Liên hệ page https://www.facebook.com/garmentspace/ để mua tài liệu

1. - 1 -
Lời mở đầu
Tất cả các nền kinh tế đều dựa trên cơ sở nguồn lực khan hiếm, vì vậy, trong
quá trình hoạt động, mọi chủ thể kinh tế đều phải có một hệ thống quản lý, giám sát
và đánh giá hiệu quả quá trình sử dụng nguồn lực của mình. Với chức năng là phản
ánh và kiểm tra tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Kế toán là một trong
những công cụ chủ yếu để các nhà quản lý điều hành, giám sát, đánh giá mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của mình.
Không chỉ có vậy, thông tin do kế toán cung cấp còn có ý nghĩa đặc biệt quan
trọng trong việc ra quyết định, đề ra chiến lược hoạt động, hoạch định chính sách tài
chính của mỗi công ty. Tổ chức một hệ thống kế toán hợp lý, hiệu quả góp phần
không nhỏ vào việc phát triển một công ty nói riêng, cả một nền kinh tế nói chung.
Xây dựng cơ bản là một lĩnh vực vô cùng quan trọng. Nó không những đáp
ứng những nhu cầu thiết yếu nhất của con người cũng như xã hội; ví dụ như nơi ở,
đi lại… và đặc biệt là cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế, tạo cơ sở cho tất cả các loại
hình sản xuất kinh doanh khác. Thực tế đã chứng minh, chỉ khi có một hệ thống cơ
sở hạ tầng phát triển thì những nguồn lực trong nền kinh tế mới dễ dàng di chuyển,
góp phần thúc đẩy việc phân công lao động trong toàn bộ nền kinh tế.
Những công trình xây dựng cơ bản thường có giá trị lớn, thời gian thi công dài,
lại chịu nhiều ảnh hưởng của những yếu tố ngoại cảnh như giá vật tư, thời tiết, địa
hình… nên công tác khảo sát, tư vấn thiết kế trong xây dựng cơ bản đặc biệt quan
trọng. Trước hết, công tác khảo sát giúp cho nhà đầu tư xác định được đặc điểm địa
hình, từ đó xác định được những yếu tố kỹ thuật, khối lượng công việc cần thực
hiện cho công trình. Công tác tư vấn thiết kế giúp cho nhà đầu tư xây dựng được kế
hoạch chi tiết, khả thi và hiệu quả cho mỗi công trình. Nó góp phần giảm thiểu rủi
ro của nhà đầu tư khi đầu tư vào những công trình lớn, nâng cao tính hiệu quả của
công trình và đặc biệt, tư vấn thiết kế có khả năng làm giảm lãng phí, thất thoát
trong xây dựng cơ bản nhờ xây dựng được dự toán chi phí và dựa vào kế hoạch chi
tiết đã xây dựng, nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát tiến độ thi công, mức độ hao
phí nguyên vật liệu và đánh giá chất lượng công việc…

2. - 2 -
Nhận thức được mức độ quan trọng của loại hình cung cấp dịch vụ này, trong
đợt thực tập Kế toán, em đã quyết định chọn Công ty Tư vấn thiết kế Đường bộ làm
nơi thực tập. Trong quá trình thực tập, em đã tìm hiểu một cách có hệ thống bộ máy
quản lý kinh doanh, đặc điểm tổ chức sản xuất cung cấp dịch vụ của công ty. Cuối
cùng, dựa vào đặc điểm đó, em đã hình thành được một cái nhìn vừa tổng quát, vừa
sâu sắc về tổ chức bộ máy và hoạt động kế toán của công ty.
Nhận thấy, quá trình khảo sát, tư vấn thiết kế có vai trò đặc biệt quan trọng của
những trang thiết bị chuyên ngành, em quyết định chọn phần hành kế toán Tài sản
cố định làm đối tượng tìm hiểu cụ thể trong báo cáo này.
Bản báo cáo thực tập của em bao gồm bốn phần:
 Phần một: Tổng quan về công ty
 Phần hai: Tổ chức kế toán
 Phần ba: Kế toán Tài sản cố định
 Phần bốn: Một số ý kiến đóng góp
Mục lục
Lời mở đầu................................................................................................................................. 1
Mục lục ....................................................................................................................................... 2
Chương I: Tổng quan về Công ty......................................................................................... 5
1. HECO – Quá trình hình thành và phát triển ............................................................. 5
2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh.................................................................................... 8
2.1. Hình thức kinh doanh .......................................................................................... 8

3. - 3 -
2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh.............................................................. 8
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý............................................................................15
3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý...........................................................................15
3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cụ thể...........................................16
3.2.1.Ban giám đốc.................................................. Error! Bookmark not defined.
3.2.2.Khối quản lý.....................................................................................................16
3.2.3.Khối sản xuất trực tiếp....................................................................................17
Chương II: Tổ chức kế toán.................................................................................................18
1. Đặc điểm tổ chức kế toán ..........................................................................................18
1.1. Đặc điểm bộ máy kế toán ..................................................................................18
1.2. Đặc điểm vận dụng chế độ................................................................................20
1.2.1.Hệ thống tài khoản sử dụng ...........................................................................20
1.2.2.Hệ thống chứng từ sử dụng ............................................................................21
1.2.3.Hệ thống sổ kế toán.........................................................................................21
1.2.4.Hệ thống báo cáo tài chính ............................................................................23
2. Các phần hành kế toán chủ yếu ................................................................................24
2.1. Kế toán tiền lương..............................................................................................24
2.2. Kế toán thanh toán.............................................................................................30
2.3. Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành .................................36
2.3.1.Các loại chứng từ ............................................................................................36
2.3.2.Phần hành kế toán...........................................................................................36
2.3.3.Hạch toán chi tiết ............................................................................................37
2.3.4.Hạch toán tổng hợp.........................................................................................37
2.3.5Trình tự ghi sổ...................................................................................................40
2.4. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm ......................................................41
Chương III: Kế toán Tài sản cố định.................................................................................45
1. Yêu cầu quản lý ..........................................................................................................45
2. Hạch toán ban đầu......................................................................................................46
2.1. Phân loại và đánh giá........................................................................................46
2.2. Tổ chức hạch toán ban đầu...............................................................................47
2.2.1.Quy trình tăng giảm tài sản cố định..............................................................47
2.2.2Chứng từ sử dụng .............................................................................................47
3. Hạch toán chi tiết........................................................................................................48
3.1. Sổ sách sử dụng..................................................................................................48
3.2. Nghiệp vụ tăng TSCĐ ........................................................................................48
3.3. Nghiệp vụ giảm TSCĐ .......................................................................................50
3.4. Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ .......................................................................................56
4. Hạch toán tổng hợp ....................................................................................................57
4.1.Hạch toán tổng hợp.................................................................................................57
4.2.Trình tự khái quát....................................................................................................60
Chương III: Một số ý kiến đóng góp..................................................................................63
1. Nhận xét, đánh giá về tổ chức hạch toán của công ty............................................63
1.1. Hệ thống tài khoản sử dụng..............................................................................64
1.2. Xác định chi phí và giá thành...........................................................................65
1.3. Xác định doanh thu ............................................................................................66

4. - 4 -
1.4. Tổ chức hạch toán tài sản cố định ...................................................................67
1.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ..........................................................................68
1.6. Đối chiếu công nợ ..............................................................................................68
2. Giải pháp khắc phục...................................................................................................68
2.1. Nguyên nhân bên ngoài.....................................................................................68
2.2. Nguyên nhân bên trong......................................................................................70
2.2.1.Xác định chi phí và giá thành ........................................................................70
2.2.2.Xác định doanh thu..........................................................................................70
2.2.3.Hạch toán tài sản cố định...............................................................................71
2.2.4.Luân chuyển chứng từ.....................................................................................71
2.2.5.Tổ chức bộ máy kế toán..................................................................................72
Kết luận ....................................................................................................................................74
Tài liệu tham khảo .................................................................................................................75

5. - 5 -
Chương I: Tổng quan về Công ty
1. HECO – Quá trình hình thành và phát triển
Công ty được thành lập theo quyết định số 857/QĐ/TCCB – LĐ ngày 25 tháng 4
năm 1996 của Bộ giao thông vận tải mà đơn vị tiền thân là Xí nghiệp khảo sát thiết kế
Đường bộ. Công ty tư vấn thiết kế đường bộ là một đơn vị hạch toán độc lập dưới sự
quản lý trực tiếp của Tổng công ty Tư vấn thiết kế Giao thông vận tải (TEDI).
Trải qua qua hơn ba thập kỷ phát triển và trưởng thành, ngày nay Công ty tư vấn
thiết kế Đường bộ đã dần khẳng định được mình trên thị trường, công ty chủ yếu tham
gia những công trình lớn của trung ương, hoặc những tuyến đường khó, yêu cầu trình
độ tay nghề cao ở các địa phương.
Với số vốn ban đầu của công ty chỉ là 6.700 triệu VND, trong đó tổng vốn lưu
động là 4.600 triệu VND, tổng số vốn cố định là 2.100 triệu VND. Ngày nay, công ty
đã vững mạnh với tổng nguồn vốn lên tới 20.000 triệu. Trong đó, tổng số vốn lưu động
là hơn 14.000 triệu, còn lại là tổng tài sản cố định. Tuy nhiên, nguồn vốn kinh doanh
của công ty chỉ vào khoảng 4.400 triệu khiến cho tỷ suất Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng
nguồn vốn chỉ vào khoảng 22 %. điều này phản ánh đặc điểm của công ty, do kinh
doanh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, số vốn đầu tư cho một công trình lớn, công nợ
cũng vì vậy mà có quy mô rất lớn và thời gian thu hồi vốn lâu, nên công ty thường
xuyên chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn. Đây là một dấu hiệu bình thường của một
công ty xây lắp. Chỉ tiêu thể hiện rõ hơn mức độ phát triển của công ty là tổng vốn cố
định. Có thể thấy.
Phòng KTTC giữ một ví trị đặc biệt quan trọng trong công ty. Phòng chịu trách
nhiệm hoạch định chính sách tài chính của công ty nên phải lường trước những thăng
trầm của ngành, dự đoán được những thời điểm phát sinh khối lượng công việc lớn,
những lúc cần huy động nguồn lực cao… để có thể phản ứng hợp lý, đem lại kết quả
kinh doanh cao cho công ty.
Là một Doanh nghiệp nhà nước thuộc một Tổng công ty lớn, không thể phủ nhận
rằng, Heco có một lợi thế tương đối tốt so với các doanh nghiệp cùng loại, để từ đó,
công ty đã phát huy thế mạnh của mình và trở thành một trong những công ty tư vấn

6. - 6 -
hàng đầu về lĩnh vực Khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng cơ bản. Sự lớn mạnh không
ngừng của công ty không chỉ thể hiện ở trình độ kỹ thuật mà còn cụ thể hóa qua tốc độ
tăng doanh thu và lợi nhuận trước thuế hàng năm của công ty:
Năm 2002 2003 2004
Doanh thu 17.298.863 100% 19.798.368 114% 21.481.074 108%
Lợi nhuận
trước thuế
742.121 100% 1.170.083 157% 1.233.500 105%
Sự phát triển của công ty còn thể hiện rõ hơn khi ta tìm hiểu về một số chỉ tiêu
tài chính quan trọng:
STT Chỉ tiêu 2001 2002 2003
1 Bố trí cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn
1.1 Bố trí cơ cấu TSCĐ
- Tài sản cố định/ Tổng tài sản 22.60 16.70 23.03
- Tài sản lưu động/Tổng tài sản 77.61 83.32 76.96
1.2 Bố trí cớ cấu nguồn vốn
- Nợ phải trả/ Tổng nguồn vốn 72.93 81.27 77.91
- Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng nguồn vốn 27.06 18.72 22.08
2 Khả năng thanh toán
- Khả năng thanh toán hiện hành 1.37 1.23 1.28
- Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn 1.11 1.08 0.99
- Khả năng thanh toánh nhanh 0.14 0.01 0.01
3 Tỷ suất sinh lời
3.1 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu
- Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu 5.24 4.29 5.91
- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu 3.56 4.59 4.02
3.2 Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản
- Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên tổng tài sản 6.39 4.23 5.52
- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên tổng tài sản 4.35 2.82 3.75
3.3 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu 16.26 15.54 17.01
Có thể thấy, tuy chỉ tiêu Tổng tài sản của công ty biến động không ổn định (vì lý
do công nợ, các khoản phải thu, phải trả trong xây lắp là không ổn định) nhưng tốc độ
tăng doanh thu, tỷ lệ phản ánh khả năng hoạt động của công ty thể hiện rất tốt. Chỉ tiêu
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu của công ty ở mức cao, thể hiện đúng sức mạnh, vị
thế của công ty.

