Kajian ini membincangkan penggunaan Dropbox untuk pendigitalan dokumen surat masuk di IPGKPT. Dropbox memudahkan pengedaran dokumen secara digital serta menjimatkan kos, ruang dan sumber. Kajian menggunakan analisis SWOT untuk menilai kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman penggunaan Dropbox. Dapatan menunjukkan Dropbox berjaya memudahkan pengedaran dokumen secara digital di IPGKPT.

1. 1
Kajian Awal Pendigitalan Dokumen di IPGKPT
(Preliminary Study of Documents Digitalization in IPGKPT)
Mohamed Nazul Ismail1,2
, Mahamsiatus Kamaruddin1,3
, Nor’Aini Mohamed Nor1,4
, Muhammad Ehsan Rozlan1,5
,
Normah Abd Aziz1,6
1
IPG Kampus Pendidikan Teknik, Bandar Enstek, Negeri Sembilan
2
nazulmaster@yahoo.com, 3
siatus09@gmail.com, 4
norainimn@gmail.com, 5
ekhsanrozlan85@gmail.com,
6
noermah2002@yahoo.co.uk
Abstrak
Perkembangan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK) mencetuskan pelbagai bentuk perkhidmatan
baru secara digital. Di antara penyampaian maklumat terkini adalah berkonsepkan proses sinkronisasi
melalui penggunaan perkhidmatan cloud computing dalam pengurusan organisasi. Sehingga kini,
penyelidikan berkaitan perkhidmatan cloud computing untuk pengurusan dokumen organisasi tidak
banyak dilakukan. Sehubungan itu, kajian ini bertujuan membincangkan penggunaan salah satu
perkhidmatan cloud computing iaitu aplikasi Dropbox dalam pengurusan pendigitalan dokumen surat
masuk di IPG Kampus Pendidikan Teknik (IPGKPT). Kajian ini menggunakan pendekatan analisis
SWOT berdasarkan empat dimensi utama iaitu kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman bagi
menjelaskan pelaksanaan pengurusan pendigitalan dokumen secara cloud computing. Sumbangan utama
daripada kajian ini adalah untuk mengenal pasti faktor kejayaan bagi pengurusan pendigitalan dokumen
surat masuk di IPGKPT. Selain itu, secara tidak langsung menjelaskan mengenai aspek yang
mempengaruhi perubahan proses kerja harian, penjimatan sumber tenaga dan mengoptimum penggunaan
TM dalam pengurusan organisasi.
Kata kunci : Pendigitalan, cloud computing, analisis SWOT
1.0 Pengenalan
Penggunaan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK) dikenalpasti memainkan peranan
penting dalam merapatkan jurang digital di antara masyarakat. TMK berpotensi mewujudkan
jaringan sinkronisasi perkhidmatan secara digital dalam kalangan agensi penyedia perkhidmatan
dengan komuniti dan turut diperluaskan di institusi pendidikan. Fokus pengurusan institusi
pendidikan adalah bagi memenuhi keperluan pengurusan pelajar dan pelbagai aspek pengurusan
akademik. Menurut Badie et al. (2014), seperti agensi pengurusan yang lain, pihak universiti atau
institut pendidikan tinggi perlu menggunakan aplikasi TMK seperti emel, sistem pengurusan
maklumat, laman web dan internet dalam pengurusan perkhidmatan akademik. Namun,
disebabkan kekangan kewangan serta keperluan semasa yang semakin mencabar dan meningkat,
kebanyakan institusi pendidikan didapati menghadapi masalah dalam menyediakan kemudahan
pengurusan yang lancar berasaskan aplikasi TMK terutama dalam urusan surat rasmi. Justeru,
walaupun pelbagai aplikasi TMK yang sedia ada telah pun digunakan bagi melancarkan
perkhidmatan secara digital, namun masih terdapat pengurusan seperti surat menyurat masih
disediakan secara luar talian (offline) dan menggunakan dokumen salinan keras (hardcopy).
