Teks tersebut membahas tentang sistem informasi akuntansi dan implementasinya pada PT Niaga Swadaya. Secara ringkas, teks tersebut menjelaskan bahwa sistem informasi akuntansi berfungsi untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan, komponen-komponennya meliputi orang, prosedur, data, perangkat lunak dan infrastruktur, serta PT Niaga Swadaya menerapkan sistem informasi manajemen dan pendukung operasi untuk m

1. SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, SERTA IMPLEMENTASI PADA PERUSAHAAN PT.
NIAGA SWADAYA
Dibuat oleh :
Novian Risqi Nur Utami (55517120028)
Dosen Pengampu :
Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM, CMA
MAGISTER AKUNTANSI
PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS MERCU BUANA
2018

2. Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2005:11), system informasi adalah suatu system di dalam organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan.
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi menurut Krismiaji (2010:4), adalah sebuah system yang
memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan,
mengendalikan dan mengoperasikan bisnis.
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Romney and Steinbert (2006:3), menyebutkan bahwa system informasi akuntansi memiliki
tiga fungsi penting yaitu:
1.) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh
organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat
dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar
yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang tejadi.
2.) Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat
keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
3.) Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data
organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
Unsur Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinberg (2006:3), menyebutkan terdapat lima unsur dalam system
informasi akuntansi, yaitu:
1.) Orang-orang yang mengoperasikan system tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
2.) Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam
menyimpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
3.) Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4.) Software yang dipakai untuk memproses data organisasi
5.) Infrastruktur teknologi informasi, termasuk computer, peralatan pendukung, dan peralatan
untuk komunikasi jaringan.
Manfaat Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Wilkinson (2000:10-12), system informasi akuntansi mempunyai lima manfaat
utama:
1) Pengumpulan Data

3. Fungsi pengumpulan data meliputi tahap-tahap pengungkapan data transaksi, pencatatan dan
edit data untuk menjamin keakuratan dan kelengkapan data tersebut.
2) Pemrosesan Data
Pemrosesan data berarti mengubah masukan-masukan (input) menjadi keluaran-keluaran
(output). Fungsi pemrosesan data meliputi tahap-tahap klasifikasi data, penyalinan data ke
media lain, penyotiran data, pengelompokan data, perhitungan peringkasan,
membandingankan item-item tertentu dengan file yang terpisah untuk menentukan mengapa
berbeda atau sama.
3) Manajemen Data
Fungsi data meliputi tahap-tahap penyimpanan, pembaharuan (up date) dan pengambilan
kembali (retrivieng)
4) Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai tujuan :
a. Menjaga asset perusahaan termasuk data
b. Menjamin data yang akurat dan lengkap dan diproses secara besar.
5) Penggunaan system informasi akuntansi untuk menambah nilai bagi bisnis
Sebuah system informasi akuntansi merupakan sebuah aktivitas pendukung yang dapat
digunakan untuk melaksanakan aktivitas utama secara lebih efisien dan lebih efektif. Akuntan harus
menggunakan rantai nilai untuk menentukan dimana dan bagaimana sebuah system informasi
akuntansi dapat menambah nilai bagi organisasi maupun perusahaan. Pada dasarnya, sebuah system
informasi akuntansi dapat menambah nilai bagi bisnis dengan cara sebagai berikut:
1) Dapat memperbaiki produk atau jasa dengan meningkatkan kualitas, mengurangi biaya atau
menambah atribut yang diinginkan konsumen
2) Dapat meningkatkan efisiensi
3) Dapat memberikan informasi yang tepat waktu dan dapat dipercaya untuk memperbaiki
pembuatan keputusan
4) Dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan
5) Dapat memperbaiki komunikasi
6) Dapat memperbaiki penggunaan pengetahuan
7) Komponen-komponen dalam Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jogiyanto (2008: 36) Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Tujuan dari
Sistem Informasi ada tiga Menurut Hall (2007: 21) :
1. Mendukung fungsi penyediaan pihak manajemen. Administrasi mengacu tanggung jawab
pihak manajemen untuk menggelola dengan baik sumber daya perusahaan. Sistem informasi
menyediakan informasi mengenai penggunaan sumber daya ke para pengguna eksternal melalui

4. laporan keuangan tradisional serta dari berbagai laporan lain yang diwajibkan.
2. Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen. Sistem Informasi memberikan pihak
manajemen informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan tersebut.
3. Mendukung operasional harian perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi
para personal operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara
yang efisien dan efektif.
Untuk menerapkan sebuah sistem informasi akuntansi tahap pertama yang harus dilakukan
adalah memahami aktivitas bisnis yang akan dilaksanakan oleh sebuah organisasi atau perusahaan
dalam menetapkan keputusan melaksanakan aktivitas bisnis tersebut. Kegiatan yang harus dilakukan
oleh sebuah perusahaan dagang mencakup lima siklus transaksi yaitu :
1. Siklus pendapatan, yaitu mencakup transaksi penjualan barang dan jasa kepada pelanggan dan
penerimaan kas dari hasil penjualan tersebut.
2. Siklus pengeluaran, yang mencakup transaksi pmbelian barang dan jasa dan pengeluaran kas
untuk pembayaran pembelian barang dan jasa tersebut, dan untuk pembayaran barbagai macam biaya,
seperti biaya sewa, biaya gaji, dansebagainya.
3. Siklus sumber daya manusia, yaitu mencakup seluruh transaksi yang berhubungan dengan
seleksi, pengangkatan, pelatihan, penempatan, dan pembayaran gaji karyawan.
4. Siklus keuangan, yang mencakup seluruh transaksi yang berhubungan dengan investasi modal
dalam perusahaan, peminjaman uang, pembayaran dividen dan bunga, dan pelunasan pinjaman.
5. Siklus buku besar dan pelaporan, yang mencakup seluruh aktivitas yang berhubungan dengan
penyusunan laporan keuangan dan laporan manajerial lainnya, baik untuk transaksi rutin, transaksi
non rutin, maupun transaksi penyesuaian.
Implementasi Sistem Informasi di PT Niaga Swadaya
Sistem Informasi Manajemen
Saat ini manusia dalam kesehariannya sebagai pengguna informasi sangat
bergantung pada berbagai sistem informasi, mulai dari sistem informasi manual yang
sederhana dengan menggunakan saluran informal, hingga sistem informasi berbasis
komputer yang rumit dan menggunakan saluran telekomunikasi canggih. Di dalam
organisasi, apapun jenis dan bentuknya, sistem informasi bahkan telah memainkan
peran penting dalam mendukung kegiatan operasional, mendukung pengambilan
keputusan hingga mendukung organisasi mencapai keunggulan kompetitif yang
strategis. Pembahasan tentang sistem informasi manajemen akan diawali dengan
pembahasan tentang konsep sistem.