7. - 7 -
Những công trình của công ty chủ yếu thông qua hai nguồn chính: một là từ Tổng
công ty Tư vấn thiết kế Giao thông vận tải, hai là từ những nguồn mà công ty tự đấu
thầu hay được mời tham gia thi công. Khối lượng khách hàng và số đầu công trình mà
công ty đang có là tương đối lớn. Hiện nay, công ty đang tham gia tư vấn thiết kế cho
hơn 150 công trình của khoảng 70 khách hàng lớn nhỏ khác nhau. Riêng ở Tổng công
ty Tư vấn Giao thông vận tải, Hedi đã tham gia hơn 70 công trình. Điều này chứng tỏ
vị thế lớn mạnh và chất lượng, uy tín của công ty đối với thị trường.
Không chỉ gói gọn trong việc tư vấn và thiết kế nói chung, công ty đã đa dạng hóa
loại hình dịch vụ của mình, phát triển được rất nhiều các loại hình cung cấp, đáp ứng
nhu cùa khách hàng một cách tốt nhất:
 Lập quy hoạch giao thông, BCNC tiền khả thi, BCNC khả thi, đầu tư xây
dựng các công trình về đường, cầu và các nút giao vượt
 Thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công đường, cầu và các nút giao vượt
 Thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công tuyến có nền đường đặc biệt, đất yếu,
đào sâu đắp cao, các kết cấu mặt đường sử dụng vật liệu mới
 Khảo sát địa hình, địa chất, thuỷ văn
 Khảo sát môi sinh,môi trường, đánh giá tác động của môi trường
 Kiểm định, khảo sát đo đạc cầu cống và tuyến cũ, cải tạo nâng cấp, đánh
giá khả năng tận dụng hiện trạng của từng công trình
 Thẩm định dự án đầu tư xây dựng ở tất cả các bước về công trình cầu và
đường bộ
 Kiểm soát chất lượng, quản lý dự án và TVGS công trình
 Tư vấn về mời thầu và thiết kế, xây dựng và quản lý các công trình về
đường
 Tư vấn, dịch vụ và sửa chữa máy quang học
Công ty là một đơn vị mạnh, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đường bộ.
Với lợi thễ sẵn có cùng vớt trình độ chuyên môn cao nên Công ty chủ yếu cung cấp
dịch vụ cho những công trình của Trung ương hoặc những công trình yêu cầu trình độ
kỹ thuật cao, những công ty khác không thể đảm nhận được. Có thể kể đến một số
công trình tiêu biểu mà công ty đã thiết kế và thi công như:

8. - 8 -
 Quốc lộ 1 đoạn Hà Nội - Bắc Ninh
 Đường Láng – Hoà Lạc
 Quốc Lộ 5
 Đường năm Thăng Long Mai Dịch
 Cầu Hàm Thuận Đa Mi
 Cầu quốc lộ 38 vượt Quốc lộ 1A
 Đường Pháp Vân - Cầu Rẽ
 Cầu Đại Phước - Huyện Nhơn Trạch - Đồng Nai
Công ty luôn ý thức được rằng, vị thế ngày nay của mình là nhờ sự nỗ lực phấn
đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên, và để giữ gìn phát huy thế mạnh của mình,
công ty cần duy trì, nâng cao chất lượng dịch vụ của mình hơn nữa. Công ty đã được
tổ chức Quốc tế BVQI cấp chứng chỉ ISO 9001 ngày 31/8/2001, chứng thực rằng, chất
lượng dịch vụ của công ty luôn đạt mức cao nhất, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về kiểm
soát chất lượng và quy trình quản lý.
2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh
2.1. Hình thức kinh doanh
Nhìn chung, công ty cung cấp hai hình thức dịch vụ chủ yếu là Tư vấn và Khảo sát
thiết kế. Như đã trình bày, đây là loại hình dịch vụ khá quan trọng, góp phần tăng hiệu
quả của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, chống thất thoát lãng phí vốn đầu tư và
nâng cao chất lượng công trình:
 Tư vấn: cung cấp kiến thức kinh nghiệm, lời khuyên chuyên môn cho dự án để
xem xét, quyết định, kiểm tra quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án.
 Khảo sát thiết kế: tìm giải pháp khả thi, hiệu quả cho dự án, công trình.
2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
2.2.1. Tổ chức sản xuất kinh doanh
Tất cả những hoạt động khảo sát thi công đều được thực hiện thông qua hợp đồng
kinh tế ký kết giữa Giám đốc công ty với từng đơn vị thực hiện. Sau khi ký hợp đồng
với chủ đầu tư, Giám đôc quyết định thành lập tổng thể, bổ nhiệm Chủ nhiệm tổng thể,

9. - 9 -
Giám đốc đề án… Những người này có trách nhiệm lập ra Đề cương cho công việc,
bao gồm khối lượng, trình tự công việc cần thực hiện; những yêu cầu kỹ thuật; dự toán
chi phí. Dựa vào đây, Giám đốc ký kết hợp đồng giao khoán khối lượng công việc với
từng đơn vị.
Các đơn vị, đúng với phần việc của mình thực hiện hạng mục công việc theo khối
lượng công việc nhận khoán từ Ban giám đốc. Trong quá trình thi công, mỗi đơn vị
thực hiện có trách nhiệm tập hợp chứng từ liên quan tới chi phí phát sinh để cuối quý
chuyển về phòng kế toán. Khi công trình bàn giao, bên B thanh toán hợp đồng, công ty
sẽ thực hiện xét duyệt, quyết toán với từng phòng, đơn vị thực hiện dựa trên cơ sở đề
cương, hợp đồng giao khoán giữa giám đốc với từng đơn vị.
Như vậy có thể thấy, đối với những công trình yêu cầu công tác thi công, chi phí
phát sinh được theo dõi ngay tại từng công trình và do đơn vị thực hiện tập hợp. Đối
với những công trình chỉ cần thực hiện công tác thiết kế, tư vấn, công việc diễn ra
ngay tại công ty, nơi đặt các thiết bị máy móc phục vụ cho nhu cầu này. Đối với loại
hình này, chi phí phát sinh rất đơn giản, chỉ gồm chi phí vật tư văn phòng phẩm, chi
phí khấu hao máy móc thiết bị và lớn nhất là chi phí tiền lương. Đặc điểm này có ảnh
hưởng sâu sắc tới việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Quy trình thi công của công ty có thể được phản ánh sơ lược thông qua lược đồ:
Sơ đồ dòng chảy hoạt động khảo sát, thiết kế

10. - 10 -
Trách nhiệm Sơ đồ dòng chảy
 Giám đốc
 Đề xuất tham mưu: QLKD, các phòng
chức năng, các đơn vị
 Thực hiện: QLDK
 Phối hợp: Đơn vị sẽ thực hiện dự án
 Chỉ đạo: Giám đốc
 Đề xuất: QLKD, Đơn vị thực hiện,
VPKT/ QLKT
 Chuẩn bị văn bản: QLKD
 Phê duyệt: GIám đốc
 Đề xuất: Đơn vị thực hiện, QLKT
 Đơn vị chuẩn bị quyết định: TCHC
 Quyết định: Giám đốc
 Đề xuất và thực hiện: CNTT/ CNĐA,
Đơn vị thực hiện
 Phối hợp: Tổng thể, QLKT, QLKD
 Soát xét: QLKT, QLKD
 Phê duyệt: Giám đốc
Bắt đầu
Quyết định thành lập tổng thể:
GĐ ĐHDA, CNTT, CNĐA, KCS…
Thu thập số liệu; Đi hiện trường
Lập đề cương khảo sát thiết kế
Chuẩn bị thủ tục/ Chạy việc/ Đấu thầu
Thông báo giao nhiệm vụ
Duyệt đề cương
khảo sát thiết kế
(Trang tiếp)

11. - 11 -
 Thực hiện: QLKD
 Phối hợp: Đơn vị thực hiện, CNTT/
CNĐA
 Chỉ đạo: Giám đốc
 Soát xét: Phòng QLKD, TCKT
 Phối hợp: VPKT/ QLKT
 Chỉ đạo và phê duyệt: Giám đốc
 Khâu phê duyệt của khách hàng
 Đề xuất: QLKD
 Chỉ đạo: Giám đốc
 Đề xuất: QLKD
 Chỉ đạo: Giám đốc
 Đơn vị thực hiện
 Tập hợp chi phí: Đơn vị thực hiện
 Tạm ứng:
- Phê duyệt: Giám đốc
- Thực hiện: Phòng TCKT
 Thực hiện: QLKD
 Phối hợp: Đơn vị thực hiện, TCKT,
VPKT/ QLKT
 Thực hiện: TCKT
 Phối hợp: QLKD, Đơn vị thực hiện
 Đề xuất: QLKD
 Chỉ đạo: Giám đốc
Chuẩn bị hợp đồng
và dự toán kinh phí
Phê duyệt HĐ
và dự toán
Lập hợp đồng kinh tế giữa
Giám đốc và đơn vị thực hiện
Thực hiện hạng mục công việc
Tập hợp
Chi phí
Theo dõi
Tạm ứng
Phân giao nhiệm vụ trong nhóm
(Khảo sát thiết kế)
Thực hiện công tác nghiệm thu
Thu & phân bổ kinh phí
(Quyết toán, thanh lý hợp đồng)
(Tiếp)

12. - 12 -
Ghi chú
QLKD Quản lý kinh doanh
VPKT/ QLKT Văn phòng kỹ thuật/ Quản lý kỹ thuật
TCHC Tổ chức hành chính
GĐ ĐHDA Giám đốc điều hành dự án
CBTT Chủ nhiệm tổng thể
CNĐA Chủ nhiệm đề án
TCKT Tài chính kế toán
2.2.2. Phương tiện, thiết bị chuyên môn
Hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, trang thiết bị phương tiện của công ty là
một yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng cho từng công trình, phát huy hết thế
mạnh về nhân lực mà công ty đang có. Nhằm đảm bảo cho chất lượng kỹ thuật, công
ty đã đưa vào sử dụng rất nhiều phương tiện, thiết bị chuyên môn hiện đại, chất lượng
cao để cung cấp dịch vụ một cách hoàn hảo. có thể kể ra một số thiết bị, phương tiện:
o Thiết bị khoan địa chất của các nước Nga, Trung Quốc, Nhật Bản
o Thiết bị đo đạc địa hình của các công ty điện tử nổi tiếng như Set, Laika,
Nikon… của các nước Nhật Bản, Thụy Sỹ, Đức
o Thiết bị văn phòng phục vụ cho nhu cầu quản lý, thiết kế như máy tính cá nhân,
máy in, máy Photocopy, máy vẽ các loại…
o Máy khảo sát nền mặt của Italia, Anh
o Bên cạnh đó, công ty còn sử dụng rất nhiều những chương Trình phần mềm
phục vụ thiết kế với những phiên bản mới nhất hiện nay do trong và ngoài nước
sản xuất để phục vụ cho công tác thiết kế và tính toán.
o Cuối cùng là phần mềm kế toán doanh nghiệp Hài Hòa phục vụ cho công tác kế
toán của công ty
Nhìn chung, với bề dày lịch sử và uy tín của mình, công ty đã trang bị cho mình
một hệ thống máy móc thiết bị phần cứng cũng như phần mềm hiện đại, chuyên
nghiệp để phục vụ tác nghiệp, đáp ứng yêu cầu về chất lượng của khách hàng.
2.2.3. Sơ đồ dòng chảy tác nghiệp quản lý
(Nguồn: Sổ tay chất lượng - Hồ sơ ISO)

