Relatics Klantendag 2018 Tauw

1. Gebruik van bibliotheken in
Relatics
13 juni 2018
Sunny Days: projectbeheersing van raamcontracten

2. Even voorstellen…
Arjan Lutterop
Adviseur Asset Management & Informatiemanagement
Product owner van diverse informatiemodellen
Sanne Smouter
Bodemadviseur
Gebruiker & Product owner model Sunny Days

3. Even voorstellen…
Tauw is gespecialiseerd in onderstaande gebieden en heeft kantoren in 6 Europese landen
• Asbest
• Beheer & Onderhoud
• Bodem
• Compliance HSEQ
• Duurzaamheid
• Ecologie
• Klimaatadaptatie
• Inrichting leefomgeving
• Locatieontwikkeling
• Luchtadvies
• Infrastructuur
• Risico’s & contracten
• Transacties
• Omgevingswet
• Water

4. Ondersteuning
SE-proces (2011)
Meerdere templates bij
Tauw (2015)
• SE - opstellen en
beheersing van
contracten
• Assetmanagement
en compliance
• Projectbeheersing
Breder gebruik Relatics
binnen Tauw (2017)
• >100 actieve
gebruikers
Relatics bij Tauw
In deze presentatie zoomen we in op het informatiemodel projectbeheersing ‘Sunny Days’
Van 2011 tot vandaag

5. Probleemstelling
• Aanvragen van klant via mail
• Het rouleren van lijstjes zonder status - om inzicht te krijgen in de werkvoorraad, voortgang en planning
• Samenwerking niet efficiënt binnen team; werken in dezelfde Excelsheet
• Klant heeft geen inzicht in actuele situatie
• Inefficiënte communicatie; veel vragen over producten zoals status, voortgang en geplande leverdatum
• Reactief werken
Waar loopt men tegenaan?

6. Proces en aanpak
• LEAN-traject (3 mnd)
• Inzicht in werkproces, actoren, doorlooptijden en actietijden
• Output: nieuw werkproces = basis voor informatiemodel
• Definiëren van user stories en requirements (2 mnd)
• Configureren informatiemodel met SCRUM (3 mnd)
• Product owner benoemen en verantwoordelijkheid nemen
Waarom Relatics?

7. Werkproces – Sunny Days

8. Requirements
• Intake: alle aanvraaginformatie en documenten bij elkaar
• Gezamenlijke projectadministratie: inzicht in werkvoorraad, voortgang, planning en financiën
• Medewerker: duidelijke rollen en individuele verantwoordelijkheid
• Kwaliteit: borgen proceseisen, producteisen en klanteisen
• Samenwerking: efficiënte communicatie en proactief handelen
• Hergebruik data: eenmalig vastleggen en veelvuldig gebruik

9. Bibliotheken
Het concept Distributed Integration binnen Relatics kent twee typen:
• Referencing: mogelijkheid om informatie uit andere workspaces te
integreren in de project workspace. Voorbeelden die wij toepassen is het
creëren van een dashboard en het gebruik van een bibliotheek van
personen
• Append: informatie in de project workspace wordt verrijkt, door het
informatienetwerk van het betreffende ‘element’ uit een bibliotheek over te
nemen
Hergebruik data: eenmalig vastleggen, veelvuldig gebruik

10. Hoe werkt Sunny days?
• Bibliotheek met standaardproducten o.b.v. append functionaliteit  voor elk nieuw product
• Bibliotheek met personen o.b.v. reference functionaliteit
• Koppeling met SharePoint voor documentbeheer geïntegreerd in de workspace
• Contextportals ingericht voor de verschillende rollen en actoren
Raamcontract
Project
Product
Stap
Structuurboom

11. De werking

12. In de workspace ‘Dashboard’ worden algemene gegevens vastgelegd zoals de
contactgegevens van personen.

13. De gegevens van de personen kunnen worden getoond in de projectspecifieke workspace
(referencing) om zo de contactgegevens altijd bij de hand te hebben.

14. Resultaat - screenshots
In de projectspecifieke workspace worden de eigenschappen voor alle standaardproducten
vastgelegd in een bibliotheek

15. Op basis van het standaardproduct worden de daadwerkelijke producten aangemaakt. Alle
eigenschappen zijn daardoor in één keer ingevuld.

16. De klant kan in hun eigen contextportal de belangrijkste gegevens van een product zien...

17. … en producten aanvragen. De eigenschappen worden overgenomen uit de bibliotheek met
standaardproducten

18. Op basis van de ingelogde gebruiker worden alle producten die aan iemand zijn toegewezen
getoond.

19. In het totaaloverzicht kan makkelijk gezien worden wat de status van elk product is en wie het in
behandeling heeft.

20. Op basis van de status van producten kan eenvoudig een factuurspecificatie gemaakt worden.

21. Resultaat
• Aanvragen van klant via Sunny Days, dus geen mail meer
• Overzicht voortgang onderhanden werk (individueel, team en
opdrachtgever)
• Iedereen kijkt naar dezelfde data in Sunny Days: optimaal
samenwerken
• Klant kan real-time meekijken en heeft inzicht in status,
voortgang en geplande leverdatum
• Inzicht in status, voortgang en geplande levertermijn: minder
vragen dus enkel inhoudelijke communicatie
• Proactief werken
De voordelen

22. Effecten (1)
Klant
• Realtime inzicht in de voortgang
• Altijd inzichtelijk wie je contactpersoon voor alle
producten is
• Minder mailverkeer
• Iedereen gebruikt dezelfde data en dus zijn er geen
misverstanden over data
• Efficiënter werken door minder controlestappen
• Communicatie Tauw en relatics via review
workspace
Algemeen

23. Effecten (2)
Projectmedewerker
• Meer inzicht in eigen werkvoorraad
• Makkelijker prioriteiten stellen
• Meer inzicht in deadlines
• Meer inzicht in financiën
• Makkelijk factuurspecificaties maken
• Monitoren levertermijn
• Meer inzicht in werkvoorraad via dashboard
• Klant beter bedienen door proactieve
stuurinformatie (werkvoorraad, KPI’s, aantal
aanvragen)
Projectleider

24. Quotes
“Ik weet eindelijk weer wat prioriteit heeft…”
“Fijn om te zien wat de status is van de producten die ik bij jullie aanvraag.”
“Dit scheelt me zoveel tijd…”
“Eindelijk die tijdrovende mails de deur uit!”
“Wow! Wat een werk hebben we als team al verzet!”
“Ik maak geen eigen lijstjes meer…”
Dit zeggen de gebruikers…

25. Vragen?
arjan.lutterop@tauw.com, sanne.smouter@tauw.com en yacintha.mulder@tauw.com
Arjan Lutterop, Sanne Smouter en Yacintha Mulder
Arjan Lutterop, Sanne Smouter en Yacintha Mulder
www.tauw.nl