Waterschap Drents Overijsselse Delta past al zo’n vier jaar expliciet Risicomanagement toe bij al haar projecten, waarbij gebruik wordt gemaakt van de RISMAN-methode. Voor elke project wordt een risicodossier opgesteld en maandelijks geactualiseerd. Hiervoor werd voorheen uitsluitend Excel gebruikt. Dit resulteerde in geval van complexe projecten vaak in zeer grote dossiers die moeilijk te lezen waren en waar het niet eenvoudig was om de echte sturingsinformatie uit te halen. Relatics biedt hier voor hen een uitkomst.

1. Risicomanagement en Relatics
Voer het gesprek, stop met de papieren exercitie
Door Paul van Poorten en Lisanne Huijs

2. Wie zijn wij?
Paul van Poorten Lisanne Huijs
• WDODelta:
Risicomanager & trekker
opdracht optimalisatie
bedrijfsvoering WDODelta
werkt
• Gemeente Amsterdam:
Projectmanagement en
bestuurlijke advisering
grote projecten
• Arcadis:
Rail infra projecten
Achtergrond:
Civiele Techniek
• WDODelta:
Risicomanager,
projectleider Relatics &
Bedrijfskundig advies
• Rivierenland:
Risicomanager
Achtergrond:
Bedrijfskunde

3. Aanpak Risicomanagement WDODelta

4. Taken waterschap
- Waterveiligheid
- Waterkwantiteit
Voldoende water
- Waterkwaliteit
Schoon water

5. Werkgebied Drents Overijsselse Delta
Oppervlakte: 257.500 ha
Inwoners: 580.000

6. Zwolle
Kampen
Deventer
Primair
(km)
Regionaal
(km)
Overig
(km)
Groot Salland 200 104 200
Reest en
Wieden
34 32 387
Drents
Overijsselse
Delta
234 136 587
Meppel
Hoogeveen
Assen
Ligging waterkeringen

7. Olst en Berkum Olst Berkum
Dijkring 53 - voorbeeld doorbraakscenario’s

8. CLUSTER RUIMTE VOOR DE
RIVIER
REALISATIE T/M 2016
CLUSTER
HOOG WATER
BESCHERMINGS
PROGRAMMA
(HWBP)
• PROGRAMMA T/M 2028:
€800 TOT 900 MIO
CLUSTER TECHNIEK
• TECHNISCH GEORIËNTEERDE
PROJECTEN
• JAARLIJKSE INVESTERING
€ 15 MIO
CLUSTER
RUIMTELIJKE
PROJECTEN
• TECHNISCH
GEORIËNTEERDE
PROJECTEN
• JAARLIJKSE
INVESTERING
€ 15 MIO
Projectenportefeuille
WDODelta

9. Structuur
Stijl
Staf
Systemen
Skills
Strategie
organiseren
Strategie
Aantoonbaar en herleidbaar:
• Het expliciet toepassen van risicomanagement
als helpend instrument bij het onderbouwend
en bijsturen.
• Risicomanagement is ondersteunend aan
projectmanagement.
Verdere doorontwikkeling:
• Verankering van kennis en lessons learned
• Implementatie werkwijze stap voor stap
uitbouwen
Risicomanagementstrategie WDOD