Penggunaan aplikasi cloud computing merupakan revolusi TMK yang pesat berkembang dan
merupakan alternatif yang dikenalpasti dapat membantu memenuhi keperluan pengurusan
akademik secara digital. Pelbagai kemudahan cloud computing telah dibangunkan bagi
memenuhi keperluan pengguna dan telah diterima baik oleh kebanyakan organisasi (Elsanhouri
et al. 2012). Pelbagai syarikat utama seperti Amazon, Google, IBM, Sun, Cisco, Dell, HP, Intel,

2. 2
Novell, Oracle, Asus, Windows dan sebagainya, melabur bagi membangunkan aplikasi cloud
computing dan menawarkan kepada individu atau pihak syarikat menggunakan penyelesaian
berasaskan cloud computing. Ianya penting bagi mengoptimumkan penggunaan teknologi,
menjimatkan ruang dan mempunyai tempat simpanan yang tekal serta dapat melancarkan
perkongsian maklumat secara cepat tanpa perlu pengguna memikirkan membayar kos bagi
pembangunan perisiaan atau kerja penambahbaikan (maintenance) termasuk latihan dan
sebagainya. Aplikasi ini didapati telah meluas digunakan di pelbagai syarikat mahupun di sektor
kerajaan (Do & Cheverst 2015).
Namun, kemudahan cloud computing masih jarang dimanfaatkan dalam pengurusan di institusi
pendidikan (Badie et al. 2014). Memandangkan terdapat pelbagai kajian menjelaskan faedah
cloud computing, pengurusan masuk surat rasmi secara pendigitalan menggunakan kemudahan
cloud computing telah dirintis dan diimplementasi di Institut Pendidikan Guru Kampus
Pendidikan Teknik (IPGKPT) bermula pada tahun 2014 yang lalu. Bagi melancarkan aktiviti
tersebut, kajian ini akan membincangkan penggunaan perkhidmatan cloud computing percuma
iaitu aplikasi Dropbox dalam pengurusan pendigitalan dokumen surat masuk di IPGKPT.
Pendekatan analisis SWOT berdasarkan empat dimensi utama iaitu kekuatan, kelemahan,
peluang dan ancaman dijelaskan bagi mengenalpasti faktor kejayaan bagi pelaksanaan
pengurusan pendigitalan dokumen secara cloud computing di IPGKPT. Secara khususnya,
objektif kajian ini adalah untuk:
(a) menjelaskan penggunaan aplikasi TMK secara cloud computing dalam pengurusan di
IPGKPT
(b) mengenalpasti faktor kejayaan pengurusan pendigitalan menggunakan cloud computing di
IPGKPT
2.0 Latar Belakang Kajian - Pendigitalan Dokumen Secara Cloud Computing di
IPGKPT
Persekitaran cloud computing merupakan perkhidmatan aplikasi TMK terkini yang berkembang
pesat. Aplikasi ini wujud seiring dengan kemajuan teknologi komputer seperti augmented
reality, virtualization, grid computing, web services, mobile apps dan sebagainya. Merujuk
(Lamba dan Singh 2011), cloud computing bukanlah hanya sekadar sebuah teknologi, platform
penyedia perkhidmatan, pelayan atau storan atas talian, malahan merupakan kombinasi gabungan
kesemuanya. Aplikasi ini mempunyai kelebihan dari aspek ketegaran sistem, ekonomikal dan
teknologi (Lamba & Singh, 2011) seperti dijelaskan dalam Jadual 1 di bawah.
Ketegaran Sistem Ekonomikal Teknologi
 Anjal (Elasticity) – keupayaan
infrastruktur disesuaikan
mengikut keperluan pengguna,
contoh : saiz fail, bilangan
pengguna serentak dan lain-lain
 Kebolehpercayaan (Reliability) –
keupayaan berterusan operasi
 Kualiti Perkhidmatan (Quality of
Service) – sokongan keperluan
perkhidmatan tertentu dan / atau
 Jimat (cost reduction) –
perkhidmatan disesuai dengan
pengguna (pilihan pakej) tanpa
perlu memikirkan kos
pembangunan dan
penyelenggraan aplikasi.
 Bayar ikut penggunaan (Pay per
use) –kos bayaran mengikut
kapasiti saiz perkhidmatan
diguna
 Mudah dikendali (Ease of use) –
tidak memerlukan latihan khusus
 Tiada sempadan capaian
(Location independent) – aplikasi
boleh di akses di mana-mana
tanpa halangan persekitaran alatan
 Berbilang pengguna (Multi
tenancy) –sumber sama boleh
dikongsi pelbagai pengguna dan /
atau pada masa sama

3. 3
sumber luar, contoh :
menawarkan perkhidmatan
dengan kos yang rendah,
berupaya menampung pelbagai
aplikasi, berkongsi platform dan
berprestasi tinggi.