13. - 13 -
Trách nhiệm Sơ đồ dòng chảy
 Giám đốc
 Đề xuất tham mưu: QLKD, các
phòng
chức năng, các Đơn vị
 Thực hiện: QLKD
 Phối hợp: Đơn vị sẽ thực hiện dự
án
 Chỉ đạo: Giám đốc
 Thực hiện: QLKD
 Phối hợp: Đơn vị thực hiện
 Chỉ đạo: Giám đốc
 Thực hiện: QLKD
 Phối hợp: Đơn vị thực hiện,
CNTT/ CNĐA
 Đơn vị trình: QLKD
 Soát xét: Phòng QLKD, TCKT
 Phối hợp: VPLT/ QLKD
 Chỉ đạo và phê duyệt: GIám đốc
 Khâu phê duyệt của khách hàng:
- Thực hiện: QLKD, Đơn vị thực
hiện
- Phối hợp: CNTT/ CNĐA, VPKT/
QLKT
Nhánh 1:
 Theo dõi tiến độ: Phòng QLD
 Theo dõi chất lượng:
VPKT/QLKD
Hệ thống ISO9001
Nhánh 2:
 Tiếp nhận và trình xử lý thông tin:
QLKD, VPKT/ QLKT, CNTT/
CNĐA, Đơn vị thực hiện
 Đầu mối xử lý: Giám đốc
 Thực hiện: CNTT/ CNĐA, Đơn vị
thực hiện, VPKT/ QLKT (chất
lượng), QLKD, TCKT
Chuẩn bị thủ tục/ Chạy việc/ Đấu thầu
Chưa đạt
Đạt
Bắt đầu
Tiếp nhận quyết định
giao việc từ cấp trên
Chuẩn bị hợp đồng
và dự toán kinh phí
Phê duyệt HĐ
và dự toán
Theo dõi
tiến độ,
chất lượng
Giải quyết
khiếu nại
khách hàng
(Trang tiếp)

14. - 14 -
 Thực hiện: QLKD
 Phối hợp: Đơn vị thực hiện
CNTT/ CNĐA
 Thực hiện: QLKD
 Phối hợp: Đơn vị thực hiện,
TCKT, VPKT/ QLKT
 Thực hiện: QLKD
 Phối hợp: Đơn vị thực hiện,
TCKT
 Chỉ đạo: Giám đốc
 Soát xét: Phòng QLKD
 Phối hợp: TCKT, Đơn vị thực
hiện
 Trình duyệt: QLKD
 Phê duyệt: Giám đốc
 Thực hiện: TCKT
 Phối hợp: QLKD, Đơn vị thực
hiện
 Chỉ đạo: Giám đốc
 Đề xuất: QLKD
 Phối hợp: Đơn vị thực hiện
 Soát xét: TCKT
 Quyết định: Giám đốc
 Thực hiện: TCKT (Theo dõi công
nợ), QLKD (kết thúc hợp đồng)
 Phối hợp và soát xét: QLKD, Đơn
vị thực hiện
 Chỉ đạo: Giám đốc
 Các Đơn vị nghiệp vụ
 Thực hiện: TCKT
 Phối hợp: QLKD
 Chỉ đạo: Giám đốc
(Ghi chú: Như trang 12)
Đạt
Chưa đạt
Tiếp nhận và giao nộp hồ sơ
Thực hiện công tác nghiệm thu
Lập hồ sơ nghiệm thu thanh toán
Xem xét hồ sơ,
nghiệm thu
thanh toán
Thu kinh phí
Phân bổ kinh phí
Theo dõi công nợ
và kết thúc hợp đồng
Lưu trữ hồ sơ quản lý
Quyết toán và bảo vệ quyết toán
(Tiếp)

15. - 15 -
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Giám đốc Phó Giám đốc
Phó Giám đốc
Phòng tổ chức hành chính
Phòng Quản lý kinh doanh
Phòng Tài chính kế toán
Phòng Quản lý kỹ thuật
Phòng Thiết kế đường 1
Phòng Thiết kế đường 2
Phòng Thiết kế cầu 1
Phòng Thiết kế cầu 2
Phòng Nền mặt đường
Phòng Địa chất
Phòng Khảo sát
Các nhóm dự án
Tổ Hồ sơ
Trạm quang học
Phó Giám đốc
Khối Quản lý
Khối Sản xuất
trực tiếp

16. - 16 -
3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cụ thể
3.2.1. Ban giám đốc
 Giám đốc: điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Dựa trên những thông tin, góp ý tham mưu của các trưởng phòng, giám đốc đưa ra
những quyết định đồng thời chịu trách nhiệm trướcc pháp luật về những hoạt động của
công ty.
 Hai Phó giám đốc ký thuật, phụ trách kỹ thuật, chỉ đạo, chịu trách nhiệm tiến
trình chung của sản xuất.
 Phó giám đốc kinh doanh, phụ trách những vấn đề liên quan tới chất lượng sản
xuất, tiền lương công nhân viên, quản lý, giám sát hoạt động ký kết hợp đồng khoán,
hợp đồng xây lắp với bên B, với nhà thầu phụ…
3.2.2. Khối quản lý
 Phòng Tổ chức hành chính: Bộ phận được tập hợp từ các ban tổ chức lao động,
hành chính quản trị, nhiệm vụ của bộ phận này là bố trí sắp xếp lao động trong công ty
về số lượng cũng như trình độ tay nghề ở từng phòng ban.
 Phòng Quản lý dinh doanh: Nhiệm vụ của phòng là xây dựng kế hoạch sản xuất
tiêu thụ ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch năm sau. Đồng thời, phòng có nhiệm vụ xây
dựng các định mức kinh tế, kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quy cách từng
mặt hàng trước khi đưa vào sản xuất. Mặt khác, phòng có nhiệm vụ đảm bảo cung cấp
đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
 Phòng Tài chính kế toán: Bộ phận rất quan trọng của công ty, có trách nhiệm
phản ánh tình hình tài chính của công ty lên hệ thống sổ sách, hoạch định những chính
sách vè tài chính ngắn hạn, dài hạn. Bên cạnh đó, phòng còn có trách nhiệm kiểm tra,
hướng dẫn các nhóm dự án thực hiện đúng quy định, chế độ kế toán khi thực hiện tập
hợp chứng từ quyết toán.
 Phòng quản lý kỹ thuật: Đây là bộ phận có nhiệm vụ chính là kiểm tra chất
lượng (KCS) sản phẩm của công ty trước khi xuất. Phòng còn có nhiệm vụ lưu trữ các
tài liệu kỹ thuật, các quy trình, quy phạm thiết kế của Việt Nam và quốc tế

17. - 17 -
3.2.3. Khối sản xuất trực tiếp
 Phòng Thiết kế: Các phòng có nhiệm vụ tư vấn, thiết kế các công trình giao
thông đường bộ, cầu.
 Phòng Nền mặt đường
 Phòng Địa chất
 Phòng Khảo sát: Thực hiện nhiệm vụ khảo sát
 Các nhóm dự án: Đứng đầu là giám đốc dự án, có nhiệm vụ thực hiện từng
hạng mục công việc ở các công trình cụ thể.
 Tổ Hồ sơ: Có trách nhiệm in ấn, sao chép hồ sơ tài liệu, phục vụ tất cả những
nhu cầu liên quan tới giấy tờ của doanh nghiệp.
 Trạm quang học: Chịu trách nhiệm chính về việc sửa chữa, bào trì, theo dõi các
thiết bị quan học như các thiết bị đo lượng, khảo sát…

18. - 18 -
Chương II: Tổ chức kế toán
1. Đặc điểm tổ chức kế toán
1.1. Đặc điểm bộ máy kế toán
Như đã trình bày, do công ty chỉ thực hiện những dịch vụ theo từng đơn đặt hàng
nên hệ thống thông tin kế toán tương đối đơn giản. Khi một công trình kết thúc, mỗi
phòng ban có trách nhiệm gửi về cho phòng kế toán một bộ hồ sơ tập hợp những chi
phí phát sinh, và kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, phản ánh những chi phí đó vào hệ
thống sổ sách. Vì vậy, khối lượng các nghiệp vụ kế toán thường tập trung vào giai
đoạn quyết toán, thanh toán hợp đồng.
Phòng kế toán bao gồm năm người, được tổ chức như sau:
Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán:
Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng Tài chính - Kế toán)
 Tổ chức điều hành công tác kế toán tài chính, kiểm tra kiểm soát và
sử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ cung cấp nghiệp vụ
Kế toán trưởng
(Trưởng phòng TC – KT)
Kế toán Tổng hợp,
Thanh toán…
Kế toán TSCĐ,
Tiền lương và
Thuế…
Kế toán Thanh
toán nội bộ,
Tiền mặt
Thủ quỹ
Thống kê ở các phòng
Ghi chú

19. - 19 -
doanh của doanh nghiệp, tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp các thông tin tài
chính của Công ty thành các báo cáo có ý nghĩa giúp cho việc xử lý và ra quyết
định của lãnh đạo Công ty.
 Kế toán trưởng đồng thời cũng là trưởng phòng Kế toán tài chính,
có nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc trong việc hoạch định, soát xét và phê
duyệt những quyết định những chính sách tài chính cho công ty.
Kế toán tổng hợp
 Hạch toán tổng hợp: tổng hợp số liệu về chi thu và các nghiệp vụ
khác ở kế toán viên để làm nhiệm vụ tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm,
công trình cũng như là việc lập các báo cáo cần thiết.
 Hạch toán thanh toán với người mua, người bán: theo dõi, đối chiếu
tải khoàn tiền gửi ngân hàng và tình hình thanh toán với người mua, người bán.
Kế toán thanh toán nội bộ
 Hạch toán thanh toán nội bộ: theo dõi các khoản ứng trước và kiểm
tra hồ sơ chứng từ quyết toán của công ty với từng phòng ban, cá nhân.
 Hạch toán tiền mặt: phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên
quan tới tiền mặt.
Kế toán TSCĐ, Tiền lương, Thuế…
 Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Mở sổ theo dõi chi tiết
từng loại vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho. Tính toán vật liệu
xuất kho, phân bổ công cụ, dụng cụ, chuyển giao đối chiếu bảng kê đã lập với kế
toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, tổng hợp.
 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tổng hợp các
chứng từ có liên quan và tính lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty
cũng như các khoản trích theo lương và thực hiện các chế độ khen thưởng đối
với cán bộ công nhân viên để tổng hợp lương và các khoản trích theo lương.
 Hạch toán Tài sản cố định: Theo dõi việc mua sắm Tài sản cố định,
tính khấu hao, trích và phân bổ khấu hao cho từng đối tượng sử dụng.
Thủ quỹ:

20. - 20 -
 Bảo quản tiền mặt, nhận tiền và chi tiền theo lệnh, chịu sự điều
hành của kế toán trưởng, kế toán phần hành có liên quan.
 Quản lý, vận chuyển công văn giấy tờ
Thống kê ở các phòng (kế toán đội) có nhiệm vụ thống kê, ghi chép mọi chi
phí ở công trình của đội theo các chứng từ cần thiết, định kỳ giao nộp cho phòng
kế toán đối chiếu, xem xét và ghi sổ, kế toán phụ trách trình cho kế toán tổng
hợp để nhập dữ liệu.
Theo quy định quản lý, thống kê ở các phòng chia làm hai người kiêm
nhiệm, chịu trách nhiệm:
 Thủ quỹ: lĩnh, chi tiền, tổng hợp chứng từ;
 Thủ kho: mua sắm, giao vật tư.
1.2. Đặc điểm áp dụng chế độ kế toán
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nên chế độ của công ty được
quy định bởi những văn bản pháp quy trong lĩnh vực này:
 Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính về
việc ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp
 Pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1990. Nghị định
số 17/ HĐBT ngày 16/01/1990, sửa đổi bổ xung bằng Nghị định số 17/HĐBT
ra ngày 16/01/1990
 Quy chế về hợp đồng kinh tế trong xây dựng cơ bản ban hành kèm Quyết
định số 29QĐ/ LB ngày 01/06/1992
 Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ra ngày 08/07/1999 và Nghị định số
12/2000/NĐ-CP ra ngày 05/05/2000 về việc ban hành Quy chế quản lý đầu tư
và xây dựng.
 Các chuẩn mực kế toán.
1.2.1. Hệ thống tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty cũng khá đơn giản với khoảng 40 tài
khoản.

