12. 5. ตัวช่วยทางด้านขวามือจะเข้าสู่ขั้นที่ 2 เป็นการเลือกจดหมายต้นฉบับ ให้เลือก Use the current document แล้วมองมาข้างล่าง ให้เลือกคำสั่ง Next: Select recipients
13. 6.ตัวช่วยทางด้านขวามือจะเข้าสู่ขั้นที่ 3 เป็นการเลือกผู้รับจดหมาย ให้เลือก Use an existing list แล้วคลิกคำสั่ง Browse จะปรากฏหน้าต่าง Select Data Source นั่นคือ ให้เราไปเลือกไฟล์ผู้รับ ในที่นี้คือไฟล์ MS Excel 2003 ของเราที่ชื่อว่า Data.xls นั่นเอง แล้วคลิกปุ่ม Open
15. 8. จะปรากฏหน้าต่าง Mail Merge Recipients จะเห็นได้ว่า MS Word มองเห็นข้อมูลที่เราเลือกมาจากไฟล์ Excel ซึ่งในขั้นตอนนี้ ที่หน้าต่างนี้ เราสามารถเลือกผู้รับได้ว่า ต้องการหรือไม่ต้องการให้ส่งถึงใครบ้าง ถ้าต้องการส่ง ให้เลือกเช็คบ็อกซ์ด้านหน้า เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม OK
16. 9. MS Word จะปิดหน้าต่าง Mail Merge Recipients ต่อจากนี้ให้มองลงมาข้างล่าง แล้วเลือกคำสั่ง Next: Write your letter
21. 15. ตัวเลือกทางขวามือจะเปลี่ยนไป ถ้าเราเลือกข้อมูลมาดีแล้ว ขั้นตอนนี้สามารถข้ามได้เลย โดยมองลงมาข้างล่างแล้วเลือกคำสั่ง Next: Complete the merge 16. จะปรากฏว่าตัวเลือกทางด้านขวาเปลี่ยนไป โดยเข้ามาสู่ขั้นตอนสุดท้าย ในขั้นตอนนี้ขอแนะนำว่าให้เลือกคำสั่ง Edit individual letters เพื่อให้ MS Word สร้างจดหมายของแต่ละคนให้ โดยจะเป็นไฟล์ต่อเนื่องกัน มีเนื้อความเหมือนกัน แต่ต่างกันตรงที่ฟิลด์ (จาก Excel) ที่ใส่ลงไปนั่นเอง
22.
23. 17. เมื่อคลิกคำสั่ง Edit individual letters แล้วจะปรากฏหน้าต่าง Merge to New Document ให้เลือก All แล้วคลิกปุ่ม OK จะได้ว่า MS Word จะสร้างไฟล์ใหม่ เนื่องจากขั้นตอนที่ 1 เราเลือก Letters ดังนั้น MS Word จะสร้างไฟล์ใหม่ชื่อว่า letter1.doc (อย่าสับสนกับไฟล์จดหมายต้นฉบับ letter.1.doc นะคะ) แล้วทำซ้ำจดหมายเดิม แล้วเอาค่าจากฟิลด์ใน Excel ไปแปะใส่ ทำอย่างนี้ข้อมูลครบทุกอัน