Narasumber/ Pemateri Training : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP WA.: 0877 5871 1905 HP. Kanaidi : 0812 2353 284, e-mail : kanaidi63@gmail.com -----------------------------------------

1. Quick Wint-1 :
Pencarian (Keyword & Metadata),
Komunikasi, Trust & Interaksi

2. What is File?
• A file is sequence of logical records i.e. a
sequence of bits and bytes.
• File Attributes: A file has various
attributes like name, type, location, size,
protection, time and data of creation, user
information etc.
• File adalah urutan catatan logis, yaitu
urutan bit dan byte.
• Atribut File: File memiliki berbagai atribut
seperti nama, jenis, lokasi, ukuran,
perlindungan, waktu dan data pembuatan,
informasi pengguna, dll.

3. • Sistem file mendefinisikan struktur dan aturan
yang digunakan untuk membaca, menulis,
dan memelihara naskah/dokumen informasi
yang disimpan.
• Sistem file yang digunakan ditentukan oleh;
Hardware
Software
Security needs
Need for a dual-booting system
FILLING SYSTEM

4. An Overview of
Electronic Filing System (EPS)
• Electronic Filing System (EFS) diimplementasikan
di dalam Perkantoran dirancang untuk
sepenuhnya memanfaatkan kecepatan super
elektronik untuk meminimalkan tidak hanya
pergerakan fisik orang dan dokumen, tetapi juga
untuk mengoptimalkan manfaat penyimpanan
elektronik di dalam Perkantoran: yaitu
pengarsipan dan pengambilan dokumen yang
lebih cepat , menghindari kesalahan penempatan
file, akses bersamaan untuk melihat kejadian yang
sama pada masa lalu, dll.
• Di dalam Administrasi Perkantoran, EFS
memungkinkan dokumen elektronik secara
otomatis dialihkan ke staf registri yang sesuai
untuk diproses.

5. Overview …
• Sistem ini memungkinkan perutean lebih lanjut di
dalam kegiatan administrasi perkantoran.
• Hal ini memungkinkan realisasi peningkatan
efisiensi dengan meminimalkan aliran kertas
untuk mempersingkat waktu pemrosesan.
• Seluruh proses dapat terlaksana secara cepat,
nyaman, dan efisien.
• EFS juga memungkinkan respons yang lebih
cepat serta informasi yang akurat dan terkini.
Oleh karena itu, manfaat lain dari EFS
mencakup pemeriksaan dokumen secara
elektronik yang cepat dan kemampuan untuk
meminta dan menerima ekstrak dokumen
elektronik melalui Internet.

6. The Components of EFS
Antara lain:
• The Front-End (FE) diakses melalui Internet dari
masing-masing desktop.
• Gateway (GW) yang menerima kiriman naskah dari
pihak lain atau balasan dari perusahaan,
mengarahkannya ke pihak yang sesuai dengan tujuan.
• Aplikasi ’Workflow (WF) yang berada di komputer
dan melayani perutean internal dan proses alur kerja
di dalam administrasi perkantoran.
• Dilengkapi dengan “Modul Dengar” yang digunakan
untuk melakukan audiensi secara elektronik.
• Dapat dilengkapi dengan Key Management System
(KMS) yang berdiri sendiri.

7. EFS Function
• Sistem pengarsipan elektronik menggunakan
perangkat elektronik, seperti komputer, untuk
menyimpan dan mengatur file agar mudah
diakses.
• Menempatkan tugas-tugas yang harus dilakukan
ke dalam folder di desktop komputer akan menjadi
sistem pengarsipan elektronik dasar.
• Sistem pengarsipan elektronik menawarkan
kemampuan untuk mengatur berbagai jenis file
pada satu sistem operasi, atau satu jenis file pada
sistem operasi tertentu.
• Sistem pengarsipan elektronik digunakan oleh
konsol game, pemutar MP3, dan di berbagai
aplikasi di komputer.

8. Manfaat Penggunaan
Sistem Pengelolaan secara Elektronik
1. Cepat ditemukan
2. Pengindeksan yang fleksibel
3. Pencarian secara full-text
4. Memperkecil kemungkinan kehilangan file
5. Menghemat tempat
6. Mengarsip secara digital
7. Berbagi arsip secara mudah
8. Meningkatkan keamanan
9. Mudah melakukan recovery data

9. • Create New Specification
• Customized Office Assistant
• Paste Paragraphs
• Paste Claims
• Figure Manager
• Validate Document
• Preview Specification in Browser
• Export XML file
The Primary Functions Available
• Pembuatan Spesifikasi Baru
• Asisten Kantor yang Disesuaikan
• Paste Paragraf
• Paste Klaim
• Pengelolaan Gambar
• Validasi Dokumen
• Spesifikasi Pratinjau di Browser
• Ekspor file XML

10. Create New Specification
(Pembuatan Spesifikasi Baru)
• Bagian yang dipilih untuk disisipkan,
dengan tag XML di belakang layar, dan
teks placeholder untuk judul.

11. Paste Paragraphs
(Paste Paragraf)
• Sisipkan dan penandaan beberapa
paragraf secara otomatis.

12. Figure Manager
(Pengelolaan Gambar)
• Penyisipan, pratinjau, dan penyusunan
gambar

13. Preview Specification in Browser
(Spesifikasi Pratinjau di Browser)
• Stylesheet standar untuk menampilkan file
elektronik.