21. - 21 -
Đặc biệt, do tất cả những nghiệp vụ liên quan từ chi phí thi công phát sinh tại công
trình đến tiền lương, chi phí khấu hao đều được tập hợp vào tài khoản 627 với 5 tiểu
khoản nên trong phần doanh thu và chi phí không có hai tài khoản 621 và 622
Dưới đây là bảng hệ thống tài khoản công ty sử dụng:
Loại tài khoản Tài khoản sử dụng
Tiền, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn
111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 144,
152, 153, 154
Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 211, 213, 214, 221, 242
Công nợ và các khoản phải trả 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338
Nguồn vốn chủ sở hữu 411, 414, 415, 421, 431
Doanh thu và chi phí 511, 515, 627, 632, 635, 642, 711, 811
Xác định kết quả kinh doanh 911
1.2.2. Hệ thống chứng từ sử dụng
Nhìn chung hệ thống chứng từ của công ty đều theo đúng biểu mẫu mà nhà
nước quy định. Hệ thống chứng từ công ty sử dụng gồm
- Lao động tiền lương.
- Hàng tồn kho
- Bán hàng
- Tiền tệ
- Tài sản cố định
Ngoài ra, do điều kiện cụ thể, công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ tự lập
khác.
1.2.3. Hệ thống sổ kế toán
Do đặc điểm công ty với khối lượng nghiệp vụ không nhiều, quy mô sổ sách đơn
giản và ở dụng phần mềm ké toán máy nên kế toán ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi
sổ là rất thích hợp.
Hình thức ghi sổ này có đặc điểm là:
 Căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”
 Việc ghi sổ kế toán gồm:
o Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
o Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

22. - 22 -
Sổ sách kế toán chủ yếu:
 Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
 Sổ cái
 Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Do đặc điểm công ty kết hợp cả kế toán thủ công và máy vi tính, những sổ chi tiết
của một số phần hành được ghi chép trên phần mềm kế toán Excel nên việc tổ chức
các sổ chi tiết khá đơn giản. Tất cả các sổ chi tiết đều được thiết kế theo kiểu tờ rời,
mỗi đối tượng theo dõi chi tiết là một tờ sổ (tương ứng một “sheet” trên file dữ liệu).
Chứng từ ghi sổ cũng được kế toán tổng hợp thực hiện bằng tay. Sau khi được kế
toán trưởng xét duyệt, kế toán tổng hợp bắt đầu định khoản vào máy tính. Do việc áp
dụng phần mềm vào kế toán, công việc hạch toán tổng hợp được thực hiện rất nhanh
gọn, chỉ cần có lệnh, số liệu do kế toán tổng hợp nhập vào sẽ được chuyển sang các sổ
cái, các báo cáo tổng hợp hết sức nhanh chóng.
Trình tự ghi Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:

23. - 23 -
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Đối chiếu
Chuyển sổ (phần mềm)
Ghi định kỳ (phần mềm)
1.2.4. Hệ thống báo cáo tài chính
Theo quy định chung, công ty sử dụng hệ thống báo cáo tổng hợp sau:
 Bảng cân đối kế toán: phản ánh tình trạng tài sản, nguồn vốn của công ty tại
thời điểm lập báo cáo.
 Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Báo cáo tổng hợp, phản ánh
doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh trong một kỳ nhất định của
doanh nghiệp.
 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: phản ánh dòng tiền và việc sử dụng dòng tiền trong
một kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
 Thuyết minh báo cáo tài chính: giải trình cho người sử dụng hiểu rõ số liệu, nội
dung trình bày trong các báo cáo.
Sổ, thẻ
kế toán
chi tiết
Bảng
tổng hợp
chi tiết
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ quỹ
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Nhập dữ
liệu vào
phần mềm

24. - 24 -
Tùy theo yêu cầu quản lý, hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp có thể lập thành
nhiều bản và gửi đến những đơn vị liên quan theo đúng quy định.
Ngoài ra, để nâng cao chất lượng quản lý, công ty cũng có tổ chức một hệ thống
Báo cáo quản trị cung cấp những thông tin tóm lược nhất về tình hình của công ty.
Hàng tuần, Kế toán trưởng lập một báo cáo gồm một số khoản mục chủ yếu như:
 Tiền mặt tại quỹ
 Số dư tìên gửi ngân hàng
 Tình hình phải thu, phải trả
 Tình hình tạm ứng với từng phòng ban
Báo cáo này thể hiện mức độ quan tâm của ban quản lý đối với những thông tin
kế toán quan trọng, góp phần vào việc ra quyết định của Ban giám đốc.
2. Các phần hành kế toán chủ yếu
Từ những đặc điểm về quản lý, sản xuất như đã trình bày ở trên, sau đây em xin
chọn ra một số những phần hành kế toán tiêu biểu, mang những đặc điểm của một đơn
vị xây lắp để trình bày, đó là:
 Kế toán tiền lương
 Kế toán thanh toán
 Kế toán xác định chi phí và giá thành
 Kế toán xác định doanh thu và chi phí
2.1. Kế toán tiền lương
2.1.1. Tổ chức hạch toán ban đầu
2.1.1.1. Chứng từ về lao động
Công ty thực hiện tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, nghỉ hưu, khen thưởng và ban
hành những quyết định, chính sách tương ứng. Những chính sách này do Tổng công ty
hướng dẫn, quy định.
Tiền lương của công ty được tính theo Quy chế khoán. Quy chế này do Công ty
xây dựng dựa trên sự hướng dẫn, xét duyệt của Tổng công ty. Quy chế này chia làm ba
loại với tỷ lệ khoán khác nhau:
Đối với lương sản phẩm, quy định của công ty về giao khoán là:
Loại hình thi Khảo sát Địa chất

25. - 25 -
công Tuyến Địa hình Nền Khoan Hồ sơ GPMB
Khoản chi phí 19% 20% 20% 17% 25% 25%
Đối với hoạt động Khảo sát địa hình:
Loại hình TC
KSĐH,
Cọc
Tuyến Cọc GPMB Thí nghiệm Khảo sát nền
Khoản chi phí 20% 22% 50% 23% 33%
Đối với hoạt động thiết kế:
Loại hình Giám sát tác giả Thẩm định Mời thầu
Khoản chi phí 20% 16% 30%
Đầu mỗi quý, căn cứ vào Đề cương khảo sát thiết kế đã lập, Ban giám đốc giao
khoán cho từng phòng, với hai loại chứng từ:
- Phiếu giao khoán
- Hợp đồng khoán
Hàng tháng, công ty cho các phòng lĩnh khoản tạm ứng bao gồm nhiều khoản,
trong đó có cả tạm ứng tiền lương công nhân viên.
Đến cuối quý, công ty thực hiện quyết toán, thanh lý hợp đồng giao khoán, căn cứ
vào khoản tạm ứng, vào hợp đồng giao khoán, công ty trả nốt số tiền lương phải trả
công nhân viên.
2.1.1.2. Tiền lương và các chi cho lao động khác
 Bảng tính lương:
Thành phần lương được chia làm hai loại, lương cứng dựa trên ngày lương cấp bậc
và lương mềm dựa trên hai hệ số Trách nhiệm và Khối lượng công việc. Tùy theo từng
khối tổ chức mà công ty có quy chế tính tiền lương khác nhau
 Đối với khối quản lý
Lương
cơ
bản
(LCB)
Ngày
công TT
làm việc
(Ni)
Lương cứng Lương mềm
Ngày
lương CB
(VCBi)
Lương cấp
bậc thực lĩnh
(Ni*VCBi)
Hệ
số
K1i
Hệ
số
K2i
Hệ số
chung
Lương để tính
(LTi=Ki*Ni*VCBi)
Lương mềm
được lĩnh
(VMi=LTi*HS)

26. - 26 -
Dựa vào bảng trên đây, tiền lương tính cho từng đơn vị phòng ban quản lý được
tính bằng tổng lương cứng và lương mềm. Trên cơ sở số tiền đã tạm ứng, cuối quý
phòng KT – TC thanh toán nốt tiền lương cho cán bộ công nhân viên.
 Đối với khối sản xuất trực tiếp, tiền lương là tổng số các khoản sau đây:
 Phần lương cứng:
- Ngày lương cơ bản
- Ngày làm việc trong quý
 Phần lương mềm
- hệ số trách nhiệm (kc), so từng đơn vị bình bầu trên cơ sở hướng dẫn
- hệ số khối lượng (kt), tùy thuộc vào mức độ công việc nhiều hay ít
- hệ số tiến độ vật chất lượng (km)
- Ngày công thực tế LV (gồm cả làm ngoài giờ)
- Ngày công quy đổi theo hệ số tính KI (có tính đến làm ngoài giờ)
 Lương điều chỉnh (Q)
 Lương học, phép (Lh-p)
 Phụ cấp (Lpc)
 Các lương khác (LK)
 Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
 Tạm ứng tiền lương: Được theo dõi cùng với khoản ứng trước.
 Chi tiền lương thanh toán cho người lao động: hàng quý, dựa vào Hồ sơ quyết
toán gồm có:
 Biên bản thanh toán hợp đồng
 Biên bản nghiệm thu kỹ thuật – khối lượng (Bước thiết kế)
 Biên bản nghiệm thu thiết kế (Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công)
 Hợp đồng khoán
Sau khi kế toán thanh toán nội bộ xét duyệt, kiểm tra, công ty thực hiện chi trả tiền
lương cho công nhân viên.
2.1.2. Tổ chức hạch toán chi tiết
Sổ sách sử dụng: kế toán dùng sổ chi tiết tài khoản 141, 334, 335 và 338 để theo
dõi chi tiết.
Do kế toán không theo dõi từng khoản mục chi tiết chi phí phát sinh ở từng công
trình nên không mở sổ 621, 622 mà chỉ sử dụng tài khoản 627 để theo dõi (phần này sẽ

27. - 27 -
được trình bày kỹ hơn ở phần 3) nên chi phí nhân công - tiền lương cán bộ công nhân
viên, kế toán dùng tài khoản 6271 – Chi phí nhân viên phân xưởng để theo dõi
Hàng kỳ, thường là hàng tuần, kế toán chi tạm ứng cho công nhân viên:
 Nợ TK 141/ Có TK 111 Khoản tiền tạm ứng
Đến cuối quý, kế toán dựa vào hợp đồng khoán giữa ban giám đôc với từng phòng
ban, ghi nhận khoản phải trả công nhân viên
 Nợ TK 6271, 642 (lương NV quản lý)/ Có TK 334 Tiền lương phải trả
Tiếp theo, kế toán kết chuyển các khoản đã tạm ứng sang 334, tính ra khoản tiền
lương còn phải trả công nhân viên.
 Nợ TK 334/ Có TK 141 Khoản tiền đã tạm ứng
Dựa vào chế độ quy định và hợp đồng ký kết giữa người lao động và ban quản lý,
kế toán ghi nhận những khoản trích theo lương:
 Nợ TK 6271, 642, 334/ Có TK 338 Các khoản trích theo lương
Cơ sở để kế toán tính ra các khoản trích theo lương là chế độ quy định của nhà
nước và mức lương cơ bản của từng đối tượng lao động.
Cuối cùng, kế toán thực hiện chi trả tiền lương còn phải trả, nộp các khoản trích
theo lương cho công nhân viên:
 Nợ TK 334, 338/ Có TK 111 Số tiền còn lại cần thanh toán
Sơ đồ trình tự hạch toán

28. - 28 -
Tương ứng với mỗi định khoản, kế toán vào sổ chi tiết từng tài khoản 141, 334,
335 và 338.
2.1.3. Hạch toán tổng hợp
Dựa vào kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp đến cuối quý phản ánh vào chứng từ ghi
sổ tiền ứng trước theo lương, lương và các khoản trích theo lương.
Định kỳ, kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Khâu này diễn ra trên phần mềm
máy tính nên rất đơn giản. Phần mềm sẽ tự động chuyển vào sổ cái các tài khoản liên
quan khi có lệnh chuyển sổ.
Khi cần kiểm tra, kế toán tổng hợp so sánh số liệu trên phần mềm với số liệu mà kế
toán phần hành đã xử lý.
Quy trình hạch toán tiền lương có thể xem xét ngắn gọn như sau:
- Dựa vào đề cương, phòng Kinh doanh tính ra tiền lương phải trả.
- Từng đơn vị thực hiện ký với giám đốc hợp đồng khoán
- Hàng tuần, các đơn vị nhận tiền tạm ứng
- Cuối quý, các đơn vị tập hợp chứng từ, bảng chia lương.
- Sau khi các cơ quản quản lý phê duyệt, thực hiện quyết toán
2c,
Các
khoản
trích
theo
lương
3, Kết chuyển
tạm ứng
(hàng quý)
Thanh
toán các
khoản
trích
TK 6271
TK 6421
2a, Tiền lương phải trả
cho nhân viên khối SX
2b, Tiền lương phải trả
cho nhân viên khối quản lý
TK 334TK 111
TK 141
4, Thanh toán tiền lương
(hàng quý)
1, Tạm ứng
(hàng tuần)
TK 338
Các khoản
trích theo
lương
TK 338

