Sistem Pengurusan Surat (MyPengurus) dalam Kalangan Jawatankuasa (JK) Induk APACC di POLIMAS.pdf

Journal on Technical and Vocational Education (JTVE), Vol 5 No 1 (September 2020)
eISSN: 0128-0821
http://upikpolimas.edu.my/ojs/
1
Title: Sistem Pengurusan Surat (MyPengurus) dalam Kalangan Jawatankuasa (JK) Induk
APACC di Politeknik Sultan Abdul Halim Mu’adzam Shah (POLIMAS): Satu Sorotan Kajian
Ruslinawati bt Abdul Ghani; Nuzaimah bt Muda
Jabatan Pengajian Am (JPA), Politeknik Sultan Abdul Halim Mu’adzam Shah
;Che Rohalan bt Ahmad
Jabatan Matematik, Sains dan Komputer (JMSK), Politeknik Sultan Abdul Halim Mu’adzam Shah
Abstract: Sistem MyPengurus merupakàn satu projek inovasi yang telah dilaksananakan bertujuan untuk
memudahkan proses pemantauan serta penyediaan surat keluar dan masuk bàgi JK Induk APACC. Kajian
kualitatif ini telah dilaksanakan untuk menilai keberkesanan penggunaannya yang berasaskan komputer untuk
menggantikan sistem secara manual yang telàh digunakan dalam audit The Asia Pacific Accreditation and
Certification Commision (APACC) pada Oktober 2017. Justeru itu, sistem MyPengurus dibangunkan
menggunakan Google Workspace yang membolehkan pengguna sistem iaitu pihak JK Induk APACC
mengenalpasti keberkesanan sistem MyPengurus dan meminimumkan pengurusan masa serta kos. Penemuan
kajian ini mendapati penggunaan sistem MyPengurus adalah memenuhi keperluan projek inovasi ini dan pihak
JK Induk APACC dan Sokongan APACC memperolehi manfaat serta informasi tanpa berlaku keciciran
berbanding kaedah manual.
Key words: Sistem Pengurusan Surat; MyPengurus; POLIMAS
1.0 Introduction
Pengurusan surat (mail handling/ mail management) merupakan proses mengelola surat-surat yang masuk dan
keluar yang bermula dari surat masuk atau surat yang diterima dari pihak luar (in coming mail/in coming letters),
pengiriman surat keluar (out going mail/out going letters), termasuk mengarahkan dan menyalurkan surat kepada
pensyarah/staf yang berkenaan, diambil tindakan, sehingga kepada penyimpanannya. Dalam konteks ini, setiap
aktiviti pengurusan surat melibatkan pengirim surat/memo (sender) dan penerimanya (receiver). Tambahan pula,
surat, memo, e-mail, fax dan lain-lain bentuk dokumen yang digunakan secara tulisan adalah merupakan dokumen
penting jabatan. Jika penerimaan surat-surat penting tidak direkodkan akan menyebabkan penerimaan surat tidak
dapat dikesan dan kemungkinan berlaku kehilangan surat-surat tersebut. Menurut Arkib Negara, kehilangan surat
sering berlaku semasa proses mendaftar, mengedar atau menjawab. Ia juga merupakan ukuran keberkesanan tadbir
urus negara amnya dan di Unit Jaminan Kualiti dan Dokumentasi (UJKD) khasnya yang akan merekod transaksi
dan aktiviti melalui surat, memo dan e-mel rasmi. Sehubungan dengan itu, model MyPengurus dibangunkan
sebagai penambah baik kepada pengurusan surat dan telah memberi manfaat dalam aspek penjimatan ruang dan
kewangan. Justeru itu, satu kajian tindakan dirancang bagi melihat keberkesanan aplikasi MyPengurus. Hasil
kajian tindakan ini adalah perubahan positif pengurusan perekodan dokumen. Ia juga merupakan salah satu kaedah
penambahan kepada pelaksanaan pengurusan rekod penting kerajaan bagi memastikan penyampaian
perkhidmatan dapat diteruskan terutamanaya ketika dan selepas berlaku kecemasan/bencana. Antaranya seperti
banjir, tanah runtuh, kebakaran, serangan makhluk perosak, faktor kimiawi dan vandalisme. Dari aspek ini,
termasuklah juga kertas kerja, minit mesyuarat, perangkaan dan sebagainya yang berkaitan dengan isu yang
ditimbulkan seperti perkauman dan perundangan. Justeru itu, setelah didapati kegiatan surat-menyurat
terutamanya di UJKD yang ketiadaan prosedur yang jelas berkaitan dengan pengiriman atau penerimaan
surat/memo, ketidakcekapan penerimaan dan pengiriman surat sehingga didapati surat/memo dengan isi yang
sama oleh dua pengirim yang berbeza atau penerima tidak menerimanya. Justeru itu, penggunaan MyPengurus
ini merupakan langkah terbaik untuk mengatasi permasalahan ini.
1.1 Rasional Penggunaan MyPengurus
Sistem penyimpan (Morris, & Truskowski, 2003) pada mulanya dibina dengan mengambil keupayaan asas peranti
storan seperti cakera keras dan ditambahkan lapisan perkakasan dan perisian untuk mendapatkan prestasi tinggi,
pengurusan yang mudah dan dipercayai. Namun, semuanya telah berubah apabila munculnya pengkomputeran
awan dan apliaksi fail penyegerakan (File Synchronization Application) yang kini menjadi satu trend yang hangat
di dalam industri termasuk ahli akademik seiring dengan perkembangan perkakasan dan perisian komputer yang
semakin pesat seperti Google Drive, Dropbox, Sky Drive, iCloud dan lain-lain yang menawarkan perkhidmatan
penyimpanan data. Demikianlah juga, sumber-sumber yang terdapat dalam sistem awan ini adalah telus malah