10. Risicomanagement Projecten
Hoe doen we het dan nu?
• Cyclisch proces van risicoanalyse en –beheersing.
• Periodieke risicosessies en bilaterale overleggen.
• Risicoinformatie vastgelegd in risicodossier.
• Risicodossier input voor SSK-raming, PPI-planning en contractering
• >50 actieve risicodossiers
Evalueren
beheers-
maatregelen
Evalueren
beheers-
maatregelen
Kiezen
beheers-
maatregelen
Kiezen
beheers-
maatregelen
Uitvoeren
risicoanalyse
(RISMAN-methode)
Uitvoeren
risicoanalyse
(RISMAN-methode)
Actualiseren
risicoanalyse
Actualiseren
risicoanalyse
Uitvoeren
beheers-
maatregelen
Uitvoeren
beheers-
maatregelen
Evalueren
beheers-
maatregelen
Evalueren
beheers-
maatregelen
Kiezen
beheers-
maatregelen
Kiezen
beheers-
maatregelen
Uitvoeren
risicoanalyse
(RISMAN-methode)
Uitvoeren
risicoanalyse
(RISMAN-methode)
Actualiseren
risicoanalyse
Actualiseren
risicoanalyse
Uitvoeren
beheers-
maatregelen
Uitvoeren
beheers-
maatregelen
Vaststellen doel
In kaart brengen risico’s
Vaststellen
belangrijkste risico’s
In kaart brengen
beheersmaatregelen
Tijd Scope
€

11. Werkwijze:
Risicomanagement
Inleiding
Risicomanagement is een continu en systematisch proces dat ten aanzien van de
doelstellingen van het project risico’s en kansen identificeert, beoordeelt en daar
beheersmaatregelen voor plant en implementeert.
In de beschrijving van de werkwijze wordt ingegaan op de essentie van risicomanagement.
Doel
Het doel van risicomanagement is continu risico’s expliciet te maken en te beheersen, het
risicobewustzijn te vergroten en pro-actief en bewust met risico’s om te gaan. Een goede
risicobeheersing is cruciaal om het project binnen scope, geraamde tijd en kosten uit te
voeren.
Stroomschema
Werkwijze
Om risico’s continu en systematisch te identificeren, te beoordelen en te beheersen wordt de
volgende werkwijze gehanteerd. Deze werkwijze is generiek opgesteld, per project blijft het
maatwerk.
1 Risicoanalyse
Door middel van een risicoanalyse wordt inzichtelijk gemaakt wat de belangrijkste
risico’s zijn die het projectresultaat (uitgedrukt in tijd en geld) kunnen bedreigen. Elk
project start daarom met een risicoanalyse volgens de RISMAN methode. Bij de
RISMAN-methode wordt het project beschouwd vanuit verschillende invalshoeken,
zodat een integraal beeld wordt verkregen van de risico’s in het project. Het gaat om de
volgende invalshoeken:
• politiek
• financieel
• juridisch
• technisch
• organisatorisch
• ruimtelijk
• maatschappelijk.
De risicoanalyse wordt uitgevoerd met behulp van een intake en een of meerdere
risicosessies. De risicomanager faciliteert deze sessies.
De volgende stappen worden tijdens de risicoanalyse doorlopen.
a. Intake
Als start van het project wordt een intake gehouden tussen de projectleider en de
risicomanager, waarin de inhoud van het project wordt uitgelegd en een eerste
doorkijk wordt gegeven van de mogelijke risico’s, die hierbij kunnen ontstaan. Verder
wordt het proces van risicosessies uitgestippeld om uiteindelijk te komen tot een
vastgesteld risicodossier, waarop risicomanagement kan worden toegepast.
Plannen (of
bijstellen) risico’s
3 en 4 Monitoring,
prognose, rapportage
volgens proces Grip
& Sturing
Projectopdracht/ plan van aanpak
1a Intake
risicoanalyse
1b. Vaststellen
Ongewenste Top
Gebeurtenis (OTG)
inventariseren
risico’s
1. Risicoanalyse
1c Kwan ficeren
risico’s
1d. Per risico
beheersmaatregelen
opstellen
1e Opstellen en
vaststellen
risicodossier
Akkoord OG?
Implementatie werkwijze risicomanagement Projecten

