SI-PI, Sari Kartika, Hapzi Ali, Sistem Informasi, Organisasi dan Strategi, Universitas Mercu Buana, 2017.pdf

1. SISTEM INFROMASI & PENGENDALIAN INTERNAL
(SI - PI)
Sistem Informasi, Organisasi dan Strategi
Dosen:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Dibuat oleh:
Sari Kartika (55516120061)
PROGRAM MAGISTER
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
2017

2. Seiring berkembangnya teknologi yang semakin maju, informasi merupakan hal
yang penting dan sudah umum dalam mencapai keefektifitas serta keefisienan dalam
sebuah organisasi bisnis ataupun individual. Sistem informasi semakin canggih dan dapat
diandalkan untuk mendukung berbagai aktivitas, baik secara organisasi, individu dan
juga sosial. Peran sistem informasi saat ini sudah menjadi suatu kebutuhan yang tidak
dapat dipisahkan, sekaligus menjadi tempat bergantung para penggunanya untuk
menyelesaikan berbagai permasalahan.
Sistem merupakan kumpulan dari komponen dan elemen yang saling terkait serta
membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Hapzi Ali (2015)
Sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem atau elemen-elemen yang saling
berkerjasama dan berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi (informasi/target/goal).
Penggunaan sistem informasi, termasuk web, telah membawa banyak perubahan
organisasional dalam berbagai area seperti struktur, otoritas, kekuatan, tugas dalam
pekerjaan, jenjang karier karyawan, supervisi, serta pekerjaan manager. Sistem informasi
menimbulkan berbagai dampak pada organisasi.
Pada kenyataannya, selain berbagai hal positif yang dapat diambil dengan
memanfaatkan sistem informasi, terdapat pula berbagai dampak negatif yang terjadi.
Sistem informasi yang merambah seluruh kalangan dalam masyarakat mengharuskan
diperlukannya kontrol yang tepat agar sistem informasi dapat dipergunakan dalam
koridor yang seharusnya.
Dampak Implementasi Sistem Informasi Bagi Organisasi
Sistem informasi dan organisasi saling berhubungan satu sama lain untuk
kepentingan manajemen. Secara umum sistem informasi menimbulkan suatu dampak
bagi organisasi :
a. Dampak Ekonomi
Dari sudut pandang ekonomi, teknologi sistem informasi dapat mengurangi biaya
agensi, dengan membuat manajemen suatu perusahaan menjadi lebih hemat baik
dalam biaya, maupun mengelola karyawan. Dengan menggunakan teknologi sistem
informasi, memungkinkan untuk membangun perusahaan global yang sangat besar
dimana untuk menjalankannya dapat dilakukan dengan efektif dan efisien tanpa harus
memperluas manajemen.
Perusahaan global yang sangat besar akan sulit untuk beroperasi karena
pengelolaannya akan sangat mahal. Disini teknilogi sistem informasi melakukan
perubahan pola yang mana lebih sedikit manajer yang dibutuhkan untuk mengelola
karyawan karena IT mengurangi baik biaya agensi dan transaksi untuk perusahaan.
Oleh karena itu, manajemen harus berharap agar pengeluaran perusahaan menyusut
dari waktu ke waktu sebagai modal yang diinvestasikan dalam IT dan pendapatan
karyawan.
b. Dampak Organisasi dan Perilaku
Sistem informasi dapat mengurangi jumlah tingkatan dalam suatu organisasi dengan
menyediakan manajer dengan informasi untuk mengawasi sejumlah besar pekerja dan

