อมูลบางส่วนให้คนอื่นเห็น

38. สรุป/
l Google Docs มีประโยชนมากในการทำงานรวมกับผูอื่น
โดยใชเอกสารรวมกัน -
– ทำใหสามารถเห็นขอมูลที่คนอื่นแกไขไดอยางรวดเร็ว-
– ทำใหประหยัดเวลาในการสงอีเมลแนบไฟลหลายครั้ง-
– ทำใหประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสารหลายเวอรชัน-
l การสรางฟอรมและรับขอมูลที่กรอกในฟอรมโดยใช
Google Docs เปนวิธีที่คนทั่วไปสามารถนำไปใชไดงาย-
38

39. ขอบคุณคะ/
• สามารถสงคำถามและขอแนะนำไปไดที่ krunapon@kku.ac.th-
• ขอมูลอื่นๆและสไลดอื่นๆ ของวิทยากร-
o http://gear.kku.ac.th/~krunapon-
o http://gotoknow.org/krunapon-
o http://twitter.com/krunapon-
o http://www.slideshare.net/krunapon-
o http://scribd.com/ksaikaew-
39