20140414111308 topik 8 alat penyelesaian masalah

PENGENALAN
Selamat datang ke Topik 8. Topik ini berkisar kepada alat penyelesaian masalah di
mana kita akan melihat pelbagai alat yang selalu digunakan dalam penyelesaian
masalah. Alat-alat ini akan membantu anda dalam memahami situasi yang rumit
dan sukar. Tanpa alat-alat ini, sesetengah masalah akan menjadi kompleks. Jika
digunakan dengan betul, alat-alat ini boleh membantu anda dalam memecahkan
masalah kepada komponen-komponen yang boleh dikendali, dan ini seterusnya
dapat membantu dalam pembinaan penyelesaian.
Terdapat enam alat utama penyelesaian masalah yang anda akan pelajari sebentar
lagi. Kita akan mulakan dengan peralatan umum yang paling mudah iaitu
TTooppiikk
88
Alat
Penyelesaian
Masalah
HASIL PEMBELAJARAN
Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Menyenarai alat paling umum yang digunakan dalam penyelesaian
masalah;
2. Menghurai percambahan minda, penanda aras, gambar rajah kesan
dan sebab, carta alir, analisis SWOT dan matriks senarai keutamaan
sebagai alat penyelesaian masalah;
3. Menentukan bila dan bagaimana setiap alat penyelesaian masalah
digunakan; dan
4. Mengaplikasi alat bersesuaian secara berkesan pada masalah yang
anda hadapi.

TOPIK 8 ALAT PENYELESAIAN MASALAH168
percambahan minda. Ini diikuti oleh alat yang lebih kompleks iaitu penanda aras,
gambar rajah sebab dan kesan, carta alir, analisis SWOT, dan matriks keutamaan.
Setiap alat ini secara umumnya akan diterangkan dari segi definisi, dan bagaimana
menggunakannya. Sudahkah anda bersedia untuk mempelajari keenam-enam alat
ini? Mari kita mulakan!
PERCAMBAHAN MINDA
Kita mulakan topik ini dengan percambahan minda. Pertama sekali, mari kita
pelajari apakah itu percambahan minda?
(a) Apakah percambahan minda?
Sedarkah anda bahawa kita sebenarnya menggunakan percambahan minda
dalam cara yang tidak formal dalam banyak situasi kehidupan harian.
Katakan anda bersama sekumpulan rakan cuba membuat keputusan hendak
makan di mana. Anda mungkin terlibat dalam bentuk percambahan minda
paling asas iaitu semua orang memberi cadangan hendak makan di mana
dan yang mana kebanyakan rakan anda setuju, itulah yang dipilih.
Percambahan minda boleh dimulakan oleh sesi „mencambah‰ dengan
perkataan-perkataan terpilih secara rawak. Perkataan ini bertindak sebagai
pemangkin bagi menjana idea.
Memandangkan idea di sebalik percambahan minda ialah membuka satu
kemungkinan tak dijangka bersifat pelbagai dan menghapuskan prekonsepsi
yang mungkin dikaitkan dengan masalah, adalah penting tiada kritikan idea
semasa percambahan minda. Idea-idea sepatutnya dianalisis dengan kritikal
untuk membuang kemungkinan yang kurang berkesan atau praktikal hanya
selepas sesi percambahan minda itu selesai.
(b) Siapa menggunanya?
Tahukah anda siapa yang menggunakan teknik ini? Sesiapa sahaja patut
dijemput bersama menyertai sesi percambahan minda. Umumnya, terdapat
had praktikal bagi siapa yang sepatutnya menyertai tetapi dengan alat yang
betul (hardware), beratus orang boleh terlibat (seperti sesi atas talian). Lebih
ramai yang terlibat, lebih lama idea terkumpul, dan ini kadang kala
menyebabkan lebih sukar untuk menentukan satu idea yang terbaik.
Namun, ada kebaikannya jika ramai yang terlibat dalam sesi percambahan
minda, iaitu terjelmanya idea-idea baru dan radikal. Jika anda menjemput
8.1
Percambahan minda adalah satu teknik yang membantu satu kumpulan
menjana sebanyak mungkin idea dalam masa yang singkat.