3. dengan memberikan lebih banyak otoritas pengambilan keputusan karyawan tingkat
bawah, Hapzi (2015)
c. Organizatiol Culture
Semua organisasi terdiri dari rutinitas dan perilaku individu, koleksi yang membentuk
proses bisnis. Kumpulan proses bisnis membentuk perusahaan bisnis. Aplikasi sistem
informasi yang baru mengharuskan rutinitas individu dan proses bisnis berubah untuk
mencapai tingkat tinggi kinerja organisasi, Hapzi (2015).
d. Internet dan Organisasi
Penggunaan yang efektif dari sistem informasi juga menyajikan end users manajerial
dengan tantangan manajerial yang besar. Dari tantangan tersebut ada dampak positif
dan negatifnya. Berikut dampak yang ditimbulkan :
No. Keterangan Dampak Positif IT Dampak Negatif IT
1
The rivalry among
existing firms in the
industry
Menambah daya saing
karena teknologi informasi
meningkatkan efisiensi dan
efektifitas organisasi.
Keberadaan TI yang
bermanfaat
meningkatkan daya
saing masing-masing
perusahaan dapat
mengancam keberadaan
suatu organisasi. Dalam
kasus ini berlaku hokum
alam, dimana yang kuat
yang akan bertahan.
Teknologi informasi dapat
menjaga kemanan laporan
dari suatu organisasi.
Tekonologi informasi
meningkatkan akurasi
Dengan adanya TI, dapat
meningkatkan employee
satisfaction
2
The bargaining
power of buyers
TI membantu untuk menjaga
hubungan baik dengan buyer
TI memungkinkan
organisasi kehilangan
pelanggannya karena
dengan adanya internet
pelanggan dapat
melakukan pencarian
dan perbandingan
produk atau jasa secara
online dengan mudah
dan cepat.
TI dapat memberikan
layanan kepada pelangan 24
jam
3
The bargaining
power of Suppliers
TI membantu menjalin
hubungan baik dengan
supplier
TI memungkinkan
organisasi kehilangan
suppliernya karena
dengan adanya internet
supplier dapat
melakukan pencarian
dan perbandingan
organisasi yang lebih
mengguntungkan untuk
melakukan kerjasama
TI memudahkan organisasi
untuk melakukan pencarian
dan perbandingan supplier
yang dapat menyediakan
produk atau jasa yang lebih
baik dan murah

4. No. Keterangan Dampak Positif IT Dampak Negatif IT
TI memudahkan proses
pendistribusian informasi
kepada supplier
dengannya
TI mempermudah organisasi
untuk mencari supplier
TI mempermudah organisasi
untuk mencari supplier
4
The threat of entry
of new competitor
TI memungkinkan organisasi
menurunkan biaya produksi
sehingga dapat menjual
barang dengan harga lebih
murah dari pada pesaing
baru
TI memungkinkan
organisasi kalah
bersaing dengan pesaing
baru, karena dengan TI
pesaing baru dapat
melakukan pemasaran
secara online tanpa
harus membangun toko
untuk pemasaran.
5
The threat of
substitute product
or services
TI memungkinkan
diversifikasi produk
TI memungkinkan
organisasi mengalami
kerugian akibat adanya
substitute product or
service.
Model Rantai Nilai Guna Membantu Aktivitas Bisnis Dalam Mengidentifikasi Peluang
Untuk Aplikasi Sistem Informasi Strategis
Rantai nilai (value chain) merupakan rangkaian kegiatan untuk operasi perusahaan
dalam industri bisnis yang spesifik dan mengkategorikan aktivitas umum suatu nilai
tambah dari sebuah organisasi. Yang mana model ini merupakan strategi kompetitif dan
sistem informasi yang memiliki pengaruh kuat.
Model Rantai Nilai Bisnis (Industry Value Chain)