29. - 29 -
2.1.4. Trình tự ghi sổ
Đầu kỳ, kế toán Tiền lương mở các sổ chi tiết 334, 335, 338 và 141. Sổ được tổ
chức theo kiểu tờ rời, mỗi đối tượng theo dõi trên một tờ sổ (đối với phần mềm máy
tính, mỗi đối tượng tương ứng với một mã số). Các đối tượng được theo dõi như sau:
 Đối với khối quản lý, mỗi cá nhân được theo dõi trên một tờ sổ
 Đối với các phòng thi công, kế toán theo dõi theo từng phòng để tiện cho
việc theo dõi, quyết toán.
Đối với kế toán tổng hợp, khi có nghiệp vụ phát sinh, lần lượt vào Chứng từ ghi sổ
và nhập dữ liệu vào phần mềm. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ phản ánh hai nhóm
nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán cho công nhân viên.
Hàng quý
Hàng tuần
Đối chiếu
Bắt đầu
Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng TC KT Đơn vị thực hiện
Lập đề cương
khảo sát thiết kế
Hợp đồng
khoán
Thực hiện Đề
cương
Xin tạm ứng
Tiền lương
phải trả
Tài khoản
334, 338
Tài khoản
141
Nghiệm thu công trình, thanh toán tiền lương
Biên bản
nghiệm thu
Hoàn thành
công việc

30. - 30 -
Hàng quý, dựa vào bảng chia lương của các phòng gửi về, sau khi kiểm tra, đối
chiếu với biên bản nghiệm thu, hợp đồng khoán và đề cương, kế toán Tiền lương phản
ánh lên sổ chi tiết Tài khoản 334 mở chi tiết theo từng đối tượng
Cũng dựa trên bảng chia lương và trên cơ sở đối chiếu, kiểm tra, kế toán Tổng hợp
thực hiện phản ánh tiền lương phải trả lên Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ cũng được
tổ chức theo kiểu tờ rời.
Dựa vào số hiệu trên chứng từ ghi sổ, kế toán Tổng hợp tiến hành phản ánh khoản
tiền lương phải trả vào phần mềm theo kiểu định khoản, sau khi có lệnh, phần mềm tự
động chuyển vào các sổ cái và các báo cáo tổng hợp.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thực hiện đối chiếu giữa bảng tổng hợp từ các sổ chi
tiết và sổ cái từ phần mềm, cuối cùng kế toán thực hiện phát hành các báo cáo tài
chính cuối kỳ.
Sơ đồ vào sổ có thể khái quát đơn giản như sau:
2.2. Kế toán thanh toán
2.2.1. Thanh toán nội bộ
2.2.1.1. Nhiệm vụ
Tổ chức hạch toán thanh toán nội bộ có hai chức năng chính, đó là:
- Theo dõi khoản tạm ứng: Do thực hiện tổ chức sản xuất kinh doanh theo hình
thức khoán nên mọi chi phí phát sinh ở chân công trình không được phản ánh trực tiếp
ở sổ sách của công ty tại thời điểm phát sinh mà được phản ánh một cách gián tiếp ở
tài khoản 141, tạm ứng cho công nhân viên. Kế toán thanh toán nội bộ có trách nhiệm
Sổ cái các tài khoản
334, 335, 338
đối
ứng
kết
chuyển
Đối chiếu
Vào sổ chi tiết
334, 335, 338
Chứng từ
ghi sổ
Nhập dữ liệu
vào máy
Bảng chia lương
Bảng tổng hợp
chi tiết
Kết chuyển
từ 141 sang
Sổ chi
tiết 111

31. - 31 -
phản ánh, thực hiện và theo dõi nghiệp vụ tạm ứng. Về bản chất, tài khoản 141 chứa
các khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất nên có thể coi nó như tài
khoản theo dõi “Thanh toán nội bộ” chứ không đơn thuần là tài khoản tạm ứng nữa.
Đây là lý do tài khoản này đươợc đưa vào trình bày ở phần hành “Kế toán thanht
toán”.
- Kiểm tra tình hình quyết toán: Cuối quý, các đơn vị thực hiện gửi về cho bộ
phận kế toán thanh toán bộ chứng từ mà đơn vị đã tập hợp trong suốt quá trình thi
công. Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu với đề cương, với chế độ và xét duyệt.
Ngoài việc các khoản chi có chứng từ đầy đủ, kế toán còn cần theo dõi, đối
chiếu với đề cương để xem, các khoản chi có hợp lý với yêu cầu công việc hay
không.
- Thông thường, một bộ chứng từ tập hợp từ các phòng ban có hai bộ phận quan
trọng nhất:
o Bảng chia lương, phản ánh tiền lương phải trả
o Bảng tập hợp chi phí phát sinh, bao gồm
 Chi phí vật liệu
 Chi phí dụng cụ sản xuất
 Chi phí khấu hao tài sản cố định
 Chi phí dịch vụ mua ngoài
 Chi phí bằng tiền khác
Sau khi quyệt qua các khoản chi phí, nếu hợp lý, kế toán tổ chức hạch toán, phản
ánh vào hệ thống sổ sách và thực hiện thanh toán nốt với từng đơn vị.
2.2.1.2. Hạch toán
Theo đúng quy định, nghiệp vụ chi tạm ứng được tổ chức và theo dõi theo một quy
trình rất chặt chẽ:
Trước hết, bộ phận cần ứng trước lập Giấy đề nghị tạm ứng. Quy trình xét duyệt và
chi tạm ứng có thể biểu diễn như sau:
Trách nhiệm luân chuyển
Công việc
Người
nhận tiền
Kế toán
thanh toán
Thủ trưởng
đơn vị
Kế toán
trưởng
Thủ
quỹ
1. Đề nghi tạm ứng 1
2. Duyệt chi 2 3

32. - 32 -
3. Lập phiếu chi 4
4. Ký phiếu chi 6 5
5. Xuất quỹ 7
6. Ghi sổ kế toán 8
7. Bảo quản lưu trữ 9
Sau khi được xét duyệt, khoản này sẽ được phân bố vào các tiểu khoản của tài
khoản 627.
Việc hạch toán ở tài khoản 141 là tương đối đơn giản, nhưng nhiệm vụ quan trọng
hơn của kế toán thanh toán nội bộ là hướng dẫn, kiểm tra tình hình chi các khoản tạm
ứng và tập hợp chứng từ sao cho hợp lệ, đúng chế độ, phù hợp với đề cương. Đây là
khâu rất quan trọng để phục vụ cho nghiệp vụ xác định giá thành của công ty.
2.2.1.3. Trình tự vào sổ
Kế toán sử dụng các sổ
 Sổ chi tiết tài khoản 141, sổ quỹ.
 Chứng từ ghi sổ.
Để theo dõi tạm ứng, sổ chi tiết tài khoản 141 cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời
để theo dõi với từng đối tượng. Từ các gíấy đề nghị tạm ứng, kế Toán thanh toán tiền
mặt viết phiếu chi rồi phản ánh vào sổ chi tiết 141 và 111.
Dựa trên cơ sở phiếu chi, kế toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ rồi nhập liệu vào
máy theo đúng quy trình.
2.2.2. Thanh toán với người mua, người bán
2.2.2.1. Nhiệm vụ:
Giấy đề nghị
tạm ứng
Phiếu chiSổ quỹ
Sổ chi tiết
141, 111
Chứng từ ghi sổ
Nhập dữ liệu vào máy

33. - 33 -
Kế toán thanh toán với người mua, người bán có trách nhiệm lập và luân chuyển
chứng từ hạch toán ban đâu, theo dõi nghiệp vụ thanh toán với từng người mua. Do
các quan hệ thanh toán chủ yếu thực hiện bằng chuyển khoản, thông qua dịch vụ ngân
hàng nên phần hành này do Kế toán viên tổng hợp thực hiện.
Ngoài ra, kế toán phần hành này còn có nhiệm vụ tổ chức, thiết kế Sổ chi tiết, Sổ
tổng hợp để phản ánh các khoản phải trả, phải thu của khách hàng…
Do đặc điểm của loại hình xây lắp là thời gian theo dõi một công trình, một khách
hàng có khi lên tới nhiều năm, quan hệ thanh toán chỉ phát sinh ít, tập trung vào từng
giai đoạn (ví dụ đầu quý hay cuối năm) nhất định nên số lượng nghiệp vụ phát sinh
cũng tương đối ít, tập trung trong một thời điểm.
2.2.2.2. Hạch toán chi tiết
Mở sổ chi tiết tài khoản 131, 331. Nhờ áp dụng Máy vi tính vào công tác kế toán
nên việc mở sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng cũng tương đối đơn giản, mỗi
khách hàng tương ứng với một khoản mục, một mã số trên máy nên việc mở sổ, thêm
nghiệp vụ đơn giản. Năm 2004, công ty có khoảng 70 khách hàng với hơn 150 hạng
mục công trình. Công ty mở chi tiết đến từng công trình và đánh mã số theo từng
khách hàng một.
Ví dụ, với Tổng công ty tư vấn thiết kế có mã số 01 thì công trình Quốc lộ 5 mang
mã số 01 005, cứ như vậy với hơn 70 hạng mục công trình của Tổng công ty.
Cuối kỳ, công ty lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, đối chiếu những
khoản ứng trước, khoản còn phải thu của khách hàng…
2.2.2.3. Hạch toán tổng hợp
Trình tự hạch toán Thanh toán với người mua:

34. - 34 -
Ở phần này, đáng lưu ý là định khoản
Nợ TK 131/ Có TK 331 Doanh thu chia nhà thầu phụ
Đây là giá trị hạng mục công việc mà công ty thuê một bên thứ ba thực hiện. Mục
đích của định khoản này là phân biệt rõ doanh thu thực hiện với doanh thu thực tế thu
được.và tính ra số thuế giá trị gia tăng phải nộp.
Thứ hai là bút toán thanh toán với khách hàng và ghi nhận doanh thu:
Khi khách hàng ứng trước, kế toán ghi Nợ TK 111, 112/ Có TK 131.
Khi khách hàng chưa thanh toán tiền, công ty cũng chưa ghi nhận khoản phải thu
và doanh thu (chưa ghi bút toán Nợ 131/ Có 511) mà đợi đến khi khách hàng thanh
toán, kế toán mới ghi một lúc:
(1) Bút toán xác định doanh thu:
Nợ TK 131/ Có TK 511 Doanh thu
(2) Bút toán ghi nhận khoản thanh toán:
Nợ TK 111, 112/ Có TK 131 Số tiền khách hàng còn phải trả
Bút toán (1) dùng để theo dõi một cách tổng thể toàn bộ quá trình thanh toán với
khách hàng, ghi nhận doanh thu và thuế giá trị gia tăng phải nộp. Bút toán (2) mới ghi
nhận khoản tiền mà khách hàng thanh toán.
Doanh thu chia
nhà thầu phụ
Khách hàng tạm ứngSố phải thu về
TK 511 TK 131
TK 133
TK 112
TK 331
TK 33311 Khách hàng thanh
toán nợ phải trả

35. - 35 -
Thông thường, bên B không bao giờ thanh toán 100% giá trị công trình. Vì là công
trình xây dựng cơ bản nên thông thương, các khách hàng giữ lại khoản giá trị giao
động từ 3 đến 5%, tùy vào công trình và quy định của nhà nước, để bảo hành công
trình. Nói chung, công ty thường để khoản này như một số dư trên tài khoản 131, sau
đó chuyển thành nợ phải thu khó đòi và xử lý theo quy định của nhà nước về trích lập
dự phòng phải thu khó đòi.
2.2.2.4. Trình tự ghi sổ
Để hạch toán, kế toán sử dụng:
 Sổ chi tiết các tài khoản 131, 33311, 331, 133…
 Chứng từ ghi sổ (sau khi nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động
vào các sổ cái, sổ tổng hợp theo đúng quy trình)
Khi có một hợp đồng với khách hàng mới, kế toán mở một trang sổ chi tiết 131
mới. Sổ chi tiết 131 cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời, mỗi khách hàng (mỗi công
trình là một tờ sổ). Kế toán không thực hiện phân loại khách hàng theo tuổi hay theo
mức độ xuất hiện nghiệp vụ thường xuyên.
Mỗi khi có nghiệp vụ ứng trước của khách hàng, cơ sở là giấy báo nợ của ngân
hàng, kế toán vào chứng từ ghi sổ đồng thời vào sổ chi tiết tài khoản 131, 112. Cơ sở
để kế toán vào sổ nghiệp vụ ghi nhận khoản phải trả nhà thầu phụ là hợp đồng xây
dựng giữa công ty và nhà thầu phụ, kế toán vào sổ chi tiết 331. Cũng dừa vào hợp
đồng với nhà thầu phụ, kế toán vào chứng từ ghi sổ.
Do các công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ, khi thực hiện quyết toán
theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc theo phần trăm công việc (theo thỏa thuận
giữa công ty và bên B), kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 511. Sổ chi tiết tài khoản 511
được mở chi tiết theo dõi với từng công trình.
Cuối cùng, kế toán Tổng hợp dùng phần mềm phát hành sổ cái tài khoản 131, 511
và các tài khoản có liên quan