12. Implementatie werkwijze risicomanagement Projecten
Stroomschema
Plannen(of
bijstellen) risico’s
3en4Monitoring,
prognose,rapportage
volgens proces Grip
& Sturing
Projectopdracht/planvanaanpak
1aIntake
risicoanalyse
1b. Vaststellen
Ongewenste Top
Gebeurtenis (OTG)
inventariseren
risico’s
1. Risicoanalyse
1cKwan ficeren
risico’s
1d. Perrisico
beheersmaatregelen
opstellen
1e Opstellenen
vaststellen
risicodossier
Akkoord OG?
1a Intake risicoanalyse
1b Risicosessie: Vaststellen OTG en inventarisatie risico’s
1c Risicosessie: Kwantificeren van de risico’s
1d Per risico beheersmaatregelen opstellen
1e Opstellen en vaststellen risicodossier.
2 Risicomanagement
• Cyclisch proces van risicobeheersing
• Inbrengen nieuwe risico’s

13. werkwijze risicomanagement
Risicomanagement strategieën
Aspect Vuistregel Risico bewust Risico systematiek Risico intelligent
Toelichting
Er wordt risico bewust te werk gegaan
binnen een project. Men is op de
hoogte van de project risico's en
beheersmaatregelen. Het projectteam
bezit een actueel risicodossier die
met regelmaat wordt besproken.
Risicomanagement wordt
systematisch toegepast binnen een
project. Periodiek wordt het
risicodossier doorgenomen waardoor
risico gestuurd wordt gewerkt. Er is
een hoog risico-bewustzijn.
Dit is het hoogste niveau binnen
WDOD op het gebied van
risicomangement. Er wordt op het
hoogste bewustzijnsniveau omgegaan
met riscio's en beheersmaatregelen.
1 Risicoanalyse
Bij de aanvang van elke fase
van het project wordt een
risicoanalyse gemaakt van het
project. Dit wordt gedaan om
aan het begin van het project
alle risicio's in beeld te krijgen.
Bij de aanvang van elke fase van het
project wordt een risicoanalyse
gemaakt van het project. Deze
risicoanalyse wordt gedaan met de
projectleider en, waar nodig,
specialisten.
Bij de aanvang van elke fase van het
project wordt een risicoanalyse
gemaakt van het project. Deze
risicoanalyse wordt gedaan met het
hele projecteam.
Bij de aanvang van elke fase van het
project wordt een risicoanalyse
gemaakt van het project. Deze
risicoanalyse wordt gedaan met het
gehele projecteam + planning (alle
betrokkenen).
2 Actualisatie
In het project is een actueel
beeld van de risico's. Periodiek
wordt er naar risico's gekeken.
De risicomanager bespreekt
maandellijks het risicodossier met de
projectleider.
De projectleider kopppelt de risico's
maandelijks terug naar zijn
projectteam
De risicomanager bespreekt
maandellijks het risicodossier met
het projecteam.
De risicomanager bespreekt
maandellijks het risicodossier met
het projecteam + planning (alle
betrokkenen).
3 Bila's / Overlegstructuur
Er worden bilateraal overleggen
gepland met de risciomanager.
Met projectleider
Met projectleider en verschillende
rolhouders
Met projectleider en verschillende
rolhouders in combinatie met
netwerk planning
4 Kwantificering
Risico's worden gekwatificeert
op basis van kans × gevolg
(Tijd en Geld) om de koppeling
te kunnen leggen naar de
raming/planning. Waardoor er
prioritering wordt aangebracht
binnen de risico's.
Bij de risicoanalyse wordt het initiële
risico kwantificering vastgesteld.
Tijdens het project wordt de actuele
risico kwantificering bijgewerkt.
Verder wordt het rest risico
vastgesteld.
Bij de risicoanalyse wordt het initiële
risico kwantificering vastgesteld.
Tijdens het project wordt de actuele
risico kwantificering bijgewerkt.
Verder wordt het rest risico
vastgesteld.
Bij de risicoanalyse wordt het initiële
risico kwantificering vastgesteld.
Tijdens het project wordt de actuele
risico kwantificering bijgewerkt.
Verder wordt het rest risico
vastgesteld. Voor het kwantificeren
van geld wordt een bandbreedte
toegepast waar inschattingen maken
moeilijk is.
5 KOVI Kwantificering
Binnen de projecten wordt een
extra kwantificering toegevoegd
KOVI (Kwaliteit, Omgeving,
Veiligheid, Imago), deze wordt
naast de gewone kwantificering
beschouwd om een extra
dimensie te geven aan deze
belangrijke onderwerpen.
Bepalen met projectleider of KOVI
kwantificering van toegevoegde
waarde is.
Bepalen met projecteam in relatie met
de ongewenste topgebeurtenis.
Bij het invoegen van een risico wordt
de KOVI kwantificering voor en na
beheersing ingevuld.
6 Top risico's bespreken
Tijdens risicomanagment
wordt er gefocust op de top
risico's binnen het project.
Tijdens contact momenten
kunnen top risico's
doorgenomen worden.
De top 10 risico's worden gedeeld in
het projectteam.
De top 10 risico's in tijd en geld
worden gedeeld met het projectteam.
De top 10 risico's in tijd, geld en top 5
KOVI worden gedeeld met het
projectteam.
7 Omgevingsscan
Tijdens de aanvang van elke
fase van het project wordt een
omgevingscan gedaan, zodat
duidelijk is met welke
stakeholders rekening moet
Omgevingsscan Omgevingsscan Omgevingsscan
Samengesteld
risicomanagement profiel
Gradaties risicomanagement

