1. Document control membantu perusahaan mengelola dokumen dengan lebih efisien dan konsisten untuk memenuhi standar dan persyaratan hukum.
2. Fungsinya meliputi penerbitan, penyimpanan, distribusi, dan pengendalian dokumen untuk meningkatkan aksesibilitas, jejak audit, keamanan, dan kualitas.
3. Hal ini mendukung implementasi sistem manajemen dan prosedur perusahaan.
2. Document Control
Menurut Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, pengendali dokumen
atau document control adalah kegiatan yang dilakukan oleh tim atau
perorangan untuk melakukan kegiatan terkait penerbitan, pengesahan,
pendistribusian, penyimpanan, pengendalian dan pemusnahan
dokumen. Kebutuhan setiap organisasi dalam urusan dokumen ini akan
berbeda-beda karenanya tugas document controller juga bisa
menyesuaikan dengan kondisi organisasi. Misalnya masalah
penyimpanan dokumen bisa saja dipusatkan menjadi satu bagian saja
atau di bagi ke dalam beberapa bagian sesuai dengan kebutuhan.
3. Fungsi Document Control
Mempercepat akses terhadap dokumen yang
dibutuhkan. Dengan bantuan document control, tidak
perlu lagi mencari dokumen dalam waktu lebih lama.
Pengarsipan dan penyimpanan yang terstruktur sangat
membantu untuk menekan waktu pencarian dokumen.
4. Fungsi Document Control
Mengetahui jejak keluar-masuk sebuah
dokumen. Document controller akan mencatat riwayat
keluar dan masuk dokumen.
5. Fungsi Document Control
Meningkatkan keamanan dokumen. Dokumen manajemen
sistem yang baik dapat membantu perusahaan untuk
mengatasi kehilangan dokumen/informasi penting yang
dimiliki perusahaan. Tidak hanya itu, sistem ini juga
membantu meminimalkan akses pihak di luar perusahaan
terhadap dokumen-dokumen penting sebuah perusahaan.
6. Fungsi Document Control
Meningkatkan auditability. Adanya pengontrol dokumen akan
membantu pihak auditor internal maupun eksternal ketika
melakukan audit perusahaan.
7. Fungsi Document Control
Memastikan konsistensi dokumentasi. Dokumen
kontrol akan membuat dokumentasi terstandar yang
mematuhi peraturan industri serta hukum yang berlaku.
8. Peran document control dalam implementasi
sistem dan prosedur di perusahaan
• 1. Efisiensi
Document control membantu kamu untuk mendapatkan
informasi yang benar dengan waktu lebih cepat. Ketika sedang
dilakukan audit internal maupun external, kamu dapat dengan
mudah mengakses dokumen yang dibutuhkan, menghemat waktu
untuk mencari dan memeriksa validitas dokumen tersebut, dan
menghindari terjadinya penyimpanan data berulang.
9. Peran document control dalam implementasi
sistem dan prosedur di perusahaan
2. Konsistensi
Document control bekerja untuk membuat dokumentasi sesuai
ISO (International Organization for Standardization) yang
mematuhi peraturan industri dan persyaratan hukum.
Dokumentasi inilah yang akan berfungsi sebagai SOP (Standard
Operational Procedure) perusahaan dan menjadi standar acuan
bagaimana karyawan harus melakukan pekerjaannya, sehingga
jalannya pekerjaan pun akan terkontrol. Jika karyawan tidak
memenuhi SOP, maka karyawan akan dikenai sanksi dan teguran.
10. Peran document control dalam implementasi
sistem dan prosedur di perusahaan
3. Kualitas
Document Control berperan untuk menjaga kualitas
perusahaan, dengan menjaga agar tidak ada dokumen yang
tidak terduplikasi, tidak ada dokumen yang berubah tanpa
pengawasan, dan memastikan bahwa semua karyawan
bekerja berdasarkan SOP terbaru, termasuk melakukan
sosialisasi SOP tersebut.
11. Peran document control dalam implementasi
sistem dan prosedur di perusahaan
4. Keamanan
Setiap bisnis pasti mempunyai data atau informasi sensitif, mulai
dari catatan karyawan hingga informasi kartu kredit hingga data
kepemilikan perusahaan. Document control bertugas untuk
menetapkan protokol keamanan yang akan melindungi informasi-
informasi tersebut dari akses yang tidak sah, seperti karyawan
yang ingin mengambil data perusahaan untuk kepentingan pribadi
dan mengirimkan dokumen tersebut melalui email.
12. Peran document control dalam implementasi
sistem dan prosedur di perusahaan
Prosedur pengendalian dokumen, Prosedur ini menguraikan
kegiatan pengendalian semua dokumen dalam rangka
pemenuhan persyaratan pengelolaan SNI 8152 : 2015 Pasar
Rakyat di Pasar Podosugih. Pengendalian dokumen meliputi
Penerbitan, revisi, pengesahan, pemberian identitas, dan
pedistribusian dokumen baik dokumen internal maupun
eksternal.
13. Peran document control dalam implementasi
sistem dan prosedur di perusahaan
Ruang Lingkup Document Control
Meliputi Dokumen dan Data yang masuk maupun keluar
serta Dokumen Arsip Pasar, seperti SOP pelaksanaan kerja,
Dokumen setatus Tanah Pasar, Data Pedagang .