TOPIK 8 ALAT PENYELESAIAN MASALAH 169
orang dengan perspektif yang berbeza, anda berkemungkinan dapat melihat
lebih penjanaan idea inovatif oleh kumpulan itu.
(c) Bagaimana menggunanya?
Bagaimanakah caranya untuk kita menggunakan percambahan minda ini?
Percambahan minda boleh dilaksanakan dengan mengikuti enam langkah
berikut:
(i) Definisikan dan bersetuju dengan objektif. Jelaskan kepada ahli apa
tujuan sesi percambahan minda ini dilakukan.
(ii) Jelaskan kaedah yang akan digunakan. Beritahu ahli-ahli yang anda
terbuka pada apa jua idea dan pandangan lain supaya ahli-ahli boleh
meluahkan banyak idea kreatif.
(iii) Berikan masa untuk merujuk kembali tujuan sesi itu. Minta ahli-ahli
memikirkan tentang objektif yang dicadang atau topik dalam satu
jangka masa yang ditetapkan.
(iv) Jana idea. Inilah bahagian sesi percambahan minda yang sebenarnya.
Ahli-ahli kumpulan akan mencadang idea dan penyelesaian, manakala
anda mencatitnya di atas carta flip (flip chart).
(v) Bincangkan idea-idea. Apabila senarai sudah lengkap, berbincanglah
dengan ahli-ahli untuk:
• Menjelaskan maksud sesetengah idea,
• Menggabungkan idea-idea yang mengandungi maksud yang sama,
dan
• Membuang idea yang keluar dari topik.
(vi) Akhir sekali, capai persetujuan. Semasa anda berbincang dengan yang
lain di dalam kumpulan, akan ada yang bercanggah pendapat tentang
idea dan pendapat yang diberikan. Walau bagaimanapun, pastikan
kumpulan bersetuju dengan idea yang diterima daripada sesi
percambahan minda. Benarkan diri anda mengambil masa selama lima
hingga 15 minit untuk mencapai kata sepakat. Akhir sekali, anda dan
ahli-ahli lain perlu sedar bahawa idea yang dipersetujui ramai adalah
penyelesaian terbaik bagi masalah tersebut.
Selain itu, bagi memastikan percambahan minda sebagai teknik yang
berguna dan berkesan ketika digunakan, anda perlulah mematuhi beberapa
garis panduan.Terdapat lima garis panduan yang boleh diikuti, seperti
berikut:
(i) Seorang ketua perlu dicalonkan bagi mengawal sesi percambahan
minda. Beliau perlu mendefinisi masalah, menetapkan kriteria dan

memantau sesi itu. Beliau juga perlu bertindak sebagai pemangkin
untuk memulakan perbincangan dan menggalakkan penyertaan aktif
daripada semua yang terlibat. Sebaik mungkin, beliau tidak perlu
memberikan ideanya sendiri kerana ini mungkin akan menyekat
peluang orang lain memberi idea.
(ii) Sebarang sesi percambahan minda perlu melibatkan individu daripada
pelbagai bidang dan kepakaran agar keputusan yang dibuat
mengambil kira sudut dan pandangan daripada pelbagai aspek dan
bidang.
(iii) Elemen gembira atau lucu boleh dimasukkan ke dalam latihan
percambahan minda. Ini dilakukan dengan cara menggalakkan
kreativiti seperti membenarkan penjanaan idea-idea yang tidak
praktikal. Anda perlu ingat bahawa tiada isu „idea bodoh‰ dalam sesi
percambahan minda. Walau bagaimanapun, ketua perlu memastikan
ahli berada dalam perspektif dan had yang munasabah. Misalnya, jika
sekumpulan ahli perancang bandar duduk bersama memikirkan
masalah sampah berlebihan, menghantar sampah ke Marikh bukannya
satu idea yang munasabah.
(iv) Sebagaimana dinyatakan tadi, pentingnya tiada kritikan atau penilaian
idea semasa sesi dijalankan kerana ini mungkin menghadkan kreativiti.
(v) Sesi sepatutnya direkod untuk penilaian pada masa hadapan. Ini boleh
dilakukan dengan mencatat nota tetapi yang adalah lebih ideal
merekod secara audio atau video untuk menonjolkan atmosfera
kreativiti dan individu yang paling kreatif.
Akhir sekali, tahukah anda bahawa latihan percambahan minda boleh
dilaksanakan oleh individu secara berasingan, dalam kumpulan, atau
gabungan kedua-duanya? Ini adalah kerana percambahan minda secara
individu mungkin boleh menghasilkan lebih kepelbagaian dalam idea tetapi
pembinaan idea itu tidak dilakukan dengan baik.
(d) Percambahan minda individu dan kumpulan
Sebaliknya, percambahan minda secara berkumpulan pula mungkin kurang
menjana idea tetapi cenderung untuk membina idea yang lebih mendalam.
Selain itu, tahap kreativiti dan pengetahuan antara ahli kumpulan cenderung
membenarkan lebih penerokaan terhadap apa jua idea. Walau
bagaimanapun, terdapat satu masalah dengan percambahan minda secara
berkumpulan iaitu individu yang amat kreatif tetapi tidak suka bercakap
atau malu bercakap cenderung untuk kurang menyumbang. Ini merupakan
satu kerugian daripada segi sumbangan idea yang bernas.

