SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah pedoman langkah demi langkah yang disusun oleh organisasi untuk membantu karyawan melakukan operasi rutin secara efektif dan konsisten. SOP bertujuan untuk mencapai efisiensi, kualitas output, dan keseragaman kinerja serta mengurangi kegagalan pemenuhan peraturan. Dokumentasi SOP merupakan bagian penting dari sistem manajemen mutu suatu organisasi.

1. Standard Operating
Procedures
Standar Operasional Prosedur (SOP), adalah seperangkat
instruksi langkah-demi-langkah yang disusun oleh sebuah
organisasi untuk membantu pekerja melakukan operasi
rutin yang kompleks. SOP bertujuan untuk mencapai
efisiensi, keluaran kualitas dan keseragaman kinerja,
sekaligus mengurangi miskomunikasi dan kegagalan
mematuhi peraturan industry atau organisasi

2. Istilah
• Prosedur Operasional Standar
• prosedur operasi yang baku
• PROTAP atau Prosedur Tetap
• Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures,
Standard Working Procedures, Medi Procedures
• PK (prosedur kerja)

3. SOP
• prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan
konsisten
• pengendalian mutu terhadap proses kegiatan
organisasi.

4. SOP: asal usul
• SOP medik, penanganan pasien, kesehatan, teknik,
lingkungan dan penyelamatan
• SOP tugas rutin yang mengandung resiko
• SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat
terbang

5. Definisi
• International Conference on Harmonisation (ICH)
“Detailed, written instruction to achieve uniformity
of the performance of a specific function”

6. Definisi
Rudi M Tambunan:
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur
operasional standar yang ada dalam suatu organisasi
yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap
keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan
fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif,
konsisten, standar, dan sistematis

7. Untuk siapa SOP dibuat?
• SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana
pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi,
resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di
kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager
SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan
sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim
dan untuk pengawas pekerjaan tsb

8. Kapan SOP disusun?
• SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
• SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah
dilakukan dgn baik atau tidak.
• Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan
trial.
• Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa
diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan
pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi
lingkungan kerja
• Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan
perbaikan SOP secara teratur

9. Sepanjang apa SOP disusun?
• Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP,
karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk
tujuan yg berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akurat
• Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih memudahkan
para pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja yg
panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah
menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan
dan SOP Tahap Penyelesaian)

10. Siapa yang menyusun SOP?
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:
• Penulis SOP (author)
• Pelaksana di lapangan (employee)
• Pengawas lapangan (supervisor)
• Atasan pengawas (manager)

11. Persiapan SOP
• SOP disusun tim penyusun SOP yang memiliki
pengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya
• SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat
langkah demi langkah dan dalam tampilan yang
mudah dibaca dan dipahami.

12. Jenis SOP
• Sederhana : langkah-langkah yang ringkas
dan hanya memerlukan sedikit keputusan
• Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci,
panjang, konsisten.
• Flowcharts yang berisi banyak keputusan-
keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.

13. Bentuk SOP
• Dokumen tertulis
• Diagram atau alur kerja (flow chart)

14. Standard Operating
Procedures:
Kedudukannya dalam
Organisasi dan Manajemen

15. Organisasi
Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih
yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat
yang sama yang kemudian secara sah membentuk badan
sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama
(Siagian,2006)

16. Tagline Organisasi ideal:
(dari berbagai sumber)
• Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai orang
buta yang harus berjalan di daerah berbatu dan terjal
yang belum dikenalnya
• Visi dan Misi adalah pemandu utama ke arah mana
Organisasi akan dibawa
• Perwujudan Visi dan Menjalankan misi dicapai secara
bertahap melalui tujuan, sebagai milestone atas
pencapaian organisasi dalam jangka waktu lebih
pendek dari Visi

17. Tagline Continued:
• Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai aktivitas
operasional dan manajerial
• Untuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadap
aktivitas organisasi, prosedur operasi harus
dibakukan dengan menetapkan Standard Operating
Procedures
• Conclusion I: SOP adalah operasional day by day
dalam mewujudkan Visi dan menjalankan misi

18. Aktivitas Operasional dan Manajemen dalam
Organisasi untuk Mewujudkan Visi
Planning &
decision making
Sumber Daya Organisasi
 Sumber Daya Fisik/Alam
 Informasi
 Sumber Daya Manusia
 Modal
Controlling
Leading
Organizing
Fungsi-fungsi Manajemen
Tujuan Organisasi
Efektif
Efisien
Menjalankan Misi
Mewujudkan Visi
Aktivitas
Operasi
Dituangkan dalam
Prosedur yang
dibakukan melalui
SOP