5. a. Sistem
Sistem dapat dijabarkan secara sederhana sebagai kelompok elemen yang
saling berhubungan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui
sebuah proses yang terorganisasi. Menurut O’brien (2005), setiap sistem setidaknya
terdiri dari tiga komponen atau fungsi dasar yang saling berinteraksi, yaitu :
1. Masukan (input) meliputi kegiatan penangkapan (capturing) dan pengumpulan
(assembling) elemen yang akan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses.
Masukan dapat dibedakan menjadi maintenance input yang memungkinkan
sistem dapat beroperasi dan signal input yang nantinya akan diolah menjadi
produk. Contohnya, bahan baku, data, dan energi.
2. Pemrosesan (processing) meliputi proses pengubahan masukan menjadi
keluaran. Contohnya, proses pembuatan mobil.
3. Keluaran (output) meliputi proses pemindahan elemen yang telah melewati
tahap pemrosesan ke tujuan akhir yang ditetapkan. Keluaran dari sebuah sistem
selalu berupa keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
b. Sistem Informasi
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-
orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi

6. (O’Brien, 2005). Komponen sistem informasi tersebut secara lebih jelas ditunjukkan
pada Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam
bisnis yaitu :
 Mendukung proses bisnis dan operasional
 Mendukung pengambilan keputusan
 Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi
Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi
masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat
ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau
mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan.
Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha
pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai
akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah

7. bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau
beberapa siklus seperti ditunjukkan pada Gambar 3 di bawah ini (O’Brien, 2005).
Gambar 3. Siklus Pengembangan Sistem Informasi
c. Jenis-jenis Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang
diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa
cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai
sistem informasi operasi atau manajemen seperti ditunjukkan pada Gambar 4.
Gambar 4. Jenis Sistem Informasi

8. Berdasarkan Gambar 4, dapat dilihat bahwa O’Brien (2005) mengklasifikasikan
sistem informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu :
a. Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System)
Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan
oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam
ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh
para manajer. Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya
dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk
secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial,
mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, serta memperbarui database
perusahaan. sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi empat bagian, yaitu :
1) Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing System.
2) Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems)
Merupakan bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang
bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis,
dengan dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan in real-time (or
online) processing.
3) Sistem Pengendalian Proses(Process Control Systems)
Merupakan sistem yang bertugas mengawasi dan mengendalikan berbagai
proses industrial. Contoh pada penyulingan minyak bumi, pembangkit
listrik, dan sistem produksi baja.
4) Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems)
Merupakan sistem informasi yang berkaitan dengan tim pendukung,
kelompok kerja, peningkatan komunikasi dan produktivitas perusahaan
dan kolaborasi mengenai bentuk aplikasinya, dan otomatisasi pekerjaan.
Misalnya memfasilitasi dalam surat elektronik untuk mengirim dan
menerima pesan elektronik, dan termasuk menggunakan videoconference
dan lain-lain.

9. b. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support System)
Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi
berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan
keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan
memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer
dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu
sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen.
Sistem Pendukung Manajemen dibagi empat bagian yaitu :
1) Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems)
Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan
tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada
manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan
komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan
produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai
laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil
penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan.
2) Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems)
Merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara
langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan
keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk
menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada
perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan
dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan
bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk.
3) Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems)
Merupakan suatu sistem informasi yang menyediakan informasi penting
dari berbagai sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan oleh
para eksekutif dan manajer. Contohnya eksekutif puncak dapat
menggunakan terminal layar sentuh untuk segera melihat dan atau
menampilkan teks dan grafik yang mencakup bidang-bidang utama dari
suatu organisasi dan daya saing kinerjanya.

10. 4) Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Systems.
Menurut O’Brien (2005), selain jenis sistem informasi di atas, terdapat
beberapa jenis sistem informasi lainnya, yaitu sebagai berikut:
1) Sistem Pakar
Sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan
bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai. Contoh :
penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, dan sistem pemeliharaan
diagnosis
2) Sistem Manajemen Pengetahuan
Sistem berbasis pengetahuan yang mendukung perbuatan, pengaturan,
dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. contoh: akses
intranet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan,
dan sistem pemecah masalah pelanggan.
3) Sistem Informasi Strategis
Mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi perusahaan
produk, layanan, dan kemampuan strategis sebagai keunggulan
kompetitif. Contoh : perdagangan saham online, penelusuran
pengiriman, dan sistem web e-commerce.
4) Sistem Bisnis Fungsional
Mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial atas
berbagai fungsi bisnis perusahaan. Contoh: sistem informasi yang
mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen
operasi, dan manajemen sumber daya manusia.
Rekayasa Perangkat Lunak
Rekayasa Perangkat lunak didefinisikan sebagai penerapan pengetahuan
keilmuan secara praktis dalam perancangan dan pengembangan program dan
dokumentasi terkait yang diperlukan untuk mengembangkan, mengoperasikan dan
memelihara program – program tersebut, (Boehm ‘Software Engineering’ IEEE Trans
on Computer). Usaha untuk mengatasi permasalahan dalam perangkat lunak dilakukan
melalui Rekayasa Perangkat Lunak atau Software Engineering.

11. Adapun aktivitas rekayasa perangkat lunak meliputi beberapa hal antara lain :
a. pengembangan perangkat lunak (software development).
b. manajemen proyek (project management).
c. metrik perangkat lunak (software metric).
d. pemeliharaan perangkat lunak (software maintenance).
e. jaminan kualitas perangkat lunak (software quality assurance).
f. manajemen konfigurasi perangkat lunak (software configuration management).
Pengembangan Perangkat Lunak
Tujuan utama dari software development adalah Menentukan tahap-tahap
yang diperlukan untuk pengembangan perangkat lunak, menentukan urutan
pelaksanaan dari tahap-tahap tersebut dalam rangka pengembangan perangkat
lunak, menentukan kriteria transisi / perpindahan dari satu tahap ke tahap
berikutnya. Terdapat berbagai cara memproduksi software dengan kualitas yang
baik. Diantaranya adalah
a. Code and Fix
Model ini terdiri atas tahapan Code (Pemrograman) dan Fix (Perbaikan/
Pemeliharaan) dengan kriteria transisi berupa Code (Program). Model
proses ini merupakan proses pengembangan perangkat lunak pada awal era
pengolahan data yang memiliki ciri menggunakan 3GL atau lebih rendah
dan biaya pemeliharaan yang besar.
b. System Development Life Cycle (SDLC)
SDLC adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem
dan programmer dalam membangun sistem informasi. Dengan siklus SDLC,
proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem
yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda.
Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah
SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah
sama. Langkah tersebut adalah
1. Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang
sedang berjalan

12. 2. Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa
saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat
perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem
3. Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan
desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem
informasi
4. Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi
dengan menulis program yang diperlukan
5. Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah
dibuat
6. Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan
memelihara sistem yang telah dibuat
c. Prototyping
Identifikasi kebutuhan awal, prototyping, penggunaan dan evaluasi
prototipe (feedback), Revisi Prototyping Iterasi 1… , Pe eri aa atau
Persetujuan End User, Implementasi Sistem, Operasionalisasi dan
Pemeliharaan. Sering dikenal sebagai Code Driven Software Process .
Prototyping merupakan salah satu proses perangkat lunak yang mulai
banyak digunakan saat ini karena banyak memanfaatkan 4GL dan
Application Generator.
d. Spiral
Sering dikenal sebagai : Risk Driven Software Process untuk
pengembangan proyek yang berskala besar, dengan memperhatikan
pengaruh resiko dilihat dari segi finansial maupun keamanan (jiwa
manusia). Kombinasi SDLC, Prototyping dan Risk Analysis.
e. CASE (Computer Aided Software Engineering)
CASE (Computer Aided Software Engineering) adalah adalah metode
berbasis proses pengembangan perangkat lunak yang didukung oleh
perangkat keras dan perangkat lunak.