PENANDA ARAS
Sekarang kita beralih pula ke penanda aras. Sebelum kita pergi lebih jauh, pertama
sekali tahukah anda apakah maksud penanda aras?
(a) Apa dia penanda aras?
Penanda aras adalah proses mengukur dan membanding proses-proses
dalaman organisasi dengan proses-proses dalaman organisasi lain yang
mempunyai amalan terbaik untuk mengkaji cara memperbaiki proses-proses
tersebut.
Selain itu, ia merupakan satu teknik yang digunakan untuk membina idea-
idea baru bagi penambahbaikan dengan cara menentukan, memahami dan
mengadaptasi proses-proses terpilih.
(b) Siapa penggunanya?
Siapakah yang menggunakan teknik ini? Mana-mana pihak yang
mempunyai minat tersendiri boleh menggunakannya. Namun perlu diingat
bahawa anda perlu melibatkan individu yang berpengetahuan dalam proses-
proses yang sedang dianalisis kerana penglibatan mereka adalah penting
dan amat diperlukan.
(c) Bagaimana menggunanya?
Bagaimanakah pula cara menggunakannya? Terdapat lapan cara untuk kita
menggunakan teknik penanda aras, seperti berikut:
(i) Pilih sebuah organisasi yang anda hendak buat sebagai penanda aras.
(ii) Hubungi organisasi yang hendak ditanda aras bagi menjelaskan
keinginan anda.
(iii) Jika boleh, lawati organisasi itu untuk mengumpul data:
8.2
Dalam sesi percambahan minda, selalu terdapat kecenderungan untuk
mengenepikan idea-idea yang nampak seolah-seolah tidak/kurang
bagus, walau pun terdapat usaha untuk tidak melakukannya.
Fikirkan peraturan yang anda boleh pakai untuk menggalakkan
perkara seperti ini tidak berlaku semasa sesi percambahan minda
(misalnya, „idea-stopper‰ perlu tinggal lebih lama untuk membersih
bilik selepas sesi dibuat). Anda mungkin mahu percambahan minda
idea tentang hal ini.
AKTIVITI 8.1

• Fikirkan maklumat apa yang anda ingin kumpulkan.
• Hantar soalan-soalan ke organisasi yang hendak dilawati terlebih
dahulu supaya mereka boleh bersedia dengan lawatan anda.
(iv) Pastikan agenda lawatan anda sudah sedia dan lengkap.
(v) Tentukan mesyuarat, dan kemudian lawati organisasi yang hendak
ditanda aras dan kumpulkan jawapan kepada persoalan anda.
(vi) Perkongsian maklumat seharusnya wujud secara bersama, dan anda
sepatutnya bersetuju menyediakan data yang boleh dibanding tentang
organisasi anda sendiri dengan organisasi yang ditanda aras.
(vii) Analisis perbezaan dalam proses-proses antara organisasi anda dan
organisasi yang ditanda aras.
(viii) Bentangkan hasil penemuan kepada ahli kumpulan, kemudian
tentukan sasaran baru dan guna hasil dalam proses penambahbaikan
tersebut.
GAMBAR RAJAH SEBAB DAN KESAN
Alat penyelesaian ketiga yang akan anda pelajari ialah gambar rajah sebab dan
kesan. Pertama sekali, tahukah anda apakah maksud gambar rajah sebab dan
kesan ini?
(a) Apakah dia gambar rajah sebab dan kesan?
Gambar rajah kesan dan sebab merupakan teknik yang menggabungkan
percambahan minda dengan kegunaan satu peta konsep.
Ia berguna dalam membantu kita mengambil kira kesemua sebab masalah
lebih jauh dari apa yang boleh kita bayangkan pada mulanya. Terdapat
beberapa gambar rajah alternatif berkaitan tentang sebab dan kesan yang
termasuklah gambar rajah ikan atau tulang ikan dan gambar rajah ishikawa.
Anda boleh merujuk Rajah 8.1 dan Rajah 8.2 yang menunjukkan gambar
rajah tulang ikan dan contohnya.
8.3