JTVE, Special Edition NARTC 2023, Vol 8, No 2 (2023)
eISSN: 0128-0821
2
ruang simpanan awan telah mengubah gaya perisian yang sedia ada dengan membolehkan pengguna-pengguna
mengekses aplikasi dan data dalam bila-bila masa dan di mana-mana sahaja. Ruang simpanan awan telah dilihat
sebagai perubahan yang penting dalam industri maklumat malah akan meninggalkan impak kepada pembangunan
teknologi maklumat kepada masyarakat. Dalam konteks ini, menurut Lacerda & Jamil, 2021, pengkomputeran
awan adalah platform yang sesuai untuk merealisasikan hasrat kajian tindakan terhadap penambahbaikan
pengurusan dokumen menuju kepada ketangkasan perkhidmatan berorientasikan pengkomputeran atau
pemanfaatan digital (Lacerda & Jamil, 2021).
Seiring dengan tujuan di atas, aplikasi sedia ada iaitu Google Workspace telah digunakan bagi pembangunan data
digital di UJKD. Hal ini kerana risiko untuk kehilangan data adalah tinggi kerana terdapat pelbagai faktor yang
menjadi punca bagi kehilangan data tersebut. Antaranya kesilapan manusia sendiri yang membuang fail tanpa
sengaja serta mencabut perkakasan tanpa menutup komputer terlebih dahulu. Tambahan pula, kelebihan Google
Workspace yang mengandungi pelbagai perisian sesuai bagi pengurusan data seperti G Sites, G Drive, G Slides,
G Data Studio, G Docs, G Sheets dan G Form membolehkan dimanipulasi perisian berkenaan dalam
pembangunan model pengurusan surat di UJKD. Maka, salah satu aplikasi yang biasa digunakan secara dalam
talian adalah Google Drive yang menyediakan perkhidmatan storan yang dimiliki oleh Google. Google Drive
merupakan salah satu storan berasaskan cloud storage yang membolehkan pengguna menyimpan fail dalam talian
dan mengaksesnya sama ada melalui telefon pintar, tablet atau komputer walau di manapun berada. Melalui cloud
storage ini, pengguna tidak perlu lagi membawa storan fizikal seperti USB dan hardisk. Disamping itu, boleh
menyimpan dokumen dengan selamat, membuka serta mengemaskini dari mana-mana peranti menggunakan
Google Drive. Pengguna boleh memuat naik, melihat, berkongsi dan mengemaskini fail yang terdapat di dalam
Google Drive. Antara jenis-jenis fail yang boleh dimuat naik ke Google Drive adalah Dokumen, Foto, Audio dan
Video. Dalam konteks ini, pengguna boleh berkongsi fail dan folder yang disimpan di dalam Google Drive kepada
sesiapa sahaja. Apabila pengguna berkongsi fail daripada Google Drive, pengguna juga boleh mengawal sama
ada pengguna lain boleh mengemaskini, mengulas atau hanya boleh melihat fail tersebut. Bagi pengguna yang
telah menerima perkongsian fail dan folder, mereka boleh menyemak fail dan folder tersebut di bahagian ‘Shared
with me’. Maka, sistem MyPengurus yang dibangunkan ini merupakan salinan (back up) bagi rekod digital Pejabat
Awam yang merupakan saalah satu kaedah untuk menyediakan back up bagi semua rekod yang telah diwujudkan
dalam bentuk digital.
Tambahan pula, ia untuk memastikan semua rekod digital perlu dipelihara data dan maklumatnya. Justeru itu,
kaedah paling berkesan untuk melindungi rekod digital adalah dengan menyalin rekod itu dan menyenggarakan
salinan tersebut dalam storan luar tapak yang selamat. Selain menyimpan salinan rekod elektronik di luar tapak,
Pejabat Awam juga perlu menyimpan salinan perisian dan dokumentasi sistem dan aplikasi, kod akses, kata
laluan, nombor siri dan maklumat lain yang diperlukan bagi pembentukan semula sistem komputer Pejabat Awam.
Ia juga seiring dengan panduan yang digunapakai oleh semua Pejabat Awam dan meliputi rekod awam selaras
dengan kehendak Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]. Ia juga selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan
5 Tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VIII: Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod
Awam, Perkara 8.8. Pengurusan Rekod Penting Kerajaan disediakan berdasarkan kepada analisa yang dibuat oleh
Pejabat Awam dari segi mengenalpasti nilai dan lokasi rekod, analisa risiko, sumber manusia, persediaan peralatan
dan kelengkapan, pembangunan polisi dan prosedur keselamatan. Tambahan pula di antara objektif pengurusan
rekod penting kerajaan adalah memastikan pejabat awam dapat meneruskan operasi semasa berlaku kecemasan/
bencana atau sekurang-kurangnya dalam tempoh 72 jam selepas berlaku kecemasan/ bencana. Begitu juga,
memastikan rekod yang diperlukan untuk melaksanakan atau membina semula fungsi pejabat awam selepas
kecemasan/ bencana. Seterusnya, memastikan rekod yang melindungi hak undang-undang dan
kewanganorganisasi/ institusi, kakitangan, dan stakeholder dalam keadaan baik dan terpelihara daripada
kecemasan/ bencana. Justeru, impak kajian ini turut memberi kesan kepada kemudahan pentadbir UJKD terhadap
proses kerja dan meningkatkan kebolehcapaian pengguna yang terdiri dari warga JK Induk APACC dan JK
Sokongan APACC, POLIMAS ke atas pencarian maklumat terutama berkaitan akreditasi APACC, Malaysian
Qualifications Agency (MQA), Royal Institution of Surveyors Malaysia (RISM) dan Engineering Technology
Accreditation Council (ETAC). Begitu juga kertas kerja dan minit mesyuarat. Hal ini kerana memo dan pekeliling
merupakan satu komponen penting yang menggerakkan proses pengurusan dan pentadbiran di UJKD. Tambahan
pula, surat-menyurat merupakan salah satu komponen penting untuk menggerakkan proses pengurusan dan
pentadbiran di UJKD. Dalam kajian ini, urusan surat-menyurat tergolong dalam situasi rasmi. Oleh itu, surat-surat
yang merangkumi memo, pekeliling, surat jemputan, surat tawaran, buletin dan sebagainya. Maka, penulisan
kajian tindakan ini memberi fokus kepada elemen-elemen kecil dalam pengurusan tetapi mempunyai makna yang
besar iaitu penambahbaikan pengurusan dokumen rasmi seperti surat dan memo keluar dan masuk. Selain itu,
paparan aktiviti turut boleh dicapai oleh pelanggan dalam bentuk Dashboard atau papan pemuka yang dimuat
naik dalam G Sites. Maka, kertas kajian ini juga seiring dengan kenyataan Ollia dan Ystrom, 2017, yang