19. Faktor Essential Organisasi dalam
penyusunan SOP
• Terkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunan SOP
yang efektif harus merujuk pada struktur organisasi.
Kelemahannya adalah tidak fleksible, berubah organisasi,
berubah SOP
• Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP yang
efektif harus disusun dengan memperhatikan fungsi
organisasi atau proses bisnis yang ada dalam organisasi
• Conclusion II: Dalam penyusunan SOP harus
memperhatikan dan berdasarkan pada Struktur Organisasi
dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)

20. Standard Operating
Procedures:
dalam Kerangka Sistem Mutu

21. Pengertian Mutu
Vincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secara
konvensional yang menggambarkan karakteristik langsung
dari suatu produk seperti performansi, keandalan, mudah
dalam penggunaan, estetika dan sebagainya
Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah: “
The totality of characteristics of an entity that bear on
its ability to satisfy stated or implied needs” (Totalitas
dari karakteristik suatu produk yang menunjukkan
kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang
ditentukan atau yang tersirat “

22. Tagline untuk Mutu
• Mutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginan
pelanggan (customer need)
• Produk yang kurang (“less than”) memenuhi persyaratan
pelanggan di anggap mutunya jelek. Kadang menggoda
untuk menyimpulkan bahwa melebihi harapan pelanggan
(“more than”) dalam memberikan mutu yang dipersyaratkan
dapat menimbulkan kesulitan atau ketidakmungkinan
untuk memenuhinya secara terus-menerus secara
konsisten.
• Conclusion: Quality is conformance to agreed
requirements” No less – no more

23. Manajemen Mutu
Menurut standard internasional ISO 8402:
• Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen yang
menentukan kebijakan mutu, sasaran mutu dan
tanggungjawab manajemen. Keseluruhannya
diimplementasikan menggunakan alat-alat seperti
rencana mutu, kendali mutu, pemastian mutu dan
perbaikan mutu dalam kerangka sistem mutu
• FungsiManajemen Mutu yang terkenal adalah:
PDCA Plan, Do, Check, and Act

24. Sistem Mutu
Dalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (quality
system) didefinisikan sebagai :
• “The organisation structure, procedures,
processes and resources needed to implement
quality management.” (Struktur organisasi,
prosedur, proses dan sumberdaya yang diperlukan
untuk menerapkan manajemen mutu)

25. Dokumentasi dalam Sistem Mutu
Setiap kita membaca klausul-klausul dalam sistem mutu,
semua klausul dalam sistem mutu manapun (seperti ISO)
mempersyaratkan adanya prosedur terdokumentasi. Ini
menunjukkan bahwa dokumentasi sistem mutu merupakan
hal yang sangat penting dalam penerapan sistem mutu
tersebut. Berbicara tentang sistem mutu maka kita berbicara
tentang standar, yaitu standar sistem maupun standar hasil.
Suatu standar berfungsi untuk memberikan panduan agar
semua orang bekerja sesuai dengan metoda tertentu atau
menghasilkan sesuatu dengan spesifikasi tertentu

26. Tagline SOP dalam Mutu
SOP dalam sistem mutu adalah bagian dari
dokumentasi dari prosedur, sesuai dengan prinsip:
“Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang ditulis”

27. Dokumentasi yang efektif haruslah :
1. Mendeskripsikan bagaimana operasional suatu organisasi
dalam lingkup sistem mutu.
2. Menunjukkan kepada kastemer dan karyawan bahwa
perusahaan peduli dengan pencapaian mutu dan memiliki
suatu sistem mutu untuk mencapai keberhasilan.
3. Mendorong tindakan-tindakan yang konsisten dan
pemahaman-pemahaman yang sama di seluruh organisasi.
4. Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasi dan juga
perubahan-perubahan yang disepakati dalam sistem mutu.

28. 5. Memungkinkan anggota-anggota organisasi bekerja
lebih efektif dan produktif.
6. Menyakinkan bahwa aktivitas-aktivitas organisasi
dapat berlanjut efektif selama periode dimana orang
yang bertanggung jawab tidak ditempat.
7. Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistem mutu
untuk mem-verifikasi efektivitasnya.
“SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi agar disebut
efektif harus memenuhi unsur-unsur tersebut di atas”

29. Menyusun SOP yang
Efektif

30. Pengertian Efektif dan Efisien
(Drucker)
Efektif :
• mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat
Efisien :
• mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat
30

31. SOP yang efektif adalah:
• SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan,
dalam menjalankan misi Organisasi, untuk
mewujudkan Visi
• Memenuhi kriteria manual SOP
• Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan
dan implementasi SOP

32. 7 Kriteria Manual SOP
• Specific
• Lengkap prosedur
• Jelas dan mudah dipahami
• Layak Terap (Applicable)
• Controllable
• Layak Audit
• Layak Ubah (Changeable and flexible)
32

33. Spesifik
• Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai
dengan kebutuhan organisasi
• Penyusunan SOP harus dilakukan observasi
terhadap organisasi secara rinci dan lengkap,
mengenai: Struktur Organisasi, struktur
pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan
bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan
operasional, kekhususan administratif, dan
peraturan-peraturan yang mengikat
33