Rajah 8.1: Komponen utama gambar rajah tulang ikan
Rajah 8.2: Satu contoh gambar rajah tulang ikan yang kompleks

Berdasarkan dua rajah tadi, cuba anda perhatikan jumlah sebab atau faktor
yang boleh terkandung dalam sesuatu gambar rajah? Bagaimanakah gambar
rajah ini boleh membantu dalam mengenal pasti sebab sesuatu masalah?
Cuba anda fikirkan.
(b) Bagaimana menggunakan alat ini?
Bagaimanakah pula caranya untuk kita menggunakan alat ini? Anda boleh
mengikuti lima langkah berikut untuk membina dan menggunakan gambar
rajah sebab dan kesan. Kita akan merujuk Rajah 8.2 sebagai contoh untuk
menggambarkan bagaimana gambar rajah tulang ikan dibuat berdasarkan
lima langkah ini:
(i) Kenal pasti masalah:
Pada sebelah kiri kertas, tulis masalah dan kemudian lukis satu garisan
secara mendatar merentas kertas bermula daripada masalah.
(ii) Fikirkan faktor-faktor utama yang terlibat:
Lukis garisan-garisan berlabel daripada tengah garisan yang dilukis di
atas bagi mewakili setiap faktor yang menyumbang kepada masalah.
Teroka semua faktor terlibat sehingga semua telah termasuk. Faktor-
faktor yang diambil kira mungkin merangkumi keterlibatan orang,
sistem, alat, bahan dan sebagainya.
(iii) Kenal pasti sebab-sebab yang mungkin:
Ambil kira faktor yang mungkin berkaitan dengan sebab masalah yang
anda telah kenal pasti di atas. Lukiskan ini dengan garisan mendatar
lebih kecil dari garisan yang dilukis pada bahagian (ii) di atas.
(iv) Analisis gambar rajah anda:
Teroka setiap faktor dengan lebih mendalam. Siasat sama ada penilaian
anda adalah betul dan sama ada anda perlukan pencarian lebih lanjut
tentang sebab-sebab masalah.

CARTA ALIR
Alat penyelesaian masalah keempat yang akan diperkenalkan kepada anda ialah
carta alir. Pertama sekali, anda perlu mengetahui apakah yang dimaksudkan
dengan carta alir. Tahukah anda apakah maksudnya?
(a) Apa dia carta alir?
Carta alir ialah satu bentuk gambar rajah sistem yang dipermudahkan untuk
mempamerkan bagaimana langkah-langkah dalam satu proses berkaitan
antara satu sama lain.
Carta alir merupakan satu alat yang berguna dalam penyelesaian masalah
kerana ia membantu kita mendefinisi dan menganalisis masalah. Selain itu,
ia juga dapat memberi gambaran langkah demi langkah yang jelas tentang
potensi sebab-sebab masalah. Pendekatan langkah demi langkah ini
membenarkan kita mereka bentuk penyelesaian bagi bidang-bidang spesifik
yang memerlukan penambahbaikan.
(b) Bagaimana menggunakannya?
Apakah komponen-komponen dalam carta alir? Berikut adalah komponen-
komponen yang terlibat dalam carta alir:
(i) Simbol-simbol yang dikaitkan dengan anak panah mewakili langkah-
langkah proses dan hubungan mereka.
8.4
Masalah: Lebih ramai pelajar sekolah pergi ke kafe siber selepas
sekolah
Gunakan diagram tulang ikan untuk mengenal pasti punca sebab-
sebab masalah. Faktor penyebab dikategorikan kepada 4M
(Manpower, Machines, Methods, Materials). Kategori utama lain yang
selalu digunakan ialah:
(a) 4P (Place, Procedure, People, Policies)
(b) 4S (Surrounding, Suppliers, Systems, Skills)
Anda boleh menggunakan satu daripada kategori di atas, gabungan
apa jua cara atau kaedah sendiri. Kategori-kategori ini bukanlah
acuan di dalam batu (cast in stone); ia adalah untuk membantu anda
mengorganisasikan idea anda dengan lebih tersusun.
SEMAK KENDIRI 8.1