eISSN: 0128-0821
3
menyatakan amalan kerja memerlukan proses mendekatkan penambahbaikan pengurusan kepada sistem
pengurusan yang hidup, mengayakan pandangan serta pengetahuan untuk pembangunan teori dan inovasi. (Ollia
& Ystrom, 2017). Kenyataan ini turut disokong oleh Hunt yang berpandangan bahawa organisasi perlu dinamik
dan aktif dan organisasi memerlukan pemindahan maklumat secara dalaman dan pemindahan maklumat antara
organisasi dan persekitaran luar untuk bertahan. (Hunt et.al, 1993). Justeru itu, objektif projek ini adalah;
a. Mengenalpasti kaedah untuk menambah baik proses kerja penyimpanan dokumen dalam bentuk
konvensional ke bentuk digital terutama penggunaan aplikasi Google Drive
b. Mengenalpasti proses kerja penyimpanan dokumen dalam bentuk pengurusan digital dan tempoh capaian
semula sesuatu dokumen dalam julat tidak melebihi 30 saat.
2.0 Literature Reviews
Pengurusan sistem maklumat amnya dan khasnya MyPengurus merupakan sebuah sistem yang dibangunkan untuk
meningkatkan kecekapan pelbagai aktiviti dan tugas dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah organisasi
(UJKD) yang dapat menangani kehendak, cabaran dan pelbagai masalah pengurusan dan pentadbiran organisasi.
Aplikasi pengurusan sistem maklumat akan menjadi sangat penting khususnya dalam aspek perancangan,
perekodan, capaian maklumat dan penghasilan bahan maklumat. Oleh itu, satu kajian haruslah dilakukan untuk
menentukan sesebuah pengurusan sistem maklumat (MyPengurus) telah dibangunkan dan digunakan dengan
jayanya.
Sehubungan dengan itu, para pengkaji telah meneliti beberapa kajian yang menggunakan perisian atau
perkhidmatan yang dapat dijadikan sebagai pengukur dan telah menggunaan Google Drive serta
membandingkannya mengenai ciri-ciri yang terdapat dan telah wujud pada ketika ini. Antara kajian yang telah
dikenalpasti menggunakan kaedah ini adalah;
a. Kajian oleh Kania Evita Dewi et.all (t.t) yang bertajuk Kajian Dokumentasi Surat Menuju Arah Paperless
Unikom dari Universitas Komputer Indonesia (UNIKON) telah membincangkan Standard Operasional Prosedur
(SOP) pengurusan surat mengikut konsep paperless office setelah mendapati kakitangannya menggunakan kertas
secara berlebihan.
b. Kajian oleh Rohayati Arifin et.all, 2020, yang bertajuk Pengelolaan Surat Menyurat Pada Kantor Balai Latihan
Masyarakat Makassar Berbasis Web pula telah membangunkan sistem yang menggunakan UML (Unified Model
Language) dan seterusnya menukar penggunaan (Paper Base) kepada sistem komputer dan disimpan data dalam
bentuk file digital. Hasil penelitian beliau menunjukkan bahawa dengan menggunakan aplikasi sistem informasi
pengurusan surat menyurat menggunakan web oleh Balai Latihan Masyarakat Makassar membuktikan sebayak
84 peratus kakitangannya bersetuju dengan aplikasi kaedah ini yang lebih efisien, sistematik dan mudah dicapai
apabila diperlukan dari semasa ke semasa.
c. Hazaratul Asrah BT Abdul Halim Lim, 2017, yang bertajuk Pembangunan Perisian bagi Menggalakkan
Penggunaan Google Drive dalam Kalangan Ahli Universiti Kebangsaan Malaysia membincangkan penggunaan
Google Drive sebagai satu kaedah penyimpanan data-data mereka atau dijadikan sebagai backup kepada data
mereka.
Maka, melalui literature review di atas ini, ia dapat membantu untuk lebih memahami tentang perisian yang akan
dibina dan menghasilkan idea-idea yang baharu, terdapat beberapa aspek yang perlu diambil kira bagi
mebangunkan perisian bagi memenuhi keperluan pengguna. Kekuatan yang terdapat dalam perisian sedia ada pula
dijadikan sebagai panduan dan rujukan semasa pembangunan perisian ini disamping akan mengelakkan
kelemahan yang ada pada perisian sedia ada tersebut. Google Drive adalah satu perkhidmatan untuk menyimpan
atau berkongsi fail menggunakan pelbagai peralatan daripada pelbagai akses poin. Google Drive dikenali juga
sebagai perpustakaan komunikasi dan kolaborasi. Google Drive ialah salah satu program yang membolehkan
dokumen dibina dan disimpan dalam cloud (online) secara percuma. Dokumen-dokumen dan fail-fail ini boleh
diakses dari mana-mana komputer apabila adanya capaian internet. Fail-fail dalam Google Drive dapat diakses
dan diedit dari mana-mana tempat atau mana-mana komputer atau pun telefon pintar. Sebahagian besar organisasi
gagal melihat kepentingan melaksana inisiatif pengurusan rekod sedangkan rekod dapat menentu daya tahan dan
daya saing. Pernyataan ini disokong oleh kajian oleh Langemo yang menyatakan bahawa, U.S. Small Business
Administration telah melaporkan, sebanyak 93 peratus organisasi di U.S. lumpuh secara serta merta atau sekitar
tempoh dua tahun akibat tidak melaksana inisiatif berkenaan; antara tahun 1975 hingga 2000. (Langemo 2002).
3.0 Methodology
Kajian ini merupakan kajian lapangan yang dilakukan di Politeknik Sultan Abdul Halim Mu’adzam Shah
(POLIMAS) ke atas sistem MyPengurus yang dibangunkan oleh pentadbir di UJKD. Manakala, kaedah
pengumpulan data kajian tindakan ini melibatkan pengalaman kendiri, pemerhatian dan temubual. Menurut
Merriam (2009) tiga teknik utama pengumpulan data yang sering digunakan dalam kajian kualitatif, iaitu temu
bual, pemerhatian dan dokumen dan secara asasnya teknik ini bergantung pada objektif kajian yang ditentukan.
Bagi data kuantitatif penyelidik menggunakan kaedah ujian pra dan ujian pasca untuk pengumpulan data. Bagi

eISSN: 0128-0821
4
meningkatkan kesahan data kajian penyelidik menggunakan triangulasi antara kaedah (between methods
triangulation) sebagaimana yang disarankan oleh Noraini (2010). Menurut Noraini (2010) lagi, triangulasi antara
kaedah merujuk kepada sumber data daripada pelbagai kaedah atau lebih daripada satu kaedah pengumpulan data
penyelidikan seperti temu bual, pemerhatian, analisis dokumen, ujian bertulis dan sebagainya. Menurut Eikeland
(2001) mengatakan bahawa penggunaan kaedah pengumpulan data yang pelbagai mampu memberikan
kebolehpercayaan dan kesahan dalam penyelidikan. Pengkaji menggunakan pendekatan tematik dan pengekodan
dalam menganalisis data kualitatif. Menurut Boyatzis (dalam Braun dan Clark, 2006), pendekatan tematik adalah
untuk mengenal pasti, menganalisis dan melaporkan tema yang terlibat dalam fenomena ini.
Manakala, metodologi yang akan digunakan untuk membangunkan perisian ini adalah Model Air Terjun. Terdapat
lima fasa di dalam kitar hayat pembangunan sistem ini. Fasa tersebut adalah fasa penyiasatan awal, fasa analisa,
fasa rekabentuk, fasa pembangunan dan implementasi sistem dan fasa sokongan dan operasi. Gambarajahnya
seperti di bawah:
Metodologi air terjun telah dipilih dalam pembangunan sistem kerana merupakan kaedah konvensional
pembangunan sistem yang terdiri daripada beberapa teknik yang saling melengkapi antara satu sama lain.
Antaranya adalah Teknik Pengaturcaraan Berstruktur dan Analisa Berstruktur dan Rekabentuk Berstruktur yang
dikenali sebagai teknik analisa/ rekabentuk sistem. Teknik pengaturcaraan berstruktur dalam Kaedah Tradisional
[air terjun] tertumpu kepada penghasilan output yang tepat dan membolehkan para penyelidik membaca,
mengesan dan melakukan pengubahsuaian terhadap output dengan mudah. Begitu juga, Teknik analisa berstruktur
dalam kaedah air terjun dapat membantu pengaturcaraan mengenalpasti beberapa perkara. Antaranya keperluan
pemprosesan data, jenis input dan output yang diperlukan dan bagaimana setiap fungsi aturcara dilaksanakan.
Sistem maklumat yang kompleks juga mengandungi banyak fungsi yang terdiri daripada sub program. Oleh itu,
rekabentuk berstruktur menyediakan panduan dalam menentukan set aturcara yang sepatutnya wujud,
dilaksanakan dan bagaimana hierarki susunan sesebuah aturcara. Metodologi air terjun mempunyai lima fasa kitar
hayat pembangunan sistem. Antaranya Fasa Penyiasatan Awal yang bertujuan untuk kenalpasti skop, sempadan
masalah dan strategi pembangunan sistem. Kemudian diikuti dengan Fasa Analisa yang merangkumi keperluan
maklumat menggunakan kaedah temu bual, sistem stakeholder dan Model Keperluan; model data, model proses
& model objek. Seterusnya Fasa ketiga [Rekabentuk]; rekabentuk senibina, rekabentuk senibina aplikasi dan
pembangunan aplikasi. Fasa Keempat pula, Fasa Pembangunan dan Implementasi Sistem; komponen fasa
pembangunan, ujian aplikasi dan dokumentasi dan Fasa yang Kelima, fasa sokongan dan operasi yang tergolong
di dalamnya penyelenggaraan, pembetulan, penyesuaian, pencegahan dan melaksanakan perubahan.
3.1 Peserta Kajian
Dalam konteks ini, para peserta kajian tindakan ini adalah dalam kalangan ahli UJKD yang terdiri daripada Tuan
Pengarah, Timbalan Pengarah Akademik, Ketua Unit Jaminan Kualiti dan Dokumentasi, pembantu tadbir/operasi
(PTO), Pegawai Pengurusan Kualiti, Pegawai Akreditasi di lima Jabatan Akademik dan dua di Jabatan Sokongan
Akademik, Penyelaras MQA, Penyelaras ETAC, Penyelaras RISM, Team Leader APACC, Penyelaras Anugerah
Pekerja Contoh Bulanan (APCB), Pegawai Pengurusan Audit dan Penilaian Program, Ketua Audit dalaman,
Ketua Panel Penilai Audit Dalaman Program dan pembantu operasi. Selain itu, pihak Jawatankuasa (JK) Induk
APACC dan Sokongan APACC yang juga terlibat serta bernaung di bawah UJKD.