36. - 36 -
2.3. Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành
2.3.1. Các loại chứng từ
 Bảng chia lương
 Bảng tổng hợp chi phí khác: Bảng này tổng hợp tất cả những chi phí phát sinh
trong kỳ của từng đơn vị thực hiện, theo từng công trình hạng mục.
Bảng này gồm các khoản chi phí:
- Chi phí vật liệu
- Chi phí dụng cụ sản xuất
- Chi phí khấu hao tài sản cố địn
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí bằng tiền khác
 Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ
2.3.2. Phần hành kế toán
Kế toán xác định chi phí và giá thành là một phần hành tổng hợp, nó sử dụng kết
quả của các phần hành kế toán khác. Sau đây là một số phần hành kế toán có liên quan
tới vấn đề tập hợp giá thành:
Hợp đồng
với bên B
Hợp đồng với
nhà thầu phụ
Giấy báo nợ
của ngân hàng
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết 131 Sổ chi tiết 331
Chứng từ ghi sổ
Nhập dữ liệu vào máy tính

37. - 37 -
 Kế toán thanh toán nội bộ (theo dõi gián tiếp chi phí nguyên vật liệu và một số
chi phí khác phát sinh tại từng hạng mục công trình)
 Kế toán tiền lương
 Kế toán tài sản cố định
 Kế toán thuế
2.3.3. Hạch toán chi tiết
Tất cả các chi phí sản xuất phát sinh đều chỉ được phản ánh trung gian qua tài
khoản 141. Việc tập hợp chứng từ và theo dõi cụ thể được giao cho thống kê ở mỗi
đơn vị thực hiện.
Nhìn chung, việc hạch toán rất đơn giản, thống kê ở đội chỉ chú ý tập hợp đủ các
hóa đơn chứng từ hợp lệ mà thôi.
Riêng với phần khấu hao TSCĐ, kế toán thường tính khấu hao vào giữa năm và
cuối niên độ kế toán (6 tháng tính một lần) rồi đến cuối năm mới tính ra khấu hao cho
từng TSCĐ trên thẻ TSCĐ. Thông thường, kế toán chỉ phải tính giá thành phần công
việc đã hoàn thành vào cuối mỗi kỳ kế toán nên việc này không ảnh hưởng tới việc tập
hợp chi phí khấu hao TSCĐ. Thông thường, đầu mỗi năm, kế toán thực hiện tạm tính
ra giá trị khấu hao trong năm. Với những công trình quyết toán trong năm, đây là cơ sở
để tính ra giá thành.
2.3.4. Hạch toán tổng hợp
 Tập hợp chi phí
Cuối quý, kế toán dựa vào các chứng từ gốc mà các phòng chuyển về, thực hiện
nhiệm vụ hạch toán chi tiết.
Nhìn vào sơ đồ ta thấy, như vậy, toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ, trừ chi phí
tiền lương và chi phí khấu hao đều được tập hợp hết vào 627 vào cuối kỳ chứ không
được theo dõi cụ thể, chi tiết và ngay lập tức. Đây là đặc điểm của loại hình kinh
doanh trong lĩnh vực xây lắp, mọi chi phí phát sinh đều diễn ra tại công trình, kế toán
ở công ty không thể theo dõi được.
Chi phí của một công trình nói chung, bao gồm các khoản chi phí sau:
- Chi phí nhân công (tiền lương). Vì công ty cung cấp dịch vụ tư vấn nên tỷ
trọng tiền lương chiếm một giá trị rất lớn.

38. - 38 -
- Chi phí vật liệu: tuy hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nhưng lại là công ty tư
vấn, khoản chi phí này đối với một số công trình thậm chí dưới 10%, gây nên
nhiều vấn đề trong việc hạch toán chi phí.
- Chi phí dụng cụ sản xuất: gồm chi phí về công cụ, dụng cụ.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Chi phí dịch vụ mua ngoài.
- Chi phí bằng tiền khác.
Nhìn chung, tất cả các khoản chi phí trên đều được tập hợp hết vào các tiểu khoản
của tài khoản 627 và chưa được theo dõi chi tiết đối với từng công trình.
 Kết chuyển chi phí
 Cuối mỗi quý, kế toán thực hiện bút toán:
Nợ TK 627 (các tiểu khoản)/ Có TK 154

39. - 39 -
Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí và xác định giá thành:
Bảng phân bổ
khấu hao Tạm tính
đầu năm
Hàng quý kết chuyển
TK 214 TK 6274
Chi tạm ứng
thiếu
TK 111
Kiểm tra
Quyết toán
Hàng quý kết chuyển
Hàng quý kết chuyển
TK 632TK 154TK 334 TK 6271
Bảng chia lương
Bảng tổng hợp
chứng từ
Sổ theo dõi tạm ứng
Chứng từ gốc
TK 141
TK 6272, 6273,
6277
Phản ánh vào sổ Kết chuyển chi phí Quyết toán & xác định kết quả
Vào sổ
Đối ứng
Sổ quỹ

40. - 40 -
Sau đây là ví dụ về các yếu tố chi phí của doanh nghiệp:
Chi phí 2004 Tỷ lệ (%)
Chi phí nguyên vật liệu 2.245.000.000 18
Chi phí nhân công 4.785.000.000 30
Chi phí khác 552.000.000 3
Chi phí khấu hao TSCĐ 945.000.000 6
Chi phí dịch vụ mua ngoài 3.798.000.000 24
Chi phí khác bằng tiền 3.589.000.000 22
Tổng 15.914.000.000 100
Nhìn vào bảng thành phần chi phí, có thể thấy, chi phí nhân công là rất lớn. Điều này
phản ánh bản chất của ngành, là tư vấn thiết kế, mỗi sản phầm cung cấp mang hàm lượng
chất xám rất lớn. Trong năm 2004, lợi nhuận thuần của công ty đạt 1.233.500.000 VND,
như vậy tính ra, tỷ suất sinh lời của một đồng tiền lương là khoảng 26%, rất cao so với các
loại hình sản xuất kinh doanh khác.
2.3.5. Trình tự ghi sổ
Ngoài các sổ theo từng phần hành như đã trình bày, ở phần hành này, kế toán mở thêm
các sổ chi tiết:
 Sổ chi tiết tài khoản 627, mở chi tiết theo từng tiểu khoản:
o Sổ chi tiết 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng
o Sổ chi tiết 6272 Chi phí vật liệu
o Sổ chi tiết 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất
o Sổ chi tiết 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ
o Sổ chi tiết 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài
o Sổ chi tiết 6278 Chi phí bằng tiền khác
 Cuối quý, kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 154.
 Cuối kỳ kế toán (thường là cuối năm), kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 632 – Giá vốn
hàng bán. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng công trình.
Về trình tự hạch toán, trước hết, dựa vào chứng từ gốc, kế toán phân loại, sắp xếp vào
từng khoản mục của sổ chi tiết tài khoản 627 và kế toán tổng hợp váo chứng từ ghi sổ,
nhập dữ liệu vào máy theo kiểu định khoản.
Nhìn chung, trình tự vào sổ cũng đơn giản, đi theo đúng quy trình.

41. - 41 -
2.4. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm
Sau khi tập hợp hết chi phí tại 154, giá thành của công trình chỉ được tính ra khi được
kết chuyển sang tài khoản 632, tương ứng với việc công ty ghi nhận doanh thu và nợ phải
thu hoặc đã thu được tiền từ khách hàng.
Theo chuẩn mực kế toán, doanh thu được ghi nhận khi thỏa mãn 4 điều kiện, đó là
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
- Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;
- Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán;
- Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch
cung cấp dịch vụ đó.
Như vậy, nói chung đối với công ty, doanh thu có thể đã được ghi nhận khi bên B đồng
ý quyết toán, chấp nhận công trình. Tuy nhiên, Công ty tư vấn Thiết kế đường bộ, do làm
việc trong lĩnh xây dựng cơ bản, với những biến động hầu như không thể dự đoán nên, để
chủ động trong chính sách tài chính của mình, đã sử dụng tiêu thức thanh toán để ghi nhận
doanh thu.
Bảng chia
lương
Báo cáo trích khấu
hao cuối năm
Bảng tổng
hợp chứng từ
Sổ chi
tiết 6271
Sổ chi tiết 6272,
6273, 6277, 6278
Sổ chi
tiết 6274
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Nhập dữ liệu vào máy tính

42. - 42 -
Có nghĩa là, khi bên B duyệt quyết toán và chấp nhận thanh toán, công ty vẫn chưa ghi
nhận doanh thu và vẫn để chi phí tập hợp được trên tài khoản 154. Chỉ khi thu được tiền,
nghĩa là chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ công trình, công ty mới thực hiện bút toán
xác định doanh thu.
Một nhiệm vụ nữa của kế toán phần hành này là tập hợp chi phí bán hàng (TK 641) và
chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Tuy nhiên, công ty có ít chi phí liên quan tới việc
bán hàng nên kế toán chỉ mở tài khoản 642 mà thôi.
Nói chung, việc tập hợp chi phí vào 642 cũng không quá phức tạp:
Nợ TK 642
Có TK 111, 112 Chi phí bằng tiền
Có TK 152 Chi phí nguyên vật liệu (văn phòng phẩm)
Có TK 153 Chi phí công cụ, dụng cụ (máy tính, thiết bị VP)
Có TK 214 Chi phí khấu hao nhà cửa, máy điều hòa…
Có TK 334 Tiền lương nhân viên khối quản lý
Tuy hạch toán đơn giản nhưng tài khoản 642 tập hợp một khối lượng chi phí lớn, bản
chất đa dạng và phức tạp nên đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng lãng phí, sai sót.
Ví dụ năm 2004, doanh thu của công ty hơn 21 tỷ, tăng 19% so với năm 2003 nhưng chi
phí quản lý doanh nghiệp lại tăng hơn 100% (từ 2 tỷ lên 4 tỷ). Nguyên nhân là do doanh
thu tăng lớn, yêu cầu mức độ quản lý cao và do công ty thay đổi một số cách phân bổ.
Một cách đơn giản, công việc của phần hành kế toán này chỉ là:

43. - 43 -
Như vậy, ở phần hành này, kế toán mở các sổ
 Sổ chi tiết tài khoản 642 dùng chung cho các doanh nghiệp, chi tiết theo từng khỏa
mục:
o Chi phí nhân viên quản lý: theo dõi lương nhân viên khối quản lý
o Chi phí vật liệu quản lý
o Chi phí đồ dùng văn phòng
o Chi phí khấu hao TSCĐ
o Thuế, phí và lệ phí
o Chi phí dự phòng
o Chi phí dịch vụ mua ngoài
o Chi phí bằng tiền khác
 Sổ chi tiết tài khoản 511, mở tại thời điểm có khách hàng thực hiện quyết toán,
nghiệm thu công trình, theo dõi chung cho toàn doanh nghiệp.
 Sổ chi tiết tài khoản 911, mở cuối năm.
 Ngoài ra, nếu trong năm phát sinh nghiệp vụ, kế toán có thể mở thêm các sổ 711 và
811.
TK 511
TK 642
Doanh thu
Giá vốn
hàng bán
TK 632 TK 911
Chi phí
quản lý DN
TK 111, 112,
152, 153
TK 214
TK 334

44. - 44 -
Chứng từ gốc Sổ chi tiết
tài khoản 632, 511
Sổ chi tiết
tài khoản 642
Sổ chi tiết
tài khoản 911
Chứng từ ghi sổ
Nhập dữ liệu vào máy tính

45. - 45 -
Chương III: Kế toán Tài sản cố định
1. Yêu cầu quản lý
Tổ chức hạch toán tài sản cố định cần cung cấp các thông tin về TSCĐ và đưa ra các
quyết định quản lý đối với đối tượng này.
Trước hết, hạch toán TSCĐ cần phải tổ chức phân loại, quản lý TSCĐ theo đặc trưng,
tiêu thức khác nhau như
o Kỹ thuật
 Nhà cửa vật kiến trúc
 Máy móc thiết bị công tác
 Phương tiện vận tải
o Kinh tế
 TSCĐ trong sản xuất kinh doanh
 TSCĐ dùng cho quản lý
Thứ hai, tổ chức hạch toán TSCĐ đồng thời cung cấp thông tin liên quan tới TSCĐ cho
những người sử dụng, cho ban quản lý ra quyết định và để tiện cho việc theo dõi chi tiết:
o Nguyên giá
o Hao mòn
o Giá trị còn lại
o Nguồn vốn hình thành, với Công ty, bao gồm hai nguồn là
 Vốn ngân sách
 Vốn tự có
Cuối cùng, kế toán phải cung cấp những thông tin về tình hình sử dụng:
o Thời gian sử dụng
o Phương pháp khấu hao
o Phương pháp phân bổ

46. - 46 -
2. Hạch toán ban đầu
2.1. Phân loại và đánh giá
Công ty tổ chức phân loại và đánh giá tài sản cố định theo những loại sau:
- TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh:
o Nhà cửa, vật kiến trúc
o Máy móc thiết bị
 Thiết bị khoan
 Thiết bị điện tử
 Phương tiện vận tải
o Dụng cụ quản lý
 Máy photocopy
 Máy in các loại
- Tài sản cố định dùng trong quản lý doanh nghiệp
o Máy vi tính, phần mềm, máy chiếu
o Máy điều hòa nhiệt độ
Có một điều đáng lưu ý là, phần mềm máy tính thuộc loại TSCĐ vô hình, nhưng công
ty vẫn đưa vào phần TSCĐ hữu hình.
Công ty sử dụng phương pháp khấu hao tài sản cố định theo kiểu đường thẳng, khấu
hao bình quân cho tất cả các TSCĐ và phân loại, định mức khấu hao theo đúng quy định
của nhà nước.