 Kesediaan (Availability) –
kesediaan perkhidmatan dan
akseskembali maklumatsecara
berulang kali dan dapat dikongsi
pada pelbagai persekitaran lain
 Jimat masa (Improved time to
market) – pengguna boleh
menumpukan pada matlamat
perniagaan / pekerjaaan
 Teknologi hijau (Going green) –
penjimatan penggunaan sumber
dan ruang
 Pengurusan data (Data
managmenet) – kemampuan
menangani saizdata (scalability),
mempunyai rutin backup serta log
aktiviti
Jadual 1 : Kelebihan Cloud Computing (Sumber : Lamba & Singh 2011)
Memandangkan kepada kekuatan yang ada dalam teknologi cloud computing pihak pengurusan
IPGKPT bercadang mengaplikasi kekuatan ini kepada pengurusan pendigitalan dokumen surat
masuk. Sehubungan dengan itu satu kajian rintis terhadap penggunaan platform ini dilakukan.
Pendigitalan dokumen dalam kajian ini adalah merupakan proses memindahkan bahan fizikal
dokumen daripada bentuk salinan keras (hard copy) ke salinan lembut (softcopy) dan pengedaran
dokumen secara digital meliputi proses merekod dan menyimpan supaya boleh dikongsi, diedar
dan dirujuk bagi tindakan selanjutnya. Proses ini sesuai dengan keperluan semasa bagi
menjimatkan kos, sumber tenaga, kertas dan ruang penyimpanan secara pengurusan yang
berhemah.
3.0 Reka Bentuk Kajian
3.1 Kaedah Kajian
Pendekatan kajian ini menggunakan pendekatan penyelidikan kualitatif sebagai pilihan
pengumpulan data. Merujuk Krippendoff (2004), penyelidikan berasaskan pendekatan tersebut
didefinisikan sebagai suatu proses inkuiri untuk memahami isu melalui pandangan responden
yang terlibat serta dijalankan dalam keadaan sebenar dan semulajadi. Kajian ini dilakukan
merujuk kajian lapangan pemerhatian bersama pegawai yang terlibat atau kumpulan berfokus.
Tempoh kajan ini dijalankan di antara Julai – September 2014.
Kajian ini menggunakan pendekatan analisis SWOT berdasarkan empat dimensi utama iaitu
kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman bagi menjelaskan pelaksanaan pengurusan
pendigitalan dokumen secara cloud computing. Sumbangan utama daripada kajian ini adalah
untuk mengenal pasti faktor kejayaan bagi pengurusan pendigitalan dokumen surat masuk di
IPGKPT. Selain itu, secara tidak langsung menjelaskan mengenai aspek yang mempengaruhi
perubahan proses kerja harian, penjimatan sumber tenaga dan mengoptimum penggunaan TMK
dalam pengurusan organisasi bagi melancarkan penggunaan platform cloud computing pada
masa akan datang di institusi.

4. 4
4.0 Dapatan Kajian
4.1 Aplikasi Dropbox dalam Pengurusan di IPGKPT
Perlaksanaan aplikasi ini melibat pihak berkepentingan dan tatacara pengurusan dokumen. Setiap
pihak mempunyai peranan yang tersendiri di dalam menjayakan proses kerja ini. Pihak
berkepentingan dalam perlaksanaan pendigitalan dokumen terdiri daripada:
i. Ketua Jabatan dan Ketua Unit
ii. Ketua Khidmat Pengurusan dan Ketua Kerani
iii. Pembantu Tadbir Fail
(a) Pihak Berkepentingan
i. Ketua Jabatan dan Ketua Unit
Ketua Jabatan dan Ketua Unit (KJ/KU) dipertanggungjawabkan menerima semua surat masuk
yang ditujukan kepada kakitangan bawahannya. Proses ini penting agar KJ/KU berkenaan
menyedari tugasan yang perlu dilaksanakan oleh kakitangan bawahannya selain daripada
merencana beban tugas yang sedia ada. Seterusnya KJ/KU perlu atau memanjangkan (forward)
dokumen tersebut kepada kakitangan yang berkenaan dalam folder mereka. Perlaksanaan proses
kerja di atas dilakukan secara sinkronisasi pendigitalan dengan aplikasi Dropbox dan
persekitaran internet. Berbeza dengan penggunaan emel, KJ/KU perlu memuat naik sesuatu
dokumen terlebih dahulu kemudian menghantar kepada pihak penerima pihak penerima perlu
memuat turun dokumen tersebut.