5. Perusahaan dipandang sebagai serangkaian aktivitas utama dan pendukung yang
menambahkan nilai pada barang dan jasa perusahaan. Aktivitas utama terkait secara
langsung dengan produksi dan distribusi, sementara aktivitas pendukung, memungkinkan
pengiriman aktivitas utama. Rantai nilai (value chain) perusahaan terhubung ke rantai
nilai (value chain) pemasok, distributor, dan pelanggannya.
Rantai nilai (value chain) terdiri atas sistem informasi yang meningkatkan
kompetisi pada tingkat industri dengan mempromosikan penggunaan standar, dan
membuat bisnis dapat bekerja lebih efisien dengan mitra nilainya. Sehingga model rantai
nilai (value chain) merupakan alat analisis yang berguna untuk mendefinisikan
kompetensi inti perusahaan di mana perusahaan dapat mengejar keunggulan kompetitif.
Kini rantai nilai (value chain) melakukan perluasan, salah satunya yaitu Value
Web, yang merupakan kumpulan dari perusahaan yang independen dimana
menggunakan TI untuk mengkordinasikan model rantai bisnisnya sehingga dapat
melakukan sinkronisasi dalam memproduksi barang/ jasa yang dijual, dipasaran secara
kolektif sehingga dapat mempengaruhi permintaan dan penawaran
Sistem Informasi Membantu Bisnis Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif
Keberhasilan menggunakan sistem informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif
merupakan tantangan dan membutuhkan koordinasi yang tepat atas teknologi, organisasi,
dan manajemen. Akan tetapi tidak semua sistem informasi strategis dapat
menguntungkan. Banyak sistem informasi strategis yang dengan mudah dapat ditiru
perusahaan lain sehingga keunggulan strategis tidak selalu dapat dipertahankan.
Sehingga untuk membantu bisnis agar mencapai keunggulan kompetitif maka
diperlukan analisis strategis, tepat dan akurat. Adapun beberapa langkah yang dapat
dilakukan sebagai berikut :
a. Menggunakan model kekuatan kompetitif Porter
Dalam menggunakan strategi, tidak cukup dengan posisi strategis perusahaan yang
mana penentuan strategi tidak hanya oleh persaingan dengan kompetitor langsung
tradisional, tetapi juga oleh empat kekuatan lain di lingkungan industri yakni pemain
baru, produk pengganti, pelanggan, dan pemasok.
b. Menggunakan model nilai rantai (value chain.)
Dengan menggunakan model ini, perusahaan dapat menggunakan TI yang paling
efektif untuk meningkatkan posisi kompetitif karena pola yang digunakan perusahaan
adalah memahami posisi biaya dan mengidentifikasi cara yang tepat digunakan untuk
memfasilitasi implementasi dari strategi tingkat-bisnisnya. Nilai rantai (value chain.)
menggambarkan berbagai aktivitas atau kegiatan perusahaan dan mitranya yang
diperlukan mulai dari input, proses, sampai ke output. Sehingga model ini dapat
menambah margin nilai produk atau jasa perusahaan.
c. Menggunakan model nilai web (value web)
Nilai web adalah sistem jaringan yang dapat melakukan sinkronisasi rantai nilai mitra
bisnis dalam industri untuk merespon dengan cepat terhadap perubahan penawaran
dan permintaan, Hapzi (2015).
d. Menggunakan bisnis ekosistem (Perusahaan Landasan dan Perusahaan Ceruk)

