1. โดย นายวัชรพล หิรัญคำ รหัสนิสิต 53011213075 นิสิตชั้นปีที่ 2 สาขา สารสนเทศศาสตร์ คณะวิทยาการสารสนเทศ รายวิชา Office Automation กลุ่มเรียนที่ 1 1/2554 มหาวิทยาลัยมหาสารคาม

2. การคำนวณสูตรด้วยโปรแกรม Microsoft Excel โปรแกรม Microsoft Excel มีความสะดวกในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ โดยเฉพาะการคำนวณ บวก ลบ คูณ หาร จัดว่าเป็นพื้นฐานของการคำนวณอย่างยิ่ง การคำนวณผลลัพธ์ที่มีจำนวนหลายเซลล์นั้น โปรแกรม Microsoft Excel สามารถคำนวณได้ด้วยสูตร ซึ่งมีความถูกต้องและชัดเจน 1. การคำนวณตามหลักพื้นฐานทางคณิตศาสตร์ 1.1 การใช้เครื่องหมายคณิตศาสตร์ในโปรแกรม Microsoft Excel + แทน การคำนวณหาผลบวก - แทน การคำนวณหาผลลบ * แทน การคำนวณหาผลคูณ / แทน การคำนวณหาผลหาร = แทน การคำนวณหาผลลัพธ์

3. 1.2 กฎเกณฑ์การคำนวณ - ทุกครั้งที่ต้องการคำนวณจะต้องพิมพ์เครื่องเท่ากับ (=) ก่อนทุกครั้ง - เมื่อกำหนดสูตรการคำนวณเรียบร้อยแล้วให้กดแป้น Enter ตัวอย่าง เช่น คำนวณหาผลลัพธ์ที่เซลล์ A4 หาผลบวก A2+B3=A2+B3 หมายถึง พิมพ์เท่ากับที่เซลล์ A4 แล้วให้คลิกที่เซลล์ A2 พิมพ์เครื่องหมายบวกแล้วคลิกที่เซลล์ B3 กดแป้น Enter กรณีคำนวณจำนวนมากกว่า 2 เซลล์สามารถทำได้ เช่น =A2+B3+C4+D5 หมายถึง การคำนวณหาผลบวกเซลล์ A2 , B3 , C4 , D5

4. 1.3 สูตรพื้นฐานการทำงาน sum การคำนวณหาค่าผลรวม average การคำนวณหาค่าเฉลี่ย max การหาค่าสูงสุด min การหาค่าต่ำสุด

5. 1.4 รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ = สูตร ( เซลล์ต้นทาง : เซลล์ปลายทาง ) เช่น =sum(B2:B5)

6. 1.5 รูปแบบการใช้ฟังก์ชั่นในการคำนวณ 1.5.1 การใช้ IF =IF( อ้างอิงเซลล์ / เครื่องหมายอ้างอิง / ขอบเขตที่ 1,“ ผลลัพธ์” , IF( อ้างอิงเซลล์ / เครื่องหมายอ้างอิง / ขอบเขตที่ 2,“ ผลลัพธ์” , IF( อ้างอิงเซลล์ / เครื่องหมายอ้างอิง / ขอบเขตที่ 3,“ ผลลัพธ์” , ....., IF( อ้างอิงเซลล์ / เครื่องหมายอ้างอิง / ขอบเขตที่ n,“ ผลลัพธ์” , “ ผลลัพธ์ที่ไม่อยู่ในขอบเขต” )))...) n กดแป้น Enter หมายเห ตุ n แทน ขอบเขตสุดท้ายที่ต้องการค้นหา เช่น =IF(G5>=80,"4",IF(G5>=75,"3.5",IF(G5>=70,"3",IF(G5>=65,"2.5",IF(G5>=60,"2",IF(G5>=55,"1.5",IF(G5>=50,"1","0")))))))

7. 1.5.2 การใช้ COUNTIF รู ปแบบ COUNIF =COUNIF ( อ้างอิงเซลล์ต้นทาง : อ้างอิงเซลล์ต้นปลายทาง ,“ ผลลัพธ์ที่ต้องการหา” ) ตัวอย่างการคำนวณ =COUNTIF(F2:F6,"A") รวม : ให้ใช้สูตร SUM ผลการเรียน (1) : ให้ใช้สูตร IF โดยใช้ อ้างอิง (1) ผลการเรียน (2) : ให้ใช้สูตร IF โดยใช้ อ้างอิง (2) สำหรับการคำนวณหา COUNTIF อ้างอิง (3) : ให้อ้างอิงผลการเรียน 1 อ้างอิง (4) : ให้อ้างอิงผลการเรียน 2