13. Software Quality
Software yang baik memberikan jaminan pada konsumen bahwa produk
yang dihasilkan itu layak untuk dipakai dan dibeli. Kualitas software dapat
dinilai melalui ukuran-ukuran dan metode-metode tertentu, serta melalui
pengujian – pengujian software. Salah satu tolak ukur kualitas perangkat lunak
adalah ISO 9126 yang dibuat oleh International Organization for
Standardization (ISO) dan International Electrotechnical Commission (IEC).
ISO 9126 mendefinisikan kualitas produk perangkat lunak, model, dan
karakteristik mutu terkait untuk mengevaluasi dan menetapkan kualitas sebuah
produk software. Dalam ISO 9126 ada enam karakteristik kualitas software
seperti dilihat pada gambar 5 dibawah ini.
Gambar 5. Enam Karakteristik Kualitas Software
a. Functionality
Kemampuan software untuk menjalankan fungsinya sebagaimana kebutuhan
sistemnya
b. Reliability
Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan fungsinya
ketika digunakan

14. c. Usability
Kemampuan software untuk mudah dimengerti, dipelajari, digunakan, dan
disukai pengguna
d. Efficiency
Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap
penggunaan sumberdaya
e. Maintainability
Kemampuan software untuk dimodifikasi (koreksi, adaptasi, perbaikan)
f. Portability
Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke lingkungan
lain.
Dari enam karakteristik kualitas dibagi menjadi beberapa sub– bab seperti
terlihat pada tabel di bawah ini :
Tabel 1. Enam Sub-karakteristik Kualitas Software
Karakteristik Sub karakteristik
Functionality Suitability, Accuracy,
Interoperability,Security
Reliability Maturity, Fault tolerance,
Recoverability
Usability Understandability, Learnability,
Operability, Attractiveness
Efficiency Time Behavior, Resource
Utilization
Maintainability Analyzability, Changeability,
Stability, Testability
Portability Adaptability, Installability

15. CORE BUSINESS FUNCTION PT NIAGA SWADAYA
PT. Niaga Swadaya yang berdiri tahun 2001, awalnya merupakan sinergi tim
pemasaran dari 4 perusahaan, yaitu PT. Trubus Swadaya, PT. Penebar Swadaya, PT.
Pustaka Pembangunan Swadaya Nusantara, dan PT Maha Tani Sentosa. Sinergi tersebut
ditempuh agar perkembangan usaha di bawah naungan Bina Swadaya Group tersebut
senantiasa efisien dan efektif dalam era persaingan usaha yang semakin tajam dan ketat.
Dalam sinergi ini, PT. Niaga Swadaya bertugas memasarkan produk yang sangat
beragam mulai dari produk agribisnis berupa saprotan (sarana produksi pertanian), bibit,
pupuk, hingga hasil pertanian dan produk terbitan mulai dari majalah Trubus, majalah
non agribisnis, buku-buku pertanian, hingga buku-buku dengan tema umum (non
pertanian).
Untuk menjalankan tugasnya, PT Niaga Swadaya membuka kantor perwakilan
di beberapa kota besar di Indonesia yaitu Medan, Palembang, Bandung, Yogyakarta,
Surabaya, dan Makasar. Di samping kantor perwakilan, PT Niaga Swadaya juga
memiliki toko Trubus yang tersebar di Jabodetabek, Bandung, Semarang, Yogyakarta,
Sidoarjo, Surabaya, Malang, Purwokerto, dan ratusan agen yang tersebar di seluruh
Indonesia. Meskipun pada awalnya PT. Niaga Swadaya hanya bertugas memasarkan
produk dari keempat perusahaan tersebut, namun seiring pertumbuhan usahanya PT
Niaga Swadaya mulai memasarkan produk dari perusahaan lain di luar Bina Swadaya
Group.
Pada tahun 2004 PT Niaga Swadaya dipecah menjadi tiga perusahaan, yaitu PT
Trubus Media Swadaya yang bertugas memasarkan majalah Trubus dan majalah non
agribisnis lainnya, PT Trubus Mitra Swadaya yang bertugas memasarkan produk
agribisnis, mulai dari saprotan (sarana produksi pertanian), bibit, pupuk, dan komoditas
pertanian lainnya, serta PT Niaga Swadaya sendiri yang bertugas memasarkan produk
berupa buku pertanian, non pertanian, dan stationary. Saat ini, PT Niaga Swadaya telah
memasarkan buku dan stationary dari ratusan publisher dan perusahaan baik dari dalam
negeri maupun luar negeri. Untuk itu, PT Niaga Swadaya bekerja sama dengan toko
buku modern seperti Gramedia, Gunung Agung, Kharisma, Salemba, Toga Mas, dan
ratusan toko tradisional yang tersebar di ibu kota kabupaten di seluruh Indonesia.

16. Berikut ini disajikan struktur organisasi yang ada di dalam PT Niaga Swadaya
(Gambar 5). Berdasarkan Gambar 6 tersebut dapat dilihat bahwa ada 5 core business
function yang terdapat di dalam struktur organisasi PT Niaga Swadaya, yaitu
Pengadaan, Pemasaran, Akutansi dan Keuangan, Human Resource Development serta
IT support. Setiap core business function tersebut mempunyai fungsi dan tugasnya
masing-masing dalam mendukung berjalannya proses bisnis di dalam PT Niaga
Swadaya. Fungsi dan tugas dari masing-masing core business function akan diuraikan
pada bagian berikut ini.
Gambar 6. Struktur Organisasi PT Niaga Swadaya
Manager Manager Manager
Internet
Staf
Gudang&Staf
Keuangan
Kepala
Jakarta
Bandung
Surabaya
Medan

