Materi ini saya ambil dari internet dan sumbernya saya lupa. Saya gunakan sebagai bahan ajar office communication SMK kelas administrasi perkantoran

1. ENGLISH FOR CORRESPONDENCE
(PART I)
CARA SIMPEL UNTUK MENULIS
SURAT/EMAIL DALAM BENTUK:
1. RESERVATION LETTER
2. CONFIRMATION LETTER
3. REFUSAL LETTER
4. CANCELLATION LETTER
5. OFFERING LETTER

2. Ada beberapa cara untuk menulis “reservation letter” atau email. Namun yang
perlu diperhatikan adalah bahwa surat tersebut haruslah memberikan informasi
yang jelas kepada alamat yang kita tuju agar tidak terjadi salah pengertian.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Buat surat yang mudah
untuk dimengerti dan
dibuat sesingkat mungkin
Pada paragraf pertama
penulis harus
mencantumkan Nama
Penulis,Tipe
Kamar/Meja/Reservasi
yang dipesan
Mencantumkan Lama
WaktuTinggal,Tanggal
danWaktu
Keberangkatan dan
Sampai
Akan lebih baik apabila
semua informasi yang
dibutuhkan dicantumkan
dalam 1 paragraf saja
Sebutkan kebutuhan
khususnya dan juga
berikan
alamat/nomor/email yang
bisa dihubungi
(contact person)

3. PetterWinterson
Braga Street, South California, USA
Phone: 007 56789
Email: pwnt@gmail.com
February 3rd, 2011
Dear Sir or Madam,
I would like to book a single bed room for two persons. We will stay in your hotel for 3 days. My
arrival date is on February 8, 2011 at 10 a.m. Can I have Spa treatment in your hotel? We are
enclosing $200 as a deposit of my reservation.
We are going to be waiting for your confirmation.
Sincerely,
PetterWinterson

4. “Confirmation Letter” berfungsi untuk memberi informasi dan mengkonfirmasi tentang jasa, reservasi,
penerimaan barang atau file, dan laporan. Jenis surat ini harus mengandung informasi yang lengkap
termasuk di dalamnya semua fakta dan perjanjian yang telah dibuat. Surat ini juga bisa digunakan untuk
menjalin hubungan kerjasama yang baik dan profesional.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Surat harus berisiAlamat
Pengirim (return address)
Informasi penting harus
dijelaskan dengan
sejelas-jelasnya agar
mudah dimengerti
Body pada surat harus
diawali dengan Salam
Pembuka (salutation)
Surat juga harus langsung
ditujukan kepada siapa
(directly to whom it may
concern)
Surat harus diakhiri
dengan kalimat penutup
dan bagian penutup yang
terdiri dari Nama dan
TandaTangan pengirim

5. Lestari Hotel
Munduk village, Buleleng regency
Phone: 0362 9876
Email: leshot@ymail.com
Website: www.hoteles.com
February 30, 2011
Jhon Smith
Braga streets, South California, USA
Dear Mr. Smith,
Thank you for your reservation letter of February 29, 2011. We are very pleased to confirm your reservation
about Deluxe King Suite room for 2 persons, as the charge $500 per night, your arrival date on March 2,
2011, the departure date on March 4, 2011, you will check in at 10.00 a.m, and check out at 10.00 p.m.
If you need an additional information please let us know as soon as.
We are looking forward to welcoming you in our hotel.
Sincerely,
Darma
Reservation Manager

6. “Refusal Letter” merupakan surat penolakan atas sebuah tawaran pekerjaan, reservasi, undangan,
proposal bisnis, dan lain-lain. “Refusal Letter” juga bisa disebut “Rejection Letter”. Surat ini merupakan
salah satu surat yang membawa berita kurang baik bagi si Pembaca.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Refusal Letter harus
mengindikasikan rasa
penyesalan yang
mendalam
Gunakan bahasa yang
sopan dalam surat ini
agar tidak terjadi kesalah
pahaman
Cantumkan semua fakta
yang beralasan kepada
pembaca untuk
membuatnya yakin
Surat ini harus singkat,
padat, dan jelas
Surat ini harus
menyampaikan ungkapan
terimakasih kepada
pembaca atas penawaran,
reservasi, atau undangan
yang mereka berikan