8. การคำนวณผลรวมอัตโนมัติ ( SUM) การคำนวณผลรวมโดยไม่ต้องใช้สูตรคำนวณแค่คลิกเมาส์ 1. พิมพ์รายการที่ต้องการคำนวณหาค่าผลรวม 2. คลิกเมาท์ที่ไอคอน " ผลรวมอัตโนมัติ " แล้วลากเมาท์เลือกเลขที่ต้องการค่าผลรวม 3. กด Enter จะได้ผลรวมตามนั้น

9. วิธีการคำนวณแบบข้าม Sheet 1. ให้ทำการสร้างข้อมูลให้มีข้อมูลทั้ง 2 ชีท ดังรูปด้านล่างนี้ รูปที่ 1 รูปที่ 2

10. 2. หลังจากนั้นให้เลือกในชีทที่ 2 แล้วเลือกเซลล์ที่ต้องการจะคำนวณ ให้พิมพ์ข้อความดังรูปแล้วคลิ๊กเลือก ที่ sheet1 3. คลิ๊กเลือกเซลล์ที่ต้องการคำนวนให้สังเกตูที่ Formula bar จะปรากฎที่อยู่ของ sheet และ เซลล์ ที่ใช้ในการคำนวณ

11. 4. พิมพ์สูตรต่อจากสูตรที่ปรากฏใน formula bar ดังรูป แล้วกดปุ่ม enter จะได้ผลดังรูปที่ 2 รูปที่ 1 รูปที่ 2 ให้สังเกตุดูว่าสูตรที่เราคำนวณนั้น จะปรากฏในเซลล์ที่เราเลือกในตอนแรก หลังจากนั้นให้ Copy สูตรลงมาให้ครบทุกเซลล์

12. 5. หลังจากนั้นให้ลองทำอีกครั้งที่ช่อง " คิดเป็นเงิน " ในผลของ OT วันหยุด และ copy ลงมาให้ครบทุกเซลล์ ดังรูป

13. การใช้งานโปรแกรม Microsoft Word ในการทำจดหมายเวียน

14. สร้างจดหมายเวียน สร้างจดหมายเวียน การทำจดหมายเวียนนั้น จะใช้ Wizard สร้างโดยจะทำไปทีละขั้นตอนตามลำดับ ช่วยให้สร้างจดหมายเวียนได้สะดวกและง่ายขึ้น บางขั้นตอนอาจแตกต่างกันบ้างขึ้นอยู่กับ ว่าได้เลือกเอกสารหลักที่จะทำจดหมายเวียนเป็นประเภทใด ซึ่งมีขั้นตอนในการทำทั้งหมด 6 ขั้นตอน

15. ขั้นตอนที่ 1 ของ 6 : เลือกประเภทของเอกสาร 1) เลือก Tools ( เครื่องมือ ) Letters and Mallings ( จดหมายและเมล ) Mail Merge ( จดหมายเวียน ) 2) คลิกเลือกชนิดของเอกสรที่จะทำจดหมายเวียน ให้เลือก Letters ( จดหมาย ) 3) คลิก Next: Starting document ( ถัดไป : กำลังเริ่มเอกสาร ) เลือก Tools ( เครื่องมือ ) Letters and Mallings ( จดหมายและเมล ) Mail Merge ( จดหมายเวียน ) 1 คลิกเลือกชนิดของเอกสารที่จะใช้ 2 3

16. ขั้นตอนที่ 2 ของ 6 : เลือกเอกสารที่จะนำมาใช้ ในขั้นตอนนี้จะเลือกไฟล์เอกสารที่จะทำจดหมายเวียน ซึ่งมี 3 แนวทางด้วยกัน 4) คลิก Use the current document ( ใช้เอกสารปัจจุบัน ) เพื่อใช้เอกสารที่กำลังเปิด อยู่นี้ทำจดหมายเวียน • หรือคลิก Start from a template ( เริ่มจากแม่แบบ ) เพื่อสร้างจดหมายจากเทมเพลตที่มีอยู่ จากนั้นคลิกที่ Select Template ( เลือกแม่แบบ ...) แล้วเลือกเทมเพลต ที่ต้องการจากแท็บ จดหมายเวียน • หรือคลิก Start from existing document ( เริ่มจากเอกสารที่มีอยู่ ) เพื่อใช้จดหมายที่ได้ทำไว้แล้ว จากนั้นเลือกไฟล์ที่ต้องการโดยคลิกปุ่ม Open ( เปิด ) 5) คลิก Next: Select recipients ( ถัดไป : เลือกผู้รับ ) 4 5