14. Scope is een term waarmee de aard, omvang en beperkingen van het project worden
aangeduid. Met de scope wordt bepaald wat het project wel en niet is en wat het project wel en
niet moet bewerkstelligen.
Scope is alles waarvan de opdrachtgever vindt dat tot jouw opdracht hoort.
Scope Project “Wat wordt wel en wat wordt niet meegenomen in dit project?”
Met het doel wordt bedoeld, een gewenste situatie, welke op een vooraf aangegeven tijdstip
bereikt moet zijn.
Doel Project “Wat wil je met het Programma bereiken?”
Dit zijn alle voorwaarden die de opdrachtgever stelt aan het projectresultaat dat jij moet
opleveren, èn aan de manier waarop je dat gaat doen.
Tijd = "het eindresultaat moet 31 december 2017 opgeleverd zijn."
Randvoorwaarden Project
Doel, scope en randvoorwaarden
“Wat zijn de drie belangrijkste randvoorwaarden?”

15. ID Gebeurtenis Oorzaak Gevolg Eigenaar Toelichting VVer Ver Pla Rea
Risicodossier project …………..
Project Risicobedrag voor beheersing
Projectleider € 0,00
Datum aangemaakt Risicobedrag na beheersing
Datum laatse wijziging
€ 0,00
Ongewenste topgebeurtenis
Fase (1)
ID
Gebeurtenis
(Wat gaat er nu echt
mis)
Oorzaak
(Hoe kan dat door wat of
door wie)
Gevolg
(Waarom is dat erg / wat is
datgene dat meer € kost)
Eigenaar
Toelichting risico
(o.a. datum ingebracht
risico)
Vervroegde
Verkenning
Verkenning
Planuitwerking
Realisatie
risico initieel risico actueel KOVI
Thema Allocatie Status Risico
Deadline risico
beheerst
Kansklasse
Geldklasse
Tijdklasse
Kansklasse
Geldklasse
Tijdklasse
Kwaliteit
Omgeving
Veilgheid
Imago
Tijd
score
kans
reken%
Gevolg
reken €
Risicobedrag voor
beheersing
Score
KOVI
Score
Format Risicodossier