eISSN: 0128-0821
5
3.2 Tindakan yang dijalankan
Kajian tindakan yang dijalankan ini bermula dengan permasalahan untuk membuat carian terhadap dokumen.
Antaranya surat dan memo rasmi. Seringkali surat atau memo yang dihantar menggunakan beberapa saluran
elektronik seperti emel, WhatsApp dan telegram kepada Ketua Unit UJKD. Dan seterusnya Ketua Unit UJKD
akan memajukannya kepada ahli UJKD dalam kumpulan WhatsApp untuk diambil tindakan. Dokumen-dokumen
itu bukan sahaja disimpan dalam telefon Ketua Unit UJKD, malah sering juga disimpan di komputer riba ataupun
komputer meja. Lalu disusuli dengan memasukkan dokumen-dokumen tersebut ke dalam fail-fail di Unit UJKD
oleh pembantu tadbir/operasi (PTO). Adakalanya, Ketua UJKD menerima surat dalam bentuk salinan ‘hardcopy’.
Selain itu, para pensyarah (Ketua Program) yang memperolehi sijil Akreditasi MQA bagi program, hanya mereka
dan Ketua Jabatan (KJ) sahaja yang mengetahuinya, tanpa dimajukan kepada pihak UJKD. Begitu juga dengan
surat pemakluman audit pematuhan SIRIM ke atas program pengajian di POLIMAS. Antara kelemahan yang
telah dikenalpasti adalah pengulangan simpanan dokumen yang sama, kesukaran capaian semula dokumen ketika
diperlukan dengan segera, lokasi dokumen yang disimpan tidak terurus dan dokumen kepakaran tidak lengkap.
Maka, perlu dilakukan kajian tindakan supaya ketidakcekapan dalam pengurusan surat dapat diatasi dengan
mengikut empat peringkat berdasarkan dua kitaran. Langkah tersebut adalah refleksi, perancangan, laksana dan
pemerhatian (Kemmis & Mc Taggart, 1988, Suliman, 2003). Dengan demikian, jelaslah bahawa kajian tindakan
ini memberi manfaat kepada pihak UJKD.
3.2.1 Perancangan dan Pelaksanaan Tindakan
Kajian ini dijalankan secara kajian tindakan dengan menggunakan Model Kajian Tindakan Stephen Kemmis
untuk mengenal pasti masalah yang timbul dan mencadangkan cara-cara untuk mengatasi masalah-masalah yang
timbul. Dua peringkat rawatan dijalankan, iaitu rawatan 1 (Kitaran 1) dan rawatan 2 (Kitaran 2) berdasarkan
permasalahan yang timbul seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 1.
Rajah 1: Model Penyelidikan Tindakan Stephen Kemmis (1983)
Kajian ini menggunakan model penyelidikan tindakan Stephen Kemmis (1983) dengan memberi penekanan
kepada dua peringkat penyelesaian masalah sahaja.
Peringkat Refleksi:
Isu yang timbul ialah kelemahan carian dokumen rasmi dalam fail-fail di UJKD. Seiring dangan permasalahan
ini, adalah penting bagi meningkatkan produktiviti kerja dan tadbir urus. Capaian dokumen didapati kurang cekap
jika masa carian adalah melebihi 30 saat kerana dokumen tidak disusun secara sistematik. Dokumen disimpan
berdasarkan perkara berkaitan dokumen itu sendiri tanpa menggunakan label yang betul.
Peringkat Perancangan:
Para penyelidik berbincang kaedah serta strategi terbaik untuk menyelesaikan permasalahan ini. Empat
pendekatan dipilih:
1. Naming Convention, melibatkan penukaran nama dokumen dibuat dan mewujudkan dua fail berbeza
untuk surat dan memo.
2. Teknik RSL (Record, Save or Scan, Link) dilaksanakan bagi semua surat dan memo masuk dan

eISSN: 0128-0821
6
direkod, diimbas dan dipautkan pada pautan tertentu dalam format salinan ‘softcopy’.
Rajah 2: Kemudahan Akses Data dipautkan dalam Kumpulan WhatsApp Rasmi
Peringkat Laksana:
Pada peringkat perlaksanaan, ia merangkumi pelaksanaan perancangan yang bertujuan sebagai penambahbaikan.
Penyelidik sentiasa membuat pemerhatian dan bertindak balas mengikut hasil pemerhatian. Seterusnya, nama fail
diubah mengikut format <Tarikh> <Surat atau Memo> < Ringkasan perkara dalam surat>. Pengasingan direktori
ini dilaksanakan dengan mencipta dua fail iaitu yang pertama ialah fail bagi “Surat keluar, masuk dan draf” dan
kedua, fail bagi “Memo keluar, masuk dan draf”. Hal ini dilaksanakan bagi kedua-dua format surat dan memo
yang diterima sama ada dalam bentuk salinan ‘hardcopy’ atau ‘softcopy’. Demikianlah juga, kaedah Scan dalam
Teknik RSL turut digunakan bagi mengimbas dokumen yang diterima dalam bentuk ‘hardcopy’.
Peringkat Pemerhatian:
Para penyelidik telah mengenalpasti susunan dokumen tidak konsisten. Kadang-kadang paparan dipersembahkan
dengan cara susunan menaik dan menurun. Impaknya masa yang diambil untuk mencapai sesuatu dokumen kerja
masih lagi melebihi 30 ketika diperlukan. Pada akhir kitaran pertama kajian tindakan, penyelidik akan membuat
pemerhatian keseluruhan bagi memastikan kesan pelaksanaan perancangan di dalam menangani isu yang telah
dikenal pasti tersebut. Hasil pemerhatian ini juga adalah merupakan refleksi para penyelidik untuk keperluan
kitaran seterusnya di dalam kajian tindakan ini. Justeru, secara tidak langsung bagi kitaran pertama kajian tindakan
ini telah melahirkan idea penambahbaikan untuk kitaran kedua pula. Dalam konteks ini, kajian tindakan boleh
melibatkan beberapa kitaran dengan setiap kitaran akan bermula dengan peringkat ‘Refleksi’ dan diakhiri dengan
peringkat ‘Pemerhatian’. Namun, bilangan kitaran ini adalah tidak tetap dan ditentukan sendiri oleh para
penyelidik. Ini disebabkan keperluan untuk meneruskan kajian tindakan ke kitaran yang seterusnya adalah
berdasarkan kepuasan para penyelidik berdasarkan hasil pemerhatian di dalam kitaran yang terakhir.
Kitaran ke-2
Dalam mencipta dan mereka bentuk sistem ini, pencapaian objektif projek ini dititikberatkan bagi memastikan
tujuan penghasilan produk memberi manfaat yang optimum. Pada langkah ini jika para penyelidik tidak
memperolehi keberhasilan melalui data-data yang diteliti setelah membuat perancangan dan tindakan maka
penyelidik akan membuat lingkaran yang kedua dan beralih kembali kepada proses langkah yang pertama iaitu
merancang kemudian bertindak dan seterusnya memerhati sehingga mendapat keberhasilan dalam menyelesaikan
masalah yang dihadapi. Setelah memperoleh keberhasilan, para penyelidik tidak boleh berhenti setakat itu saja,
para penyelidik hendaklah berkongsi sama tentang kajian yang telah dijalankan dengan ahli UJKD yang lain atau
menggunakan kaedah yang sama agar mendapat impak yang lebih berkesan, efektif dan sentiasa diperbaharui dari
masa ke semasa. Penyelesaian masalah menghendaki seseorang membuat keputusan yang melibatkan
ketidakpastian dan risiko dan untuk mengurangkan risiko, para penyelidik perlu membuat kajian atau
penyelidikan mengenai masalah tersebut dan kemudiannya mencadangkan jalan penyelesaiannya yang terbaik
berdasarkan modal-modal kajian tindakan tersebut.