47. - 47 -
2.2. Tổ chức hạch toán ban đầu
2.2.1. Quy trình tăng giảm tài sản cố định
2.2.2. Chứng từ sử dụng
Chứng từ tăng tài sản cố định:
- Quyết định tăng giảm TSCĐ của Tổng công ty và Công ty.
- Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn VAT) – nơi bán hàng cung cấp.
- Biên bản giao nhận TSCĐ.
- Hợp đồng mua bán TSCĐ.
Chứng từ giảm tài sản cố định:
- Quyết định của Ban giám đốc về việc đánh giá lại, chuyển thành CCDC một số
TSCĐ
- Bản yêu cầu thanh lý, sửa chừa TSCĐ do các phòng ban sử dụng tài sản đề xuất.
Bắt đầu
Ban quản lý công ty ra
quyết định
Xét duyệt
Mua/ thanh lý tài sản cố định
Đưa vào sử dụng/ thanh lý
Thẻ tài sản
cố định
Lưu trữ và
bảo quản
Hợp đồng
giao nhận
Chứng từ ghi
sổ, nhập dữ liệu
vào phần mềm

48. - 48 -
- Những quyết định của công ty liên quan tới việc thành lập hội đồng thanh lý, của
cấp trên (Tổng công ty) liên quan tới quyết định giảm tài sản cố định.
- Biên bản của hội đồng thanh lý.
- Các hóa đơn, chứng từ có liên quan tới bán, thanh lý TSCĐ.
Chứng từ liên quan tới khấu hao tài sản cố định:
- Báo cáo trích khấu hao TSCĐ. Đây là báo cáo do kế toán TSCĐ lập váo cuối
năm. Báo cáo này được coi như chứng từ gốc để kế toán vào chứng từ ghi sổ và thẻ
TSCĐ.
Chứng từ theo dõi TSCĐ:
- Thẻ tài sản cố định: đây là chứng từ quan trọng, theo dõi chi tiết và trực tiếp từng
tài sản cũng như tài liệu kỹ thuật, phụ tùng đi kèm theo mỗi tài sản cố định.
3. Hạch toán chi tiết
3.1.Sổ sách sử dụng
Để theo dõi toàn bộ TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán lập ra hai bộ sổ theo dõi, một là
toàn doanh nghiệp, hai là ở từng đơn vị:
- Sổ dùng chung toàn doanh nghiệp.
- Sổ theo dõi cho từng đơn vị. Sổ này kiêm luôn biên bản kiểm kê vào đầu năm,
các sổ được tổ chức theo kiểu tờ rời.
Đối với từng tài sản cố định, kế toán sử dụng thẻ tài sản cố định
3.2.Nghiệp vụ tăng TSCĐ
Để tìm hiểu kỹ hơn về trình tự hạch toán chi tiết, ta hãy xem xét một nghiệp vụ tăng
máy tính của công ty để thay thế một chiếc vừa bị hỏng ở phòng Thiết kế đường 1:
 Trước hết, công ty có kế hoạch mua sắm TSCĐ trong năm và được Tổng công ty phê
duyệt.
 Phòng thiết kế đường 1 trình giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa lên ban quản lý công
ty.

49. - 49 -
 Công ty – Phòng quản lý kinh doanh ra quyết định Q/định số 128/QĐ-QLKD mua
một máy tính xách tay thay thế cho một chiếc máy vừa hỏng theo yêu cầu của phòng Thiết
kế đường 1
 Công ty giao nhiệm vụ cho những người có trách nhiệm thực hiện mua tài sản cố
định, giai đoạn này chứng từ gồm có:
o Giấy giới thiệu của công ty.
o Phiếu chi tạm ứng cho cán bộ mua.
 Thực hiện mua máy tính. Người mua chịu trách nhiệm thu thập chứng từ (hóa đơn
mua hàng) đem về giao cho phòng kế toán. Sau đây là hóa đơn mua hàng:
Công ty Thủy Linh
31 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội
31 Thái Hà, Quận Đống đa
Phiếu bàn giao – Bảo hành – Xác nhận nợ giá trị gia tăng
Hà Nội, ngày: 30/03/2004 Xuất tại Kho hàng mới Số phiếu 072437
Mã khách hàng: KL021337 Mã số thuế:
Tên khách hàng: ông Trần Đức Độ Địa chỉ: số 278 Tôn Đức Thắng
Đại diện cho Cty Tư vấn thiết kế đường bộ ĐIện thoại:………
Mã VT Tên thiết bị Kho Serial SL
Đơn
giá
Thành
tiền
Bảo
hành
IBM 2668 Máy tính xách tay
IBM Thinhkpad T43
TLC H11752 1 $1 199 $1 999 12 tháng
Tổng cộng số lượng/ Giá trị tiền hàng USD 1.00 USD 1 999
Tỷ giá quy đổi VND/ Giá trị ghi nợ bằng tiền
VND
15 820 VND VND 31 624 180.0
Thuế suất GTGT: 10% 3 162 418
Tổng cộng tiền thanh toán 34 786 598
Số viết bằng chữ
Ba mươi tư triệu bảy trăm tám mươi sáu nghìn
năm trăm chín mươi tám đồng
Hình thức thanh toán Thanh toán ngay

50. - 50 -
Ghi chú TT ngay
Ký nhận khách hàng
(Hoặc người đại diện)
Thủ kho TLC Group
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người lập phiếu
(Ký, ghi rõ họ tên)
 Sau khi thực hiện nghiệp vụ mua, máy tính được bàn giao cho Phòng Thiết kế
đường 1. Kế toán TSCĐ lập thẻ TSCĐ vào sổ chi tiết theo dõi tài sản của doanh nghiệp và
của phòng, kế toán tổng hợp ghi chứng từ ghi sổ. Tham khảo Biểu 2, 3 và 4
3.3.Nghiệp vụ giảm TSCĐ
Trước hết, công ty ra quyết định thanh lý một số tài sản cố định đã cũ, lỗi thời trên cơ
sở đề nghị của các phòng ban và kế hoạch đổi mới TSCĐ của công ty. Với những tái sản
lớn hoặc có nhiều tái sản thanh lý, Công ty sẽ thành lập hội đồng thanh lý, đánh giá tất cả
những tài sản có quyết định thanh lý.
Sau khi có kết quả và được sự cho phép của Tổng công ty, công ty tiến hành thanh lý.
Để cụ thể, sau đây là một trường hợp thanh lý một chiếc máy khoan ở phòng Địa chất do
đã khấu hao hết.
Chứng từ quan trọng trong khâu này có Biên bản thanh lý TSCĐ:
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ
Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
Biên bản thanh lý TSCĐ
Ngày 31 tháng 8 năm 2004
Số: 12
Nợ: TK 214
Có: TK 211
Căn cứ Quyết định số 626A TLTSCĐ (Máy khoan XJ 100) ngày 25 tháng 7 năm 2004
của Hội đồng thanh lý TSCĐ về việc thanh lý tài sản cố định.
I. Ủy ban thanh lý tài sản cố định gồm:
Ông Trần Văn Hà đại diện phó Tổng giám đốc Công ty TVGTVT trưởng ban
Ông Đoàn Chính Minh đại diện phó Công ty TVTKĐB ủy viên
Bà Trần Thị Vân đại diện trưởng phòng TC – KT ủy viên

51. - 51 -
II. Tiến hành thanh lý TSCĐ:
- Tên, mã ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy khoan XJ 100
- Nước sản xuất: Đức
- Năm đưa vào sử dụng: 1997 Số thẻ TSCĐ: 09
- Nguyên giá TSCĐ: 83.000.000 đồng
- Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 83.000.000 đồng
- Giá trị còn lại: 0 đồng
III. Kết luận của ủy ban thanh lý TSCĐ
Máy khoan đã quá cũ, hoạt động rất chậm và không đủ công suất yêu cầu. Công
ty cần thay thế máy khác để đảm bảo chất lượng thi công
Ngày 31 tháng 8 năm 2004
Trưởng ban thanh lý
(ký, họ tên)
IV. Kết quả thanh lý TSCĐ
- Chi phí thanh lý TSCĐ:
- Giá trị thu hồi:
- Đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 01 tháng 09 năm 2004
Sau khi có quyết định thanh lý và tiến hành thanh lý, kế toán TSCĐ vào thẻ TSCĐ nội
dung giảm. Về hình thức, thẻ này giống như ví dụ đã nêu ở Biểu 1
Cuối năm, nghiệp vụ sẽ được phản ánh trên sổ theo dõi TSCĐ tòan doanh nghiệp và ở
sổ theo dõi phòng Địa chất. Sổ theo dõi ở phòng Địa chất cũng giống ví dụ ở Biểu 3.

52. - 52 -
Đơn vị: Công ty tư vấn Thiết kế Đường bộ Biểu 1: Thẻ tài sản cố định
Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng
Đơn vị: Phòng địa chất
Số hiệu TSCĐ: 241
Thẻ Tài sản cố định
(Dùng cho nhà cửa, vật kiến trúc, thiết bị máy móc, phương tiện vận tải)
Tên TSCĐ: Máy tính xách tay IBM Thinkpaq T43
Lập ngày 31/3/2004
Kế toán trưởng
Nhãn, ký hiệu: Thinkpaq H11752 Chứng từ nhập: Hóa đơn số 072437 của công ty TLC
C/Suất T/Kế: Tháng, năm bắt đầu đưa vào sử dụng: 31/03/2004
Nơi sản xuất: Mỹ Nguyên giá (Đồng) 31 624 180
Năm sản xuất: 2004 Nguồn vốn đầu tư:
Địa điểm đặt: Phòng Thiết kế đường 1 Đình chỉ sử dụng ngày
Đặc điểm KT Kích thước 31,1x25,5x2,63 cm trọng lượng 2kg Lý do:
Tỷ lệ %
Khấu hao
Từ năm: ………………………...........………
Cơ bản: ………………………............……%
Sửa chữa lớn: …………………..............…%
Từ năm: ………………………………………………….........……
Cơ bản: ………………………………………………..........……%
Sửa chữa lớn: ………………………………………..……...........%
Khấu hao đã trích (Đồng)
Năm Hàng năm Cộng dồn
Cơ bản Số C/lệch Cơ bản Số C/lệch

53. - 53 -
Xây dựng trang bị thêm Giảm tài sản cố định Chi phí sửa chữa lớn
Chứng từ
Số tiền
(Đồng)
Chứng từ
Số tiền
(Đồng)
Lý do Chứng từ
Số tiền
(Đồng)
Số Ngày Số Ngày Số Ngày
Dụng cụ phụ kèm theo Di chuyển nội bộ
Số
TT
Tên
Quy
cách
Đơn
vị tính
Số
lưọng
Đơn
giá
Thành tiền
Chứng từ
Địa điểm chuyển đến
Số Ngày
Tình hình đánh giá lại
NT
HS đánh
giá lại
Giá sau khi
đánh giá lại
Giá tăng,
giảm
Khấu hao trước
khi đánh giá lại
Khấu hao sau khi đánh giá lại Khấu hao tăng giảm