17. Departemen Pengadaan
Pengadaan barang siap jual dikoordinasi oleh departemen pengadaan yang
berhubungan langsung dengan suplier (publisher dan perusahaan pemasok).
Departemen pengadaan bertugas untuk memeriksa kualitas barang (buku & statio-
nary) dan memastikan harga, jumlah serta ketersediaan stok dari masing-masing item
yang akan dijual. Hingga saat ini penerbit yang bekerja sama dengan PT Niaga
Swadaya tercatat berjumlah 105 penerbit dari Indonesia dan 25 penerbit dari luar negeri
sehingga total ada sekitar 102.400 judul buku yang dipasarkan. Untuk pengadaan
produk stationary, PT Niaga bekerja sama dengan 17 perusahaan dari Indonesia dan 14
perusahaan dari luar negeri yang menyuplai 109 item produk. Produk-produk tersebut
oleh para suplier dikirim ke gudang PT Niaga Swadaya terlebih dahulu sebelum
dipasarkan ke toko-toko di seluruh Indonesia. Setelah dipastikan kualitas, harga, jumlah,
dan diberi kode maka barang-barang tersebut siap untuk dipasarkan. Dalam
melaksanakan tugasnya manajer pengadaan dibantu oleh staf pengadaan yang
berhubungan dengan para suplier, staf gudang yang bertugas mengelola dan mencatat
stok barang, dan staf ekspedisi yang bertugas mengirimkan barang ke toko atau
konsumen.
Departemen Pemasaran
Departemen pemasaran bertanggung jawab untuk memasarkan seluruh produk
yang dijual oleh PT Niaga Swadaya baik buku atau stationary berdasarkan target
tertentu dengan pertumbuhan omzet minimal 40% setiap tahunnya. Untuk menunjang
fungsinya tersebut, manajer pemasaran dibantu oleh kepala perwakilan yang
membawahi beberapa sales dan staf pendukung lainnya, kepala promosi dan bagian
internet marketing. Saat ini, PT. Niaga Swadaya memiliki 7 kantor perwakilan yaitu:
1. Perwakilan Jakarta yang bertanggung jawab untuk penjualan di Jabodetabek dan
luar negeri. Kepala perwakilan Jakarta dibantu oleh 4 orang Supervisor Area dan
beberapa sales.
2. Perwakilan Bandung, bertanggung jawab untuk penjualan di Jawa Barat,
Kalimantan Barat, dan Kalimantan Tengah
3. Perwakilan Jogjakarta, bertanggung Jawab untuk penjualan di wilayah Jawa
Tengah, DIY, Kalimantan Timur, dan Kalimantan Selatan.

18. 4. Perwakilan Surabaya, bertanggung jawab untuk penjualan di wilayah Jawa Timur,
Bali, Nusatenggara Barat, dan Nusa Tenggara Timur
5. Perwakilan Medan, bertanggung jawab untuk penjualan di wilayah Aceh,
Sumatera Utara, Sumatera, Barat, Riau, dan Kepulauan Riau.
6. Perwakilan Palembang, bertanggung jawab untuk penjualan di wilayah Sumatera
Selatan, Bengkulu, Jambi, Bangka Belitung, dan Lampung
7. Perwakilan Makasar, bertanggung jawab untuk penjulan di Seluruh Sulawesi,
Maluku, dan Papua.
Kepala perwakilan dalam penjualannya bekerja sama dengan toko buku modern
atau toko buku tradisional di setiap ibukota kabupaten, agen-agen dan outlet di seluruh
Indonesia. Toko buku modern yang bekerja sama dengan PT Niaga Swadaya yaitu
toko buku Gramedia, Gunung Agung , Kharisma, Toga Mas dan toko buku Salemba.
Gramedia sebagai mitra utama PT Niaga Swadaya tercatat memiliki 108 toko di seluruh
Indonesia. Sedangkan toko buku lainnya seperti Gunung Agung, Kharisma, Toga Mas
dan Salemba masing-masing memiliki 24, 16, 12 dan 9 toko yang tersebar di seluruh
Indonesia. Selain toko buku modern, PT Niaga Swadaya juga memasarkan produk-
produknya melalui 1.044 toko tradisional di seluruh Indonesia.
Kepala Promosi bertanggung jawab untuk mengadakan kegiatan promosi,
pameran di dalam dan luar negeri, mengenalkan produk ke konsumen, dan mengadakan
sejumlah event di toko buku atau tempat lain.
Bagian internet marketing bertanggung jawab terhadap penjualan melalui
internet dan mengembangkan pasar online. Dengan adanya internet marketing selain
memasarkan produk melalui toko, PT Niaga Swadaya juga melayani ritel ke konsumen
langsung, instansi/lembaga/perusahaan, baik di dalam maupun di luar negeri.
Departemen Akuntansi dan Keuangan
Departemen akuntansi dan keuangan bertanggung jawab terhadap pencatatan
setiap transaksi keuangan, penyusunan laporan keuangan, dan memberikan
masukan/informasi kepada departemen lain dan direksi berkaitan dengan aktivitas
perusahaan untuk mencapai performa keuangan/laba yang telah ditetapkan oleh
perusahaan. Departemen akuntansi dan keuangan dipimpin oleh seorang manajer
keuangan yang dibantu oleh beberapa staf akuntansi, staf keuangan, staf administrasi,

19. staf pajak dan kasir. Beberapa tugas lainnya yang menjadi tanggung jawab Departemen
akuntansi dan keuangan adalah sebagai berikut :
 Mengurus penagihan dan memeriksa proses pembayaran hasil penjualan buku dan
stationary dari toko dan konsumen.
 Mengurus pembayaran kepada semua supplier.
 Mengurus masalah perpajakan
 Mengurus pembayaran gaji pegawai
 Mencatat aset perusahaan
Karena aktivitas yang berlangsung di departemen keuangan dan akutansi tersebut
cukup banyak dan memerlukan akurasi yang tinggi maka PT. Niaga Swadaya
mengembangkan sistem akuntansi yang berbasis computer untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensinya. Sistem akuntansi yang berbasis komputer mencatat dan
melaporkan arus dana melalui pengaturan dan pembuatan laporan keuangan historis
seperti neraca dan laporan rugi laba. Berikut ini disajikan diagram alur sistem
informasi akuntansi berbasis komputer yang dikembangkan di PT Niaga Swadaya
(Gambar 7).
Gambar 7. Diagram Alur Sistem Informasi Akuntansi PT Niaga Swadaya

