Document Control Electronic Filing_Allman
•Download as PPT, PDF•
2 likes•663 views
Dokumen ini membahas tentang pengelolaan dokumen dan arsip secara sistematis, mulai dari pengembangan sistem manajemen dokumen, pengklasifikasian dan penyimpanan dokumen, hingga pengendalian dan pemeliharaan arsip perusahaan.
Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (20)
Similar to Document Control Electronic Filing_Allman
Similar to Document Control Electronic Filing_Allman (20)
More from Ady Subagya
Document Control Electronic Filing_Allman
- 1. DOCUMENT CONTROL AND ELECTRONIC FILING 1 Ady Subagya| Galih Mediska Allman Indonesia
- 2. ALLMAN DOCUMENT SERVICES A SURVEY 21305530%%%%% 21205751%%%%% 531205031%%%%%
- 3. 30% 3% FACTS DOCUMENTATION Ady Subagya 3700%% 3% 3500%% 3% SKILLS OWN KNOWLEDGE UNCONTROLLED
- 5. Fase 1 Menetapkan 1.Peta proses, Kebijakan dan Sasaran Mutu 2.Program Sasaran Mutu 3.Prosedur Fase 2 Mendokumentasikan 1.Kebijakan 2.Sasaran 3.Prosedur 4.Formulir 5.Dokumen lain Fase 3 Menerapkan 1.Melakukan apa yang ditulis 2.Mencatat/rekam 3.Memeriksa dan mengukur 4.Meng-audit Fase 4 Memelihara 1.Tinjau ulang 2.Perbaiki dan cegah kesalahan kerja adysubagya@gmail.com
- 6. 6 ISO 9001:2008 Quality Management Systems ISO 15489:2001 Information and Documentation, Records Management ISO 5963:1985 Methods for Examining Documents, Determining their Subjects, and Selecting Indexing Terms
- 7. 7 UU No 7/1971 Ketentuan Pokok Kearsipan UU No 8/1997 Dokumen Perusahan PP No 88/1999 Tata Cara Pengalihan Dokumen Perushaan Kedaman Mikrofilm UU No 11/2008 Informasi dan Transaksi Elektronik UU No 43/2009 Kearsipan PP No 28/2012 Kearsipan UU No 43/2009 Peraturan Kepala ANRI No 25/2012 Pedoman Pemusnahan Arsip Peraturan Kepala ANRI No 35/2012 Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian PP No 82/2012 Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
- 8. Module 1 Module 3 Module 4 Module 5 Introduction to DCEF, Terms and Definition Introduction to DCEF, Terms and Definition Filing Management Filing Management Electronic Filing Clouds Electronic Filing Clouds Computing Computing Module 2 Document Management Document Management Module 6 Electronic Document Management Systems EDMS Electronic Document Management Systems EDMS Workshop outline and Rundown Delegate Manual | Transcript | ADS Manual | ADS
- 10. PRINDO Primages 10 IPS ALLMAN INDONESIA Pertokoan Pulomas Blok XI No 8 Kayuputih Jakarta 13260 allman@cbn.net.id | (21) 471-8635
- 11. Workshop outline and Rundown Module 1 Module 3 Module 4 Module 5 Introduction to DCEF, Terms and Definition Introduction to DCEF, Terms and Definition Filing Management Filing Management Electronic Filing Clouds Electronic Filing Clouds Computing Computing Module 2 Document Management Document Management Module 6 Electronic Document Management Systems EDMS Electronic Document Management Systems EDMS DASHBOARD: BPM | SOP ANATOMY | FLOWCHART | ELEMENT/ATTRIBUT | DMS 11
- 12. AA BB CC DD EE R N R N R FF GG HH II JJ R N D N D KK LL MM NN OO R D N R D PP QQ RR SS TT N R D N N UU VV WW XX YY N R R N N 12 12
- 13. Document Informasi dan medium pendukungnya 13
- 14. 14 Dynamic Document Dokumen yang digunakan dalam proses bisnis. Static Dokumen yang oleh karena sudah jarang digunakan, diletakkan tidak dekat dengan tempat proses bisnis.
- 15. Records Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau bukti bahwa aktivitas Proses/ Prosedur sudah dilakukan. (ISO 9000 International Standard on Quality Management Systems) 15
- 16. 16 Records Records sering juga disebut sebagai Rekaman, Catatan dan Rikod.
- 17. 17 Vital Records Rekaman yang tidak mempunyai masa simpan oleh karena sifat dokumennya yang tidak bisa dihapus/ dimusnahkan, Contoh: Akte Pendirian Perusahaan, Sertifikat, dan sejenisnya.
- 18. 18 Important records Rekaman yang mempunyai masa simpan hingga 25 tahun—5 tahun aktif 25 tahun di-arsip, Rekaman ini bisa diganti dengan biaya tinggi, salah satu contohnya dalah dokumen keuangan.
- 19. 19 Useful records Rekaman yang berguna tetapi mempunyai masa guna lebih pendek, dokumen ini bisa diganti dengan biaya rendah. Dokumen ini bisa ada di tempat kerja selama 2 tahun dan diarsip selama 5 tahun. Contoh: SPK/ Surat Pesanan.
- 20. 20 Unuseful records Rekaman ini tidak mempunyai nilai bisnis dan dapat dimusnahkan dalam waktu 3 bulan, Contoh; Undangan rapat.