54. - 54 -
BIểu 2: Sổ tài sản cố định dùng chung toàn doanh nghiệp
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ
Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng
Sổ tài sản cố định
(Đơn vị: Nghìn đồng)
Số
thứ
tự
Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ
Chứng từ
Tên, đặc
điểm, ký
hiệu TSCĐ
Nước
sản
xuất
Tháng
năm đưa
vào sử
dụng
Số hiệu
TSCĐ
Nguyên
giá
TSCĐ
Khấu hao Khấu
hao đã
tính đến
khi ghi
giảm
TSCĐ
Chứng từ
Lý doSố
hiệu
Ngày
tháng
Tỷ lệ
(%)
khấu
hao
Mức
khấu
hao
Số
hiệu
NT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
356 31/9/97
Máy khoan
XJ 100
Đức 1997 09 83 000 10 10 83 000 243 01/09/04 Máy đã cũ
…
… 34B 31/3/04
Máy tính
xách tay
IBM
Mỹ 2004 241 31 624 25.0 4
…
Người ghi sổ
(Ký, học và tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ và tên)

55. - 55 -
Biểu 3: Sổ theo dõi TSCĐ tại đơn vị
Tổng Công ty TVTK Đường bộ
Công ty TVTK GTVT
Đơn vị Phòng thiết kế đường 1 Biên bản kiểm kê
TSCĐ
Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2006
Số
TT
Thẻ
TSCĐ
Số máy Năm
SD
Tên
TSCĐ và công cụ dụng cụ
Đ/vị
tinh
Vi
tính
V/tính
x/tay
Máy
in
Điều
hòa
Phần
mềm
Loại
khác
Nguyên giá Tình trạng
Tốt Hỏng
Tài sản cố định
Cộng 2003 7 1 1 2 0 0 152 404 204
Năm 2004
Máy vi tính
8 241 H11752 Máy tính xách tay IBM
T43
Chiế
c
1 31 624 180 x
Máy in
Điều hòa
Cộng 2004 7 1 1 2 0 0 187 191 132
Năm 2006
Cộng 2006 7 1 1 2 0 0 187 191 132
(Trong năm 2004, công ty đã tiến hành thanh lý chiếc máy cũ, phòng không bổ xung thêm TSCĐ khác)

56. - 56 -
3.4.Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ
Công ty thực hiện chính sách khấu hao theo đường thẳng, vốn là phương pháp đơn
giản nhất. Nhìn chung, giá trị khấu hao được tập hợp vào hai tài khoản chính:
 TK 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ, phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng
chung cho doanh nghiệp: nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị dùng tại
văn phòng…
 TK 6274 phản ánh tất cả các chi phí khấu hao liên quan đến máy móc thiết bị
dùng trong sản xuất và trong quản lý chung của mỗi phòng.
Đầu kỳ (đầu quý I) kế toán dựa vào số liệu năm cũ, tạm trích khoản khấu hao TSCĐ
cho cả năm.
Cứ 6 tháng một lần, kế toán tính ra khấu hao trong kỳ, đến ngày ngày 31 tháng 12
hàng năm, kế toán lập báo cáo trích khấu hao cho toàn doanh nghiệp rồi dựa vào chứng
từ gốc đó, kế toán vào thẻ TSCĐ giá trị trích khấu hao, vào sổ chi tiết tài khoản 214 và
vào chứng từ ghi sổ, vào phần mềm máy tính.
Để cụ thể, ta hãy xem trường hợp tính khấu hao với chiếc máy tính xách tay IBM
Thinkpaq T43 mua vào ngày 31/03/2004 với mức khấu hao 4 năm và tỷ lệ hao mòn là
25%.
Tính đến cuối năm, khối lượng giá trị hao mòn trích trong vòng 9 tháng từ ngày
01/04/2004 đến ngày 31/12/2004 tính ra là:
GTHM = (NGx0.25x9)/12 = (31624180x0.25x9)/12
= 5.929.534 (đồng)
Sau khi phản ánh trên báo cáo trích khấu hao tài sản cố định, kế toán vào thẻ tài sản
cố định.
Chú ý, ở đây kế toán sử dụng báo cáo Trích khấu hao tài sản cố định theo dõi cho
toàn doanh nghiệp như một chứng từ gốc chứ không dùng các bảng phân bổ.

57. - 57 -
4. Hạch toán tổng hợp
4.1.Hạch toán tổng hợp
Đáng lưu ý, công ty trong năm 2004, theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC
ngày 12/12/2003 đã thực hiện một loạt bút toản chuyển hơn 400 triệu giá trị tài sản
thành công cụ dụng cụ do không đủ tiêu chuẩn xét là TSCĐ. Vì khối lượng giá trị tương
đối lớn, không muốn làm giao động quá lớn tình hình tài chính công ty, kế toán chuyển
phi phí công cụ dụng cụ này vào TK 242 phân bổ dần.
Để tham khảo chi tiết, ta hãy xem trình tự ghi sổ của một nghiệp vụ mua máy
tính của công ty như sau:
 Kế toán tổng hợp, sau khi nhận chứng từ của việc mua máy tính, vào chứng từ
ghi sổ ngày 31/03/2004:
TỔNG CÔNG TY TVTKGTVT Chứng từ ghi sổ Số 34B
CÔNG TY TVTK ĐƯỜNG BỘ Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Trích yếu Nợ Có
TK Số tiền TK Số tiền
Trả tiền mua máy tính cho Cty
Thủy Linh
211 31 624 180.0 111 34 786 927
33311 3 162 418 - -
………… …… …… …… ……
………… …… …… …… ……
Tổng cộng …… …… …… ……
Số chứng từ gốc kèm……………………………………………
KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 Tương tự, với nghiệp vụ thanh lý TSCĐ, kế toán vào chứng từ ghi sổ ngày 01
tháng 09 năm 2004

58. - 58 -
TỔNG CÔNG TY TVTKGTVT Chứng từ ghi sổ Số 234
CÔNG TY TVTK ĐƯỜNG BỘ Ngày 01 tháng 09 năm 2004
Trích yếu Nợ Có
TK Số tiền TK Số tiền
Thanh lý TSCĐ (Máy khoan
XJ 100) theo quyết định 626A
TLTSCĐ
214 83 000 000 211 83 000 000
………… …… …… …… ……
………… …… …… …… ……
Tổng cộng
Số chứng từ gốc kèm……………………………………………
KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 Đối với nghiệp vụ khấu hao, kế toán cũng vào chứng từ ghi sổ mở tập hợp các
nghiệp vụ trích khấu hao
TỔNG CÔNG TY TVTKGTVT Chứng từ ghi sổ Số 625A
CÔNG TY TVTK ĐƯỜNG BỘ Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Trích yếu Nợ Có
TK Số tiền TK Số tiền
Trích khấu hao m/tính IBM
T43
6274 5.929.534 214 5.929.534
Tổng cộng …… …… …… ……
Số chứng từ gốc kèm……………………………………………
KẾ TOÁN VIÊN KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 Trên cơ sở chứng từ ghi sổ (hoặc sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, nếu cần) kế toán
nhập dữ liệu vào máy tính và đưa lệnh chuyển sổ, phần mềm tự động vào sổ cái tài
khoản 211, 214 và các tài khoản liên quan.

59. - 59 -
Sổ Cái TK 211
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
TK
ĐW
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
Nhà cửa, vật kiến trúc
Số dư
Máy móc thiết bị
Số dư ……
34B 31/03/2004 Mua máy tính xách tay 111 31 624 180
234 01/09/2004 Thanh lý máy khoan XJ 100 214 83 000 000
Cộng số phát sinh …… ……
Dư cuối kỳ ……
Phương tiệnvận tải
Dụng cụ quản lý
Cộng số phát sinh
Dư cuối kỳ
…… ……
… …
Dựa vào từng nhóm CTGS vào thời điểm cuối năm, kế toán vào sổ cái TK 214
bằng một lệnh rất đơn giản trên máy tính, tương tự đối với nghiệp vụ thanh lý máy
khoan XJ 100. Vì khâu này được thực hiện trên máy tính, nên việc theo dõi với từng tài
sản là không khó khăn. Trên thực tế, đối với một số doanh nghiệp, họ có thể tập hợp hết
chi phí khấu hao vào một chứng từ rồi vào sổ cái 214 như một bút toán duy nhất.
Sổ Cái TK 214
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
TK
ĐW
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
Nhà cửa, vật kiến trúc
Máy móc thiết bị
234 01/09/2004 Thanh lý máy khoan XJ 100 211 83.000.000
625A 31/12/2004 Máy v/tính IBM T43 6274 5.929.534
Phương tiệnvận tải
Dụng cụ quản lý
Cộng số phát sinh
Dư cuối kỳ
 Trên cơ sở số dư trên sổ cái, kế toán phản ánh lên báo cáo tài chính tổng hợp.

60. - 60 -
4.2.Trình tự khái quát
Cuối năm, công ty có hai báo cáo liên quan tới tài sản cố định:
 Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định và khấu hao cơ bản.
 Trích khấu hao tài sản cố định
Hai sổ trên dùng chung cho tất cả các TSCĐ đang sử dụng trong toàn doanh nghiệp,
phân loại theo đặc điểm của từng loại tài sản. Đáng lưu ý, sổ theo dõi trích khấu hao
TSCĐ được coi như một bảng phân bổ khấu hao, nó là chứng từ gốc để cho kế toán
phản ánh khấu hao ngược vào thẻ TSCĐ và vào chứng từ ghi sổ.
Chứng từ mua,
bán TSCĐ
Thẻ TSCĐ
Sổ chi tiết TSCĐ
Chứng từ ghi sổ
Bảng trích khấu
hao TSCĐ
Nhập dữ liệu vào máy tính
Sổ cái 211, 214…

61. - 61 -
Biểu 5: Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ và khấu hao cơ bản
Số
thẻ
TT
Nhóm tài sản
Chỉ tiêu
Tài sản cố định hữu hình TSCĐ
vô
hình
Tổng cộngNhà cửa vật
kiến trúc
Máy móc thiết
bị công tác
Phương tiên
vận tải
Dụng cụ
quản lý
() (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
A NGUYÊN GIÁ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 0 9.208.977.529
Số dư đàu kỳ 9.170.540.016
I Tăng trong kỳ 728.761.272
241 18 Máy v/ tính IBM T43 31.624.180 31.624.180
II Số giảm trong kỳ 690.323.759
A/ Thanh lý 275.927.452
09 2 Máy khoan XJ 100 83.000.000 83.000.000
B/ Chuyển sang CCDC 414.369.307
C/ Nhượng bán 0
B GIÁ TRỊ HAO MÒN 5.208.301.251
Số dư đầu kỳ 4.805.002.070
I
Tăng trong kỳ
(Trích khấu hao)
945.735.083
241 18 Máy v/ tính IBM T43 5.929.534 5.929.534
II Giảm trong kỳ 542.435.902
A/ Thanh lý 275.927
09 2 Máy khoan XJ 100 83.000.000 83.000.000
B/ Chuyển sang CCDC 38.603.326
C GIÁ TRỊ CÒN LẠI 4.000.676.278
Số dư đầu kỳ 4.365.537.946
Số dư cuối kỳ 4.000.676.278
Người lập biểu
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Giám đốc công ty
(Ký, họ tên, đóng dấu)

62. - 62 -
Biểu 6: Báo cáo Trích khấu hao tài sản cố định
Đơn vị tính: Đồng
Số
thẻ
Số
TT
Tên
Tài sản cố định
Nguyên giá Khấu hao đầu kỳ Khấu hao trong kỳ Lũy kế cuối kỳ
Tài sản trong SXKD 8.208.977.529 4.262.566.168 945.735.083 5.208.301.251
I NHÀ CỬA 2.720.887.692 651.345.798 122.162.658 773.508.456
II MÁY MÓC THIẾT BỊ 1.807.156.127 785.835.683 172.680.345 1.331.340.057
A THIẾT BỊ KHOAN
B THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ
241 18 Máy v/ tính IBM T43 31.624.180 0 5.929.534 5.929.534
III PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI 1.843.977.975 671.647.605 229.570.738 901.218.545
IV DỤNG CỤ QUẢN LÝ 2.836.955.735 1.780.913.053 1.780.913.053 2.202.234.193
A MÁY PHOTOCOPY
B MÁY IN CÁC LOẠI, MÁY VẼ, XE MÁY
MÁY VI TÍNH, PHẦN MỀM, MÁY
CHIẾU
MÁY ĐIỀU HÒA NHIỆT ĐỘ