20. Melalui sistem tersebut juga dapat dibuat suatu prakiraan kondisi di masa datang
seperti prakiraan anggaran dan laporan keuangan berdasarkan tren yang terjadi selama
ini.
Departemen Human Resource Development (HRD)
Departemen HRD bertanggung jawab dalam perekrutan, pengelolaan dan
pengembangan sumber daya manusia di PT Niaga Swadaya. Di samping itu,
departemen HRD juga berurusan dengan isu-isu yang berkaitan dengan orang-orang
seperti kompensasi (penggajian), manajemen kinerja, pengembangan organisasi,
keselamatan kerja, kesehatan, dana pensiun, motivasi, komunikasi, administrasi, dan
pelatihan karyawan. Departemen HRD dipimpin oleh seorang manajer HRD yang
dibantu staf recruitment and training dan staf pengembangan. PT Niaga Swadaya saat
ini memiliki 880 orang karyawan yang tersebar di Jakarta dan 7 kantor perwakilan.
IT Support
Bagian yang tidak kalah pentingnya di PT Niaga Swadaya adalah IT Support. IT
Support bertugas merancang dan mengembangkan sistem informasi di perusahaan agar
proses bisnis berjalan dengan lancar, efektif dan efisien. Tugas utama IT Support ini
adalah melakukan maintenance program NS Soft (program yang diciptakan untuk
mengintegrasikan seluruh aktivitas operasional perusahaan), Stock Card (program stok
yang dimiliki departemen pengadaan) dan mengelola website PT Niaga Swadaya agar
selalu menyediakan informasi-informasi yang update bagi semua customernya. Di
samping itu IT Support juga harus memastikan agar jaringan Intranet, Ekstranet, dan
Internet (Internetworking) perusahaan selalu dalam kondisi yang baik.

21. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI PT NIAGA SWADAYA
Untuk menunjang aktivitas bisnisnya PT Niaga Swadaya telah mengembangkan
sebuah sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen sangat penting untuk
menunjang kegiatan operasional perusahaan maupun dalam menunjang pengambilan
keputusan yang tepat. Sistem informasi manajemen yang digunakan PT. Niaga Swadaya
dapat dikategorikan dalam dua peran utama yaitu sistem pendukung operasi (operations
support systems) dan sistem pendukung manajemen (managements support systems).
Sistem pendukung operasional selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan
dan digunakan dalam operasional perusahaan. Adapun sistem pendukung manajemen
fokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk keefektifan pembuatan keputusan
oleh manajer.
Berikut ini akan dibahas mengenai sistem pendukung operasi dan sistem
pendukung manajemen yang digunakan oleh PT. Niaga Swadaya.
Sistem Pendukung Operasional (Operations Support Systems)
Sistem pendukung operasional menghasilkan berbagai produk informasi untuk
pengguna internal dan eksternal yang tidak menekankan pada produk informasi spesifik.
Peran sistem pendukung operasional adalah memproses transaksi bisnis, mengontrol
proses industri, mendukung komunikasi dan kolaborasi perusahaan, serta meng-update
database perusahaan secara efisien. Sistem pendukung operasional terdiri dari :
- Sistem Proses Transaksi (Transaction Processing Systems)
Proses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis, meng-update database operasional,
dan menghasilkan dokumen bisnis. Contohnya: proses inventori, penjualan,
sistem accounting.
- Proses Sistem Kontrol (Process Control Systems)
Proses monitor dan kontrol bisnis. Contohnya: proses pengiriman buku atau stationary.
- Sistem Kolaborasi Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems)
Proses kolaborasi pendukung, kelompok kerja, dan serta komunikasi perusahaan.
Contohnya : sistem e-mail, chat, dan video conference.

22. Adapun sistem pendukung operasional yang digunakan PT. Niaga Swadaya sebagai
berikut.
Supply Chain Management (SCM)
Aplikasi SCM yang dimiliki PT Niaga Swadaya dipergunakan untuk mengatur
dan menyediakan informasi dan kebutuhan-kebutuhan dasar pendukung berjalannya
sistem mulai dari pengadaan barang, manajemen gudang, pemasaran, pengiriman
barang, hingga keberlangsungan ketersediaan stok. Selama ini, SCM di PT Niaga
didukung oleh software Stock Card di bawah tanggung jawab departemen pengadaan,
NS Soft di bawah tanggung jawab bagian IT, dan program B2B yang menghubungkan
PT Niaga Swadaya dengan toko buku Gramedia di bawah tanggung jawab departemen
pemasaran. Seluruh program tersebut terintegrasi secara baik ke seluruh departemen
yang ada di PT Niaga Swadaya melalui aplikasi Corporate Manajemen System, NS Soft.
Setelah barang dari suplier dikirim ke gudang PT Niaga Swadaya, staf departemen
pengadaan akan memasukkan semua data produk yang baru masuk tersebut yang
meliputi kode barang, harga, dan jumlah stok ke dalam sistem Stock Card. Setelah data
terinput lengkap, maka dengan aplikasi NS Soft data tersebut secara otomatis akan
terkirim ke departemen pemasaran. Berdasarkan data tersebut, staf pemasaran yang
terkait akan membuat penawaran melalui sistem B2B untuk toko buku Gramedia dan
untuk distribution channel (toko dan outlet) lainnya akan dikirimkan via e-mail.
Selanjutnya surat order diterbitkan oleh toko buku Gramedia lewat sistem B2B dan toko
lain via e-mail ke departemen pemasaran. Kemudian departemen pemasaran melalui NS
Soft mengeluarkan faktur permintaan barang secara elektronik ke departemen
pengadaan. Selanjutnya barang keluar dari gudang dilengkapi dokumen elektonik dan
kertas yang terkirim otomatis ke departemen pemasaran, akuntansi keuangan, serta
toko/outlet terkait. Pada saat yang sama, stok barang yang tercatat di Stock Card akan
berkurang sesuai dokumen. Stock Card tersebut dapat diakses secara langsung pada
waktu yang sama oleh suplier, departemen pemasaran dan departemen akuntansi-
keuangan yang akan menginformasikan sisa stok di gudang, barang terkirim, dan ke
toko/outlet mana barang tersebut dikirim.
Kepastian jumlah stok, mulai dari stok barang di gudang hingga stok konsinyasi
di toko buku dapat terpantau secara cepat, karena semua software tersebut dihubungkan
dengan sistem intranet dan ekstranet perusahaan sehingga dapat diakses langsung oleh

23. manajemen. Dengan sistem tersebut, departemen pengadaan dapat mengatur kapan
barang harus dikirim ke gudang dari suplier, atau saat barang harus dikirim ke toko
buku. Aplikasi sistem e-business semacam ini juga memungkinkan dilakukannya mutasi
stok antar toko apabila terjadi kelangkaan pada stok yang diminta sehingg kemungkinan
penumpukan stok (loss stock) dan potensi kehilangan penjualan (loss selling) dapat
dihindari. Gambar 8 di bawah ini menunjukkan sistem B2B yang menghubungkan
departemen pemasaran PT Niaga Swadaya dengan toko buku Gramedia untuk
memantau pergerakan stok barang dan jumlah barang terjual yang dapat diakses oleh
departemen lainnya di dalam PT Niaga Swadaya melalui integrated system dengan
program NS Soft.
Gambar 8. Sistem B2B yang Memungkinkan PT Niaga Swadaya Dapat Memantau Stok
dan Produk Terjual di Setiap Toko Buku Gramedia Secara Online
Human Resource Management
Program Human Resource Management yang telah diaplikasikan di PT Niaga
Swadaya telah menggunakan sistem HRM online yang menggunakan jaringan internet.
Dalam perekrutan karyawan PT Niaga Swadaya memanfaatkan situs perusahaan
www.niagaswadaya.co.id. untuk menyebarkan informasi lowongan pekerjaan. Selain
itu, PT Niaga Swadaya juga menggunakan layanan perekrutan dan database komersial