14. Hal-hal Negatif dari Penggunaan Sistem
Pengelolaan Secara Elektronik
1. Adanya peluang untuk memanipulasi file.
2. Kesulitan untuk berbagi file karena format
file maupun ketersediaan jaringan maupun
akses untuk berbagi file dengan yang lain.
3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa
adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya
server terserang virus atau terhapus secara
permanen karena tidak sengaja.

15. Manajemen Arsip Elektronik Berkelanjutan
Manajemen
Arsip
Elektronis
Pendekatan
Terintergrasi
Kerangka
Kerja
Terintergrasi
Pengawasan
Terintergrasi
-Strategi pemasaran yang
berfokus pd pelanggan
-Pemikiran arsip
post-modern
- Model arsip kontinum
-Budaya bersama
-Standar bersama
-Pembagian informasi
-Koordinasi
-Kolaborasi
-Kontrol produk
-Kontrol proses
-Kontrol servis

16. Checklist
8. Ketersediaan arsip
9. Audit Trail
10.Retensi
11.Pembaruan media
atau transfer
12.Disposal
(pembuangan)

17. Sistem Pengarsipan Arsip Elektronik
Saat ini terdapat tiga sistem utama :
1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis
2. Sistem Pemindaian (scanning) Elektronis
3. Sistem Manajemen Dokumen

18. Empat Komponen Dasar
dalam Memilih Sistem
• Memindahkan dokumen
• Menyimpan dokumen
• Mengindeks dokumen
• Mengontrol akses

19. Implementasi Arsip Elektronis
Aspek yang harus diperhatikan dalam
mengimplementasikan arsip elektronik,
yaitu :
1. Mengevaluasi Kebutuhan
2. Menskala Pilot Project ke Solusi
Perusahaan
3. Instalasi
4. Training
5. Isu-isu Hukum
6. Support dan Pemeliharaan

20. Karakteristik Sistem Manajemen
Arsip/Dokumen Elektronik
• Sistem Manajemen Arsip/Dokumen
Elektronik memiliki karakteristik:
a. Capture
b. Storage
c. Index
d. Retrieval
e. Access

21. • Capture merupakan hal penting bagi
catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk
pengarsipan, retrieval, dan distribusi sebagai
solusi dokumen manajemen.
• Document imaging dan platform management
menyediakan dasar scanning, batch proses,
dan import dokumen elektronik.
• Kemajuan yang utama dalam teknologi scan
membuat dokumen dikonversi secara cepat,
murah, dan mudah.
• Proses scan yang baik akan meletakkan kertas
file ke komputer dengan mudah.
a. Capture

22. • Sistem penyimpanan dokumen yang dapat
dilakukan dalam jangka waktu panjang dan
relatif aman serta penyimpanan dokumen
yang mengakomodasi perubahan dokumen,
volume yang bertambah, dan mempercepat
teknologi.
b. Storage
• Sistem index yang menciptakan suatu sistem
pengarsipan secara terorganisir yang dapat
ditampilkan kembali secara efisien dan mudah.
Suatu sistem index yang baik akan membuat
prosedur yang berjalan dan lebih efektif.
c. Index

23. • Sistem perolehan kembali menggunakan
informasi dokumen yang mencakup teks, index,
dan gambar ke dalam sistem.
• Suatu sistem perolehan kembali yang baik
akan membuat pencarian dokumen dengan
cepat dan mudah.
d. Retrieval
• Suatu sistem akses yang baik akan membuat
hak akses secara personal, apakah berada di
kantor atau dapat melalui internet serta
fleksibilitas untuk mengendalikan akses sistem.
e. Access

24. Media Penyimpanan
Arsip/Dokumen Elektronik
• Dokumen elektronik memerlukan
media/alat penyimpanan tersendiri.
• Jenis alat penyimpanan dokumen
elektronik (storage) meliputi:
 Media Penyimpanan Magnetik
(Magnetik Storage Media)
 Media Penyimpanan Optikal (Optical
Disk)

25. a. Harddisk
b. Floppy Disk Drive (Disket)
c. Zip Driver
d. Memory Card (Flash Drive)
e. USB Flash Disk (Flash Drive atau USB
Keys)
• Media Penyimpanan Magnetik
(Magnetik Storage Media)

26. a. CD (Compact Disc atau Laser Optic
Disk)/CD Room
b. DVD (Digital Video Disc/Digital Versatile
Disc)
• Media Penyimpanan Optikal (Optical
Disk)

27. Pemanfaatan Media Sosial
(utk Peningkatan Interaksi)

28. Sosial
media
dapat juga
dimanfaat-
kan untuk
mendorong
traffic dan
interaksi
dll
Social
Media

31. .
https://techbiz.id/2020/09/9-dari-10-pengguna-internet-di-indonesia-menonton-youtube/

34. `
www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
Pemateri Training
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
YouTube : Kanaidi Ken WA.0877 5871 1905
Facebook : Kanaidi Ken & Kanaidi Ken Part II
Istagram: kanaidi63 LinkedIn: Kanaidi ken