6. Munculnya perusahaan-perusahaan digital dan internet merupakan panggilan untuk
beberapa modifikasi industri kekuatan model kompetitif . Ekosistem bisnis adalah
istilah lain untuk ini longgar digabungkan tetapi saling tergantung jaringan pemasok,
distributor, perusahaan outsourcing, perusahaan jasa transportasi, dan produsen
teknologi, (Iansiti dan Levien, 2004) dalam Hapzi 2015).
e. Menggunakan model strategi ekosistem
Era digital perusahaan memerlukan pandangan yang lebih dinamis dari batas-batas
antara industri, perusahaan, pelanggan, dan pemasok, dengan persaingan yang terjadi
di antara set industri dalam ekosistem bisnis. Dalam model ekosistem, beberapa
industri bekerja sama untuk memberikan nilai kepada pelanggan. IT memainkan peran
penting dalam memungkinkan jaringan padat interaksi antara perusahaan yang
berpartisipasi, Hapzi (2015).
Tantangan Yang Ditimbulkan Oleh Sistem Informasi Strategis
Menerapkan sistem informasi strategi secara tidak langsung mengubah struktural
maupun kegiatan atau aktivitas yang dijalankan manajemen. Keberhasilan menggunakan
sistem sistem informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif merupaka hal yang
menantang dan membutuhkan koordinasi yang tepat atas teknologi, organisasi dan
manajemen. Menurut Inke Putri, et.al (2012) beberapa tantangan yang dihadapi
manajemen sebagai berikut :
a. Tantangan investasi sistem informasi
Pentingnya sistem informasi sebagai investasi yang memproduksi nilai bagi
perusahaan. Ditunjukkan pula bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai yang
kembali (goodreturn) dari investasi sistem informasi tersebut. Ternyata salah satu
tantangan yang paling besar yang dihadapi manajer masa kini adalah jaminan bahwa
perusahaan mereka benar-benar mendapatkan good return dari biaya yang mereka
keluarkan untuk sistem informasi.
b. Tantangan strategi bisnis
Selain investasi TI yang berat, banyak organisasi tidak menyadari nilai bisnis yang
pentingdari sistem mereka, karena mereka kurang atau gagal untuk menghargai aset
komplemenyang diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi mereka untuk
bekerja.- Kekuatan dari komputer hardware dan software tumbuh lebih cepat dari
kemampuanorganisasi untuk mengaplikasikan dan menggunakan teknologi.- Untuk
mendapatkan keuntungan sepenuhnya dari TI, menyadarai produktivitas yang asli,dan
agar berdaya saing serta efektif, maka organisasi perlu melakukan desain
ulang.Merekan harus membuat perubahan fundamental dan perilaku pengelolaan
(manajer),membangun model bisnis, menghilangkangkan peraturan krja yang
kadaluwarsa,mengeliminasi proses bisnis dan struktur organisasi yang modelnya tidak
efisien.
c. Tantangan globalisasi
Pertumbuhan yang cepat dalam perdagangan internasional dan timbulnya ekonomi
globalmemerlukan sistem informasi yang mendukung produksi dan menjual produk di
berbagainegara yang berbeda.- Untuk membangun sistem informasi yang
multinasional dan terintegrasi, maka bisnis harusmembangun standar global hardware,

7. software dan komunikasi, menciptakan akuntansi danstruktur laporan yang antar
budaya serta mendesain proses bisnis transnasional.
d. Tantangan infrastruktur teknologi informasi
Banyak perusahaan yang dibebani dengan program TI yang mahal, sistem informasi
yangkompleks dan rapuh, serta tindakan mereka yang merupakan hambatan bagi
strategi dan pelaksanaan bisnisnya.- Untuk membangun infrastruktur TI baru
merupakan tugas berat yang khusus, banyak perusahaan yang berjuang
mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi mereka.
e. Tantangan tanggungjawab dan pengawasan: etika dan pengawasan
Meskipun sistem informasi memberikan keuntungan dan efisiensi yang besar, mereka
jugamenciptakan masalah dan tantangan sosial dan etis baru, seperti ancaman ke
individual privacy dan hak kepemilikan intelektual, masalah kesehatan yang berhubun
gan dengankomputer, kejahatan komputer dan eliminasi pekerjaan.- Tantangan besar
dari pengelolaan (manajer) adalah membuat keputusan terinformasi yangsensitif
sampai ke konsekuensi negatif dari sistem informasi sampai ke yang negatif.
Perubahan seperti ini disebut transisi strategis dan sering sulit dan menyakitkan
untuk mencapai. Selain itu, tidak semua sistem strategis yang menguntungkan, dan
mereka dapat mahal untuk membangun. Banyak sistem informasi strategis yang mudah
ditiru oleh perusahaan lain sehingga keuntungan strategis tidak selalu bisa dimenangkan.
Contoh Implementasi Sistem Informasi Pada Perusahaan
Sistem Informasi yang di implementasikan pada PT. XXX yang bergerak pada
bidang retail (minimarket) yaitu menggunakan Executive Information Systems (EIS). EIS
bertujuan menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi secara selektif
tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi
manajemen atas. EIS yang pada PT. XXX adalah “Oracle” yang digunakan sebagai
database utama untuk seluruh sub sistem yang ada pada perusahaan ini.
Oracle adalah database relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu
sistem manajemen basis data RDBMS (Relational Data Base Management System)
yang multi-platform. Adapun Oracle pada PT. XXX ini terbagi kedalam sub sistem
sebagai berikut:
 CPM (Central Purchasing Management):
 DCS (Distribution Center System) :
 MCS (Merchandising Center System)
 OSA (Office Supllies Application)
 MAS (Marketing Application System)
 TAF (Tax, Accounting, Finance)
 IMS (Inventory Monitoring System)
 POS (Payment Operation System)
 SIS (Store Information System)