ii. Ketua Unit Khidmat Pengurusan dan Ketua Kerani
Tugas utama Ketua Unit Khidmat Pengurusan dan Ketua Kerani (KUKP/KK) adalah memantau
dokumen yang telah didigitalkan secara salinan lembut (softcopy) dan dihantar kepada pihak
berkenaan melalui proses piawai perekodan dokumen. Selain itu, KUKP/KK membantu untuk
menyeragamkan proses penamaan fail digital yang sesuai dengan persekitaran kerja. Proses
penyeragaman nama fail digital ini penting supaya memudahkan dalam carian semula sekiranya
diperlukan. Proses pemantauan ini juga boleh diperhatikan oleh semua ahli yang terlibat melalui
Event Activity. Event Activity ini merupakan satu daripada fitur yang terdapat dalam aplikasi
Dropbox. Kekuatan Event Activity adalah merekod semua sejarah atau log aktiviti yang berlaku
dalam aplikasi Dropbox tersebut.
iii. Pembantu Tadbir Fail
Pembantu Tadbir Fail merupakan key-player dalam menjalankan proses pendigitalan dokumen
ini. Tanpa meninggalkan tugas asal beliau ditugaskan untuk,
1. Mengimbas (scan) – dokumen yang berkenaan
2. Menamakan fail mengikut naming convention yang dicadangkan
3. Menghantar ke folder yang berkenaan dan membuat salinan (backup)
4. Sharefolder dengan ketua jabatan. ketua unit dan ketua kerani
5. Merekod dokumen

5. 5
(b) Tatacara Pengurusan Dokumen dan Direktori Dokumen
Tatacara pengurusan dokumen ini hanya tertumpu kepada surat masuk sahaja. Prosedur surat
masuk masih lagi mengikut piawaian yang ditetapkan. Dalam proses pendigitalan dokumen,
terdapat beberapa langkah tambahan ditentukan seperti yang dinyatakan dalam Bahagian 4.1(a).
Proses kerja pendokumentasian ini dilampirkan di Lampiran A dan proses pembentukan direktori
dokumen dijelaskan dalam Lampiran B.
4.2 Kajian Analisis SWOT
(a) Kekuatan
i. Penjimatan
Jika sebelum ini, setiap dokumen seperti surat yang perlu diedarkan kepada semua KJ/KU
contohnya akan dibuat salinan secukupnya. Namun dengan penggunaan aplikasi Dropbox
dokumen tersebut disimpan dalam direktori yang dikongsikan bersama. Hanya yang
berkeperluan sahaja akan mencetaknya. Melalui cara ini menjadikan banyak kos dapat
dijimatkan kerana tidak semua surat perlu dicetak.
ii. Intergrasi sepanjang masa
Di antara kekuatan aplikasi Dropbox, pihak pengguna hanya perlu memastikan elektrik dan
internet beroperasi dengan baik. Isu virus, masalah teknikal perisian akan
dipertanggungjawabkan kepada pihak yang penyedia perkhidmatan. Oleh itu perkhidmatan
aplikasi Dropbox boleh digunakan sehingga 24 jam / 7 setiap hari.
iii. Keanjalan storan
Berbeza dengan sesetengah teknologi cloud computing, aplikasi Dropbox menawarkan storan
yang anjal. Minimum storan yang dibekalkan oleh aplikasi Dropbox adalah sebanyak 2GB bagi
pengguna yang mengambil pakej percuma. Namun sekiranya pengguna tersebut berkongsi
dengan rakan-rakan yang lain, aplikasi Dropbox akan menambah ruang stroran kepada pengguna
asal.
(b) Kelemahan
i. Ruang storan terhad (percuma)
Pihak pengurusan IPGKPT terikat dengan prosedur kewangan untuk membiayai sesuatu perisian.
Oleh itu sehingga kini pihak pengurusan hanya boleh menggunakan pakej percuma dengan ruang
storannya kecil. Bagi mengatasi masalah ini, pihak pembantu tadbir fail akan sentiasa melakukan
proses simpanan kedua setelah tempoh yang tertentu. Kemudian ruang storan Dropbox
dikosongkan bagi mengisi fail semasa.

6. 6
ii. Prosedur di peringkat pentadbir
Semua surat perlu diminitkan di atas dokumen asal oleh pihak pengurusan tertinggi. Ulasan
secara digital, sehingga kini masih belum dapat dilaksanakan kerana ia melibatkan tanda tangan
digital dan perkara teknikal yang lain.
iii. Kemahiran teknologi maklumat dan komunikasi
Konsep digital ini memerlukan petugas yang mahir dalam TMK. Petugas tersebut tidak hanya
mengimbas dokumen, menamakan fail atau menghantar fail tetapi turut perlu mempunyai
pengetahuan untuk menyenggarakan komputer secara asas. Kemahiran ini bagi memastikan
komputer yang digunakan stabil dan boleh beroperasi sepanjang masa.
