Het HWBP-project (Hoogwaterbeschermingsprogramma) Verbetering IJsseldijk Apeldoorns Kanaal – waar bewoners, bedrijven, grondeigenaren en andere belanghebbenden meedenken over mogelijke oplossingsrichtingen – zocht een manier om informatie te structureren zodat het vindbaar en herleidbaar werd. Hiervoor is in Relatics een omgevingsmodule ingericht waardoor alle gegevens van stakeholders op één plaats zijn samengebracht. Met behulp van actuele contactgegevens, een actueel logboek en inzicht in issues en klanteisen kunnen straks strategische keuzes worden gemaakt bij het kiezen van een voorkeursalternatief voor de dijkverbetering.

1. Laat stakeholderinfo voor je werken!
Van overzicht naar inzicht met Module Strategisch
Omgevingsmanagement

2. Overzicht krijgen

3. De ideale wereld

4. Wie zijn wij?
- Complexe projecten
- Lerend in
omgevingsmanagement
- Ervaring met Relatics/SE in
contractbeheersing bij RvdR
- Apeldoorns Kanaal: pionieren
met omgevingsmanagement in
Relatics
- Focus op omgevingsmanagement
en vastlegging van gegevens
- Combinatie met Systems
Engineering
- Zuid-Willemsvaart
- Knooppunt Hoevelaken
- Peilbesluit IJsselmeergebied
- Apeldoorns Kanaal

5. Van overzicht naar inzicht
Overzicht
- Hoe krijg je het?
- Hoe behoud je het?
Inzicht
- Verankering werkwijze SOM
- Koppelingen met andere
werkvelden
- Wat levert Relatics op en wat kun
je ermee?

6. Van overzicht naar inzicht
Onze ideale wereld
Interactie
- met de juiste stakeholders
- op de juiste manier
- op het juiste moment
Reductie van ‘gedoe’
Soepele overdracht tussen
projectteamleden

7. Van overzicht naar inzicht
1
Overzicht krijgen in je informatie
2
Informatie koppelen
3
Informatie analyseren
4
Interactie met omgeving

8. 1 Overzicht krijgen in je informatie
Wat is er allemaal?
Waar te beginnen?
Wat is cruciaal?
Hoe houd ik overzicht?

9. 1 Overzicht krijgen in je informatie
Wat is er allemaal?
- Adresgegevens
- Klanteisen
- Inspraakreacties
- Juridische informatie
- Opschrijfboekje
- Lijstjes van klankbordgroepen etc.
- Kadastrale informatie / BAG
- Gespreksverslagen
- Bestuurlijke verslagen

10. 1 Overzicht krijgen in je informatie
Account-
managers
Afdeling
beheer
Juridische
Zaken

11. 1 Overzicht krijgen in je informatie
Waar te beginnen?
- Begin klein
- Bedenk wat cruciaal is (wat wil ik weten van mijn stakeholders)
- Bewaar alleen wat nodig is
- Start met Excel/Word
- Alle informatie op één plaats

12. 1 Overzicht krijgen in je informatie
Wat is cruciaal?

13. 1 Overzicht krijgen in je informatie
Issues
StakeholdersGebeurtenissen

14. 1 Overzicht krijgen in je informatie
Overzicht houden
- Alle informatie op één plaats
- Geef één persoon de regie over de
informatie
- Gedrag: spreek af wat je vastlegt, en
wat niet.

15. Van overzicht naar inzicht
1
Overzicht krijgen in je informatie
2
Informatie koppelen
3
Informatie analyseren
4
Interactie met omgeving

16. Wat wil je koppelen en waarom?
- Vanuit SOM:
- Stakeholders en issues
- Logboeken
- Risico’s
- Klanteisen (i.r.t. contract)
- Communicatiekalender
- Inspraakreacties
- Gegevens Kadaster / grondaankoop
- Objecten (techniek)
2 Informatie koppelen

17. Hoe geef je koppeling vorm?
• In Excel / Word
• In Relatics?
• In het werkproces?
Doe alleen wat nodig is!
2 Informatie koppelen

18. 2 Informatie koppelen

19. Apeldoorns Kanaal: koppeling informatie van 3
projecten
2 Informatie koppelen

20. Van overzicht naar inzicht
1
Overzicht krijgen in je informatie
2
Informatie koppelen
3
Informatie analyseren
4
Interactie met omgeving

21. Verankering SOM
- Stakeholderdossiers
- Issue-dossiers
- SOM-matrix
- Stakeholder-issuematrix
- Nakomen van beloften door goede administratie
3 Informatie analyseren

22. 3 Informatie analyseren
Met wie,
wanneer en
waarover in
gesprek?
Welke route volg ik?
Waar leg ik mijn focus op?
Welke issues
verdienen
aandacht?

23. Stakeholderinzicht bij Apeldoorns Kanaal
- Stakeholder- en issuedossier
- Oneigenlijk gebruik
- Communicatiekalender
- Logboek: wie was bij welk overleg?
- SOM-monitor & Stakeholder-issuematrix
3 Informatie analyseren

24. Van overzicht naar inzicht
1
Overzicht krijgen in je informatie
2
Informatie koppelen
3
Informatie analyseren
4
Interactie met omgeving

25. Door SOM-informatie gestructureerd vast te leggen…
…en deze te koppelen…
…kun je analyses maken…
…zodat je gerichter de omgeving kunt benaderen...
en beloftes naar de omgeving kunt waarmaken!
Samenvatting

26. - Rolverdeling en eigenaarschap
- Wat bewaar je ”in het project” en wat ”in de organisatie” ?
- Koppeling met archiefsysteem
- Koppeling met klachtenregistratie
- Betrokkenheid afdeling beheer
- Betrokkenheid accounthouders / managers
Aandachtspunten

27. Meer informatie:
Alex Dol Marloes van de Kolk Ruth van Werven
Omgevingsmanager Beheerder Relatics Projectmedewerker
Apeldoorns Kanaal Apeldoorns Kanaal
alex@ruimtewoord.nl mvandekolk@vallei-veluwe.nl rvanwerven@vallei-veluwe.nl
06-18724918
Terug naar het begin...