- 21. File File adalah obyek dalam komputer yang menyimpan data dan informasi yang dugunakan dalam komputer. Pada Microsoft Windows (salah satu GUI atau Graphical User Interface), File ditunjukkan dengan ikon yang unik yang relevan dengan program yang membukanya. 21
- 22. Filing Menurut kamus administrasi: “Filing atau adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, dokumen-dokumen itu dapat ditemukan kembali secara cepat.” 22
- 23. Filing Menurut George R.Terry, PhD dalam bukunya “Office Management and Control”: “Filing is the placing of paper in acceptable containers according to some predetermined arrangement so that any paper, when required can be located quickly and conveniently.” 23
- 24. Filing Adalah menata dokumen (berbagai medium) secara sistimatis ke tempat tertentu dengan *Pengendalian, untuk memastikan keamanan, ketepatan dan kehandalan. (Ady A Subagya) *Pengendalian dapat menggunakan standar Internasional ISO 9001:2008” 24
- 25. Document controller Orang atau pihak yang diberi kewenangan mengendalikan dokumen perusahaan. *Document Control Center seringkali juga digunakan 25
- 26. Master Dokumen yang menjadi sumber penyalinan. *Master seringkali juga diartikan sebagai Asli. 26
- 27. Controlled copy Salinan terkendali, penerima dokumen ini akan mendapat pembahuran setiap kali ada perubahan dokumen. 27
- 28. Uncontrolled copy Salinan tidak terkendali, penerima dokumen ini tidak selalu mendapat pembahuran setiap kali ada perubahan dokumen. 28
- 29. Obsolete Atau kadaluarsa adalah dokumen yang sudah tidak sah lagi. 29
- 30. Electronic Document Management Systems Sistem komputer yang membuat, menyimpan, mengambil dan memusnahkan dokumen elektronik, seringkali ia juga mampu melacak versi-versi dokumen tersebut oleh beberapa pengguna. 30
- 31. Document and Filing management 31
- 32. Document management adalah pengendalian dokumen secara sistematis, mulai dari dibuat, digunakan hingga dimusnahkan. 32
- 33. Document and record Management -Document control procedure -Record control procedure -Retention procedure -Conversion procedure 33
- 34. Document control procedure 1.Document level 2.Document types 3.Document groups 4.Authority 5.Review and revision 6.Numbering 7.Document status 34
- 35. Record control procedure 1.Authority 2.Placement 3.distribution 4.Retrieving methods 5.Retention period 35
- 36. Filing management Adalah penataan dan penyimpanan dokumen secara sistematis. 38
- 37. Prinsip dasar Menata dan mengendalikan semua dokumen yang ada di Organisasi. 39
- 38. Prinsip dasar Menemukan atau mencari kembali dokumen yang disimpan dengan cepat dan mudah. 40
- 39. Klasifikasi penyimpanan Dokumen (Index) Alfabetis Subyek Numerik Kronologis Geografis 41
- 40. Kegunaan dokumen Administratif Legal Finansial Riset Edukasi Dokumentasi 42
- 41. Dokumen dilihat dari kepentingan Vital Penting Berguna Tidak Berguna 43
- 42. Speak with data. 44
- 43. 45 Ady A Subagya Systems specialist allman@cbn.net.id (0818) 433-266
Editor's Notes
- The title today
- See differently, icebreaker
- Preview VIDEO
- Absensinya mana
- There are millions of files used with computers today and are identified either by the file extension of the file or the data contained in the file. For example, the file msntb.dll is a DLL file used on a Microsoft Windows computer and an example of a computer file.
- There are millions of files used with computers today and are identified either by the file extension of the file or the data contained in the file. For example, the file msntb.dll is a DLL file used on a Microsoft Windows computer and an example of a computer file.
- There are millions of files used with computers today and are identified either by the file extension of the file or the data contained in the file. For example, the file msntb.dll is a DLL file used on a Microsoft Windows computer and an example of a computer file.
- There are millions of files used with computers today and are identified either by the file extension of the file or the data contained in the file. For example, the file msntb.dll is a DLL file used on a Microsoft Windows computer and an example of a computer file.
- There are millions of files used with computers today and are identified either by the file extension of the file or the data contained in the file. For example, the file msntb.dll is a DLL file used on a Microsoft Windows computer and an example of a computer file.
- There are millions of files used with computers today and are identified either by the file extension of the file or the data contained in the file. For example, the file msntb.dll is a DLL file used on a Microsoft Windows computer and an example of a computer file.
- There are millions of files used with computers today and are identified either by the file extension of the file or the data contained in the file. For example, the file msntb.dll is a DLL file used on a Microsoft Windows computer and an example of a computer file.
- There are millions of files used with computers today and are identified either by the file extension of the file or the data contained in the file. For example, the file msntb.dll is a DLL file used on a Microsoft Windows computer and an example of a computer file.
- There are millions of files used with computers today and are identified either by the file extension of the file or the data contained in the file. For example, the file msntb.dll is a DLL file used on a Microsoft Windows computer and an example of a computer file.u
- MUDAH DITEMUKAN.
- MUDAH DITEMUKAN.
- MUDAH DITEMUKAN.
- MUDAH DITEMUKAN.
- MUDAH DITEMUKAN.
- 9000 14000 Marcolm Baldrige all plan do check act
- 9000 14000 Marcolm Baldrige all plan do check act
- 9000 14000 Marcolm Baldrige all plan do check act
- BILA PERLU HANYA 1 MENIT
- BILA PERLU HANYA 1 MENIT
- 9000 14000 Marcolm Baldrige all plan do check act
- 9000 14000 Marcolm Baldrige all plan do check act
- 9000 14000 Marcolm Baldrige all plan do check act
- 9000 14000 Marcolm Baldrige all plan do check act