Relatics Klantendag 2018

1. Copyright 2018 Relatics 1
Best practices voor integratie
Relatics met een DMS
Inzichten uit de praktijk

2. Copyright 2018 Relatics 2
Voorstellen
Kris de Waal
Sinds 2009 consultant bij Relatics
Initiële ontwikkeling en doorontwikkeling bij klanten
Implementaties van koppelingen bij projecten
Trainer (Distributed Integration)

3. Copyright 2018 Relatics 3
Agenda
Wanneer een koppeling met een DMS?
Type koppelingen
Demo
Verantwoordelijkheden & Informatiestromen
Rollen / Rechten
Informatiemodel
Configuratie
Implementatie

4. Copyright 2018 Relatics 4
Wanneer een koppeling met een DMS?
Redenen tegen een
koppeling met een DMS
Er is alleen behoefte om te verwijzen naar documenten.
Documenten kennen het karakter van een “pointer”.
Er is geen standaard voor een DMS op projecten
Redenen voor een
koppeling met een DMS
Er is behoefte aan geavanceerd documentbeheer (bijv. direct
documenten bewerken, versionering, workflows)
Een DMS wordt standaard gebruikt op projecten

5. Copyright 2018 Relatics 5
Type Koppelingen – (1) Handmatig data overnemen
Kenmerken
Lage frequentie van documenten overzetten
Kleine hoeveelheid van documenten overzetten
Relatics Workspace DMS
Eis
Document Document
Versie
Auteur
Datum

6. Copyright 2018 Relatics 6
Type Koppelingen – (2) Handmatige import / export
Kenmerken
Incidenteel / onregelmatig een grote hoeveelheid documenten
overzetten
Indien er geen technische mogelijkheden zijn om automatisch
documenten over te zetten
Relatics Workspace DMS
Eis
Document Document
Versie
Auteur
Datum
ExportImport

7. Copyright 2018 Relatics 7
Type Koppelingen – (3) Live webservices
Kenmerken
Live vanuit Relatics een Document vanuit het DMS selecteren
Live de metadata van een Document van het DMS bij een eerder vastgelegd document
in Relatics tonen
Zo min mogelijk redundantie qua documentmetadata tussen beide systemen
vastleggen
Relatics Workspace DMS
Eis
Document Document
Versie
Auteur
Datum
Webservice
(SOAP / Rest)
Webservice
(SOAP / Rest)

8. Copyright 2018 Relatics 8
Type Koppelingen – (4) Webservice synchronisatie
Kenmerken
Asynchroon wordt vanuit het DMS Documentmedata overgezet naar
Relatics
Documentmetadata is redundant (in beide systemen) vastgelegd en
beschikbaar
Relatics Workspace DMS
Eis
Document Document
Versie
Auteur
Datum
Webservice
(SOAP / Rest)
Webservice
(SOAP / Rest)

9. Copyright 2018 Relatics 9
Demo: Live webservices met SharePoint

10. Copyright 2018 Relatics 10
Verantwoordelijkheden & Informatiestromen:
Eenrichtingsverkeer
Tips
Per metadata-object kan max. 1 systeem verantwoordelijk zijn
Breng de informatiestromen in kaart. De informatiestroom geeft een
hint welk systeem verantwoordelijk is
Relatics Workspace DMS
Eis
Document Document
Versie
Auteur
Datum

11. Copyright 2018 Relatics 11
Verantwoordelijkheden & Informatiestromen:
Tweerichtingsverkeer
Tips
Meerdere verantwoordelijkheden en informatiestromen kunnen
tegelijkertijd bestaan
Meerdere type koppelingen kunnen tegelijkertijd bestaan
Relatics Workspace DMS
Eis
Document Document
Versie
Object
Datum
Werkpakket
Object
Werkpakket

12. Copyright 2018 Relatics 12
Rollen / Rechten
Kenmerken & Tips
Zowel Relatics als het DMS kent een ander user account
Users zien in Relatics “alle documenten”; in het DMS mogen ze alleen het
document bekijken waarvoor ze rechten hebben
Gebruik een generieke user (bijv. “Relatics DMS User”) met alleen
leesrechten. Deze stel je in de Relatics webservice in.
Relatics Workspace DMS
Eis
Document Document
Versie
Auteur
Datum
Relatics
User
Relatics
DMS
User
DMS
User

13. Copyright 2018 Relatics 13
Informatiemodel: Document
Eis
Document
Heeft
bron
Relatics Workspace
Document
DMS
Verificatie
Heeft
bewijs
Kenmerken
Het document heeft in elke context dezelfde waarde
Het DMS kan technisch alleen Documenten geven