17. ขั้นตอนที่ 3 ของ 6 : สร้างฐานข้อมูลรายชื่อผู้รับ ในขั้นตอนนี้จะกำหนดแหล่งข้อมูลผู้รับ เช่น ชื่อ ที่อยู่ ซึ่งอาจอยู่ในไฟล์ของ Excel, Access , รายชื่อผู้ที่ติดต่อด้วยของ Outlook หรือแม้แต่ไฟล์ของ Word ก็ได้เช่นเดียวกัน แต่ข้อมูลแต่ละฟีลด์จะต้องคั่นด้วยแท็บหรือเก็บอยู่ในตาราง และข้อมูลของผู้รับแต่ละคนต้องอยู่คนละบรรทัด หรืออาจเลือกวิธีสร้างฐานข้อมูลและใส่ข้อมูลลงไปใหม่ได้เลย ดังนี้ 8 9 10 6 7

18. 6) คลิกออปชั่น Type a new list ( พิมพ์รายการใหม่ ) 7) คลิก Create ( สร้าง ) เพื่อเริ่มป้อนข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในฐานข้อมูล ( ถ้าจะสร้างรายชื่อเป็นตารางใน Word เก็บไว้ก่อนให้ดูในหัวข้อถัดไป ) 8) ป้อนข้อมูลในช่องฟีลด์ต่าง ๆ เช่น ชื่อ ในช่อง FirstName และนามสกุล ในช่อง LastName และข้อมูลอื่น ๆ ของผู้รับชื่อแรก 9) คลิกปุ่ม New Entry ( รายการใหม่ ) เพื่อป้อนรายชื่อต่อไป 10) กรอกข้อมูลผู้รับถัดไป โดยทำซ้ำขั้นที่ 8 – 9 จนกว่าจะใส่ชื่อครบ จากนั้นให้คลิกปุ่ม Close ( ปิด ) 11) ข้อมูลที่ป้อนไว้จะถูกเก็บไว้เป็นไฟล์ฐานข้อมูล ให้ตั้งชื่อฐานข้อมูลนี้ ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่ใช้กับโปรแกรม Microsoft Access ( ไฟล์ชนิด . mdb) จากนั้นคลิก Save ( บันทึก ) 12) โปรแกรมจะแสดงรายชื่อทั้งหมดที่ได้ป้อนไว้ ให้คลิกเครื่องหมาย 􀀹 หน้าชื่อเพื่อเลือกสร้างจดหมายส่งให้ชื่อนั้น หรือคลิกซ้ำเพื่อไม่เลือก ( ถ้าจะย้ายคอลัมน์ ให้คลิกลากเมาส์ตรงชื่อคอลัมน์ที่จะย้าย แล้วนำไปปล่อยท้ายคอลัมน์ที่ต้องการ ) 13) คลิก OK ( ตกลง ) 14) คลิก Next: Write your letter ( ถัดไป : โปรดเขียนจดหมายของคุณ )

19. 11 กำหนดชื่อที่ใช้ 12 คลิกเลือกชื่อผู้ใช้ 13

20. ขั้นตอนที่ 4 ของ 6 : วางองค์ประกอบในจดหมาย ในขั้นตอนนี้ถ้ายังไม่ได้สร้างจดหมาย ให้เริ่มเขียน โดยเว้นที่ใส่ชื่อ - ที่อยู่ของผู้รับไว้ 15) คลิกเมาส์ตรงตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลของผู้รับ ในตัวอย่างจะใส่ ชื่อหน่วยงานผู้รับ 16) คลิกที่ Address block ( ช่องที่อยู่ ) 17) เลือกรูปแบบการจัดวางชื่อ 18) คลิก OK ( ตกลง ) 19) คลิกเมาส์ตรงที่จะใส่ข้อมูลของผู้รับในจุดอื่น ในตัวอย่างจะใส่คำนำหน้าชื่อ ชื่อ - นามสกุลของผู้รับ 20) คลิกที่ More items ( รายการเพิ่มเติม ) เพื่อเลือกใส่เฉพาะข้อมูลที่ต้องการเพิ่มเข้าไป