eISSN: 0128-0821
7
Rekabentuk Antaramuka-Papan Cerita:
3.2 Perkembangan Aplikasi MyPengurus
4.5 (a) Data Kualitatif
Berdasarkan pemerhatian penyelidik, dapatan kajian menjelaskan bahawa JK Induk APACC sangat teruja dan
menunjukkan minat yang mendalam pada menggunakan MyPengurus. Berikut data pemerhatian dan temu bual
para penyelidik:
Maklumbalas daripada Ketua Unit Jaminan Kualiti dan Dokumentasi (KUJKD) berkaitan proses “sharing”
MyPengurus; menunjukkan ada beberapa kelebihan yang boleh dikongsikan bersama. Antaranya ialah;
“ ....kurang menggunakankan kertas atau “paperless” disamping itu dapat menjimatkan masa untuk akses
maklumat. ........ KUJKD
Perkara ini memang betul, sebab rekod memang banyak menggunakan kertas, kelebihan sharing rekod,
pengggunaan kertas dapat dikurangkan dalam jumlah yang banyak disamping itu akses maklumat, masa dapat
dijimatkan dan dapat diakses dimana-mana sahaja yang ada jalinan internet. Ini memudahkan kerja KUJKD
“...rekod/dokumen dapat simpan dengan sistematik ....... KU UJKD
Rekod memang dapat disimpan secara sistematik mengikut kesesuiaan tajuk dalam folder masing-masing. Ini
memudahkan carian fail dijalankan oleh JK Induk APACC dan Pembantu Tadbir/Operasi (PTO), mudah untuk
menyemak dan memantau aktiviti jabatan dengan cepat samada telah dijalankan atau belum berdasarkan laporan
yang dihantar dan diletakkan dalam folder pada app Google drive.
....KUJKD, dan PTO boleh menyemak/ memantau pelaksanaan aktiviti-aktiviti jabatan yang dirancangkan dengan
mudah, cepat dan cekap samada aktiviti tersebut dijalankan, ditunda atau di batalkan. Dokumen yang dihantar
juga mudah diakses semula untuk dibuat pembetulan jika perlu.
........KUJKD, PTO
Tak perlu risau berkaitan masalah fail yang disimpan dalam Google Drive walaupun komputer menghadapi
masalah. Fail selamat dalam cloud Google Drive dan boleh diakses dimana-mana tempat.
...fail dapat disimpan tanpa risau komputer/fail “corrupt” atau kena virus disamping itu dapat menyemak segala
laporan dengan senang di mana sahaja menggunakan aplikasi Google Drive ........... KUJKD, PTO
Fail yang diupload hanya sharing dengan KUJKD, Team Leader (TL) APACC, Setiausaha APACC,
......file ini hanya sharing dengan KUJKD, TL APACC, Setiausaha APACC, adalah baik juga jika dapat sharing
antara jabatan-jabatan sebagai rujukan dan juga dapat mengesan aktiviti jabatan yang sedang atau akan dijalankan
untuk tujuan perancangan aktiviti tambahan (jika ada) ..........KUJKD
Masalah kecekapan ahli UJKD yang menggunakan Google Drive
Sebagai alternatif lain, selain daripada Google Drive, KJ/KU mencadangkan aplikasi lain yang boleh digunakan
untuk mengurus rekod dengan lebih cepat dan cekap. Antaranya ialah ..... mencadangkan evernote, schoology,
edmodo, whatsapp, telegram sesuai digunakan untuk mengurus rekod dengan lebih cepat dan cekap
............KUJKD, KJ, KU

eISSN: 0128-0821
8
........ jika untuk sharing dan juga boleh berinteraksi untuk perbincangan, isu, perkara berkenaan boleh gunakan
schoology .....KUJKD
...... kurang pasti dan perlu lebih banyak pendedahan lagi. Begitu juga pendedahan lebih banyak lagi penggunaan
Google Drive ...KUJKD
.....lebih selesa penghantaran ‘hardcopycopy’ terus kepada pemegang/urusetia... PTO
Menurut Kamarul (2004) dalam kajiannya ke atas semua universiti tempatan di Malaysia mendapati sebanyak 91
peratus polisi digunakan untuk rekod kertas berbanding hanya 9 peratus untuk rekod elektronik. Hasil ini
menunjukkan penekanan kepada polisi pengurusan rekod elektronik adalah masih lemah meskipun pengurusan
ini semakin mendapat tempat. Begitu juga dokumen ISO masa ini yang masih memerlukan rekod kertas sebagai
bukti. Dokumen elektronik ini hanya sebagai dokumen sokongan sahaja.
(b) Data Kuantitatif
Bagi data kuantitatif penyelidik menggunakan kaedah ujian pra dan ujian pasca untuk pengumpulan data. Bagi
meningkatkan kesahan data kajian penyelidik menggunakan triangulasi antara kaedah (between methods
triangulation) sebagaimana yang disarankan oleh Nuraini (2010). Menurut Noraini (2010) triangulasi antara
kaedah merujuk kepada sumber data daripada pelbagai kaedah atau lebih daripada satu kaedah pengumpulan data
penyelidikan seperti temu bual, pemerhatian, analisis dokumen, ujian bertulis dan sebagainya. Menurut Eikeland
(2001) mengatakan bahawa penggunaan kaedah pengumpulan data yang pelbagai mampu memberikan
kebolehpercayaan dan kesahan dalam penyelidikan.
Jadual 4
Peratusan dan bilangan peserta kajian yang memilih skala 4 & 5 selepas intervensi diambil bagi item-item
dalam soal selidik.
Bil. Item
Peratusan dan
bilangan peserta
kajian memilih skala
4 & 5 selepas
intervensi
1. Saya mendapati penggunaan MyPengurus ini tidak sukar untuk digunakan 10
(100%)
2. Saya mendapati penggunaan MyPengurus dapat memudahkan komunikasi
dengan rakan sekerja
10
(100%)
3. Saya lebih berkeyakinan untuk menggunakan MyPengurus 10
(100%)
4. Saya mendapai MyPengurus digunakan untuk memaparkan mesej berkaitan
dengan maklumat aktiviti kerja serta menyimpan rekod yang baik dan
berkesan
10
(100%)
5. Saya mendapati MyPengurus digunakan sebagai sumber maklumat dan
informasi dengan cepat
10
(100%)
6. Saya mendapati kaedah pengurusan rekod dokumen APACC adalah tidak
sukar untuk digunakan
10
(100%)
7. Berinteraksi dengan kaedah pengurusan rekod dokumen APACC adalah
mudah
10
(100%)
8. Saya mendapati tidak banyak usaha diperlukan untuk menjadi mahir dengan
menggunakan kaedah pengurusan rekod dokumen APACC
10
(100%)
9. Saya mendapati kaedah penyimpanan maklumat adalah tidak sukar untuk
digunakan
10
(100%)
10. Berinteraksi dengan kaedah penyimpanan maklumat sering tidak
mengecewakan
10
(100%)
11. Berinteraksi dengan kaedah google drive adalah mudah 10
(100%)
12. Saya mendapati tidak banyak usaha diperlukan untuk menjadi mahir dengan
menggunakan kaedah penyimpanan di dalam google drive
10
(100%)
13. Saya mendapati kaedah penyimpanan maklumat adalah memudahkan
perkongsian maklumat
10
(100%)
14. Sistem MyPengurus untuk mengurus surat keluar dan masuk adalah berjaya
dan bermanfaat
10
(100%)

