Narasumber: Kanaidi, SE., M.Si., cSAP HP. 0812 2353 284, WA.: 0877 5871 1905 e-mail : kanaidi63@gmail.com -----------------------------------------

1. Electronic File System (EFS)

2. An Overview of
Electronic Filing System (EPS)
• Electronic Filing System (EFS) diimplementasikan
di dalam Perkantoran dirancang untuk
sepenuhnya memanfaatkan kecepatan super
elektronik untuk meminimalkan tidak hanya
pergerakan fisik orang dan dokumen, tetapi juga
untuk mengoptimalkan manfaat penyimpanan
elektronik di dalam Perkantoran: yaitu
pengarsipan dan pengambilan dokumen yang
lebih cepat , menghindari kesalahan penempatan
file, akses bersamaan untuk melihat kejadian yang
sama pada masa lalu, dll.
• Di dalam Administrasi Perkantoran, EFS
memungkinkan dokumen elektronik secara
otomatis dialihkan ke staf registri yang sesuai
untuk diproses.

3. Overview …
• Sistem ini memungkinkan perutean lebih lanjut di
dalam kegiatan administrasi perkantoran.
• Hal ini memungkinkan realisasi peningkatan
efisiensi dengan meminimalkan aliran kertas untuk
mempersingkat waktu pemrosesan.
• Seluruh proses dapat terlaksana secara cepat,
nyaman, dan efisien.
• EFS juga memungkinkan respons yang lebih
cepat serta informasi yang akurat dan terkini. Oleh
karena itu, manfaat lain dari EFS mencakup
pemeriksaan dokumen secara elektronik yang
cepat dan kemampuan untuk meminta dan
menerima ekstrak dokumen elektronik melalui
Internet.

4. The Components of EFS
• The Front-End (FE) diakses melalui Internet dari
masing-masing desktop.
• Gateway (GW) yang menerima kiriman naskah dari
pihak lain atau balasan dari perusahaan,
mengarahkannya ke pihak yang sesuai dengan tujuan.
• Aplikasi ’Workflow (WF) yang berada di komputer
dan melayani perutean internal dan proses alur kerja
di dalam administrasi perkantoran.
• Dilengkapi dengan “Modul Dengar” yang digunakan
untuk melakukan audiensi secara elektronik.
• Dapat dilengkapi dengan Key Management System
(KMS) yang berdiri sendiri.

5. EFS Function
• Sistem pengarsipan elektronik menggunakan
perangkat elektronik, seperti komputer, untuk
menyimpan dan mengatur file agar mudah diakses.
• Menempatkan tugas-tugas yang harus dilakukan ke
dalam folder di desktop komputer akan menjadi sistem
pengarsipan elektronik dasar.
• Sistem pengarsipan elektronik menawarkan
kemampuan untuk mengatur berbagai jenis file pada
satu sistem operasi, atau satu jenis file pada sistem
operasi tertentu.
• Sistem pengarsipan elektronik digunakan oleh konsol
game, pemutar MP3, dan di berbagai aplikasi di
komputer.

6. Manfaat penggunaan sistem pengelolaan
secara elektrolis
1. Cepat ditemukan
2. Pengindeksan yang fleksibel
3. Pencarian secara full-text
4. Kecil kemungkinan file akan hilang
5. Menghemat tempat
6. Mengarsip secara digital
7. Berbagi arsip secara mudah
8. Meningkatkan keamanan
9. Mudah melakukan recovery data

7. • Create New Specification
• Customized Office Assistant
• Paste Paragraphs
• Paste Claims
• Figure Manager
• Validate Document
• Preview Specification in Browser
• Export XML file
The Primary Functions Available
• Pembuatan Spesifikasi Baru
• Asisten Kantor yang Disesuaikan
• Paste Paragraf
• Paste Klaim
• Pengelolaan Gambar
• Validasi Dokumen
• Spesifikasi Pratinjau di Browser
• Ekspor file XML

8. Create New Specification
(Pembuatan Spesifikasi Baru)
• Bagian yang dipilih untuk disisipkan,
dengan tag XML di belakang layar, dan
teks placeholder untuk judul.

9. Paste Paragraphs
(Paste Paragraf)
• Sisipkan danpenandaai beberapa paragraf
secara otomatis.

10. Figure Manager
(Pengelolaan Gambar)
• Penyisipan, pratinjau, dan penyusunan
gambar

11. Preview Specification in Browser
(Spesifikasi Pratinjau di Browser)
• Stylesheet standar untuk menampilkan file
elektronik.

12. Hal-hal Negatif dari Penggunaan Sistem
Pengelolaan Secara Elektrolis
1. Adanya peluang untuk memanipulasi file
2. Kesulitan untuk berbagi file karena format file
maupun ketersediaan jaringan maupun akses untuk
berbagi file dengan yang lain
3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya
indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang
virus atau terhapus secara permanen karena tidak
sengaja

13. Manajemen Arsip Elektronik Berkelanjutan
Manajemen
Arsip
Elektronis
Pendekatan
Terintergrasi
Kerangka
Kerja
Terintergrasi
Pengawasan
Terintergrasi
-Strategi pemasaran yang
berfokus pd pelanggan
-Pemikiran arsip
post-modern
- Model arsip kontinum
-Budaya bersama
-Standar bersama
-Pembagian informasi
-Koordinasi
-Kolaborasi
-Kontrol produk
-Kontrol proses
-Kontrol servis

14. Checklist
Ada 12 komponen yang harus diperhatikan sebelum
menggunakan arsip elektrolis, yaitu :
1. Kebijakan dan prosedur
2. Pendidikan dan training
3. Kerahasiaan dan kejujuran
4. Cakupan dokumen
5. Metadata
6. Manajemen file
7. Manajemen penyimpanan
8. Ketersediaan arsip
9. Audit Trail
10.Retensi
11.Pembaruan media
atau transfer
12.Disposal
(pembuangan)

15. Sistem Pengarsipan Arsip elektronis
Saat ini terdapat tiga sistem utama di pasar:
1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis
2. Sistem Pemindaian (scanning) Elektronis
3. Sistem Manajemen Dokumen

16. Empat Komponen Dasar dalam Memilih
Sistem
• Memindahkan dokumen
• Menyimpan dokumen
• Mengindeks dokumen
• Mengontrol akses

17. Implementasi Arsip Elektronis
Aspek yang harus diperhatikan dalam
mengimplementasikan arsip elektronik,
yaitu :
1. Mengevaluasi Kebutuhan
2. Menskala Pilot Project ke Solusi Perusahaan
3. Instalasi
4. Training
5. Isu-isu Hukum
6. Support dan Pemeliharaan

18. Media Penyimpanan
Arsip elektronik
• Sistem penyimpanan arsip elektronik
dapat dilakukan dalam berbagai bentuk
media penyimpanan, antara lain :
a). Media Magnetik (magnetic Media)
b). Disk Magnetik (magnetic disk)
c). Pita magnetik (magnetic tape)
d). Kaset (cassette)
e). Media optik ( Optical Media)

19. Dapat juga berupa :
• Disket Floppy
• Hard Disk
• Media Optik
• CD-ROM
• WORM (Write Once Read Many)
• Magneto Optical

20. www.slideshare.net/kenkanaidi