7. Mr. Marty Friedman
Purity Hotel Manager
Stamford Streets, London
February 1st, 2011
Dear Mr. Friedman,
We are very thankful of your reservation letter of January 30, 2011. We are very sorry to inform you that our
hotel is fully booked at that day. So we are not be able to accept your reservation. We are respectfully to
suggest you to look for another hotel which can accept your reservation. We will be very pleased to
welcoming you in another day.
Good luck
Faithfully,
Darma
Reservation Manager

8. “Cancellation Letter” digunakan untuk pembatalan suatu pesanan, permintaan, atau reservasi.
Perusahaan-perusahaan sangat membutuhkan jenis surat ini untuk mengetahui ketika seseorang yang
telah memesan atau melakukan reservasi terhadap suatu barang atau jasa kemudian membatalkan itu
semua.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Seperti surat-surat
lainnya, surat ini juga
harus mengandung
Alamat Pengirim
(return address)
Dalam surat ini penulis
harus memberikan alasan
yang jelas mengenai
pembatalan tersebut.
Surat ini harus
mengandung fakta yang
beralasan agar mudah
dimengerti dan diterima
oleh pembaca
Ide utama dari surat ini
harus jelas dan lengkap
dan langsung menuju
pada poin pembicaraan
Bahasa yang digunakan
adalah bahasa formal dan
profesional

9. MickThompson
Stamford Streets, London
001 34726
March 13th, 2011
Mr. Anderson
Reservation Manager
Luxury Hotel
Berckam Streets, Birmingham City
023 56749
Dear Mr. Anderson,
I am very sad to inform you that I need to cancel my reservation for 3 days in your hotel starting on March
15, 2011. I have a job that I cannot leave. I have to go to Brazil to finish my project. I hope your hotel will
find another guest who can pay you. Once again I am very sorry of the cancellation. Thank you for the
services and information. I will get back to your hotel when I am not busy.
Sincerely,
Thompson

10. “Offer Letter” biasanya digunakan untuk menawarkan kesempatan bisnis kepada perusahaan lain atau
individu. Surat ini juga bisa digunakan untuk memperkenalkan dan menawarkan produk baru dari
perusahaan kepada perusahaan lain atau individu.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Nama perusahaan harus
dicantumkan di bagian
awal surat
Kemudian diikuti dengan
alamat perusahaan,
telepon, fax, email, dan
lain-lain
Dibagian selanjutnya
dicantumkan nama
produk, servis, atau
pekerjaan yang
ditawarkan
Mencantumkan juga
spesifikasi dan kualitas
produk, servis, atau
pekerjaan
Kemudian di bagain akhir
dicantumkan manfaat
dari produk atau jasa bagi
pelanggan, atau alasan
penawaran hal-hal
tersebut

11. Butterfly Company
Nothingham Streets, Nothingham, London
Phone: 115 3874
Email: not.com@gmail.com
Website: www.notcom.org
June 30th, 2011
JackWilson
Flower Company
223 Boston Streets, Boston, USA
Dear Mr. Jack,
We would like to inform you that our company has been producing new high quality hotel products and we would also like
to offer you those products. Such as guest fishing equipment, laundry machines, kitchen equipment, etc. We produce the
latest products with attractive designs, and we ensure that the products are high quality and will increase your company’s
appearance and by using our latest product, we ensure that your company can give services to the guests effectively.
We are enclosing the brochure of our latest products.
We look forward to be meeting you and discuss the details.
Faithfully yours,
Petter Parker,
Marketing Manager