eISSN: 0128-0821
9
Berdasarkan analisis soal selidik bagi 14 item pada Jadual 4, selepas intervensi diambil. Sebanyak 10 peserta
kajian telah memberi respon positif (100 peratus) terhadap 14 item yang dinyatakan dalam jadual di atas. Ini
dapat menunjukkan mereka berasa seronok untuk menggunakan MyPengurus. Dengan ini, telah membuktikan
bahawa 10 peserta kajian ini telah dapat meningkatkan penguasaan dan minat dalam penggunaan MyPengurus.
4.0 Data Analysis and Findings
4.1 Latar Belakang Kajian Sistem MyPengurus
MyPengurus adalah dibangunkan sebagai memenuhi keperluan pengurusan surat (Mail Handling) atau proses
kegiatan mengelola surat-surat yang masuk dan keluar di UJKD. Ia merupakan satu sistem yang berstruktur,
terancang dan terurus untuk mengumpul, memproses, menyimpan, mengeluarkan dan menyebarkan data dan
maklumat yang diperlukan untuk menyokong aktiviti utama di UJKD. Ini termasuk aktiviti pentadbiran,
perancangan, pengesanan, pengawalan projek serta pelaksanaan program, penyelidikan, analisis dasar,
pengubalan dasar dan komunikasi di peringkat, serantau dan global (Markhaini, 2003). Ia adalah satu proses
operasi yang rasmi supaya rekod yang dikehendaki dapat dicapai dengan segera, maklumat dikemaskinikan
mengikut format sistem yang sama, laporan untuk pihak pentadbir dibuat dengan lengkap, keselamatan rekod-
rekod terjamin, kesahihan mengemaskinikan data adalah tinggi. Selain itu, sistem maklumat MyPengurus secara
atas talian yang diaplikasikan di UJKD dikaji untuk mengetahui hubungan dan pengaruh beberapa faktor seperti
kefahaman tentang MyPengurus, kekuatan MyPengurus, manfaat daripada penggunaan MyPengurus dan gaya
pengurusan pentadbir, penglibatan pengguna dan kepuasan pengguna yang boleh menentukan kejayaan
penggunaan sistem MyPengurus di UJKD.
4.2 Ciri-ciri MyPengurus
a. Hubung kait antara setiap satu elemen rekod semasa proses pengwujudan akan menjadikan rekod tersebut
mempunyai ciri-ciri seperti sahih (authentic), anjal (reliable), utuh (integrity), dan boleh digunakan (useable).
Kebolehgunaan bermaksud rekod yang dapat dikesan, didapati semula, dipapar dan ditafsir. Ia seharusnya
berupaya dipapar semula sebagai kaitan secara langsung dengan aktiviti sesebuah Pejabat Awam atau transaksi
yang menghasilkannya. Maka, rekod ini sebagai bukti kepada urusan pentadbiran di UJKD, memenuhi syarat
undang-undang yang diguna pakai, dan menyediakan akauntabiliti yang diperlukan.
b. Maklumat kontekstual mengaitkan rekod dengan persekitaran pentadbiran dan fungsi (aktiviti dan proses) yang
mewujudkan rekod tersebut dan juga dengan rekod lain. Maklumat kontekstual juga membolehkan kesahihan,
keanjalan dan keutuhan rekod dibuktikan dan hal ini sangat penting terutamanya bagi rekod elektronik. Proses
dan fungsi urusan pentadbiran serta sistem penyimpanan rekod dalam organisasi pewujud rekod menjadi
sebahagian daripada konteks rekod. Konteks boleh dipelihara melalui unsur dalaman rekod (contohnya dokumen
yang dilampirkan, maklumat lampiran, rangkaian, nombor dan kod rujukan.
c. Struktur; berkait dengan bagaimana rekod dicatatkan, termasuk penggunaan simbol, susun atur, format dan
lain-lain. Struktur dalam rekod membentuk pautan antara kandungan dan konteks. Struktur akan menyusun
kandungan yang dapat menggambarkan konteks contohnya, dalam penyediaan surat, memo dan e-mel rasmi di
UJKD, terdapat hubungan antara alamat, tarikh, perenggan-perenggan dan tandatangan.
d. Kawalan dalam pewujudan rekod seperti surat, memo dan e-mel rasmi di UJKD akan membantu memastikan
kepatuhan kepada undang-undang dan standard kualiti yang berkaitan, rekod-rekod ini disimpan ke dalam sistem
pengurusan rekod yang selamat dan efektif supaya rekod-rekod terpelihara dan membolehkannya diakses
sepanjang masa, bagi memenuhi keperluan aktiviti UJKD.
4.3 Prosedur Penerimaan dan Pengedaran Surat
Secara konsep, pengurusan surat bukan hanya sampai kepada tujuan tetapi juga terdapat proses peralihan fizikal
surat sebagai objek, dari satu subjek ke subjek yang lain, melalui suatu proses pengendalian terhadap surat masuk
dan surat keluar. Pengurusan surat merupakan proses penyampaian surat, surat masuk mahupun surat keluar atau
dari satu unit ke unit yang lain, sehingga surat tersebut dapat diterima oleh pihak yang dituju sesuai dengan nama
dan alamat surat secara tepat, cepat dan selamat seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 4 di bawah. Sebaliknya,
ketiadaan surat menyebabkan organisasi akan mengalami kesulitan untuk mengembangkan aktivitinya. Melalui
surat sebagai penghubung, diharapkan mampu menjadi jambatan kepada organisasi untuk mencapai tujuan dan
sasaran organisasi itu sendiri.

eISSN: 0128-0821
10
Rajah 3 (a) : Prosedur Penerimaan dan Pengedaran Surat
Rajah 3 (b): Prosedur Peneriman dan Pengedaran Surat (sambungan …)
4.3 Jadual Pelaksanaan Projek Inovasi Sistem Mypengurus di UJKD, POLIMAS
Table 5: Carta Gant Pelaksanaan Projek Inovasi

