Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk mengelola dokumen organisasi, termasuk mendistribusikan, menyimpan, dan memusnahkan dokumen sesuai prosedur. Tugas kunci mereka adalah menjamin akses cepat ke dokumen, mengetahui riwayat dokumen, dan menjaga keamanan serta konsistensi dokumen sesuai standar ISO. Mereka bekerja dengan berbagai departemen untuk memastikan pengelolaan dokumen berjalan dengan ba

1. Document CONTROL & FILING Manag
Tugas dan Tanggung Jawab
Pengendali Dokumen
Kanaidi, SE., M.Si., cSAP., CBCM
Training

2. Introduction
• Petugas pengendali dokumen (document
control) merupakan seorang individu/tim yang
bertugas dalam sistem manajemen dokumen
di sebuah organisasi/perusahaan.
• Selain bekerja dalam sistem manajemen
dokumen, pengendali dokumen merupakan
pekerjaan yang berkaitan langsung dengan
keamanan dokumen di sebuah organisasi/
perusahaan.

3. Definisi Pengendali Dokumen
• Pengendali dokumen merupakan
individu/tim yang bertugas untuk
menerbitkan, mengesahkan,
mendistribusikan, menyimpan,
mengendalikan, serta memusnahkan
dokumen-dokumen suatu organisasi/
perusahaan.

4. Tugas seorang dokumen kontrol adalah sebagai berikut:
• Mengurus keluar-masuknya dokumen.
• Melakukan pemindaian dokumen.
• Mengarsipkan dokumen.
• Menjaga keamanan dokumen yang bersifat confidential.
• Menjaga keamanan dokumen dari pihak yang tidak
berkepentingan.
• Mencari dan memberikan dokumen kepada karyawan
dan/atau customer ketika diperlukan.
• Membuat desain template untuk dokumen.
• Mengecek akurasi dokumen.
• Melaporkan perkembangan terkait penyimpanan dokumen.
• Memastikan pemusnahan dokumen yang bersifat sensitif.
• Memperbarui dokumen jika ada perubahan.
• Memelihara sistem manajemen dokumen.
Tugas Pengendali Dokumen

5. Tugas Pengendali Dokumen...
Tugas dan tanggung jawab tersebut sebetulnya sudah
dinyatakan secara jelas dalam standar ISO 9001:2015
pada :
• Klausul 7.5.2 sebagai berikut:
Ketika membuat dan memperbarui informasi
terdokumentasi, organisasi harus dapat memastikan:
a. Judul dokumen, tanggal pembuatan dokumen,
nama pembuat dokumen, dan nomor identifikasi
dokumen telah sesuai;
b. Bahasa yang digunakan, versi dari software yang
digunakan, dan media yang digunakan (apakah
soft copy atau hard copy) telah sesuai;
c. Pemeriksaan dan persetujuan pada dokumen
ditetapkan;

6. • Klausul 7.5.3.1 disebutkan bahwa:
Informasi terdokumentasi yang digunakan
untuk keperluan sistem manajemen mutu
harus dikendalikan dan organisasi harus:
a. Memastikan tersedia dan sesuai, dan dapat
diakses kapan dan dimana saja jika
diperlukan;
b. Memastikan terlindungi dari kehilangan
kerahasiaan;
Tugas Pengendali Dokumen ...

7. • Klausul 7.5.3.2 disebutkan bahwa:
Organisasi harus mengendalikan informasi
terdokumentasi dengan melakukan kegiatan
pengendalian:
a. Distribusi dokumen, akses dokumen, pengambilan
dan penggunaan dokumen
b. Penyimpanan dan penjagaan dokumen
c. Perubahan dan status revisi dokumen
d. Menentukan masa simpan dan pemusnahan
dokumen
Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar
organisasi yang ditetapkan oleh organisasi
yang penting untuk perencanaan dan operasi sistem
manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya
dikendalikan.
Tugas Pengendali Dokumen ...

8. Kualifikasi Pengendali Dokumen
Dalam Standar ISO 9001:2015 tidak ada persyaratan
secara detail mengenai kompetensi yang harus dimiliki
oleh seoarang pengendali dokumen, pengendali
dokumen dapat dijabat oleh siapa saja, baik staff,
manajer, bahkan Direktur sekalipun.
Namun Konsultan ISO menyarankan sebaiknya seorang
pengendali dokumen harus memiliki kemampuan
sebagai berikut:
• Pengetahuan dalam penggunaan spreadsheet (excel),
database, dan word.
• Kemampuan untuk menyimpan catatan dan laporan
(filing) dengan jelas dan akurat.
• Kemampuan untuk menginput data data dengan cepat
• Keterampilan komunikasi yang baik

9. • Pengendali Dokumen bertanggung jawab
terhadap seluruh dokumen organisasi.
Kegiatan ini harus melibatkan koordinasi dengan
berbagai departemen dalam suatu organisasi dan
memastikan bahwa dokumen disimpan di lokasi
yang tepat dan dapat diakses dengan mudah.
• Pengendali dokumen harus memastikan bahwa
semua departemen dalam organisasi mengikuti
prosedur yang sama yang berkaitan dengan
dokumen.
Tg jawab Pengendali Dokumen

10. Beberapa fungsi dari kegiatan pengendalian
dokumen yang dilakukan document controller:
1. Mempercepat akses terhadap dokumen
yang dibutuhkan.
2. Mengetahui jejak keluar-masuk sebuah
dokumen.
3. Meningkatkan keamanan dokumen.
4. Meningkatkan auditability
5. Memastikan konsistensi dokumentasi.
Fungsi dari Pengendali Dokumen

11. 1. Mempercepat akses terhadap dokumen
yang dibutuhkan.
Dengan bantuan document control, tidak
perlu lagi mencari dokumen dalam waktu
lebih lama. Pengarsipan dan penyimpanan
yang terstruktur sangat membantu untuk
menekan waktu pencarian dokumen.
2. Mengetahui jejak keluar-masuk sebuah
dokumen.
Document controller akan mencatat riwayat
keluar dan masuk dokumen.
3. Meningkatkan... >>>
Fungsi dari Pengendali Dokumen ...

12. Fungsi dari Pengendali Dokumen ...
3. Meningkatkan keamanan dokumen.
Dokumen manajemen sistem yang baik
dapat membantu perusahaan untuk
mengatasi kehilangan dokumen/informasi
penting yang dimiliki perusahaan. Tidak
hanya itu, sistem ini juga membantu
meminimalkan akses pihak di luar
perusahaan terhadap dokumen-dokumen
penting sebuah perusahaan.
4. Meningkatkan ... >>>

13. 4. Meningkatkan auditability.
Adanya pengontrol dokumen akan
membantu pihak auditor internal maupun
eksternal ketika melakukan audit
perusahaan.
5. Memastikan konsistensi dokumentasi.
Dokumen kontrol akan membuat
dokumentasi terstandar yang mematuhi
peraturan industri serta hukum yang
berlaku.
Fungsi dari Pengendali Dokumen ...

14. SUBSCRIBE, LIKE & Share

15. `
www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
Pemateri Training
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
YouTube : Kanaidi Ken WA.0877 5871 1905
Facebook : Kanaidi Ken & Kanaidi Ken Part II
Istagram: kanaidi63 LinkedIn: Kanaidi ken