(c) Peluang
i. Peningkatan kemahiran TMK pegawai operasi
Sama ada sedar atau tidak aplikasi Dropbox ini memerlukan kemahiran dalam TMK Bagi
mengelakkan beban tugas kepada seseorang pegawai, pegawai operasi yang lain juga perlu
dilatih. Kemahiran perlu meliputi penggunaan aplikasi ini dan menyelenggarakan peralatan lain
yang berkaitan supaya perkhidmatan ini tegar digunakan sepanjang masa.
ii. Pembentukan ‘one-stop center’ dokumen keluar masuk
Penstrukturan tenaga dan proses kerja perlu dikaji agar terbentuk pusat pengurusan dokumen
keluar masuk secara berpusat. Pusat ini berfungsi menerima dan mengedarkan dokumen secara
digital tanpa mengabaikan prosedur keselamatan dokumen.
iii. Peruntukan khas untuk mengupaya pendigitalan
Dokumen merupakan elemen penting dalam pentadbiran. Oleh itu peruntukan khas perlu
disediakan bagi penyenggraan alatan dan sistem sokongan yang mantap. Pendigitalan dokumen
tidak hanya bergantung kepada petugas malahan peralatan yang menjadi pengupaya penting bagi
menjayakan konsep ini.
(d) Ancaman
i. Keselamatan dokumen
Menyedari bahawa keselamatan dokumen merupakan di antara isu penting, pengedaran dokumen
secara digital perlu dihadkan. Bagi menjaga integriti dokumen, buat masa ini tidak semua
dokumen diedarkan secara digital terutama yang dokumen terperingkat Rahsia Besar, Rahsia,
dan Sulit. Hanya surat-surat terbuka sahaja yang menggunakan kaedah ini.

7. 7
ii. Isu kebolehpercayaan
Isu kebolehpercayaan juga tidak kurang pentingnya. Walau bagaimanapun pergerakan dokumen
dalam aplikasi Dropbox boleh dijejak, namun dokumen tersebut akan menjadi tidak terkawal
apabila ia dimuatturun dan diedarkan menggunakan kaedah lain.
iii. Budaya dalam organisasi
Budaya kerja memainkan peranan dalam menjayakan sesuatu tugas. Lazimnya pengguna akan
berasa cepat berada dalam zon selesa. Perubahan proses kerja menggunakan media digital akan
menjadikan budaya kerja harian turut berubah. Sokongan dari pihak pengurusan amat diperlukan
bagi menjadikan terdapat anjakan dalam budaya kerja yang berteraskan konsep pendigital
4.3 Faktor Kejayaan Pendigitalan Dokumen IPGKPT
Faktor kejayaan dapat membantu mengenalpasti perkara kunci untuk menjayakan suatu pelan
perancangan termasuk perkara yang mempengaruhi kejayaan atau kegagalan seesuatu
perancangan termasuk perkara yang mempengaruhi kegagalan atau kejayaan perancangan
aktiviti bagi pihak pengurusan atau domain perniagaan berkembang mencapai kejayaan. Konsep
faktor kejayaan telah diperkenalkan oleh Rockart pada 1980an berdasarkan kajian Daniel pada
tahun 1970 (Caralli 2004). Oleh itu, berpandukan analisis 4.2 di atas, dirumuskan terdapat
beberapa faktor kejayaan dikenalpasti bagi menjayakan :
i. Faktor Manusia
Penglibatan aktif dari pihak berkepentingan amat diperlukan. Sistem pengurusan seperti ini perlu
dibuat secara menyeluruh dan konsistem. Gaya kepimpinan pihak pentadbir, komitmen
kumpulan profesional dan sokongan mampu menjayakan pengurusan secara digital. Kemahiran
dalam TMK merupakan teras kepada aplikasi manakala integriti dalam tugasan merupakan
motivasi dalaman yang menjadi pengupaya yang kuat kepada perlaksanaannya.
ii. Faktor Peralatan dan Kewangan
Peralatan dan peruntukan kewangan adalah nadi kedua bagi menjayakan pengurusan secara
digital. Terdapat keperluan untuk mendapatkan alatan terkini sama ada dalam bentuk perkakasan
mahupun perisian termasuk bagi menambah
iii. Faktor Persekitaran
Tidak dapat dinafikan persekitaran tempat kerja turut mempengaruhi budaya kerja. Persekitaran
yang kondusif dari aspek tenaga kerja, kemudahan dan kebajikan juga boleh menjadi faktor
kejayaan yang penting dalam perlaksanaan pendigitan dokumen di IPGKPT.