(ii) Tiga simbol utama digunakan dalam melukis carta alir.
• Bulatan memanjang digunakan bagi mewakili permulaan atau
tamatnya sesuatu proses;
• Segi empat bagi menunjukkan arahan atau tindakan; dan
• Tiga segi mewakili keputusan (lihat Rajah 8.3 dan Rajah 8.4).
Terdapat banyak lagi simbol yang boleh digunakan di dalam carta alir.
Anda boleh mencari apakah simbol-simbol tersebut di Internet.
(iii) Setiap simbol dilabel bagi menunjukkan apa yang diwakilinya dan
semua adalah berkait antara satu sama lain dengan anak panah bagi
menunjukkan kemajuan proses.
Rajah 8.3: Bahagian komponen satu carta alir biasa

Rajah 8.4: Satu carta alir mudah menunjukkan satu proses dan mengenal pasti
bagaimana ia meneruskan/maju
(c) Melukis carta alir
Jadi, bagaimanakah caranya melukis carta alir menggunakan komponen-
komponen yang telah dibincangkan tadi? Terdapat lima langkah dalam
melukis carta alir. Lima langkah tersebut ialah:
(i) Mula dengan menyenaraikan semua tugasan berhubung dengan
proses yang anda kaji;
(ii) Lukis dan labelkan 'MULA' di carta alir (di dalam bulatan memanjang);

(iii) Teruskan membina carta alir dengan melukis tindakan dan keputusan
yang bersesuaian dalam turutan supaya semua ini dapat dihubungkan
dengan anak panah. Jangan lupa menggunakan simbol yang betul bagi
setiap tugasan.
(iv) Teruskan membuat carta alir sehingga anda sampai ke tamat. Label
tugasan akhir sebagai 'TAMAT' (di dalam bulatan memanjang, sama
seperti Langkah ii); dan
(v) Cuba sedaya upaya memadankan setiap proses di atas pada SEHELAI
kertas sahaja. Jika proses anda terlalu rumit untuk dilukis, cuba lihat
semula. Sekiranya carta alir tersebut perlu diteruskan melangkaui
keluasan sehelai kertas, anda perlu menggunakan simbol dikenali
sebagai 'penyambung'. Penyambung ini adalah berbentuk bulatan
nombor dan ianya digunakan untuk menghubungkan carta alir yang
berasingan.
Cuba anda perhatikan kegunaan bentuk-bentuk yang telah diterangkan tadi dan
bagaimana ia digunakan dalam Rajah 8.4. Adakah anda rasa mudah atau tidak?
Mari kita cuba dengan membuat semak kendiri berikut.
ANALISIS SWOT
Sekarang kita beralih pula ke analisis SWOT. Seperti biasa, anda perlu mengetahui
apakah itu yang dimaksudkan SWOT. Tahukah anda apakah maksudnya?
(a) Apa dia SWOT?
SWOT ialah singkatan bagi KEKUATAN (STRENGTH), KELEMAHAN
(WEAKNESSES), PELUANG (OPPORTUNITIES) dan ANCAMAN
(TREATS). SWOT merupakan satu teknik yang selalu digunakan dalam
konteks perniagaan bagi membolehkan organisasi mengenal pasti bidangnya
dalam sesuatu pasaran.
8.5
Proses: Bagaimana hendak membuat tiga cawan kopi yang berbeza:
(a) Tiada susu atau gula;
(b) Mengandungi susu atau gula; dan
(c) Mengandungi susu tetapi tiada gula.
Cuba anda lukis satu carta alir bagi proses di atas.
SEMAK KENDIRI 8.2