Journal on Technical and Vocational Education (JTVE), Vol 5 No 1 (September 2020)
eISSN: 0128-0821
11
5.0 Discussion and Conclusions
Projek ini dijalankan untuk mengurangkan risiko kehilangan data dalam kalangan ahli UJKD dan menggalakkan
penggunaan penyimpanan awan bagi mengelakkan kehilangan data. Para pengguna yang sudah mempunyai
aplikasi Google Drive di dalam komputer, pemasang ini akan mengesan dan mengubah destinasi simpanan fail
yang tetap bagi fail-fail Microsft Word, Powerpoint dan Excell ke dalam folder Google Drive. Sebaliknya, isu
kehilangan Surat atau surat yang salah tujuan nama dan alamat surat, terkadang terjadi apabila penerima surat
yang salah tersebut tidak mengembalikan kepada kurir atau menjelaskan bahawa surat ini tujuan nama dan
alamatnya salah. Surat yang tersalah alamat tersebut disimpan dan tidak diambil tindakan oleh penerima surat
dengan mengembalikannya kepada penerima surat yang sebenarnya. Sementara pengirim pula sudah yakin
bahawa suratnya telah diterima. Situasi ini menyebabkan surat dinyatakan hilang karena tidak diterima oleh
penerima surat yang sebenarnya sesuai dengan tujuan nama dan alamat surat. Justeru itu, untuk menghindari
kerugian tersebut, maka perlu ada tindakan untuk mengatasi permasalahan di atas. Tindakan yang dimaksud
adalah perlakuan terhadap fizikal dan informasi surat yang memberikan jaminan bahawa surat akan sampai kepada
pihak yang dituju. Dengan ini, menunjukkan peranan dan fungsi surat yang begitu dominan dalam komunikasi
organisasi menyebabkan perlu ada pengelolaan terhadap surat yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju,
sehingga tidak terlambat dalam penyampaian surat, kebocoran informasi surat dan kehilangan surat, yang boleh
menyebabkan kerugian bagi organisasi. Ia adalah seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 5 di bawah;
Rajah 5: Pola Permasalahan dalam Pengurusan Surat
5.1 Kelebihan Sistem MyPengurus
a. Tidak menggunakan ruang Unit Prosesan Sentral (CPU) yang banyak.
b. Menggalakkan penggunaan Google Drive
c. Kebolehan mengekses fail dengan menggunakan Google Drive dari mana-mana lokasi dengan kehadiran
internet
d. Penjimatan Kos. Kos melibatkan pembaikan computer atau gajet storan mudah alih yang rosak atau
korup bagi menyelamatkan data
e. Penjimatan Masa. Kebolehan perisian ini yang menyimpan terus ke Cloud, pengguna tidak perlu
mengambil masa untuk memindahkan data dari komputer kepada gajet storan mudah alih. Sebaliknya
mereka hanya perlu membuka web atau aplikasi Google Drive.
f. Pengurangan risiko kehilangan data. Risiko kehilangan data dapat dibendung kerana ciri Cloud
Computing Google Drive yang menyimpan terus data yang berada di dalam fail khas Google Drive ke
dalam Cloud.
5.2 Kelemahan Sistem MyPengurus
Walaupun projek ini berjaya memenuhi matlamat dan objektifnya, namun terdapat beberapa kekurangan dan
kelemahan yang telah dikenalpasti. Antaranya ;
a. Kompatibiliti dengan produk Microsoft Office yang terhad. Perisian hanya mengesan dan mengubah
destinasi simpanan fail yang tetap bagi Microsoft Words sahaja. Tidak boleh mengesan (watch) lebih
dari satu fail.
b. Sistem Operasi yang terhad. Perisian hanya sesuai dan berfungsi dalam Sistem Operasi Windows sahaja.

eISSN: 0128-0821
12
c. Memerlukan capaian internet. Servis File Sinkronisasi Auto dan Pengkomputeran Awan dari Google
Drive kepada Cloud memerlukan capaian internet, sekiranya tida kemudahan internet, fail tersebut fail
tersebut tidak akan disimpan ke dalam pengkomputeran awan.
5.3 Perbezaan Sebelum dan Selepas Inovasi
Antara perbezaan sebelum dan selepas inovasi ini dijalankan adalah seperti di bawah:
Sebelum Sekarang
Pembantu tadbir/operasi mengisi surat/memo secara
manual di dalam fail di Bilik UJKD
Pembantu tadbir/operasi mengisi surat/memo secara
online di dalam fail di Bilik UJKD.
Pemindahan maklumat kadang-kadang tertangguh/
terlupa
Pemindahan maklumat cepat, telus dan lebih efisien
dalam Google Drive
Memerlukan fail yang banyak untuk menyimpan
‘hardcopy’
Tidak memerlukan fail yang banyak. Data disimpan
secara on-line.
Tidak ada sistem yang mudah dan user friendly oleh
UJKD
Sistem adalah user friendly dan mudah digunakan.
Tempoh/masa yang diambil adalah selama lebih dari
30 minit sebelum hardcopy diperolehi
Tempoh/masa yang diambil adalah kurang dari 30
minit, lebih singkat serta cepat.
Terdapat surat/memo yang terlepas pandang atau
tercicir
Tiada lagi alasan terlepas pandang atau tercicir.
Komen yang banyak dari para JK Induk APACC dan
Sokongan APACC
Kurang komen dari para Induk APACC dan
Sokongan APACC
Jelaslah, sistem MyPengurus yang akan dibangunkan ini adalah lebih baik berbanding sistem konvensional.
Namun, secara teori dan praktisnya, tidak wujud sebarang pembangunan atau perisian yang sempurna secara
menyeluruh kerana teknologi hari ini tidak mungkin akan sama seperti lima tahun akan datang. Perkembangan
teknologi dari semasa ke semasa dan kekangan yang menjadi limit kepada kesempurnaan kajian ini menjurus
kepada keperluan bagi penambahbaikan untuk kemudahan dan kesenangan pengguna (ahli UJKD). Berdasarkan
kepada output yang dihasilkan di atas, terdapat beberapa cadangan penambahbaikan bagi meningkatkan lagi
keberkesanan penggunaan inovasi ini dalam menyelesaikan masalah. Antara cadangan bagi penambahbaikan
untuk kajian yang akan datang adalah;
a. Perisian ini boleh ditambah baik dengan mebnagunkan perisin yang mengesan dan mengubah destinasi
sampanan fail yang tetap bagi fail-fail Microsoft Excell atau produk Microsoft Office yang lain
b. Pembangunan bagi kompatibiliti untuk produk Microsoft Office versi selain Microsoft Office 365
c. Penambahan perisian yang berasaaskan sistem Mac Operating System (OS)
d. Spesifikasi keperluan pengguna yang terdapat dalam pembangunan perisian bagi menggalakkan
penggunaan Google Drive adalah perisian ini mengelakkan pengguna untuk menyimpan fail-fail mereka
(Microsoft Word) di lokasi lain selain daripada fail khas untuk Google Drive.
e. Setelah membuat beberapa kajian yang diperlukan untuk membangunkan perisin bagi menggalakkan
penggunaan Google Drive, Microsoft Visual Studio, Visual Basic for Applications (VBA) dan Registry
Editor (Regedit) akan digunakan bagi mengubahsuai program sampingan dalam sistem pengoperasian
Windows.
Secara keseluruhannya, perisian ini telah berjaya dibangunkan walaupun terdapat beberapa kekurangan yang
boleh dibaik pulih demi penambahbaikan pada aplikasi ini. Matlamat utama adalah untuk menggalakkan
penggunaan Google Drive melalui perisian sampingan yang direka khas untuk ahli UJKD. Selain itu, untuk
mengurangkan risiko kehilangan data dalam kalangan ahli UJKD khususnya fail Microsoft Words. Dan
seterusnya menjurus kepada kesedaran terhadap keberkesanan Google Drive yang mudah dan boleh diakses dari
mana-mana platform tertakluk kepada kehadiran internet. Jelaslah, perisian ini telah dibangunkan melalui proses
penyelidikan dan pembangunan pengaturcaraan yang teliti. Diharapkan semoga pembangunan perisian ini dapat
memberi manfaat kepada ahli UJKD. Selain itu, kajian tindakan yang seterusnya ataupun kitaran yang seterusnya
diperlukan untuk meneroka pemanfaatan peralatan digital dalam meringankan tugas-tugas perekodan dokumen
rasmi dalam sistem sesebuah organisasi. Hasil dapatan dapat digunakan oleh pihak berkepentingan atau pembuat
dasar dalam menentukan cara terbaik untuk menguruskan dokumen rasmi. Keperluan ini disokong oleh
pernyataan Mohd Norakmar Omar yang menyatakan, teknologi digital dapat memberikan keuntungan kepada