8. 8
5.0 Rumusan Kajian
Perkembangan TMK boleh dimanipulasikan untuk meningkatkan kualiti pengurusan pendidikan.
Walaupun teknologi perisian boleh dibangunkan dengan mempunyai keupayaan yang canggih,
faktor kejayaan yang mempengaruhi keberkesanan penggunaannya perlu dilihat bersama untuk
keberkesanan implementasinya. Perkembangan teknologi perisian sokongan telah mengalami
banyak perubahan untuk menyokong penyelesaian masalah individu atau pengguna. Analisis
SWOT dan rumusan faktor kejayaan yang mempengaruhi penggunaan platform cloud computing
dalam pengurusan dokumen secara digital dikemukakan dalam kertas kerja ini. Walau
bagaimanapun, hasil kajian yang dikemukakan perlu dinilai dengan lebih lanjut pada kajian akan
datang. Dapatan ini diharap dapat menjadi rujukan kepada pihak pengurusan kampus untuk
menjayakan pengurusan pendidikan secara digital dapat dilaksanakan.
Rujukan :
Badie, N., Razak, A., Hussin, C., & Dahlan, H. M. (2014). Jurnal Teknologi Cloud Computing Adoption
Factors for University Administration, 5(Cc), 81–87.
Bauer, C., & Strauss, C. (2014). A SWOT Analysis of The Soft-Computing Paradigms SOA / SOC /
Cloud Combination ( C-SOA ) in.
Caralli, R.A. (2004). The Critical Success Factor Method: Establishing a Foundation for Enterprise
Security Management. Carnegie Mellon, Software Engineering Institute, Pittsburgh.
Do, T. V, & Cheverst, K. (2015). The SHARC Framework : Utilizing Personal Dropbox Accounts to
Provide a Scalable Solution to the Storage and Sharing of Community Generated Locative Media.
Elsanhouri, A. E., Ahmed, M. A., & Abdullah, A. H. (2012). Cloud Applications Versus Web
Applications : A Differential Study, (c), 31–36.
Harty, J. (2012). OpenAIR @ RGU The Open Access Institutional Repository at Robert Gordon
University.
Lamba, H. S., & Singh, G. (n.d.). Cloud Computing-Future Framework for e-Management of NGO ’ s,
2(3), 400–407.
Krippendoft, K. (2004). Content Analysis: An Introduction to Its Methodology (2nd
Ed). USA: Sage
Publications.

9. 9
Lampiran A
TATA CARA PENGURUSAN DOKUMEN
PT Fail : scan dan simpan ikut nama
fail
Kodfail_ blnhari_perkara kepala surat
100(2)_0509_Lantikan Ketua Jabatan
PT Fail
5. Hasil cetakan masukkan ke fail
simpanan
6. Hasil scan : Hantar ke pihak
berkenaan melalui emel
7. Untuk semakan cc kpd emel
Pengarah & Timbalan
8. Untuk simpanan & semakan, hasil
scan dimasukkan ke dalamteknologi
cloud
SURAT MASUK
Surat/ memo/ dokumen berkaitan
(PKP)
Tindakan Pengarah / Timb.
Pengarah / Wakil yang dilantik
Pembantu pengarah
Fail sebenar
(konvesional) Fail digital
PT Fail : scan dan simpan ikut nama
fail
Kodfail_ blnhari_perkara kepala surat
100(2)_0509_Lantikan Ketua Jabatan
PT Fail
1. Hasil cetakan masukkan ke fail
simpanan
2. Hasil scan : Hantar ke pihak
berkenaan melalui emel
3. Untuk semakan cc kpd emel
Pengarah & Timbalan
4. Untuk simpanan & semakan, hasil
scan dimasukkan ke dalamteknologi
cloud
Fail sebenar
(konvesional) Fail digital

10. 10
Lampiran B
Direktori Dokumen “Masuk”
1. Buat direktori 2. Cipta Subdirektori
3. Subdirektori seterusnya
01 & 02- Pengarah& Tim
11, 12…- KJAkademik
21,22…Pentadbiran…