Selain itu, ia juga boleh digunakan secara peribadi untuk memahami cara
terbaik bagi anda mengambil kesempatan terhadap kebolehan
dan kelebihan anda sendiri untuk berjaya.
Analisis SWOT juga membolehkan anda membuka peluang yang mungkin
anda sendiri tidak sedar selain membantu anda bersedia untuk menghadapi
ancaman atau bahaya yang akan datang.
Bilakah masanya analisis SWOT boleh digunakan? Analisis SWOT boleh
digunakan dalam banyak konteks berbeza. Konteks yang paling berkesan
adalah apabila digunakan sebagai alat dalam situasi di mana terdapatnya
persaingan daripada orang lain. Ini merangkumi bukan sahaja persekitaran
perniagaan tetapi juga aktiviti-aktiviti lain seperti sukan (terutamanya sukan
berpasukan seperti bolasepak). Anda boleh melihat Rajah 8.5 bagi
memahami bagaimana analisis SWOT dilakukan.
Rajah 8.5: Ilustrasi analisis SWOT (analisis menyeluruh tentang keseluruhan situasi)
Akhir sekali, bagaimanakah caranya menggunakan SWOT? Berdasarkan
Rajah 8.5, anda dapat membuat:
(i) Analisis Dalaman: Kaji kekuatan dan kelemahan organisasi anda, dan
nilaikan keupayaan organisasi anda.
(ii) Analisis Luaran: Daripada fakta utama dalam analisis persekitaran,
kenal pasti peluang dan ancaman yang terbuka bagi organisasi anda.
Maklumat tambahan boleh didapati daripada pengguna atau
pelanggan anda dengan cara tinjauan atau menggunakan „lembaran
catatan‰ (tally sheet).

(iii) Tentukan sama ada data yang terkumpul merangkumi peluang luaran
atau ancaman.
(iv) Melalui maklumat yang dikumpul dalam Langkah i dan ii, bentangkan
data dalam bentuk jadual.
(v) Maklumat dalam bentuk jadual ini boleh digunakan untuk membina
strategi yang dapat:
• memaksimumkan kekuatan dan peluang organisasi anda;
• mengurangkan kelemahan; dan
• meminimumkan ancaman yang dihadapi supaya objektif
organisasi boleh tercapai.
MATRIKS KEUTAMAAN
Akhir sekali, mari kita lihat alat penyelesaian terakhir yang akan kita pelajari iaitu
matriks keutamaan. Sebelum kita pergi jauh, adakah anda tahu apa maksudnya?
(a) Apa dia matriks keutamaan?
Matriks keutamaan ialah satu alat yang berguna untuk mencapai
persetujuan dalam satu kumpulan bagi penyelesaian masalah atau
pembuatan keputusan.
Ia membenarkan anda menyusun isu-isu berdasarkan skor dalam kriteria
tertentu yang mengikut kepentingan anda atau pasukan anda. Ini
membuatkannya menjadi alat yang berguna bagi masalah mengikut
keutamaan.
Bagaimanakah cara untuk kita menggunakannya? Terdapat lima langkah
dalam matriks keutamaan yang perlu anda ikuti. Lima langkah tersebut
ialah:
8.6
Cari maklumat lanjut tentang analisis SWOT dari laman sesawang
berikut dan bincangkan dengan rakan anda manakah yang lebih
bagus penerangannya:
1. http://www.quickmba.com/strategy/swot/
2. http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_05.htm
AKTIVITI 8.2

