1. LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA TENGAH
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN SURAT DINAMIS
DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA TENGAH
MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 DAN MYSQL
Disusun oleh :
Nama
: Luky Triohandoko
Nim
: 4112311002
Jurusan/Prodi
: Matematika/Staterkom D3
JURUSAN MATEMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2. 2013
HALAMAN PENGESAHAN
Laporan Praktik Kerja Lapangan telah disahkan oleh pihak Dinas Pendidikan
Provinsi Jawa Tengah dan pihak Jurusan Matematika Universitas Negeri Semarang.
Hari
:
Tanggal
:
Dosen Pembimbing
Pembimbing Lapangan
Program Studi Staterkom, D3
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah
Putriaji Hendikawati, S.Si.,M.Pd.,M.Sc
Sri Purwaningrum,A.Md
NIP 198208182006042001
NIP 196910141990031001
Mengetahui,
Ketua Jurusan Matematika
Kasubbag Umum dan Kepegawaian
FMIPA UNNES
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah
Drs. Arief Agoestanto, M.Si
Susilo Adi, S.E.,M.Si
NIP 196807221993031005
NIP 195902181992031002
ii
3. ABSTRAK
Luky Triohandoko, “Sistem informasi Kearsipan Surat Dinamis Dinas
Pendidikan Provinsi Jawa Tengah Menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL”.
Semarang. Laporan PKL, Program Studi D3 Staterkom, Jurusan Matematika
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Negeri Semarang,
2013.
Universitas Negeri Semarang melalui prodi Staterkom berusaha mewujudkan
upaya peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) dan kualitas kerja melalui
salah satu program yaitu Praktik Kerja Lapangan (PKL). Kegiatan PKL ini
dilaksanakan di instansi atau perusahaan, dalam hal ini adalah Dinas Pendidikan
Provinsi Jawa Tengah dengan alasan pemilihan tempat praktek kerja lapangan karena
penulis ingin mencari suatu pengalaman baru dan ingin membuktikan sejauh mana
prodi statistika terapan dan komputasi dapat memberikan kontribusi di dunia kerja
selain bidang pengolahan data statistik dan komputasi.
Metode pengumpulan data yang digunakan penulis adalah metode observasi
dengan mengamati langsung bagaimana proses perekapan surat masuk dan surat
keluar di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah berlangsung.
Setelah mengetahui prosedur sistem perekapan secara manual penulis
mengaplikasikannya dalam bentuk aplikasi menggunakan software Visual Basic 6.0
yang digunakan untuk membuat form aplikasi dan MySQL Query browser sebagai
tempat penyimpanan data.
Kesimpulan yang diperoleh dari kegiatan ini adalah dengan adanya penggunaan
sistem secara terkomputerisasi, pengguna akan menjadi lebih mudah ketika
melakukan perekapan, pencarian, pengeditan data surat yang masuk dan keluar di
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah. Adapun Saran yang dapat di berikan adalah
untuk penulis berikutnya diharapkan membuat projek yang berbeda dan mencari
suatu terobosan baru guna mempermudah proses kerja dilapangan.
iii
4. KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan pada kehadirat Allah SWT,
yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga laporan kerja
praktek dengan judul Pembuatan Sistem Informasi Kearsipan Surat Dinamis
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah Menggunakan Visual Basic 6.0 dan
dapat terselesaikan dengan baik. Kerja praktek ini merupakan salah satu mata
kuliah wajib yang harus ditempuh oleh mahasiswa jurusan Matematika prodi
Statistik Terapan dan Komputasi D3–UNNES pada semester lima. Laporan
kerja praktek ini disusun berdasarkan tugas yang diberikan yaitu membuat
sistem informasi kearsipan surat dinamis dengan menggunakan aplikasi visual
basic 6.0 yang diintegrasikan dengan MySQL.
Dalam penyelesaian tugas ini tentunya tidak lepas dari bantuan
pembimbing kerja praktek, dosen pembimbing, segenap karyawan di Dinas
Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dan semua pihak yang terkait dalam
membantu kelancaran kegiatan praktek kerja di lapangan. Penulis sadar laporan
kerja praktek ini masih kurang sempurna. Untuk itu penulis mengharapkan
adanya kritik dan saran dari semua pihak demi kesempurnaan laporan kerja
praktek. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca terutama pada
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah.
Semarang, September 2013
Penyusun
iv
5. DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL…………………………………………………………………………i
HALAMAN PENGESAHAN…………………………………………………………………ii
ABSTRAK……………………………………………………………………………………iii
KATA PENGANTAR………………………………………………………………………..iv
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………………..v
BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………………………….1
1.1 Latar Belakang…………………………………………………………………………….1
1.2 Tempat dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan……………………………………………...2
1.3 Perumusan dan Batasan masalah…………………………………………………………..3
1.4 Metodologi………………………………………………………………………………...4
1.5 Sistematika Penulisan……………………………………………………………………...4
BAB II ISI……………………………………………………………………………………..6
2.1 DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA TENGAH…………………………..6
2.1.1 Sejarah Dinas Pendidikan Jawa Tengah……………………………………6
2.1.2 Visi dan Misi Dinas Pendidikan Jawa Tengah…………………………….7
2.1.3 Gambaran Praktek Kerja Lapangan di Dinas Pendidikan
Provinsi Jawa Tengah ……………………………………………………..7
2.2 TEORI PENUNJANG ...........................................................................................9
2.2.1 Program………….........................................................................................9
2.2.2 Data …………...............................................................................................9
2.2.3 Sistem Basis Data .........................................................................................9
2.2.4 SQL .............................................................................................................11
v
6. 2.2.5 Kearsipan ....................................................................................................11
2.2.6 Fungsi Surat ................................................................................................14
2.2.7 Pengurusan Surat Masuk …………………………………………………15
2.2.8 Proses Surat Masuk di Dinas Pendidikan Provinsi
Jawa Tengah...............................................................................................16
2.2.9 Proses Surat Keluar di Dinas Pendidikan Provinsi
Jawa Tengah………...................................................................................17
2.3 PROSES PENGINSTALAN SOFTWARE…………………………..................18
1. Microsoft Visual Basiv 6.0 ..…………………………………………………18
2. MySQL Query Browser………………………………………………………21
3. VB MySQL Direct……………………………………………………………22
2.4 DESAIN APLIKASI…………………………………………………………….23
2.4.1 Desain Tabel……………………………………………….……………...23
2.4.1.1. Tabel Surat Masuk……..……………………….………………..23
2.4.1.2. Tabel Surat Keluar.……..………………………………………..23
2.4.2 Desain Form Aplikasi pada Visual Basic 6.0…………….……………….24
2.4.2.1. Menu Login…….………………………………………………...25
2.4.2.2. Menu Input Surat Masuk……………………….………………..26
2.4.2.3. Proses Penggunaan Menu Surat Masuk..……….………………..27
2.4.2.4. Menu Input Surat Keluar ……………………….……………….32
2.4.2.5. Proses Penggunaan Menu Input Surat Keluar …………………..33
2.4.2.2. Menu Rekapan Surat…..……………………….………………...38
2.4.2.3. Proses Penggunaan Menu Rekapan Surat…..….………………...39
BAB III PENUTUP…………………………………………………………………………..41
A. Simpulan………………………………………………………………….41
vi
