Seputar Materi Perjalanan Dinas, Dokumen serta hal lain yang penting dalam perjalanan dinas. Semoga bermanfaat :)

1. Assalamu’alaikum Wr. Wb

2. Administrasi
Perjalanan
Dinas
Materi :
1. Merencanakan Perjalanan
2. Mempersiapkan Daftar Perjalanan
3. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
4. Mempersiapkan Penginapan
5. Mempersiapkan Uang Perjalanan

3. Pengertian Perjalanan Dinas
Perjalanan Bisnis (Perjalanan Dinas) adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang
berbeda yang ditentukan oleh perusahaan.
Perjalanan Dinas dilaksanakan oleh pimpinan/karyawan yang berkaitan dengan tugas
pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

4. Merencanakan Perjalanan
Ada 3 cara yang
dapat dilakukan
dalam
merencanakan
Perjalanan Dinas,
yaitu :
1. In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)
Yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus
menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan
dan bertanggung jawab mulai dari persiapan
dokumen, mengurus tiket, hotel, serta mengurus
keuangan/pembiayaan.
2. Travel Bureau (Biro Perjalanan)
Sebagian perusahaan menggunakan jasa biro
perjalanan karena lebih praktis dan tidak merepotkan
perusahaan.
3. Administrasi Kantor/Sekretaris
Apabila pimpinan meminta administrasi
kantor/sekretaris sendiri untuk mempersiapkan
perjalanan dinasnya.

5. Rencana Perjalanan Dinas
Informasi yang perlu dikumpulkan antara lain :
1
2 5
4
3
Siapa yang
bertanggung jawab
dalam perjalanan
dinas.
Tujuan utama
perjalanan dinas
pimpinan. Prosedur tentang
transportasi dan
hotel yang biasa
dipakai. Akan
menggunakan
kelas utama atau
kelas ekonomi.
Jumlah uang
perjalanan dinas
yang akan
diperoleh oleh
seorang pimpinan.Waktu / jadwal
yang pasti tentang
acara perjalanan
dinas yang meliputi
keberangkatan,
kedatangan,
persinggahan.

6. Rencana Perjalanan Dinas
Informasi yang perlu dikumpulkan antara lain :
6
7 10
9
8
Cara memesan
tiket pesawat dan
hotel.
Peraturan
kepabean/bea
cukai dari negara
yang akan
dikunjungi
pimpinan seperti
barang apa saja
yang dapat masuk
kabin.
Cara memperoleh
penggantian
ongkos perjalanan.
Dokumen/materi
apa saja yang
perlu dipersiapkan.
Bagasi, ketentuan
jumlah barang
yang boleh dibawa
ke kabin pesawat.

7. Mempersiapkan Daftar Perjalanan
Persiapan Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary)
Daftar perjalanan dinas adalah sebuah rencana
kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan
dinas, yang merupakan kombinasi antara daftar
perjalanan dan janji temu/pertemuan.

9. Dokumen Perjalanan Dinas
Dokumen perjalanan dinas dikelompokkan menjadi 2, dokumen internal & eksternal
Dokumen Internal
Dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan/instansi yang bersangkutan
Dokumen Eksternal
Dokumen yang dikeluarkan instansi terkait untuk perjalanan bisnis
1. Surat Tugas Yang jelas tanggal dan jumlah hari pelaksanaan Perjalanan Dinas
yang dikeluarkan oleh Atasan.
2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang ditandatangani oleh Atasan dan
ditandatangani oleh yang berwenang di daerah tujuan
1. Pasport
2. Visa
3. Surat Keterangan Fiskal
4. Exit Permit
5. Tiket Transportasi
6. Voucher Penginapan

10. Mempersiapkan Penginapan
Penginapan adalah salah satu faktor penting ketika merencanakan perjalanan dinas. Dalam
hal ini, sekretaris harus mengetahui tipe akomodasi yang diinginkan pimpinan.
Biasanya pimpinan menyukai akomodasi yang letaknya dekat
dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan, daerah yang aman
& nyaman, pelayanan penginapan yang lengkap.

11. Hotel
Resort
Apartemen
Hostel/Hostal
Rumah Pribadi
Penginapan Dapat Dilakukan pada...
Lorem ipsum dolor sit amet, alii aliquip ei vel

12. 1
2
3
4
5
6
Misalnya biaya pengurusan paspor,
biaya fiskal, airport tax, dan biaya exit
permit.
Biaya Dokumen Perjalanan
Misalnya biaya transport pulang pergi,
dan biaya transport lokal selama dalam
perjalanan dinas.
Biaya Transportasi
Misalnya biaya penginapan terkait hotel
beserta makan dan minum
Biaya Akomodasi & Biaya Konsumsi
Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
Biaya Acara / Kontribusi Penyelenggaraan acara
Biaya yang digunakan untuk menjamu
relasi.
Biaya Mealsentertainment
Biaya penggantian selama bekerja
diluar perusahaan.
Biaya Perdiem
Mempersiapkan Uang Perjalanan

13. That’s all. Thank you! 
Any Questions?