(i) Jalankan satu sesi percambahan minda dan penuhkan matriks
keutamaannya.
(ii) Di dalam lajur pertama, tuliskan masalah yang dinyatakan dalam sesi
percambahan minda itu.
(iii) Di dalam lajur kedua hingga keempat, definisikan kriteria anda.
Contoh kriteria biasa ialah:
• Kekerapan: Berapa kerap masalah timbul?
• Kepentingan: Masalah mana yang paling penting berdasarkan pada
kriteria terpilih?
• Boleh dilaksanakan: Sejauh mana usaha menyelesaikan masalah
terpilih adalah praktikal dan realistik?
(iv) Anda boleh membina apa jua kriteria yang anda rasa penting bagi
masalah anda. Kriteria lain termasuklah kos, nilai, keselamatan, masa
dan tempoh.
(v) Selepas sahaja anda habis mendefinisikan kriteria, biarkan individu
yang menyertai dalam pembinaan penyelesaian mengundi. Setiap
orang boleh mengundi setiap kriteria (selalunya sebanyak tiga kali).
Jumlah undi ini membolehkan anda menyusun masalah anda
mengikut keutamaannya.
Jadual 8.1 menunjukkan satu contoh matriks keutamaan yang dibina oleh
sekumpulan individu. Ia adalah untuk mendapatkan kata sepakat tentang
bagaimana mengendalikan masalah umum yang dihadapi oleh sebuah organisasi
hospital tertentu.

Jadual 8.1: Menyusun Keutamaan Masalah Menggunakan Matriks Keutamaan
Masalah Kekerapan Kepentingan
Boleh
Dilaksanakan
Jumlah
Markah
Tiada temujanji waktu
tenghari
5 0 0 5
Lewat mendaftar 6 1 5 12
Analisis makmal tidak
lengkap
9 11 6 26
Jagaan pergigian tidak
cukup
10 12 8 30
Doktor tidak mencukupi 6 0 5 11
Tidak cukup bahan
makmal
3 0 0 3
Ambulans rosak 0 3 0 3
Pengasingan pesakit 7 12 11 30
Masa menunggu lama 7 14 15 36
Pesakit tidak
menghormati staf
4 6 10 20
Akhir kata, anda boleh meneroka Internet untuk mengetahui apakah alat-alat
penyelesaian masalah yang lain. Antara alat menarik yang mungkin menarik
perhatian anda ialah:
(a) Penghargaan (maklumat lanjut di laman
http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_01.htm);
(b) „Drill Down‰ (maklumat lanjut di laman
http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_02.htm); dan
(c) Gambar rajah sistem (maklumat lanjut di laman
http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_04.htm).
Sebagai penutup, berikut adalah garis panduan asas yang boleh anda ikuti bagi
mencari penyelesaian terhadap sesuatu masalah:
• Jika masalah yang ingin anda selesaikan sudah pun diselesaikan orang lain,
pelajarilah terlebih dahulu penyelesaian tersebut, walau pun anda ingin
memperbaikinya.
• Mula dengan menyelesaikan versi termudah bagi masalah tersebut.
• Bina penyelesaian anda secara meningkat.
• Elakkan dari menfokus pada satu penyelesaian.
• Elakkan tanggapan tersembunyi.
• Bersabar dan tekun.
• Jangan mengharap untuk menjumpai jawapan yang tekal.

• Alat-alat penyelesaian masalah merangkumi teknik-teknik mudah dan biasa
digunakan seperti gambar rajah alir ke teknik khusus seperti analisis SWOT.
• Alat ini digunakan bagi mengendali analisis terperinci terhadap masalah
untuk membantu anda melihat banyak faktor dalam cara berstruktur dan
bermetodologi.
• Alat penyelesaian masalah boleh dibahagikan kepada dua kategori. Set
pertama mengandungi alat umum yang boleh digunakan untuk menyelesai
apa jua situasi. Ini merangkumi: percambahan minda, penanda aras, gambar
rajah kesan dan sebab; dan carta alir.
• Set kedua diaplikasikan pada situasi khusus. Ini termasuklah analisis SWOT;
meramal dengan spreadsheet; analisis risiko.
• Percambahan minda adalah satu kaedah untuk membina penyelesaian kreatif
bagi masalah dengan memikirkan sebanyak mungkin penyelesaian dan
dengan menekankan idea sejauh mungkin.
• Penanda aras ialah satu tenik di mana anda membandingkan proses-proses
satu organisasi dengan organisasi serupa untuk mengkaji cara bagi
memperbaiki proses-proses itu.
• Gambar rajah sebab dan kesan membantu anda memikirkan melalui sebab-
sebab masalah dengan teliti. Pendekatan ini menggabungkan percambahan
minda dengan penggunaan peta konsep. Gambar rajah sebab dan kesan juga
dikenali sebagai gambar rajah tulang ikan dan gambar rajah Ishikawa.
Bina satu matriks keutamaan dengan rakan sekelas, rakan sekerja
atau keluarga anda. Apakah isu semasa yang paling penting pada
anda dan rakan sekelas/sekerja anda? Pilih apa sahaja isu yang
menarik perhatian anda (isu kontemporari dan terkini adalah satu
pilihan menarik; cuba cari dalam suratkhabar isu-isu atau masalah
yang anda fikirkan perlu diberi perhatian). Kendalikan isu pilihan
tersebut melalui satu matriks keutamaan. Adakah anda akan
mendapat hasil yang menarik dan tidak terjangka?
AKTIVITI 8.3