21. 15 คลิกเมาส์ตรงที่จะใส่ข้อมูลผู้รับคลิกเลือกชื่อผู้ใช้ 17 18 19 16 20

22. 21) คลิกในชื่อฟีลด์ข้อมูลที่ต้องการใส่ 22) คลิกปุ่ม Insert ( แทรก ) 23) ทำซ้ำขั้นตอนที่ 20 – 22 เมื่อใส่ข้อมูลที่ต้องการจนครบ ให้คลิกปุ่ม Close ( ปิด ) 24) จัดระยะห่างของแต่ละข้อมูล หรือแยกไว้คนละบรรทัด รวมทั้งเลือก ฟอนต์ ( Font) หรือขนาด ( Size) ตามต้องการ ( ถ้าต้องการลบข้อมูลที่ใส่ ไว้ให้เลือกข้อมูลนั้นแล้วกด Delete 25) คลิก Next: Previews your letters ถัดไป : แสดงภาพตัวอย่างจดหมาย ของคุณ ) เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป เพื่อดูตัวอย่างจดหมาย 24 21 22 23

23. ขั้นตอนที่ 5 ของ 6 : ดูตัวอย่างรายชื่อในจดหมาย 26) ในขั้นตอนนี้จะแสดงตัวอย่างจดหมายแต่ละฉบับที่มีชื่อ - นามสกุลของผู้รับแต่ละคนใส่เข้ามา เพื่อตรวจสอบความถูกต้องให้คลิก เพื่อดูจดหมายของผู้รับถัดไป หรือคลิก เพื่อดูจดหมายของผู้รับก่อนหน้า 27) คลิก Next: Complete the merge ( ถัดไป : การผสานเสร็จสมบูรณ์ ) 26 27

24. ขั้นตอนที่ 6 ของ 6 : พิมพ์จดหมาย 28) คลิก Print ( การพิมพ์ ) เพื่อพิมพ์จดหมายออกทาง Printer โดยจะเป็นการพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับที่มีเนื้อหาเหมือนกัน และมีชื่อที่อยู่ของผู้รับต่างกันออกไป ตามที่เลือกไว้ก่อนหน้านี้ ( คลิกเลือกได้ที่แถบเครื่องมือจดหมายเวียน คลิกเลือก Merge to Print ( ผสานไปยังเครื่องพิมพ์ ) 29) เลือกรายชื่อที่จะพิมพ์ ( สามารถทยอยสั่งพิมพ์ได้ ) จากนั้นคลิก OK ( ตกลง ) • All ( ทั้งหมด ) พิมพ์ทุกรายชื่อ • Current record ( ระเบียนปัจจุบัน ) พิมพ์เฉพาะข้อมูลที่เลือกแสดงในขั้นที่ 26 • From: ( จาก :) ข้อมูลลำดับที่ To: ( ถึง :) ถึงลำดับที่ 30) ในไดอะล็อกบ็อกซ์ Print เลือกชื่อเครื่องพิมพ์ กำหนดจำนวนชุดที่จะพิมพ์ แล้วคลิก OK ( ตกลง )

25. 28 เลือกรายชื่อแล้วคลิกหรือพิมพ์จดหมาย ออกทางเครื่องพิมพ์ 30

26. สร้างซองจดหมายเวียน การพิมพ์ซองจดหมายจำนวนมาก สามารถทำได้เหมือนการสร้างจดหมายเวียน แต่ในขั้นตอนที่ 1 ให้เลือกเอกสารหลักเป็น Envelops ( ซองจดหมาย ) และในขั้นตอนที่ 2 เลือกขนาดของซองจดหมาย และวิธีการใส่ซองในเครื่องพิมพ์ ( ลักษณะการใส่ซองของตัวเลือกการพิมพ์ อาจแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับเครื่องพิมพ์และรุ่นของเครื่องพิมพ์ที่ใช้อยู่ ) ขั้นตอนอื่น ๆ จะคล้ายกัน 2 เลือกซองจดหมาย 3 1 4 เลือกกำหนดออปชัน 8

27. 5 6 7

28. 15 16 17 18 ขั้นตอนที่ 9 – 14 ทำเช่นเดียวกับตัวอย่างก่อนหน้านี้ ทำซ้ำในขั้นตอนที่ 15 – 18 เพื่อแทรกชื่อฟีลด์ข้อมูลอื่นให้ครบตามต้องการ

30. ขอบคุณที่มา http://ict.moph.go.th/elearning/Word2_detail/content.html http://www.webthaidd.com/excel/webthaidd_article_939_.html