34. Lengkap prosedur
• Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkap untuk prosedur
yang dibutuhkan
34

35. Jelas dan Mudah
• Dapat dicerna dengan baik
• Tidak menimbulkan banyak tafsiran
35

36. Layak Terap
• Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada
dukungan manajemen dan budaya organisasi
36

37. Controllable
• Dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur
organisasi
37

38. Layak Ubah
• Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau
aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.
38

39. Hambatan-hambatan dalam Penyusunan SOP
• Hambatan Organisasional
(aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan
jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan,
pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya
Organisasi)
• Hambatan Operasional
Karaktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau
jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional), Keterikatan
terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional
(Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan operasional yang
luas yang berbeda standar)

40. Cont’d
• Hambatan Manajerial
Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan
Manajerial, Pengawasan Manajerial (terhadap
perubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dan
tekanan Manajerial,
• Hambatan Personal
Tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti
perubahan, Tidak memiliki Motivasi, dan
Memiliki Kepentingan Pribadi
40

41. Tips
• Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
• Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
• Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan anda ceritakan, kemudian ceritakan”
• Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus
dibicarakan, kemudian kelompokkan)
• Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
• Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan
• Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
• Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
41

42. Cont’d
• Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat
pasif
• Buat draft terlebih dahulu
• Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa
dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
• Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika
membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka
hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca
42

43. Cont’d
Panjang vs Pendek
Panjang:
• Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda
dari mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg
basah
Pendek:
• Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah
43

44. Cont’d
Jelas vs Tidak Jelas
Tidak jelas:
• Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalam
buku laporan hasil produksi
Jelas:
• Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasil
produksi
44

45. Cont’d
Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
• Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari
semua tinta yg pernah digunakan sebelum Anda
menyimpan tinta lain yg berbeda warnanya
Ringkas:
• Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna
lain
45

46. Tingkat Rincian
• Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn
seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan
menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur
• Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua
pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan
training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha
menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul
• Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa
digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk
prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola
langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti
46

47. Format SOP
• Nama modul
• Tujuan
• Ruang lingkup
• Referensi/Pedoman
• Sarana
• Prosedur kerja
• Flowchart

48. Flowchart : diagram alir
• Menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah
dipahami oleh orang lain
• Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program
secara logis
• Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan
dokumentasi

49. Flowchart : diagram alir
• Diagram alir digambarkan dengan orientasi
dari atas ke bawah
• Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan
secara eksplisit
• Setiap diagram alir harus dimulai dari satu
Start dan berakhir pada satu atau lebih
Terminal/ Akhir
• Gunakan penguhubung (Connector) dengan
label untuk menunjukkan keterhubungan antar
path terputus/terpotong: misalnya ganti
halaman.

50. Simbol-simbol: diagram alir
• Mulai
• Decision:
• Proses :
• Penguhubung Prosedur berbeda halaman/ Off-
Page Connector
• Penguhubung Prosedur dalam satu halaman On-
Page Connector
• Dokumen:
• Multidokumen
• Kegiatan Manual
• Data:
• Input Manual:
• Kartu:

51. Simbol,Bagan Arus Kegiatan
Rincian prosedur
• Tampilan
• Penghubung
• Penggabungan
• Arsip Tetap
• Pemaduan
• Sortir
• Delay
• Penguraian
• Arsip sementara
• Pilihan Langkah/Or

52. Simbol Diagram Alir: Garis
Penghubung
• Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah):
pada umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti
koordinasi, monitoring, dll
• Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai
arah): Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur

53. Simbol Bagan Arus Penyimpanan
• Pita tertanda:
• Data tersimpan/Stored Data
• Disket Magnetik
• Penyimpanan Internal
• Disrect Acces Storage
• Sequential Acces Storage

54. JENIS DAN RUANG LINGKUP
SOP:
1. SOP PELAYANAN PROFESI :
• SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK
KEILMUAN : SOP MENGENAI PROSES BELAJAR
MENGAJAR, KERJA DIAGNOSTIK DAN TERAPI,
PENELITIAN, PENMAS, DSB.
• SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK
MANAJERIAL : SOP KEWENANGAN.
2. SOP PELAYANAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI
• SOP PELAYANAN
• SOP PELAPORAN
• SOP PERENCANAAN PROGRAM

55. CONTOH SOP
SOP PELAYANAN SURAT PENGANTAR RT/RW
MENGISI FORM
MENUNJUKKAN KSK
`
PEMBERIAN STAMPEL RT
PEMBERIAN STEMPEL RW

56. Contoh SOP
Petugas layanan terpadu
Tentang pakaian
1. Bagi wanita
Berjilbab, rapi, bersih, mengenakan sepatu, kaos
kaki dan name tag dikiri

57. TERIMAKASIH