• Carta alir ialah gambar rajah menunjukkan bagaimana langkah-langkah dalam
satu proses sepadan bersama. Ini membuatkannya menjadi alat yang berguna
bagi menunjukkan bagaimana proses-proses dijalankan. Ia juga dapat
mendokumentasikan secara jelas bagaimana sesuatu kerja itu dilakukan.
• Analisis SWOT ialah satu teknik yang berkesan bagi memahami kekuatan
(strength) dan kelemahan (weakness), dan juga mencari peluang (opportunity)
dan ancaman (treat).
• Matriks keutamaan ialah satu teknik yang berguna di mana anda boleh
menggunakannya dengan ahli pasukan lain untuk mencapai persetujuan
tentang sesuatu isu. Matriks membantu anda menyusun masalah atau isu
(selalunya dijana melalui percambahan minda) dengan kriteria tertentu yang
penting pada anda.
Alat penyelesaian masalah
Analisis SWOT
Carta alir
Gambar rajah sebab dan kesan
Matriks keutamaan
Penanda aras
Percambahan minda
1. Alat-alat penyelesaian masalah boleh dibahagikan kepada dua kategori.
Apakah DUA kategori ini? Berikan contoh alat dalam setiap kategori ini.
2. Sebelum menyelesaikan masalah dan sebelum memilih alat paling sesuai
untuk menyelesaikan masalah, anda terlebih dahulu perlu merancang
penyelesaian. Apakah kepentingan merancang proses penyelesaian
masalah?
3. Apakah maksud percambahan minda dan berapa kerap ia digunakan?
4. Bagi memastikan kejayaan percambahan minda, terdapat beberapa
peraturan yang perlu diikuti. Apakah peraturan-peraturan tersebut?
5. Gambar rajah sebab dan kesan membantu anda memikirkan tentang sebab-
sebab masalah secara teliti. Pendekatan ini menggabungkan percambahan
minda dengan kegunaan peta konsep. Kebaikan utamanya ialah ia
membuatkan anda memikirkan semua sebab masalah, daripada hanya

menfokus pada yang ketara sahaja. Ini dikenali sebagai gambar rajah
tulang ikan dan gambar rajah Ishikawa. Bagaimanakah gambar rajah-
gambar rajah ini dibina? Huraikan dengan ringkas langkah-langkah yang
terlibat dan lukis satu gambar rajah bagi menggambarkannya.
6. Apakah maksud carta alir? Bolehkah anda bina satu carta alir mudah untuk
menunjukkan sesuatu proses asas pilihan anda?
7. Apakah maksud analisis SWOT?
8. Matriks keutamaan ialah satu teknik yang berguna untuk anda gunakan
bersama ahli pasukan bagi mencapai persetujuan tentang sesuatu isu.
Bagaimanakah caranya anda menyusun keutamaan isu-isu yang perlu
diberi perhatian?
DeBono, E. (1992). Serious creativity. New York:Harper Business.
Harris, R.(1998). Introduction to problem solving. Retrieved December 2, 2011,
from http://www.virtualsalt.com/crebook3.htm.
MindTools.com. (2010). Problem solving techniques. Retrieved December 2, 2011,
from http://www.mindtools.com/pages/main/newMN_TMC.htm.

20140414111308 topik 8 alat penyelesaian masalah

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to 20140414111308 topik 8 alat penyelesaian masalah

Similar to 20140414111308 topik 8 alat penyelesaian masalah (20)

More from Semut Hitam

More from Semut Hitam (8)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

20140414111308 topik 8 alat penyelesaian masalah