8. Pada kesempatan kali ini saya akan menjelaskan secara ringkas tentang proses
penerimaan uang masuk (sales) terhadap pengendalian internal dengan menggunakan
sub sistem TAF & IMS.
Transaksi yang terjadi di toko, diinput ke aplikasi POS dari POS tersebut, secara
data masuk ke aplikasi SIS. Setiap akhir transaksi di hari tersebut dilakukan proses End
of Day (EOD) serta pembuatan dan pencetakan report secara hard copy.
Data dari proses EOD toko masuk ke Server tampungan PT.XXX yang mana dari
tampungan tersebut dilakukan tarik data oleh bagian Distribution Center (DC) dengan
aplikasi DCS dan bagian Inventory Control (IC) dengan aplikasi IMS. Setelah bagian IC
melakukan tarik data, maka mereka melakukan olah data diantaranya receipt, sales (cash
& card), retur lalu dilakukanlah closing harian. Dari hasil closing tersebut masuk Kas In
(KI) yang ada dalam aplikasi TAF.
Untuk report toko dalam bentuk hard copy dikirim ke kantor cabang untuk
digunakan sebagai dasar inputan Bank masuk (penerimaan uang) pada aplikasi TAF.
Setelah dilakukan penginputan, bagian finance yang bertanggung jawab atas uang masuk
harus melakukan komparasi atau membandingkan dengan KI. Setelah tidak terjadi
selisih, hasil inputan tersebut dimasukan ke aplikasi TAF.
Semua data yang diperlukan accounting untuk proses penjurnalan sampai
pembuatan laparon keuangan dapat ditarik dari data discovery yang merupakan detail
hasil inputan pada aplikasi TAF.
Dari sistem yang dijelaskan diatas, dapat mendukung aktivitas operasional
perusahaan secara efektif dan efisien serta pengendalian internal yang cukup baik dalam
setiap prosesnya.
Kelemahan Sistem Informasi Pada PT. XXX
Kelemahan secara umum yang dimiliki sistem Oracle dalam
pengimplementasiannya pada sub sistem (TAF & IMS) ini diantaranya :
a. Oracle merupakan software DMBS yang paling mahal, paling rumit, dan paling sulit
untuk dipelajari sehingga seringkali terjadi human error pada Karyawan saat
mengoperasikannya.
b. Terlalu banyak komparasi data yang dilakukan sehingga dapat menyebabkan
ketidaksesuaian antara data yang satu dengan data yang lainnya.
c. Saat Karyawan bagian finance bank masuk (pemasukan) melakukan penginputan data
uang masuk bisa terjadi kesalahan input yang menyebabkan data yang ada pada
aplikasi TAF tidak sesuai dengan data pada KI.
d. Diperlukan spesifikasi hardware yang tinggi untuk dapat menjalankan software
DMBS Oracle agar dapat berjalan dengan stabil.
e. Sering terjadi permasalahan yang disebabkan karena bertambahnya jumlah dan
ukuran data pada perusahaan. Seperti contoh pada bagian IC yang terkadang
mengalami permasalahan data yang tidak lengkap pada saat proses transfer data dari
server ke IMS, sehingga sering menimbulkan selisih pada data yang diterima. Untuk
menangani permasalahan tersebut harus dilakukan intervensi data oleh bagian IT.

9. Referensi :
Hapzi, Ali .2015. Modul Perkuliahan Sistem Informasi dan Pengendalian Internal. Jakarta
Devia, Christa. 2013. http://deviachrista.blogspot.co.id/2013/05/pengertian-rantai-nilai-
analisis-rantai.html
Inke Putri, et. al . 2013. http://www.academia.edu/8177298/ SISTEM_ INFORMASI_
MENJADI_TANTANGAN_MANAJEMEN