24. www.jobindo.com, yang memungkinkan penyebaran informasi recruitment dalam
kelompok berita pilihan di internet serta berkomunikasi dengan dengan para pencari
kerja melalui e-mail. Gambar 9 di bawah ini menunjukkan interface website yang
digunakan PT Niaga Swadaya untuk proses perekrutan karyawan secara online.
Gambar 9. Sistem Perekrutan Karyawan Melalui Jaringan Internet (Website)
Teknologi intranet yang dimiliki oleh perusahaan dapat digunakan untuk
memroses berbagai aplikasi pengelolaan sumber daya manusia. Intranet memungkinkan
departemen SDM untuk memberikan layanan selama 24 jam kepada para karyawannya.
Intranet juga dapat digunakan untuk menyebarkan informasi yang penting lebih cepat
daripada sebelumnya (pengumuman melalui surat atau fax). Informasi-informasi yang
berkaitan dengan karyawan dapat diinput secara online ke file SDM (Gambar 10).
Intranet juga dapat meminimalkan intervensi dari departemen SDM kepada para
manajer dan karyawan dalam melakukan berbagai tugas mereka. Di samping itu,
melalui intranet para karyawan juga dapat dengan mudah melakukan download berbagai
informasi yang mereka butuhkan seperti pelatihan, peraturan perusahaan, program kerja,
dan lain sebagainya.

25. Gambar 10. Database Karyawan yang Diakses Melalui Intranet
Sistem Komunikasi dan Informasi Antar Departemen
Semua transaksi dan informasi terdistribusi melalui Corporate Management
System. Transaksi barang masuk, barang keluar, barang terjual yang tercatat pada Stock
Card di bawah pengelolaan departemen pengadaan terintegrasi melalui Corporate
Managemen System (NS Soft) sehingga dapat diakses oleh departemen pemasaran dan
departemen akuntansi-keuangan. Begitu pula pada saat laporan barang terjual diinput
oleh toko Gramedia melalui sistem B2B dan e-mail dari distributor lainnya masuk ke
departemen pemasaran, maka bagian pemasaran akan menerbitkan invoice ke
distributor-distributornya dan terkirim secara otomatis ke departemen akuntansi-
keuangan melalui Corporate Management System sehingga staf di departemen tersebut
dapat mengecek proses transfer pembayarannya. Begitu pula dengan proses penggajian
karyawan, informasi yang berkaitan dengan insentif dan gaji pegawai dari masing-
masing departemen pada bulan bersangkutan akan dikirimkan ke departemen HRD
untuk proses rekap gaji dan verifikasi, selanjutnya HRD akan meneruskan ke
departemen akuntansi dan keuangan untuk pembayarannya.
Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan
Sistem informasi akuntansi telah diaplikasikan oleh PT Niaga Swadaya dengan
program MYOB melalui koneksi intranet, ekstranet, dan internet (Gambar 11). Aplikasi
tersebut memungkinkan perusahaan berhubungan langsung dengan para stakeholder-

26. nya secara online sehingga proses perhitungan transaksi berjalan secara otomatis.
Namun karena laporan penjualan real time hanya diperoleh dari toko buku Gramedia
yang menjalankan program B2B dengan PT Niaga Swadaya, sedangkan laporan
penjualan dari toko lainnya masih dilakukan secara manual, maka untuk integrasi sistem
akutansi ini dengan sistem MIS (marketing information system) masih diperlukan
proses verifikasi.
Gambar 11. Interface Software MYOB yang Digunakan PT Niaga Swadaya untuk
Menjalankan Fungsi Akuntansi-Keuangan
Sistem Evaluasi dan Pelaporan
Semua informasi penjualan dan pengeluaran yang dapat menjadi bahan evaluasi
dan pelaporan otomatis terprogram dalam Corporate Management System. Manajemen
dapat mengetahui daya jual masing-masing produk, rata-rata harga jual dan ketersediaan
barang sehingga dapat menjadi bahan pertimbangan dalam membuat keputusan dan
dapat dijadikan acuan dalam perencanaan pengembangan perusahaan ke depan.
Misalnya dengan data yang tersedia pada sistem B to B di toko Gramedia, dapat
diketahui daya jual buku A dan sisa stoknya di semua cabang toko Gramedia oleh
departemen pemasaran. Berdasarkan data tersebut dapat diketahui ke cabang mana saja
buku tersebut harus dikirimkan agar tidak terjadi lost selling. Data tersebut otomatis
diteruskan ke departemen pengadaan melalui Corporate Management System untuk
memastikan ketercukupan stok di gudang dan selanjutnya menjadi dasar permintaan ke

27. publisher/perusahaan pemasok untuk mengirimkan barangnya ke gudang PT Niaga
Swadaya.
Marketing Information System
Bagian internet marketing dalam departemen pemasaran PT Niaga Swadaya
fokus menjaring pelanggan melalui internet karena dapat berkomunikasi dengan seluruh
pelanggannya di mana saja secara lebih mudah. Dengan demikian, marketing dapat
menarik pelanggan baru dan mempertahankan loyalitas dari pelanggan lama yang pada
akhirnya akan dapat meningkatkan penjualan perusahaan. Karena itulah departemen
pemasaran membuat sebuah web yang khusus digunakan untuk kepentingan penjualan
yaitu www.updatebuku.com (Gambar 12). Selain web departemen pemasaran juga
mengoptimalkan penggunaan facebook dan twitter dalam berinteraksi dengan pelanggan
atau calon pembeli (Gambar 13 dan 14).
Dengan bantuan teknologi informasi seperti di atas, departemen pemasaran
dapat melakukan promosi dengan mudah dan cepat. Fasilitas internet benar-benar
menjadi tumpuan untuk berpromosi, karena selain berbiaya murah, internet juga dinilai
sangat efektif untuk menyebarkan informasi secara cepat hingga ke mana pun tanpa ada
batas waktu dan tempat. Melalui penggunaan sistem informasi berbasis internet,
perusahaan dapat memperoleh beberapa manfaat, yaitu :
a. Mendorong dan memungkinkan manajemen untuk menyatukan suara-suara
konsumen dalam membuat keputusan, seperti menemukan prioritas pelayanan
konsumen
b. Mengidentifikasikan prioritas perbaikan pelayanan
c. Memberikan pedoman dalam mengambil keputusan alokasi sumber daya
d. memperhatikan pengaruh dari kualitas pelayanan dan investasi
e. menawarkan pekerjaan berdasarkan data untuk pelayanan yang terbaik
Berikut ini adalah matriks komponen sistem informasi pembelian buku secara on-line
yang dikelola oleh bagian internet marketing.