eISSN: 0128-0821
13
semua pihak sekiranya digunakan dengan cara yang betul (Mohd Norakmar Omar, Siti noor Ismail & Abd Latif
Kasim, 2020).
REFERENCES (APA Style)
Morris, R.J.T., B.J. Truskowski. 2003. The evolution of storage systems. IBM Sys. J.42(2) 205-217.
Lacerda, B. D. & Jamil, G. L. .2021. Digital Transformation for Businesses: Adapt or Die!Reflections on How to
Rethink Your Business in the Digital TransformationContext. In Anunciação, P. F., Pessoa, R. M. & Jamil, G. L
(Eds) DigitalTransformation and Challenges to Data Security and Privacy (pp. 252-268).
Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]; https://www.moha.gov.my/images/borang/Akta_Arkib_Negara_2003.pdf
(diakses pada Mac 2023).
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VIII: Penyelenggaraan,
Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam; https://docs.jpa.gov.my/docs/pp/2007/pp052007.pdf (diakses pada
Mac 2023).
PANDUAN PENGURUSAN REKOD PENTING KERAJAAN;
http://www.arkib.gov.my/documents/10157/9a38014a-49ee-4196-ac5d-4efe4e5a0266 (diakses pada Mac 2023).
Ollila, S. and Yström, A. (2017) An investigation into the roles of open innovation collaboration managers. R&D
Management, 47, 2, 236–252.
Hunt, N. P., & Bohlin, R. M. 1993. Teacher education students’ attitudes towards using computers. Journal of
Research on Computing in Education 25(4): 487-489.
Kania Evita Dewi et.all (t.t). Kajian Dokumentasi Surat Menuju Arah Paperless Unikom, Universitas Komputer
Indonesia (UNIKON),
https://www.researchgate.net/publication/332964744_Kajian_dokumentasi_surat_menuju_arah_paperless_unik
om (diakses pada Mac 2023).
Rohayati Arifin et.all, 2020, Pengelolaan Surat Menyurat Pada Kantor Balai Latihan Masyarakat Makassar
Berbasis Web. (diakses pada Mac 2023).
Hazaratul Asrah BT Abdul Halim Lim, 2017, Pembangunan Perisian bagi Menggalakkan Penggunaan Google
Drive dalam Kalangan Ahli Universiti Kebangsaan Malaysia, UKM.
http://pta.ftsm.ukm.my/arkibtesis2017/A151322.pdf (diakses pada Mac 2023).
Langemo, M. 2002. Winning Strategies for Successful Records Management Programs: Proven Strategies for
Developing New Programs and Improving Existing Ones. Greenwood: Information Requirement Clearinghouse,
Inc
Merriam, S. B. 2009. Qualitative Research. San Francisco: John Wiley & Sons, Inc.
Noraini Idris. 2013. Penyelidikan dalam Pendidikan. Edisi ke-2. Selangor: McGraw-Hill Education (Malaysia)
Sdn Bhd.
Eikeland, O. (2001). Validity In Action Research. Oslo: Work Research Institute
Braun K., V. and Clarke, V. (2006). Using thematic analysis in psychology. Qualitative Research in Psychology,
3 (2), 77 - 101.
Kitaran Kajian Tindakan Model Kemmis dan McTanggart (1988) dirujuk daripada Bellel, Lily (1992), An Action
Research Model for In-Service Training, www.les.aston.ac.uk/lsu/research/tdtr92/tdtrlb.html (diakses pada Mac
2023).

eISSN: 0128-0821
14
Kemmis, S. and Wilkinson, M. (1998). Participatory action research and the study of practice. Dalam B. Atweh,
S. Kemmis, and P. Weeks (Eds.), Action research in practice: Partnerships for social justice in education (pp. 21
– 36). London: Routledge.
Sulaiman, E. (2003). Amalan Profesionalisme Perguruan. Universiti Pendidikan Sultan Idris.
Kemmis, S., & McTaggart, R. (1988). The Action Research Planner (3rd ed.). Australia: Deakin University Press
Altrichter, H., Kemmis, S., McTaggart, R. and Zuber‐Skerritt, O. (2002), The concept of action research, The
Learning Organization, Vol. 9 No. 3, pp. 125-131. https://doi.org/10.1108/09696470210428840 (diakses pada
Mac 2023).
McTaggart, R. (1992). Action Research: Issues in Theory and Practice. Paper presented to Methodological Issues
in Qualitayive Health Research Conference, Deakin University
Kemmis, Stephen & MC Taggart Rpbin. Partcipatory Action Research:Communicative Action and the Public
Sphere. 2011(http://www.sagepub.com/upm-data/21157_Chapter_10.pdf).
Markhaini Wati Sarwani .2003. The Knowledge and Perspectives about Educational. Management Information
System (EMIS/SMPP) of Decision-Makers in the Malaysian. (diakses pada Mac 2023).
Kamarul Faizal Hashim. 2004. Kerajaan Elektronik: Aplikasi iT dalam Pengurusan Rekod di Universiti Awam
Malaysia. Tesis sarjana. Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat, Universiti Kebangsaan Malaysia.
Nurul Ulfa Abd Aziz, Zawiyah M. Yusof Umi Asma’ Mokhtar (2011) Aplikasi ICT dalam Pengurusan Rekod:
Kajian Kes dalam Jabatan Kerja Raya Malaysia, Jurnal Teknologi Maklumat & Multimedia 10: 21 – 33
Rosinah Edini .2012, Penyelidikan Tindakan, Kaedah dan Penulisan, Freemind Horizons Sdn. Bhd, Kuala
Lumpur
Saffady, W. 2002. Managing Electronic Records. lenexa, Kansas: ARMA International.
Shipman, A. 2002. Managing e-mail and e-commerce records. Records Management Journal 12(3): 98-102.
Umi Asma’ Mokhtor & Zawiyah Mohammad Yusof (2009): Polisi Pengurusan Rekod Elektronik Dalam Sektor
Awam Di Malaysia. Jurnal Teknologi Maklumat & Multimedia 751 - 67 Poy, Roy, W. (2000). Handbook of
Business Letters. New York: McGraw-Hill.
Ricks, Betty, R (and) Swafford, Ann, J & Gow, Kay, E. (1992). Information and Image Management. Dallas:
South-Western Publishing Co.

Sistem Pengurusan Surat (MyPengurus) dalam Kalangan Jawatankuasa (JK) Induk APACC di POLIMAS.pdf

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Sistem Pengurusan Surat (MyPengurus) dalam Kalangan Jawatankuasa (JK) Induk APACC di POLIMAS.pdf

Similar to Sistem Pengurusan Surat (MyPengurus) dalam Kalangan Jawatankuasa (JK) Induk APACC di POLIMAS.pdf (20)

More from Ruslina Wati

More from Ruslina Wati (10)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Sistem Pengurusan Surat (MyPengurus) dalam Kalangan Jawatankuasa (JK) Induk APACC di POLIMAS.pdf