16. Format Risicodossier
Beheersmaatregelen
(Wat ga je nu precies doen?)
Status Kosten Type Deadline gereed Toelichting Actor
37.2. Nauw betrokken blijven met landelijke
ontwikkelingen.
37.3. Beslissing nemen over welke (toekomstige)
normen dienen te worden gehanteerd
37.2 loopt 37.2. nihil
37.3. nihil
37.2. Correctief
37.3. Correctief
37.2. N.v.t.
37.3. dec 2014
37.2. Continu
37.3 Nog niet bekend wat de impact is van de
nieuwe normering, er wordt gezocht naar wat
meegenomen kan worden in de nieuwe
normering.
16/4 In de loop van dit jaar wordt een
mogelijke werknorm vastgesteld.
37.2. TM
37.3. TM
restrisico
Uitgevoerde beheersmaatregelen
Kansklasse
Geldklasse
Tijdklasse
Tijdscore
kans
reken
%
Gevolg
reken €
Risicobedrag
na
beheersing
Onderbouwing
risicobedrag
(inclusief
beheersmaatregelen)
Score
37.1. Afbakenen in het Plan van Aanpak
t.b.v. verkenningsfase. Uitgevoerd december
2013
4 2 2 8 75,0% € 75.000 € 56.250,0 16

17. Risico nemen vs beheersmaatregelen

18. Risicoreservering (fictieve weergave)
Het risicoprofiel is de kwantitatieve financiële maat voor het geheel aan restrisico’s in het
project op dat moment. Alle benoemde restrisico’s (qua kans x geld) bij elkaar opgeteld is het
risicoprofiel van het project
Als het risicoprofiel voor het eerst wordt vastgesteld is het een voorwaarde dat er voldoende
krediet is om minimaal de twee grootste risico’s qua geld te kunnen dekken. Mocht dit niet
het geval zijn dan worden de eerste twee risico’s qua omvang volledig meegenomen als
krediet in het project.

19. analyse (fictieve weergave)
Juridisch 2
Organisatorisch 2
Technisch 1
Ruimtelijk 0
Financieel 3
Maatschappelijk 0
Politiek 1
PM 5
TM 2
OM 0
CM 2
MPB 4
Rolhouder
Riscobedrag
voor
beheersing
Riscobedrag
na
beheersing
PM € 28.125 € 11.250
TM € 32.813 € 19.688
OM € 0 € 0
CM € 42.188 € 19.688
MPB € 46.875 € 1.875
Totaal: € 150.000 € 52.500
Thema / Risman
Risico Rolhouders
Risico waarde rolhouders
0
1
2
3
4
5
PM TM OM CM MPB
Aantal
Rolhouders
RolhoudersRisico's
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
Aantal
RISMAN
RISMAN Thema's
22%
22%
11%
0%
34%
0%
11%
RISMAN Thema's
Juridisch
Organisatorisch
Technisch
Ruimtelijk
Financieel
Maatschappelijk
Politiek
39%
15%
0%
15%
31%
RolhoudersRisico's
PM
TM
OM
CM
MPB
€ 0
€ 20.000
€ 40.000
€ 60.000
€ 80.000
€ 100.000
€ 120.000
€ 140.000
€ 160.000
Astitel
Astitel
Risico waarde rolhouders
Riscobedrag voor
beheersing
Riscobedrag na
beheersing