28. Sumberdaya
Aktifitas
Hardware & Netware Software SDM
Data Produk Informasi
Mesin Media Program Prosedur Spesialis User
Input
PC PAVILION
P6
-
Windows NT
(Operating System)
Prosedur Data Entry
-
Staf Internet
Marketing
Judul
Data Entry Display
Harga
Stok
Microsoft Access
(Pembelian)
Konsumen
Judul
Telepon phone/headset
Jumlah Pembelian
Metode pembayaran
Pemrosesan
Server (Digital
Equipment
Alpha AXP)
-
Windows NT
(Operating System)
Penghitungan harga
berdasarkan jumlah
pembelian
- -
Data Konsumen
Data Status
Display
Judul yang dibeli
Eksemplar per judul
Microsoft Access
(Pembelian)
Alamat kirim
Network Server
(LAN)
-
Pilihan pembayaran
Harga
Output
PC PAVILION
workstation
Kertas
Windows NT
(Operating System)
Secara otomatis
memberikan informasi
harga yang harus
dibayar -
Konsumen
-
Tagihan
Printer Staf Internet
Marketing
Data Status
DisplayGraphical User
Interface (Monitor) Microsoft Access
(Dispatching)
Kurir Alamat kirim
Website Website
Penyimpanan
Magnetik disc
drive
8 x 40 Gb Hardisk
DBMS MS Access
Prosedur input dan
backup data
Supervisor Staf IT Support
Data Konsumen
Informasi
Pembelian
Judul yang dibeli
Eksemplar per judul
NOS Windows NT
Alamat kirim
Pilihan pembayaran
Harga
Tanggal kirim
Pengendalian
Website Website
Program monitoring
pengiriman/kurir
Prosedur pengaturan
jadwal pengiriman /
pengantaran Supervisor
Staf IT Support
Data Konsumen, Alamat
kirim
Detail Informasi
PembelianOperator
telepon
Telepon Kurir

29. Gambar 12. Website yang Dikelola Departemen Pemasaran PT Niaga Swadaya
Gambar 13. Facebook yang Dikelola Departemen Pemasaran PT Niaga Swadaya

30. Gambar 14. Twitter yang Dikelola Departemen Pemasaran PT Niaga Swadaya
Sistem Pendukung Manajemen (Management Support Systems)
Sistem pendukung manajemen ini fokus pada penyediaan informasi dan
dukungan untuk keefektifan pembuat keputusan oleh manajer. Dalam praktiknya,
sistem pendukung manajemen dapat dikelompokkan pada beberapa kategori
sebagai berikut.
- Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems - MIS)
Menyediakan informasi dalam bentuk laporan spesifik dan display untuk
mendukung pembuat keputusan bisnis. Contohnya: analisis penjualan,
performance produksi, dan sistem laporan tren biaya.
- Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems - DSS)
Menyediakan dukungan interaktif ad hoc untuk proses pembuatan keputusan
manajer dan profesional bisnis lainnya. Contohnya: pelabelan harga produk,
estimasi keuntungan, dan sistem analisis resiko.
- Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems - EIS)
Menyediakan informasi penting dari MIS, DSS, dan sumber daya lainnya yang
disesuaikan terhadap kebutuhan informasi eksekutif. Contohnya : sistem untuk

31. analisis performance bisnis, aksi kompetitor, dan pengembangan ekonomi untuk
mendukung perencanaan strategis.
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP di PT Niaga Swadaya merupakan sebuah sistem yang
mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara
transparan dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Aktivitas perusahaan
diintegrasikan melalui penggunaan software yang disebut sebagai Corporate
Management System (CMS). Dengan bantuan ERP, setiap proses dalam perusahaan
tersebut terintegrasi ke dalam suatu sistem komputerisasi. Corporate Management
System tersebut dikenal dengan nama Niaga Swadaya Soft (NS Soft), yaitu suatu
perangkat lunak atau program yang diciptakan untuk mengintegrasikan seluruh
aktivitas operasional perusahaan yang dapat diakses oleh penggunanya. Untuk itu
diperlukan informasi yang akurat (tepat), relevan dan tersedia. Dengan
implementasi ERP yang berupa CMS ini maka beberapa resiko yang berkaitan
dengan kesalahan dapat dikurangi. Secara keseluruhan CMS memberikan manfaat
yang pasti karena dalam penerapannya didukung oleh komitmen yang tinggi dari
manajemen dan seluruh staf PT Niaga Swadaya sendiri. Setiap karyawan dapat
mengakses program ini melalui sebuah account yang dimiliki oleh karyawan
tersebut dan disesuaikan dengan job-desk, departemen, atau tanggung jawabnya
masing-masing. Berikut ini disajikan skema alir ERP yang umumnya berjalan
dalam suatu perusahaan (Gambar 15).
Dengan adanya penerapan ERP pada perusahaan, maka perusahaan tersebut
akan memperoleh keuntungan berupa efektivitas perencanaan operasional,
monitoring proses, manajemen persediaan, maupun keuangan sehingga mendukung
pencapaian keberhasilan perusahaan. Pengambilan keputusan oleh manajemen juga
didukung oleh program ini dengan penyediaan sistem pelaporan dari keseluruhan
departemen dalam periode waktu yang dapat ditentukan oleh penggunanya.
Penggunaan ERP untuk membantu proses pengambilan keputusan dalam PT Niaga
Swadaya dilakukan dengan beberapa alasan yaitu:
a. ERP dapat meningkatkan efektivitas kegiatan operasional perusahaan karena
dapat mengintegrasikan seluruh kegiatan di semua departemen.
b. ERP dapat menurunkan biaya operasional dan transaksi.

32. c. ERP menyediakan informasi lintas fungsi atau antar departemen yang sangat
cepat sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan oleh
manajemen.
Gambar 15. Skema Alir Enterpise Resource Planning
Selain itu aplikasi ERP di PT Niaga Swadaya juga didukung oleh :
 Manajemen, yang mempunyai komitmen akan teknologi informasi sebagai
sistem yang mendukung operasional bisnis perusahaan.
 Teknologi, yang meliputi hardware, software, sistem manajemen, dan dikelola
oleh SDM yang kompeten di bidang TI
Sistem Kerja Corporate Manajemen Sistem
Corporate Management System atau NS soft dirancang untuk
mengintegrasikan informasi lintas fungsi atau antar departemen dengan sangat
cepat sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan oleh manajemen.
Agar diperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai lintas informasi yang berjalan
di PT Niaga Swadaya, maka pada Gambar 16 berikut ini disajikan sistem
internetworking yang memetakan secara umum alur informasi via intranet,
ekstranet dan internet yang diintegrasikan dengan program NS soft tersebut.