14. Copyright 2018 Relatics 14
Informatiemodel: Documentversie
Eis
Document
Versie
Heeft
bron
Relatics Workspace
Document
Versie
DMS
Verificatie
Heeft
bewijs
Kenmerken
Er wordt niet gekoppeld aan een Document, maar een Documentversie
Het DMS kan technisch alleen Documentversies geven

15. Copyright 2018 Relatics 15
Informatiemodel: Document en Documentversie
Eis
Document
Heeft
bron
Relatics Workspace
Document
DMS
Verificatie
Heeft
bewijs
Kenmerken
Er wordt altijd gekoppeld aan een Document
In sommige gevallen (bijv. bij een bewijsdocument van een Verificatie)
wordt de versie weggeschreven (bijv. in een attribute van de relatie middels
een API of een aanvullende webservice)
Versie
Versie

16. Copyright 2018 Relatics 16
Informatiemodel: Documentverzoek in Relatics
Document
Document
Verzoek
Relatics Workspace
Document
DMS
Eis
Kenmerken
Middels een documentverzoek kan een document “gereserveerd” of
“gepland” worden, ook wanneer het Document nog niet bestaat in het DMS
Implicatie is wel dat er altijd een Documentverzoek gemaakt moet worden.
Ook als het Document al wel bestaat

17. Copyright 2018 Relatics 17
Informatiemodel: Documentverzoek in DMS
Object
Relatics Workspace
Document
DMS
Eis
Kenmerken
Een documentverzoek wordt primair beheerd in het DMS
In het DMS wordt het documentverzoek gekoppeld aan een object of werkpakket
In Relatics wordt via een webservice het documentverzoek opgevraagd van het
corresponderende object en werkpakket uit het DMS
Heeft bron
Document
Werkpakket
Document
Verzoek
Object
Werkpakket

18. Copyright 2018 Relatics 18
Configuratie: Documentmetadata op detailpagina
Tips
Gebruik een aparte webservice om op de detailpagina van een Document de
metadata live uit het DMS te tonen
Plaats hyperlinks, zodat eindgegbruikers direct het document uit het DMS
kunnen raadplegen of downloaden

19. Copyright 2018 Relatics 19
Configuratie: Project Element
Tip
Gebruik een apart element “Project”, zodat je projectspecifieke parameters
voor een webservice variabel kan maken. Dit i.v.m. beheersbaarheid en
optimalisatie voor Synchronization

20. Copyright 2018 Relatics 20
Configuratie: Selection
Kenmerken
Gebruik een selection om eindgebruikers te laten zoeken
Dit is intuïtief bij grote hoeveelheden documenten
Het is optimaal voor performance bij grote hoeveelheden
documenten

21. Copyright 2018 Relatics 21
Implementatie
Analyse
Informatie
behoeften
Initiële Test
- Authenticatie
- Rollen / Rechten
- DMS Functionaliteiten
Proof of
Concept
(PoC)
- Eindgebruikeracceptatie
- Go/No-Go besluit
Configuratie Testen
- Use Cases
- Type koppeling
- Verantwoordelijkheden
- Rollen / Rechten
- Informatiemodel
- Tabellen
- Selections
- Rapportages
- Use Cases
- Eindgebruikeracceptatie

22. Copyright 2018 Relatics 22
Leer meer
Knowledge Base artikelen over webservices:
kb.relaticsonline.com
Best Practice Artikelen over SharePoint:
www.relatics.com/best-practices/
Trainingen en workshops:
www.relatics.com/training-en-workshops/
Relatics Consultancy:
www.relatics.com/consultancy/

23. Copyright 2018 Relatics 23
Extra: SharePoint – Best Practices voor Live Webservices
• Maak gebruik van de Online SharePoint variant i.p.v. de On-Premise variant.
• Gebruik RESTful webservices i.p.v. SOAP webservices. Dit is beschikbaar vanaf SharePoint
2013 / Online en is veel eenvoudiger om te configureren. SOAP wordt uitgefaseerd in
SharePoint.
• Gebruik zo min mogelijk Lists. Het liefst één List. Dit maakt een webservice koppeling
eenvoudiger.
• Let op de max. van 5.000 items / documenten die in één List staan. Boven de 5.000 items
werken in SharePoint als veiligheidsmaatregel o.a. de webservices niet meer.
• Maak 1 user (bijv. “RelaticsSharePointUser”) en geef deze alle edit-rechten.
• Verplaats geen documenten tussen Lists. Hierdoor wijzigt de benodigde parameter (ListID),
die eerder per document in Relatics opgeslagen is.