20. Stap 3 : Prognose en rapportage
Het sturen op en het beheersen van risico’s in het project
Top 5 risico’s
Nr Risico Eige
naar
Beheersmaatregelen Status
36
Wisselingen in
projectteam
PM
36.1. tijdelijke inhuur (via de lijnorganisatie)
36.2. specialisten uit de organisatie betrekken bij de
verschillende projecten
36.3. extra kosten accepteren, monitoren meerkosten
36.4. in stuurgroep bespreken van inzet Marieke voor
herijking
36.1 Wordt
uitgevoerd
36.2.Wordt
uitgevoerd
36.3. Wordt
uitgevoerd
36.4. Wordt
uitgevoerd
38
Maatregelen nhw bp staan
haaks op toekomstige
ontw ikkelingen in de
omgeving
OM
38.2. Indien er ontw ikkelingen zijn die een ander doel
hebben dan nHWBP: goede afspraken maken voor
afstemming.
38.3 Eventueel bekijken of meekoppelen kansrijk is en zo ja
zow elambtelijk als bestuurlijk afspraken vastlegggen
38.4 Afstemming binnen WGS voorafgaand aan
gesprekken met stakeholders. (gem Zw artewaterland)
38.2 Continu
38.3 In
overweging
38.4 Continu
20
Te laat (niet conformde
planning) een externe
partij gecontracteerd voor
onderzoeks- en
adviesdiensten
CM
20.1. veiligheidsprobleem goed in kaart brengen en de
benodigde onderzoeken die nodig zijn realistisch inschatten
(i.o.m. TM en OM)
20.2. in aanbesteding duidelijke opdrachtomschrijving en
data voor realisatie onderzoeken
20.4. planning nader detailleren, knelpunten signaleren
20.5 Gefaseerd uitbrengen van benodigde onderzoeken
20.1. Wordt
uitgevoerd
20.2. w ordt
uitgevoerd
20.4. Wordt
uitgevoerd
20.5 Wordt
uitgevoerd
33
Niet alle kosten van de
versterkingen zijn
subsidiabel
MPB
33.1. In de verkenning bij de nadere analyse van het
veiligheidsprobleem specifiekhet achterstallig onderhoud
onderzoeken en in kaart brengen.
33.1 Wordt
uitgevoerd
23
Scopew ijziging
(scopeverbreding of
scopeversmalling) in
verkenningsfase tbv
planuitw erking/realisatie
PM
23.2. Vroegtijdig in verkenningsfase afspraken maken met
derden ivm meekoppelkansen
23.3. Voorafgaand aan VKA bestuurlijke afspraken maken
over medefinanciering ivm meekoppel.
23.4. Toets op toetsing uitvoeren om nut en noodzaak
nader te bepalen
23.5. Onzekerheid rondom de scope in het project
opnemen in de communicatiestrategie naar de omgeving.
Bij forse scopeverkleining niet verder gaan met afstemming
over meekoppelkansen met omgeving.
23.6 Doen aan verw achtingsmanagement. Qua
projectbeheersing tijd taken parallel laten lopen in plaats
van achtereenvolgend.
23.2. Continu
23.3. In
overweging
23.4. Wordt
uitgevoerd
23.5. Continu
23.6 Wordt
uitgevoerd

22. Continu verbeteren
• Proces expliciet maken en verbeteren
• De tijd nemen voor het opstellen van dossier
• Specifiek maken (verantwoordelijke personen, kosten en tijd)
• Nauwe samenwerking met planner
• Risicoprofiel i.r.t. reservering
• Referentiedossier

23. Introductie Relatics
• Systems Engineering bij HWBP
• Eisenbeheer
• Herleidbaar werken
• Onderzoeken meerwaarde voor
risicomanagement.
• Overzichtelijk
• Dashboard
• Eenvoudig filteren
• Rapportages

24. Implementatie
• Omgeving gemaakt op eigen proces
• Omgeving in concept voor alle elementen
• Nadere uitwerking per element – makkelijkste eerst
• Eerst één project – de rest volgt
• Één template per type project – dus één HWBP template
• Element alleen gaan gebruiken bij echte behoefte
• Rapportages pas bij gebruik en behoefte

25. Cijfers
• 3 projecten in gebruik
• 2 HWBP
• 1 Waterketen
• 35 users (waarvan gem 25 actief per maand)
• 1,5 jaar in gebruik
• Naar verwachting komend jaar nog 3 projecten/teams erbij

26. Succesfactoren
• Een key-user in het projectteam
• Een in-house begeleider van implementatie proces - facilitator
• Gebruik naar behoefte
• Noodzaak om in te loggen creëren

27. Wat levert het op?
• Risicomanagement en beheersing i.p.v. inventarisatie
• Dashboard
• Overzicht
• Toegankelijk
• Gemak – efficiënt
• Rapportages
• Overzicht
• Herleidbaar

28. Wat hebben we nog voor wensen?
• Database
• Risicoprofiel
• Koppeling planning verbeteren – link primavera?

29. • SCB – o.b.v. risico’s toetsen
• Pilot start in 2 weken

30. De omgeving
https://wdodelta.relaticsonline.com/

31. Vragen?