33. Manajemen & Karyawan
Gambar 16. Sistem Internetworking di PT Niaga Swadaya
Customer Relation Management (CRM)
Customer Relation Management (CRM) merupakan strategi yang dilakukan
perusahaan untuk memahami dan mempengaruhi perilaku konsumen melalui
komunikasi yang efektif dengan tujuan meningkatkan perolehan, retensi, kesetiaan
dan profitabilitas konsumen (Swift, 2001 dalam Turban et. al, 2005). PT Niaga
Swadaya mengembangkan Corporate Management System (CMS) untuk
menjalankan fungsi CRM sebagai fasilitas bagi departemen pemasaran dalam
menjaga hubungan dan memberikan pelayanan yang optimal kepada para stake
holder-nya. Seluruh data konsumen tercatat dengan baik dan lengkap dalam CMS,
sehingga departemen pemasaran dapat melakukan program customer loyalty dan
satisfaction dengan baik. Berikut ini disajikan skema alir program CRM yang
dijalankan oleh PT Niaga Swadaya (Gambar 17).
pesaing
umum
B2B
Departemen Akuntansi &
Keuangan
Penerbit
System
Stock Departemen Pengadaan

34. Gambar 17. Skema Alir Customer Relation Management
Aplikasi Customer Relation Management (CRM) di NS Soft program
Corporate Management System yang merupakan sistem e-business yang
dijalankan di PT Niaga Swadaya, adalah sebagai berikut :
1. Contract and Account Management
Semua data perjanjian dengan stake holder dan data konsumen direkam dalam
NS Soft lengkap dengan daftar produk yang dibeli. Data-data tersebut tersimpan
dalam NS Soft dan menjadi database manajemen untuk dipergunakan dalam
program ERP atau program-program perusahaan lainnya yang akan mendukung
peningkatan pendapatan PT Niaga Swadaya. Gambar 18 di bawah ini
menunjukkan fasilitas perekaman data customer melalui website PT Niaga
Swadaya www.updatebuku.com.

35. Gambar 18. Fasilitas Perekaman Data Consumer dalam Website Update buku.com
2. Sales and Promotion
Departemen pemasaran mempunyai perangkat TI untuk mendukung dan
mengelola kegiatan penjualan seperti SMS blaster dan E-mail blaster. SMS
blaster merupakan program yang dapat mengirimkan pesan SMS dengan
software ke seluruh customer dengan cepat, sedangkan program E-mail blaster
dapat mengirim email secara personal kepada banyak customer dengan hanya
satu kali kirim email yang sama. Sales dapat menjual kepada pelanggan dengan
lebih baik melalui data histori yang ada, sehingga pelanggan merasa
diperhatikan, karena selalu diingat.
3. Marketing and Fulfillment
Membantu departemen pemasaran dalam direct selling seperti penentuan target
pemasaran, penjadwalan, dan pelacakan kiriman.

36. 4. Retention and Loyalty Programs
NS Soft dapat mengidentifikasi pelanggan yang paling potensial dan
menguntungkan sehingga dapat memberikan input kepada manajemen untuk
menjalankan program kepuasan pelanggan dengan baik.
Target Penjualan
Saat ini, 85% omzet PT Niaga Swadaya diperoleh dari toko buku modern
seperti Gramedia, Gunung Agung, Kharisma, Salemba, dan Toga Mas. Dari seluruh
toko buku modern yang telah bekerja sama dengan PT Niaga Swadaya, Gramedia
menyumbang 65% dari keseluruhan omzet toko modern. Mengingat peran
strategisnya dalam menyumbang pendapatan yang cukup signifikan bagi
perusahaan, maka Gramedia dan PT Niaga Swadaya membangun sebuah program
untuk memonitor semua transaksi penjualan di seluruh cabang toko buku Gramedia
secara real time. Program tersebut berfungsi untuk memantau jumlah stok, produk
terjual, dan omzet dari semua toko buku gramedia yang dinamakan sistem B2B
(Gambar 19).
Gambar 19. Sistem B2B yang Dikembangkan Toko Buku Gramedia dan PT Niaga
Swadaya untuk Memantau Penjualan di Setiap Toko Secara Real Time

37. Dengan terpantaunya omzet secara realtime, maka penjualan di setiap toko
dapat dioptimalkan. Produk yang best seller pada setiap toko displaynya dapat
dioptimalkan dan stoknya dijaga agar omzet dapat dimaksimalkan. Begitu pula,
produk yang kurang diminati di sebuah toko, dapat dibuatkan program promosinya
agar produk tersebut lebih dikenal masyarakat dan stoknya dapat dimutasi ke toko
/cabang yang bisa menerima produk bersangkutan.
Sales Force Automation(SFA)
PT Niaga Swadaya menggunakan program Sales Force Automation (SFA)
untuk mengoptimalkan penjualan (Gambar 20). Dengan menggunakan SFA maka
manajer pemasaran dapat mengetahui :
 performance masing-masing perwakilan dan sales,
 toko/ distribution channel yang tumbuh atau yang perlu dievaluasi,
 omzet masing-masing toko dan biaya yang dikeluarkan.
Gambar 20. Contoh Menu Dalam Modul Sales Force Automation

38. Di samping itu, dalam SFA juga terdapat profil konsumen dan data terkait
konsumen untuk menunjang peningkatan penjualan. Dengan data yang dapat
diakses setiap saat tersebut, program promosi dan penjualan dapat dilaksanakan
lebih efektif dan tepat sasaran. Data pelanggan yang tersimpan baik dalam sistem
PT Niaga Swadaya memungkinkan manajemen memelihara hubungan dengan
konsumen yang sudah pernah membeli produknya, seperti mengirimkan e-mail
greeting, ulang tahun, informasi produk, atau layanan baru. Di samping itu,
dengan aplikasi SFA ini komunikasi lain yang diperlukan juga dapat dilakukan
secara lebihmudah.
Daftar Pustaka:
Desi,Maryati.2014.http://desi47e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2014/01/Implementasi-
Sistem-Informasi-dalam-Perusahaan1.pdf (1 April 2018, Pukul 10:00)
Jogiyanto, HM. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi III. Yogyakarta: Andi
Publisher
Jogiyanto, HM. (2008). Analisis dan Desain Sistem Informasi pendekatan terstruktur.
Yogyakarta: Andi Publisher
Krismiaji (2010). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan
YKPN
Romney, Marshal B., Dan Steinbert, Paul John. (2006). Sistem Informasi Akuntansi, (Alih
Bahasa: Deny Arnos Kwary Dan Dewi Fitrisari). Jakarta: Salemba Empat
Ulfa Faida. 2016. “Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Intern
Dalam Penjualan Kredit Pada PT. Tiga Serangkai. http://eprints.iain-
surakarta.ac.id/308/1/Ulfa%20Faida.pdf (2 April pukul 10:00)
Wilkinson J E; M J Cerullo; V. Raval; Bornad W. (2000). Accounting Information System.
John Wiley and Sons, USA